RA-FS 2018:10 Gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, 3 § 4. b) FBF.

Regleringsbrev, avtal, kontrakt, beslutshandlingar, bevis, donationsförordnanden och handlingar rörande lån, fordringar, investeringar, marknadsstrategier, försäkring, förvaltningsuppdrag m.m., ska bevaras.

Rutinbetonad korrespondens, till exempel avräkningsnotor och blanketter för rekvisition för mervärdesskatt, och avtal av en art och omfattning som är frekvent förekommande och som inte enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Uppgifter som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen, 3 § 4. c) och 12 § FBF.

Instruktioner om redovisningsprinciper, värderingsnormer, prisöverenskommelser, rättelseposter m.m., ska bevaras.

Instruktioner och program till programmerbara kassaapparater, kontokuranter, lagerinventeringslistor, m.m. får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Grundbokföring, 8 § FBF.

De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok), ska bevaras.

Huvudbokföring, 8 § FBF.

De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras.

Sidoordnad bokföring, 11 § FBF.

De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras.

Verifikationer, 13 § FBF.

Verifikationer som enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, ska bevaras.

Övriga verifikationer får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Undantag:

Verifikationer får gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

Fakturor, 2 kap. 9 § mervärdesskattelagen (2023:200).

Fakturor som enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, ska bevaras.

Övriga fakturor får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Undantag:
Fakturor får gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

Elektroniska fakturor, 21 f § FBF och 2 kap. 10 § mervärdesskattelagen (2023:200).

Elektroniska fakturor som enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, ska bevaras.

Övriga elektroniska fakturor får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Undantag:
Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

Systemdokumentation och behandlingshistorik, 18 § FBF och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem.

De delar av systemdokumentation och behandlingshistorik som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring ska bevaras.
 Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i 8 §.

Övrig systemdokumentation och behandlingshistorik får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Årsredovisning, 19 § FBF, 2 kap. 4 § och 10 kap. 1 § FÅB.

Bevaras.

Specifikation till årsredovisningen, 20 § FBF.

Bevaras.

Rapportering till och från statsredovisningen, 21 § FBF och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem.

Register över myndigheter som tillhör den statliga redovisningsorganisationen, ska bevaras hos Ekonomistyrningsverket.
 Inrapporterade uppgifter avseende underlag för finansiellt sparande klassificerade och fördelade myndighetsvis per räkenskapsår, ska bevaras hos Ekonomistyrningsverket.

Myndighets rapportering för hela räkenskapsåret som visar att denna överensstämmer med årsredovisningen får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.
 Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.
 Övriga inrapporterade uppgifter får hos Ekonomistyrningsverket gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Dokumentation av organisation och rutiner, 22 § FBF.

Förteckning över behörigheten att förfoga över myndighetens medel, inventeringsprotokoll, register över inventarier och anläggningstillgångar m.m. per räkenskapsår, ska bevaras.

Dokumentation av uttag på statens centralkonto, betalningar, avstämningar och kontroll m.m. får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Delårsrapport med specifikation, 8 kap. och 10 kap. 2 § FÅB.

Får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Budgetunderlag, 9 kap. 3 § FÅB.

Bevaras.

Beräkningsunderlag, 9 kap. 3 a § FÅB i dess lydelse 2004-03-01–2005-01-31.

Bevaras.

Särskild rapport som underlag för regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 7 § FÅB.

Bevaras.

Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § FÅB.

Bevaras.