CASE: Kundfordringar

Hur får du som företagare betalt för förfallna fakturor utan att rasera relationen till kunderna? Ta hjälp – det är företaget Träningslagrets lärdom efter att ha testat några olika strategier.

Tjänsten eller produkten är levererad, fakturan är skickad och senaste betalningsdag har passerat med råge. Samtidigt har du egna fakturor som ska betalas. Den situationen känner alltför många företagare igen. Ibland är det storföretag som systematiskt sinkar betalningen, ibland är det gamla inarbetade relationer, ibland färska.

På friskvårdsföretaget Träningslagret i Karlskoga brukar det vara småslarviga privatpersoner som missar att betala träningskort och annat.

– Visst kan vi känna irritation när kunderna är sena samtidigt som vi själva alltid betalar i tid. Men att planlöst lyfta luren och gnälla på kunderna är helt fel väg att gå. Då är risken stor att kunden istället väljer att träna hos någon av våra konkurrenter, säger Åsa Karlsson som tillsamans med sin man Niklas driver företaget.

Till Träningslagret kommer folk för att styrke- och gruppträna, få massage, kostråd och rehab. Kunderna är till 90 procent privatpersoner. Men även kyrkan och två pensionärsorganisationer är kunder. Sammanlagt har bolaget omkring 2.000 kunder. De allra flesta har ett avtal och betalar via autogiro.

– Varje månad är det ett antal som inte har täckning och som hamnar på listan över sena betalare. Jag tror att många inte riktigt har koll på hur många autogiron de har och plötsligt är pengarna slut, säger Åsa Karlsson.

Träning löper som en röd tråd genom Åsas och Niklas liv. Båda har tävlat inom fitness och Åsa hörde till Sverigeeliten.

När Träningslagrets grundare Conny Björklund, som även sponsrade deras tävlande, frågade om de ville ta över verksamheten tackade de ja på studs.

Sedan dess har verksamheten vuxit kraftigt. Omsättningen är på 7 miljoner kronor, bolaget går med vinst och för två år sedan flyttade de in nya stora lokaler mitt i Karlskoga.

– Att vi lyckas växa beror på att vi hela tiden strävar efter att bli bättre. Både jag och Niklas brinner för träning och vill satsa på att utveckla verksamheten. Ett tag hanterade vi sena betalare på egen hand, men det tog enormt mycket tid från verksamheten. Dessutom kändes det konstigt att ringa upp våra kunder som vi kände och be dem att betala, säger hon.

Sedan en tid är det i stället inkassobolaget Transcom som får ta hand om de sena betalarna.

– Det funkar riktigt bra. Karlskoga är en liten stad där alla i princip känner alla. Om vi skulle hantera sena betalar dåligt skulle snacket snabbt gå. Troligen skulle vi tappa många kunder. För oss var det mycket bättre att skilja på rollerna och låta ett externt bolag hantera det tråkiga, säger Åsa.

Transcom är bolagets andra inkassobolag i ordningen. Samarbetet med det första avslutades eftersom bolaget inte höll måttet.

– Vi fick inte de rapporter vi skulle ha och därför fick vi ingen bra överblick över vilka som hade betalat eller inte. Mitt råd till andra företagare är att de noga ska kolla upp inkassobolaget och fråga efter deras rutiner, säger hon.

Annelie Björklund är den på Träningslagret som sköter sena betalare, ett jobb som hon gör parallellt med att hon arbetar som tränare och i receptionen. Vid månadsslutet får hon en fil av banken där det syns vilka som inte har betalat. Den skickar hon vidare till Transcom.

– Nästan alla betalar efter påminnelsen och det tror jag beror på att det känns lite läskigare att få ett brev från ett inkassobolag än från oss, säger Annelie Björklund

Blir inte kunderna sura när ni skickar dem vidare till inkasso?

– Nej, inte här i Karlskoga. Men annat var det när jag arbetade på gym i Stockholm. Då ringde folk och skrek i luren. Redan när vi skriver avtal med kunden är vi noga med att informera om att Transcom kommer att skicka första påminnelsen.

Inkassobolag tar betalt för sina tjänster. Men ofta tar de inte betalt direkt av kunden utan får i stället behålla påminnelse- och inkassoavgiften. Det upplägget har även Transcom med Träningslagret.

– I början lät vi Transcom skicka inkasso direkt på den lagstadgade avgiften 180 kronor. Men sedan sänkte vi till 60 kronor. Det är mer okej för kunderna och då får vi ju ännu nöjdare kunder samtidigt som vi får betalt, säger Annelie Björklund innan hon springer iväg för att leda ett pass.

Henrik Norberg