Bättre bokföring med nya regler

Bokföringsnämndens ambition med det nya allmänna rådet är att det ska ge en tydligare, mer samlad bild av vilka regler som gäller.

Behovet av ett nytt allmänt råd om bokföring har länge varit stort. Anledningen är bland annat att bokföringslagen, BFL, har ändrats och att tidigare rekommendationer och allmänna råd inte har uppdaterats utifrån dessa ändringar. De gamla reglerna har inte heller återspeglat de senaste årens teknikutveckling. Detta gjorde att Bokföringsnämnden 2010 beslutade att uppdatera det allmänna rådet om bokföring.

– All normgivning var också utspridd på många olika allmänna råd, uttalanden och rekommendationer, så vi valde att ta ett helhetsgrepp och göra ett större projekt där allt slogs ihop till ett enda allmänt råd, säger Anna Ersson, redovisningsexpert på Bokföringsnämnden.

I december 2013 kom det nya allmänna rådet, BFNAR 2013:2. Det samlar bestämmelser om löpande bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik.

Lena Sjöblom som är ansvarig för redovisningstjänster på FAR välkomnar det nya rådet.

– Det ska bli intressant att sätta sig in i det här. Det är en efterlängtad förändring som innebär att vi får en uppdaterad och samlad normering för löpande bokföring. Nu slipper vi förhålla oss till förlegade normer och det blir mycket enklare att hitta svar och veta hur man ska göra i olika frågor, säger hon.

Ett syfte med det nya rådet var alltså att få in all normgivning som avser bestämmelser i bokföringslagen i ett samlat regelverk, ett annat att rådet skulle passa aktuella förhållanden och företagens behov.

Den samlade normgivningen är tänkt att underlätta för användarna och öka tillgängligheten. Strukturen i vägledningen är densamma som i det befintliga K3-regelverket, och samma som i det kommande K2-regelverket när det väl har uppdaterats. Relevant lagtext, allmänt råd och kommentarer samlas för varje område och det allmänna rådet utgör själva tolkningen av lagtexten.

Vad gäller tidpunkten för bokföring finns en undantagsregel i bokföringslagen som tillåter en senareläggning av bokföringen. Regeln ändrades 2011 och Anna Ersson bedömer att en av de största nyheterna i rådet är bestämmelserna som gäller just detta.

Enligt bokföringslagen ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Vidare anges: ”Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Affärshändelserna får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed.”

Utgångspunkten i bokföringslagen är alltså att bokföringen ska göras i anslutning till affärshändelsen, men lagen öppnar också för att det går att senarelägga bokföringen. Möjligheten till senareläggning underlättar exempelvis en samordning med redovisningen av mervärdesskatt. Se vidare faktaruta om senareläggning.

Till arbetet med att ta fram det nya allmänna rådet knöt Bokföringsnämnden en arbetsgrupp med representanter från Ekobrottsmyndigheten, Skatteverket, FAR, Sveriges Redovisningskonsulters Förbund, SIE-Gruppen och LRF.

– Efter remissen gjorde vi några ytterligare förenklingar, varav en handlade om senareläggningen av bokföringen av kontanta betalningar om man har certifierat kassaregister, säger Anna Ersson.

Under de senaste åren har den tekniska utvecklingen varit stor, vilket också påverkar bokföringen och hur arkiveringen ska ske. I dag är exempelvis sms-biljetter, e-fakturor och arkivering i molnet vardag för många företag.

Anna Ersson påpekar att bokföringslagen är teknikneutral och tillämplig oavsett om en verifikation finns i pappersform eller elektroniskt.

– I kommentarstexten har vi förtydligat vad som gäller, hur man ska spara underlag och hur lagen ska tolkas. Det har också tillkommit bestämmelser om hur räkenskapsinformation som företaget hämtar från en webbplats, till exempel från internetbanken, eller räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform ska sparas.

Det nya allmänna rådet gäller alla företag och ska tillämpas för det räkenskapsår som inleds närmast efter 31 december 2013. Om man så önskar är det även möjligt att tillämpa det för räkenskapsår som inletts tidigare.

Lena Sjöblom , auktoriserad redovisningskonsult, FAR.