Det finns 500 miljarder skäl att ge sig in i upphandlingssvängen och slåss om offentliga kontrakt. Den lilla optikerkedjan Din Syn satsade och vann avtalet om att erbjuda Stockholms offentligt anställda terminalglasögon. Det ger stabila inkomster flera år framåt.
Tycker du att det verkar jobbigt och svårt att ge dig in i en offentlig upphandling och slåss om feta kontrakt med kommuner och landsting? Då borde du kanske tänka om. Enligt Konkurrensverket upphandlas det för ungefär 500 miljarder kronor i Sverige varje år, och det finns i allra högsta grad möjlighet för andra än bolagsjättarna att slå sig in på denna lukrativa marknad. Som exempel var det 28 procent av Stockholms läns landstings, SLL:s, kontrakt som under 2013 tilldelades tilldelas ett eller flera företag med mindre än 50 anställda.
Optikerkedjan din syn med nio butiker i Stockholm och Mälardalen är ett exempel på en mindre aktör som lyckats med detta. Nyligen vann de upphandlingar gällande arbetsanpassade glasögon, eller terminalglasögon som de ofta kallas, för både Stockholms stad och Stockholms läns landsting. I praktiken kommer det innebära en stabil ekonomisk grund att stå på fyra år framöver.
– Det gör att det alltid finns ett konstant flöde av kunder vilket ger en säkrad volym. Toppar och dalar planas ut. Volymmässigt är terminalglasögon vår absolut största produkt. I min butik på Kungsholmen står den för 15–20 procent av den totala omsättningen och för en nyöppnad butik kan det handla om 75–80 procent, säger Waldemar Pramer, som är delägare och upphandlingsansvarig i moderbolaget Din Syn.
Din syn var långt ifrån upphandlingsveteraner när deras anbud vann. Historiskt hade de haft en del mindre avtal med kommuner och företag, men det var genom en annan optikerkedja de fick upp ögonen för jättarna Stockholms stad och SLL. Ramavtalen krävde nämligen en viss geografisk täckning av service i det aktuella området, något som den andra optikerkedjan inte klarade av när de började sälja av sina butiker. Din Syn fick frågan om att täcka upp med sina butiker och kunde därmed skaffa sig både erfarenhet och referenser genom att komplettera konkurrentens avtal ett par år.
Och sedan öppnades möjligheten att själva kamma hem affären.
– Jag visste ungefär när avtalet skulle löpa ut och köpte en tjänst som bevakar all offentlig upphandling och skickar ut mejl när det kommer ut nya upphandlingar.
När det väl blev dags använde sig Waldemar Pramer av offentlighetsprincipen för att beställa hem avtal, göra nödvändig research och sätta sig in i terminologin och reglerna som omger ett upphandlingsförfarande. Bland annat proportionalitetsprincipen, som innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste vara rimliga i proportion till vad som upphandlas.
– Totalt tog det kanske tre dagar. Det är inte så lång tid egentligen. Det som var mest tidskrävande var att dokumentera prisbilden och gå igenom tidigare upphandlingar för att se vilka aktörer som varit med tidigare och hur prisbilden hade sett ut. Den informationen använde jag för att göra en liten marknadsanalys.
Det här var ju en väldigt stor kund. Hur lågt i pris var det värt att gå för att vinna kontraktet?
– Det går inte att köpa in glas och bågar hur billigt som helst om det ska vara acceptabel och god kvalitet. Självklart blir det ett lågprisalternativ, men det ska ändå finnas att tillgå i alla butiker. I den här affären handlade det mer om att vi satte press på leverantörerna när det gäller inköp av bågar och glas, så att de kunde möta den prisbilden vi behövde ha. Det måste givetvis finnas en ekonomisk vinning i arbetet. För vår del blir det här avtalet väldigt värdefullt även på andra sätt, för när vi ger bra service i butikerna väljer många av kunderna att handla hos oss även privat. Så sprider det sig. Det här är vår absolut bästa marknadsföring.
Cilla Bäcklund