Högteknologiska datorer, mobila lösningar eller en gammal hederlig kassaapparat? Teaterbutikens ägare Patrik Westerberg satte användarvänligheten främst när han valde system.
Patrik Westerberg tog över Teaterbutiken i Göteborg för fyra år sedan. Butiken hyrde ut kostymer och maskeradkläder till privatpersoner, företagsfester, reklambolag, fotografer och mindre teatersällskap. Majoriteten av uthyrningen debiterades via faktura och före övertagandet hade redovisningen bestått av handskrivna kvitton och kontanter i en låda bakom disken. En ohållbar lösning, enligt Patrik Westerberg:
– Då hade den nya kassaregisterlagen just trätt i kraft, och den krävde bättre ordning och reda än tidigare. För mig som drivit frisörsalong sedan många år var det otänkbart att fortsätta med handskrivna kvitton redan innan lagen kom. Det skapar bara merarbete kring redovisningen. Inte minst blir det större felmarginal med papperskopior som kan komma bort.
Den nya lagen krävde bland annat att kassaregistret skulle vara anslutet till en kontrollenhet som kunde läsa av uppgifterna i kassaregistret och spara informationen som sedan skulle finnas tillgänglig för Skatteverkets kontroller. Dessutom tydliggjordes krav på elsäkerhet och kundkvitton.
När Patrik Westerberg nu reflekterar över förändringen och hur den påverkat olika branscher, tycker han att man som näringsidkare i kontanthanteringsbranschen ofta blir misstrodd. Det gäller både frisörsalongen – som han fortfarande driver – och Teaterbutiken.
– Fusket i krogbranschen är ju bara ett exempel. Även om jag som seriös aktör vet att jag har rent mjöl i påsen kan jag tycka att det är väldigt skönt när folk betalar med kort, säger han.
Den som står inför valet av nytt kassaregistersystem bör beakta förtroendefrågan mellan anställda och ägare. I Teaterbutikens fall är Patrik Westerberg själv sällan på plats i butiken. Han menar att ett adekvat kassaregister är både en förutsättning för att ha koll på att det inte förekommer svinn och för att de anställda ska känna sig trygga med att de gör rätt.
– Vi har en del timanställda. Det gjorde att användarvänligheten var en viktig faktor när vi skulle välja kassaregisterlösning. Ett grundkrav för mig var att personalen skulle kunna skolas in snabbt och enkelt, ja till och med kunna guidas rätt via telefon om något strular.
Patrik Westerberg menar att det är väl värt att lägga den tid som behövs på research och att sedan utforma en kravspecifikation utifrån just din näringsverksamhets specifika behov.
– I min frisörsalong har jag exempelvis ett betydligt mer komplext system som ger mig möjlighet att följa säljtrender och slippa en del inventeringsarbete. Men teknikhöjden betyder också att det är en högre tröskel när det gäller användbarhet.
I teaterbutiken valde Patrik Westerberg ett mycket enkelt system i stil med en klassisk kassaapparat. En kassa, en kortterminal och den ”svarta lådan”, alltså den certifierade kontrollenheten som läser av informationen och sparar den åt Skatteverket.
Patrik Westerberg förklarar att det inte fanns behov av ett mer komplicerat system eftersom de arbetade mycket med fakturering. Ett mer avancerat system hade visserligen möjliggjort backup mot systemleverantörens server i stället för att ha den fysiska svarta lådan, men då hade det också krävts en pålitlig internetuppkoppling som inte plötsligt går ner och tar systemet med sig.
– Givetvis kan man ju drabbas av elavbrott, men det är betydligt mer sällsynt nu för tiden än svajigt nät, konstaterar Patrik Westerberg.
Viktigt var också att redovisningen i sig inte bjöd på för stora utmaningar. Vid dagens slut upprättas en kassarapport över dagens försäljning, komplett med dagsavslut från både Z-kvitto och kortmaskin samt kontantbelopp. När han stod inför valet av system var det även värt att ta reda på hur mycket kunskap han själv ville ha.
– Visst hade vi kunnat använda en mobil lösning som exempelvis iZettle. Vårt system var ju egentligen gammalmodigt redan när vi skaffade det. Men då håller det i längden på grund av just enkelheten. För du måste tänka på hur mycket support det kan tänkas kräva. Mitt tips är att du som företagare lär dig så mycket det bara går för att på egen hand kunna hantera det system du till sist väljer. Och när tekniken strular och inget annat hjälper – starta om, säger han med ett skratt.
Lina Hovling