För att lyckas gäller det att alltid hålla det ideella engagemanget nära finanserna. EBBA Dansklubb har gått från ekonomisk kris till balans och framgång – men det kostade blod, svett och kunskap.
Som ideell förening gäller det att hålla i slantarna. Varje krona ska gå tillbaka till verksamheten – på ett eller annat sätt. EBBA Dansklubb är med sina kurser i bland annat bugg, foxtrot och boogie-woogie en idrottsförening och faller därmed inom ramen för det som skattelagstiftningen kallar ”allmännyttig ideell förening”. Det innebär, enkelt uttryckt, att man tillämpar öppen medlemsantagning och på ett eller annat sätt har ett allmännyttigt ändamål. Med detta följer att föreningen är undantagen moms- och skatteskyldighet. Det innebär också att den inte får bedriva någon vinstdrivande näringsverksamhet. Utan att betala skatt, vill säga.
Det finns dock vissa särregler där en ideell förening får gå med vinst utan att betala skatt, förklarar EBBA DK:s kassör Anne Sundgren.
– Vi anordnar ibland danskvällar som är öppna för allmänheten där inträdesavgifterna brukar kunna ge några kronor i klubbkassan som inte faller under skatteplikten. Vi har dock ingen avlönad personal vid sådana event. Att en dansklubb ordnar dans är ju i sig naturligt och eftersom det inte rör sig om någon omfattande verksamhet så betraktas den som ”hävdvunnen” enligt regelverket, säger hon.
Ebba DK har annars valt att låta hela verksamheten fungera ideellt. Men vad som betraktas som ”ideellt” är en svår balansgång. För några år sedan brottades klubben med ett ekonomiskt underskott på grund av allt för frikostiga arvoden till instruktörer.
– Dels kan ersättningsfrågan skapa interna diskussioner ur rättvisesynpunkt; om funktionärer och styrelseledamöter inte för betalt för sin tid varför ska då instruktörer få det?
Inte minst är det viktigt att ha kontroll på beloppsgränser för skatter och avgifter så att man fångar upp konsekvenserna ifall man överskrider gränsen för vad som får betalas ut skattefritt till varje enskild instruktör, framhåller hon.
– Vid ett halvt prisbasbelopp blir föreningen tvungen att göra preliminärskatteavdrag och betala sociala avgifter, förklarar Anne Sundgren.
Att inte ha full kontroll på in- och utflödet i kassakistan kan få svårhanterliga konsekvenser. Vid ett tillfälle drogs föreningen in i en rättstvist med en tränare.
– Det blev en dyrköpt läxa, och den då sittande styrelsen blev nog också varse vilket ansvar det faktiskt innebär att vara beslutsfattare i en ideell förening, säger Anne Sundgren.
Samtidigt som klubben befann sig i ekonomiskt trångmål uppstod ett akut lokalproblem. Den gamla lokal man hyrt av Stockholms stad skulle rivas och klubben måste ut. Ingen lätt uppgift; drygt 400 dansare behövde nytt svängrum.
– Den stora utmaningen var att hitta en hyresvärd som var villig att hyra ut momsfritt, förklarar Anne Sundgren.
– Tyvärr var det få som var villiga, då momsfri uthyrning innebär att hyresvärden inte heller kan dra av på momsen vid eventuella momsbelagda arbeten som man låter utföra i lokalen.
Lösningen för Ebba DK:s del låg i grannkommunen Tullinge. Riksstens Friluftsstad hade en stor lokal att hyra ut och erbjöd föreningen att hyra den som ”rålokal”.
– Det som ingår i hyran är uppvärmningen. I övrigt så har ju vår hyresvärd inga direkta kostnader. Vi har själva stått för alla renoveringar som vår verksamhet kräver; allt från att fixa kök och toaletter till att lägga nytt golv.
Idag är de ekonomiska problemen ett minne blott och medlemsantalet ökar stadigt. Anne Sundgren menar att nyckeln har varit ”keep it simple”.
– Nu har vi sänkt alla arvoden till 100 kronor per tillfälle. När vi arrangerar något utöver det reguljära kursutbudet får externa aktörer helt enkelt fakturera oss, vilket gör att vi slipper oroa oss för att trilla över gränsen till vad som är tillåtet att betala ut utan att börja skatta. Vi kontrollerar givetvis att den externa har F-skatt.
Hon menar att det är engagemang men också kunskap som är nyckeln till att driva en ideell förening med framgång. Själv lägger hon i snitt tio timmar i veckan på sin kassörsroll.
– Det går mycket tid till administration men framför måste man ha koll på regelverket och hur saker ska skötas. Den kompetensen måste finnas i anslutning till styrelsens arbete – helst hos både kassör och de granskande revisorerna. Om föreningen inte har den internt bör man se till att det finns medel att anlita en revisor som granskar. En kassör som inte har rent mjöl i påsen – eller är oaktsam – kan orsaka stor skada.
När det gäller bokföringen råder hon att försöka verksamhetsanpassa och automatisera så mycket som möjligt.
– Vi kör med bokföringssystemet Visma Förening, samt använder oss av Danssportsförbundets betalningsadministrativa system. Där skapas OCR-synkade anmälningslänkar, från vilka jag drar ut ordrar och bokför så att alla avgifter hamnar på rätt kurs.
Har du något sista tips?
– Minimera kontanthanteringen. Dels är det osäkert med stora mängder kontanter och lösa kvitton – och vem har egentligen tid att gå till banken när man jobbar hela dagarna?
Lina Hovling