Kostnadsbesparingar. Att spara pengar åt företaget är sällan förknippat med något positivt. Men det finns många smarta sätt som inte behöver innebära försämringar, snarare tvärtom. Här presenterar Resultat tio förbättringsmöjligheter för ditt företag.
1 Rätt affärskultur sparar stora summor
Börja med att lyfta blicken och se helheten. Den uppmaningen kommer från Per Mackén, en av författarna bakom boken Cash Management för företag. Viktigaste faktum när pengar ska sparas är kulturen på företaget.
När ett företag ställs inför behov av att se över ekonomin kan det vara lämpligt fundera över företagets och personalens allmänna inställning till kostnader, omkostnader och utgifter.
Företagskulturen sätter tonen och avgör om det är spara eller slösa som gäller.
– Jämför Ikea med Skandia, om ledningen slösar får företaget en helt annan kultur från början, konstaterar han. Vanor smittar. Barn gör som föräldrar gör, inte som de säger. Och detta är givetvis något som ett företag kan både vinna och förlora på.
– Lean cash management är ett arbetssätt där man försöker få hela organisationen att jobba med förbättringar, hela tiden. Någon kommer med förslag och sedan gäller det att genomföra det. Här går det att spara pengar. Problemet hos många företag är tyvärr att uppföljningen när det gäller kostnadsbesparingar ofta uteblir eller brister, säger Per Mackén.
Han menar också att det gäller för alla att lyfta blicken. En ökad förståelse för hur kollegorna arbetar sparar i slutänden pengar åt företaget.
– Många gånger ser man bara till en enskild funktion och att många jobbar i funktionella stuprör. Det är sällan man förstår hela processen, men om det för individen framgår vad som är bra för hela företaget så kan det spara resurser längre fram i kedjan.
Det gäller också att inte fastna i gamla hjulspår, att våga tänka utanför ramarna. Det finns många tekniska lösningar som i dag kan spara enormt mycket tid och pengar men man måste ta reda på var lösningarna finns. En anställd som utför uppgifterna kanske inte vill berätta för chefen om en tjänst som gör jobbet hundra gånger snabbare. Det gäller även olika upplägg och tjänster som riggas med kontakter utanför företaget.
– I stället för att fråga banken om hur en betalningslösning fungerar i praktiken kan det vara bättre att prata med redovisningskonsulten eller revisorn. De senare har erfarenhet från många olika branscher och vet hur det fungerar i praktiken, medan banken vill sälja betalningslösningen utan att kunna hjälpa dig med hur man jobbar administrativt.
2 Hur kommunicerar ni?
I en tidsålder där ett vanligt telefonjack känns lika föråldrat som telefonkatalogen finns det många gratislösningar att ta till via nätet. Om ditt företag har mycket kontakt med utlandet kan Skype vara ett alternativ till dyra mobilräkningar. Det fungerar utmärkt i både mobilen och datorn. Slentrianteckna inte abonnemang på nätverk, bredband och växelsystem, utan se till att jämföra. Och var inte dumsnål mot medarbetarna – det viktigaste är kanske inte att de begränsas till att ringa si eller så många minuter per månad utan att de kan göra sitt jobb så effektivt som möjligt.
3 Betalkort eller kreditkort?
Detaljhandeln kan spara stora summor på att kunderna använder rätt sorts betalkort. En bilhandlare kan till exempel tjäna flera tusen på en försäljning beroende på om kunden använder kredit- eller bankkort. Så se över era betalningsalternativ. Kreditbolagen kan ta procent på hela försäljningen när bankkortets tjänst bara kostar någon enstaka krona. Kanske ska ni bara tillåta vissa sorters kort.
4 Lagra med måtta
Håll koll på balansräkningen. Om du binder kapital i kundfodringar och varulager så kostar det företaget en hel del pengar. Fundera över hur stort varulagret behöver vara. Om det går att minska lagret, krymper inte bara kostnaderna utan även risken.
5 Slantar att spara på slentrianmässig friskvård
Känner du igen dig i bilden att personalen på ditt företag varken blir piggare eller friskare trots ett rejält tilltaget friskvårdsbidrag? Inte så konstigt, menar Fredrik Karlsson, som hjälper företag och organisationer med hälsofrämjande arbete.
Att lägga stora summor på olika typer av lösningar för att få personalen att hålla sig frisk är inget ovanligt. Däremot kan det vara mer sällsynt att det faktiskt får ett genomslag. Till exempel uppgav gymkedjan Nordic Wellness nyligen att två–tre procent av de 185.000 gymkort de säljer aldrig används. Det är gymkort för minst 7,4 miljoner kronor. Och det är just den här formen av ”friskvård” som Fredrik Karlsson, vd på friskvårdsföretaget Twitch, ifrågasätter.
– Själva friskvårdsbidraget, som nio av tio bolag har, används bara av de som verkligen är intresserade. Och det här vet ju de allra flesta redan. Därför handlar det mest om en förmånseffekt, som gratis kaffe. Om företaget måste spara är det mycket smartare att ifrågasätta friskvårdsbidraget helt eller delvis och istället fundera över vad man vill uppnå med friskvårdsarbetet och spendera pengar där det faktiskt behövs.
Det finns också en annan typ av hälsoarbete som många företag använder sig regelbundet av, till vilken Fredrik Karlsson är djupt skeptisk.
– Det spenderas otroligt mycket pengar på det slentrianmässiga användandet av hälsokontroller och det kan man verkligen ifrågasätta. Bevisen för att man får effekt på hälsa eller dödlighet när det kommer till friska vuxna människor är i princip obefintliga.
Så vad ska man göra i stället?
– Ta fram en tydlig hälsostrategi och målsättning och förankra det i organisationen. Sen ska man välja fokus. Ett framgångsrikt hälsoarbete fortsätter med en kostnadseffektiv och välförankrad kartläggning, återkoppling av resultat på alla nivåer inklusive åtgärdsförslag, därefter startar riktade insatser för hälsoutveckling baserade på organisationens, gruppens och individers behov. Där behöver företaget säkra att man också når ut till de som verkligen behöver insatserna. Den kollektiva effekten kommer då relativt snabbt, inom tre månader, inom vissa områden som upplevd hälsa, ökad fysisk aktivitet eller minskad upplevd stress. Sista steget är att följa upp och mäta utfallet. Hälsa är inte ett permanent tillstånd, därför måste hälsoarbetet bedrivas i en kontinuerlig process och i strävan efter ständig förbättring.
6 Håll koll på räntan!
En utebliven intäkt kan räknas som en dold kostnad. Att ha stora summor på ett checkkonto med en i princip obefintlig ränta är samma sak som att slänga pengarna i sjön. Anledningen till detta är ofta att det känns tryggt att inte låsa pengarna för längre tid – man vet aldrig när de kan behövas. Men medan många företagare är noga med avkastningen i sin privatekonomi så bortser de från potentialen i företagets kapital.
– Svenska företagare är i allmänhet mer försiktiga med företagets pengar än med sina egna. Många prioriterar inte sparande på grund av tidsbrist – ett möte med banken är kanske inte det man tar sig tid till, säger Ida Frisk på Handelsbanken.
Numera finns många olika lösningar för företag som vill att pengarna ska få jobba. Och det behöver inte innebära att de blir inlåsta och otillgängliga.
– Ställ frågan hur detta ska hanteras om pengarna inte behövs i företaget på flera månader. Det är gratispengar och i slutändan en intäkt, säger Per Mackén.
7 PR = gratis marknadsföring
Ta reda på vad det finns för intressanta personer och företeelser att lyfta fram i organisationen, och försök hitta en nyhetsvinkel på det. Eller en överraskande vinkel. Om du lyckas med konststycket att få en journalist i lokal- eller fackpressen att nappa kan ditt företag få gratisreklam – och förhoppningsvis viral spridning på nätet.
8 Akut läge?
Per Mackéns prioriteringar när kniven ligger mot strupen.
Titta över de interna, dolda, kostnaderna. Det är enklast.
Vänta med det som får direkt kundpåverknad.
Försäljningsomkostnader är det sista du ska stryka.
Likviditeten och kassaflödet är de viktigaste bitarna. Om det inte kommer in pengar och du inte har kontroll på likviditeten så kommer företaget inte att bli speciellt långlivat.
9 Se upp för onödig fakturahantering
Felaktiga belopp eller dubbelfaktureringar tar tid, och kostar därmed pengar. Många företag hanterar stora mängder felaktiga betalningar. För företagare är det därför viktigt att fundera över på vilket sätt betalningarna ska göras.
”Om man har hundratals eller kanske tusentals fakturor är detta verkligen en fråga att fundera på. Ska de skannas? Skicka e-fakturor? Det finns en anledning till att det existerar bluffakturor. De hade inte funnits om det inte hade funnits dåliga rutiner.”
Per Mackén menar att det är viktigt att man har rätt betalningstjänst. ”Där finns det stora kostnadsbesparingar att göra.
10 Många bäckar små ...
”Jag har sett fakturor på EN kanelbulle. En faktura kostar ungefär 200 kronor att hantera, så det blir en väldigt dyr bulle”, säger Per Mackén.
Samla ihop alla småköp till en större och mer ekonomisk klumpsumma. Någon fyller år, köpa blomma och fikabröd. Vem ska köpa det? Kanske turas om, alla handlar på olika ställen. Betalar med kontanter, kvitto till ekonomi, företagskort, reseräkning och så vidare. Skaffa istället en samlingsfaktura på de ställen där företaget handlar.
Cilla Bäcklund