1 Inledning
1.1 Handelsbanken Fonder AB
Handelsbanken Fonder AB (nedan kallat Fondbolaget) bedriver verksamhet inom såväl aktiv som passiv (index- och regelbaserad) förvaltning i värdepappersfonder och alternativa investeringsfonder av medel som anförtrotts Fondbolaget av dess andelsägare. Fondbolaget bedriver portföljförvaltning och, i begränsad utsträckning, viss investeringsrådgivning till andra bolag inom Handelsbankenkoncernen. Fondbolaget ingår i Handelsbankenkoncernen som ett helägt dotterbolag till Svenska Handelsbanken AB (publ).
Fondbolagets huvudsakliga mål är att både skapa finansiell avkastning och bidra till en hållbar utveckling bland annat genom förvaltning i linje med Parisavtalet samt att, givet Fondbolagets verksamhet, i så hög utsträckning som möjligt bidra till FN:s 17 globala mål för hållbar utveckling (definierade i Agenda 2030). Vårt agerande som ansvarsfull investerare och ägare är central i vår förvaltning. Det är Fondbolagets uppfattning att ansvarsfullt agerande är en grundförutsättning för långsiktigt värdeskapande i ett företag. Ansvarsfulla investeringar blir därmed en viktig förutsättning för att uppnå vårt mål om att generera god långsiktig avkastning och beaktande av hållbarhetsrisker utgör en integrerad del vid förvaltningen av såväl fonder som portföljer samt vid fondbolagets investeringsrådgivning. Fondbolagets syn på vad som är hållbar utveckling och ansvarsfulla investeringar framgår mer i detalj i avsnitt 3 Ansvarsfulla investeringar.
Aktiv förvaltning innebär att förvaltarna noga analyserar varje investering (portföljbolag) utifrån relevanta frågor avseende bolagens strategi, finansiella och icke-finansiella resultat och risker, kapitalstruktur, sociala och miljömässiga påverkan samt bolagsstyrning. Detta görs genom inhämtande av information från portföljbolagen och externa källor samt genom egen analys.
Passiv förvaltning innebär att fonderna placerar utifrån ett förutbestämt index eller regelbaserad strategi och har ett löfte till fondandelsägarna att leverera en avkastning i linje med detta. Det är av högsta vikt att Fondbolaget väljer ett index/en strategi som tar i beaktande de parametrar avseende portföljbolagen som Fondbolaget i varje enskilt fall finner relevanta, såsom till exempel hållbarhetsrisker, då valet av index/strategi styr fondens investeringar.
Fondbolagets fonder placerar globalt i bolag över en stor mängd marknader. Ur ett ägarperspektiv är dock den svenska men även de övriga nordiska aktiemarknaderna särskilt betydelsefulla på grund av det betydande kapital Fondbolaget har under sin förvaltning på dessa marknader. Fondbolaget är en av de större ägarna på den svenska aktiemarknaden.
Förvaltningen ska enligt tillämpliga regelverk uteslutande ske i fondandelsägarnas gemensamma intresse.1 Fondbolaget ska alltid agera med syfte att uppnå bästa möjliga avkastning till fondernas andelsägare med hänsyn tagen till fondernas målsättning och placeringsrestriktioner. De möjligheter till ägarinflytande som är kopplat till aktieinnehaven i de olika fonderna ska tillvaratas av bolaget i syfte att främja detta mål. Även vid investeringar i räntebärande värdepapper tillvaratas möjligheter till inflytande kopplat till denna typ av finansiering.
I detta dokument används benämningen fondandelsägare även avseende investerare i alternativa investeringsfonder.
1.2 Om policyn och dess syfte
Syftet med denna policy är att fastställa Fondbolagets Policy för aktieägarengagemang vilken innefattar dels riktlinjer för Fondbolagets ägarstyrning, dels ansvarsfulla investeringar.
I avsnittet för Fondbolagets ägarstyrning anges hur Fondbolaget praktiskt ska utöva sin ägarstyrning och utnyttja sin rösträtt samt hur Fondbolaget övervakar relevant information rörande portföljbolagen och hanterar eventuella uppkomna och potentiella intressekonflikter kopplade till ägarutövandet. I avsnittet anges även hur Fondbolaget för dialog med portföljbolag samt hur Fondbolaget samarbetar med andra ägare för att förbättra förutsättningarna för ägarstyrningen. Slutligen omfattar avsnittet de övergripande styrningsrelaterade principer som Fondbolaget ska verka för i de bolag som Fondbolaget investerar i för fondandelsägarnas räkning.
I avsnittet för ansvarfulla investeringar fastställs inriktningen för Fondbolagets arbete med ansvarsfulla investeringar och Fondbolagets agerande som investerare och ägare. Avsnittet anger hur Fondbolaget i den aktiva såväl som i den passiva förvaltningen ska integrera miljö, sociala och bolagsstyrningsfaktorer i sin verksamhet.
Policyn för aktieägarengagemang har beslutats av styrelsen och är ett styrdokument som fortlöpande ska efterlevas i verksamheten. Policyn uppdateras och beslutas av styrelsen minst årligen. Policyn ska också användas som vägledning för de bolag Fondbolaget investerar i samt för kommunikation med existerande och blivande fondandelsägare och ska därför publiceras på Fondbolagets hemsida. https://www.handelsbankenfonder.se
1.3 Gällande regler
Verksamheten i Fondbolaget regleras främst av lagen (2004:46) om värdepappersfonder och lagen (2013:561) om förvaltare av alternativa investeringsfonder. Av betydelse för ägarstyrningen är bland annat regler i dessa regelverk som anger att Fondbolagets förvaltning uteslutande ska ske i fondandelsägarnas gemensamma intresse. Fondbolaget får enligt lagregler inte förvärva aktier med sådan rösträtt som gör det möjligt för Fondbolaget att utöva ett väsentligt inflytande över ledningen av ett företag. Förvaltningen av varje enskild fond ska dessutom ske i enlighet med de fondbestämmelser som godkänts av Finansinspektionen.
Av 2 kap. 17 h § lagen om värdepappersfonder framgår att ett fondbolag ska anta principer för aktieägarengagemang ifråga om placeringar i aktier i vissa angivna fall. Vid förvaltning av specialfonder finns motsvarande bestämmelser i 8 kap. 27 a § lagen om förvaltare av alternativa investeringsfonder. Bestämmelserna i respektive regelverk innehåller uppgift om vad principerna åtminstone ska omfatta. I 4 kap. 17 § lagen om värdepappersfonder och 8 kap. 27 b § lagen om förvaltare av alternativa investeringsfonder finns också krav på fondbolag att årligen redogöra för hur antagna principer för aktieägarengagemang har tillämpats.
Vidare finns i 15 kap. i Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2013:9) om värdepappersfonder regler som föreskriver att ett fondbolag ska anta interna regler där det ska anges vilka strategier bolaget ska följa vid utövandet av rösträtter. Liknande regler återfinns i artikel 37 i Kommissionens delegerade förordning 231/2013/EU.
I Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/2088 om hållbarhetsrelaterade upplysningar (SFDR), med tillhörande delegerade förordningar finns omfattande krav på vilken information som ett fondbolag ska lämna investerare om hållbarhetsarbetet i sin förvaltning och om på vilket sätt hållbarhetsrisker är integrerade i investerings- och rådgivningsprocessen. Denna förordning kompletteras av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/852 om inrättande av en ram för att underlätta hållbara investeringar (Taxonomin). Informationen enligt nämnda regelverk ska lämnas på fondbolagets webbplats, i fondens informationsbroschyr och i årsberättelsen.
Fondbolaget iakttar vidare de relevanta regler och riktlinjer som getts ut av EFAMA (den europeiska föreningen för fondbolag och kapitalförvaltare); EFAMA Stewardship Code, Fondbolagens Förening; Svensk kod för fondbolag, Riktlinjer för fondbolagens marknadsföring och information samt Riktlinjer för fondbolagens aktieägarengagemang, vilka återspeglas i denna policy.
1.4 Åtaganden
Fondbolaget stödjer internationella initiativ och riktlinjer som har som gemensamt syfte att uppmuntra och underlätta hållbart företagande. Policyn för ansvarsfulla investeringar tar sin utgångspunkt i internationella normer för miljö, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, korruption samt kontroversiella vapen. Dessa normer finns uttryckta i FN:s konventioner och överenskommelser och kan tillämpas på företags miljömässiga och sociala ansvar.
Fondbolaget har genom Handelsbanken undertecknat FN:s principer för ansvarsfulla investeringar (UN PRI) och Handelsbanken och Fondbolaget står även bakom det frivilliga FN-initiativet Global Compact. Fondbolaget har även undertecknat Net Zero Asset Managers Initiative. Dessa initiativ och riktlinjer är vägledande för Fondbolagets arbete och utgör tillsammans med de värderingar som kommer till uttryck i vår företagskultur en tydlig och gemensam grund för vår kapitalförvaltning.
1.5 Ansvar och organisation
Styrelsen i Fondbolaget beslutar minst årligen om denna policy för aktieägarengagemang. Resultatet av Fondbolagets arbete med ägarstyrning och ansvarsfulla investeringar återrapporteras minst årligen till styrelsen och löpande till VD. VD är ansvarig för Fondbolagets arbete med ägarstyrning och ansvarsfulla investeringar men kan utse en ägarstyrningsansvarig och en hållbarhetsansvarig att leda och koordinera det operativa arbetet för Fondbolagets räkning. Häri ingår också att tillse att den information som Fondbolaget lämnar avseende ansvarsfulla investeringar och Fondbolagets hållbarhetsarbete möter de krav som ställs i regelverk och självreglering. VD ska anta riktlinjer för ägarstyrnings- och hållbarhetsarbetet i den utsträckning det bedöms nödvändigt och lämpligt.
Organisation och beslutsfattande skiljer sig åt något mellan ägarstyrnings- och hållbarhetsfrågor och redovisas därför under respektive avsnitt nedan.
2 Ägarstyrning
För ett aktiebolag är det yttersta målet att generera avkastning till sina aktieägare. Denna avkastning används sedan mycket ofta till investeringar, antingen i bolaget direkt eller via utdelning till ytterligare investeringar i bolaget eller andra bolag och verksamheter; allt till gagn för samhällsutvecklingen i stort. För att ett bolag långsiktigt och på ett hållbart sätt ska kunna generera så god avkastning som möjligt krävs att bolaget styrs på bästa möjliga sätt under rådande förutsättningar.
Mot denna bakgrund är det övergripande syftet med fondbolagets ägarstyrning att främja förutsättningarna för en hållbar god utveckling av de bolag som fondkapitalet har investerats i, och därmed möjligheterna till god avkastning. Ägarrollen ska utövas på ett sådant sätt att bolagens värde och därmed andelsvärdet för fonderna långsiktigt utvecklas på bästa sätt i fondandelsägarnas gemensamma intresse. Fondbolaget anser att en medveten, aktiv och ansvarsfull ägarstyrning är en viktig del av uppdraget från fondandelsägarna.
Ägarstyrningen ska riktas mot bolagens egen styrning, med målet att den ska uppfylla de principer som Fondbolaget anser bör gälla för en effektiv och sund bolagsstyrning och möta de krav som externa regelverk kan uppställa. Ägarstyrningen ska även användas i syfte att verka för ett sådant ansvarsfullt beteende som Fondbolaget anser vara en grundförutsättning för långsiktigt gott värdeskapande i ett företag.2
Graden av aktivitet i ägarrollen ska bestämmas utifrån vilket värde som bedöms kunna uppnås. Vid utövandet av ägarstyrningen ska värdet av Fondbolagets handlingsfrihet beaktas, till exempel friheten att när som helst kunna avyttra ett aktieinnehav.
Fondbolaget ska handla självständigt, både i förhållande till de bolag i vilka bolaget genom fonderna är aktieägare och i förhållande till den egna ägaren. Fondbolagets ägarstyrning ska uteslutande bestämmas av vad som bedöms vara långsiktigt bäst för fondandelsägarna och i sammanhanget identifiera och hantera faktiska och potentiella intressekonflikter.
Se vidare Fondbolagets Policy för ansvarsfulla investeringar.
2.1 Principer avseende bolagens styrning
Svenska aktiebolag har att följa de grundläggande reglerna i aktiebolagslagen avseende bolagets organisation och styrning. Fondbolaget anser att svenska noterade bolag därtill ska följa Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”). Koden kompletterar lagstiftning och andra regler genom att ange en norm för bolagsstyrning med en högre ambitionsnivå, samtidigt som den ger möjlighet till avsteg om dessa är motiverade.
Utländska bolag ska på motsvarande vis följa relevant associationsrättslig lagstiftning och bör även följa eller förklara avsteg från de bolagskoder som gäller på de marknader där de är noterade.
De principer för ägarstyrning som anges nedan återspeglar Kodens principer, men innehåller i vissa fall också kompletteringar eller förtydliganden. Fondbolaget verkar för att Svensk kod för bolagsstyrning fortlöpande anpassas för att främja en god utveckling av bolagsstyrningen i svenska börsbolag. Detta görs främst genom representation i relevanta branschorgan, till exempel IÄF som är en av huvudmännen till Föreningen för God sed på värdepappersmarknaden, vilken verkar genom självregleringsorganen Aktiemarknadsnämnden, Kollegiet för svensk bolagsstyrning och Rådet för finansiell rapportering.
Information och öppenhet
Fondbolaget ska verka för transparens och god informationsgivning från bolagen, eftersom detta är grundläggande för möjligheterna till en effektiv ägarstyrning, och välfungerande finansiella marknader, och därmed för möjligheterna att förvalta fondkapitalet för andelsägarnas bästa.
Bolagsstämman
Bolagsstämman är det högsta beslutande organet och det forum där aktieägare kan utöva sitt inflytande.
Bolagen ska efterleva de regler beträffande ägarinflytande som följer av lag, börskontrakt, relevanta koder och riktlinjer samt ska i övrigt agera enligt god sed på marknaden.
För att uppnå goda förutsättningar för ägarinflytandet ska kallelse till bolagsstämma ske så tidigt som möjligt inom ramen för vad som är tillåtet enligt lag och bolagsordning. Aktieägarna ska i god tid före stämman erhålla så heltäckande information att den ger dem möjlighet att ta ställning till de förslag som läggs fram på bolagsstämman. Förslag som inte är av sedvanligt slag ska motiveras särskilt i kallelsen.
Valberedningar
Valberedningen är bolagsstämmans beredande organ för beslut avseende styrelse, revisorer och arvoden samt instruktion för valberedning. Valberedningen ska tillvarata samtliga aktieägares intressen.
Valberedningen ska utgöras av ledamöter som utses av de största aktieägarna i bolaget. En styrelseledamot, normalt styrelsens ordförande, kan ingå i valberedningen men helst endast som adjungerad. Styrelsens ordförande bör inte vara valberedningens ordförande. Valberedningens ledamöter ska vara lämpliga för sitt uppdrag. Mångfald ska eftersträvas i valberedningen, bland annat en jämn könsfördelning.
Valberedningsarbetet ska påbörjas snarast efter det att valberedningen utsetts, och fortgå till dess att en ny valberedning är utsedd. Arbetet i valberedningen ska bedrivas genom en välstrukturerad process. Arbetet ska omfatta såväl en analys av kompetensbehovet i bolagets styrelse som en inventering av befintlig kompetens och bedömning av ledamöternas lämplighet. En väl genomtänkt och genomförd styrelseutvärdering samt intervjuer med åtminstone sittande styrelseledamöter och VD är därför viktiga underlag för valberedningens arbete. Valberedningen ska sträva efter att identifiera kompetenta kandidater via en bred ansats. Vid behov bör extern rekryteringshjälp anlitas.
Valberedningens arbete ska bedrivas på ett sådant sätt att ledamöterna endast undantagsvis och endast under kortare period blir insiders.
Valberedningen ska på ett konkret och transparent sätt motivera och dokumentera sina förslag.
Insiderhantering
Fondbolaget arbetar aktivt för att inte erhålla insiderinformation i sitt ägarstyrningsarbete. I de fall insiderinformation behöver tas emot för fondbolaget en insiderlogg.
Styrelsen
Fondbolaget ska verka för att varje bolag ska ha en effektiv styrelse präglad av mångfald, med för bolaget relevant kompetens. Begreppet mångfald ska tolkas brett och mångfalden har till syfte att säkra att styrelsen arbetar med olika perspektiv i väsentliga frågor. Det är Fondbolagets uppfattning att det ökar värdeskapande och minskar riskerna. Vikt ska läggas vid en jämn könsfördelning i styrelsen i linje med Svensk kod för bolagsstyrning. Detta gäller alla bolag inklusive de som inte är noterade på en reglerad marknad. Varje styrelse bör sammantaget ha en förmåga att beakta och hantera för bolaget relevanta hållbarhetsfrågor.
För svenska bolag ska Kodens regler om oberoende ledamöter följas, i syfte att säkerställa styrelsens förmåga att styra företaget med integritet och effektivitet. I styrelser där ledningspersoner ingår ska ett särskilt ersättningsutskott inrättas. Styrelseledamöter ska inte heller ha andra uppdrag i sådan omfattning att ledamoten inte kan ägna styrelseuppdraget tillräcklig tid för att kunna bidra till ett effektivt styrelsearbete.
För att främja effektiviteten i styrelsearbetet bör eftersträvas att antalet styrelseledamöter är litet, om inte verksamhetens komplexitet kräver annat. För utländska bolag ska motsvarande regelverk till Koden samt därtill etablerade sedvänjor tillämpas så länge dessa inte strider mot de grundläggande principerna i denna policy.
Revision
Revisorn utses av aktieägarna och utgör deras kontrollorgan. Det är därför viktigt att revisorn har en oberoende ställning i förhållande till företagsledning och styrelse, och att processen för nomineringar karaktäriseras av transparens och tydlighet. Revisorns information till aktieägarna ska vara relevant och tydlig. För att säkerställa god kvalitet måste revisionen regelbundet utvärderas. Revisorn ska tydligt redovisa andra uppdrag i bolaget utöver revisionsuppdraget.
Intern kontroll
Ett välfungerande system för intern kontroll är en viktig förutsättning för en välskött verksamhet. Det är styrelsens ansvar att bolaget har en effektiv riskhantering där relevanta risker identifieras, hanteras och följs upp. Styrelsen ska säkerställa en god kontrollmiljö och arbeta för en god riskkultur. Bolagens rapportering ska ge en korrekt bild av verksamhetens väsentliga risker och hur bolaget arbetar med kontroll och uppföljning av dessa risker.
Arvoden och ersättningar till styrelseledamöter
Styrelsearvoden ska som huvudregel vara fasta, rimliga och marknadsmässiga samt återspegla styrelseledamotens ansvar och arbetsinsats. En rörlig komponent kan undantagsvis accepteras om det för det enskilda bolaget särskilt kan motiveras. Konstruktionen för den rörliga arvodesdelen måste vara tydlig och sådan att styrelsens kontrollerande funktion inte åsidosätts eller kan ifrågasättas. Styrelseledamöter ska inte delta i incitamentsprogram för anställda. Fondbolaget ser positivt på att styrelseledamöter investerar i aktier i bolaget.
Ersättningssystem och ersättningar
Styrelsen i bolaget har ansvaret för att utforma och utvärdera bolagets ersättningssystem. Ersättningsstrukturen i ett bolag ska styra mot uppställda mål och strategier, samtidigt som den säkerställer att bolaget kan attrahera och behålla rätt kompetens. Balansen mellan ekonomiska, miljömässiga och sociala värden är en viktig förutsättning för långsiktigt värdeskapande. Hållbarhetsfrågor som är väsentliga för bolagets långsiktiga finansiella utveckling ska därför reflekteras i ersättningsprogrammen.
Härutöver bör ersättningssystemet vara rimligt, balanserat och anpassat till bolagets förhållanden. Ersättningarna ska vara marknadsmässiga och skäliga.
Bolaget ska ha en ersättningspolicy som beskriver de grundläggande riktlinjerna för kompensation till de anställda inom bolaget. Ersättningspolicyn ska innehålla villkor för fast lön, eventuell rörlig ersättning, principer för avgångsvederlag samt villkor för pension, eventuella aktierelaterade incitamentsprogram och andra förmåner. Pension ska baseras på fast lön, och vara kopplad till anställningstid så att kostnaderna kan förutses. Ersättningen till den anställde ska ses som en helhet av de olika komponenterna.
Bolagsstämman fattar beslut om ersättningspolicyn efter motiverat förslag från bolagets styrelse.
I vissa fall kan aktierelaterade incitamentsprogram vara ett komplement till övriga ersättningsformer. Syftet med ett aktierelaterat incitamentsprogram är, förutom att det är en del av den totala ersättningen, att skapa en intressegemenskap mellan ägare och anställda kring aktiekursutvecklingen. Detta förväntas stimulera till extra ansträngningar bland deltagarna i programmet för att nå definierade prestationsmål. Ett sätt att öka intressegemenskapen är att ställa krav på egen investering för att få delta i programmet.
Fondbolaget ska verka för följande generella principer;
Att aktierelaterade incitamentsprogram ska präglas av enkelhet, tydlighet, transparens och mätbarhet.
Att incitamentsprogram ska ha en tydlig koppling mellan aktieägarnas avkastning och deltagarnas tilldelning.
Att prestationsmålen sätts och anpassas efter de speciella omständigheter som gäller för bolaget och den bransch i vilken bolaget verkar. Hållbarhetsaspekter bör vara en uttalad del av målen. Med detta avses att relevanta, mätbara, transparenta, uppföljningsbara och för verksamheten värdeskapande hållbarhetsmål bör utgöra en del av ett incitamentsprogram. Dessa mål kan med fördel tillämpas även på kortsiktiga program.
Att incitamentsprogrammen konstrueras så att prestationer utvärderas på lång sikt.
Att kostnaden för ett aktierelaterat incitamentsprogram är väl balanserad mellan ägarnas krav på en låg kostnad och de anställdas förväntan om ersättning efter prestation.
Om beslutsunderlag för bolagsledningens ersättningar och aktierelaterade incitamentsprogram är otillräckliga avseende struktur, utvärdering och transparens, kommer Fondbolaget att avstå från att rösta eller rösta emot förslaget. Inför stämmosäsongen 2024 kommer Fondbolaget som huvudregel att rösta nej till långsiktiga incitamentsprogram som inte innehåller relevanta, mätbara, transparenta, uppföljningsbara och för verksamheten värdeskapande hållbarhetsmål. Om ett bolag har godtagbara skäl, till exempel att de har hållbarhetsmål i sina kortsiktiga incitamentsprogram, kan Fondbolaget komma att acceptera långsiktiga program utan hållbarhetsmål. I utländska bolag anpassar Fondbolaget sitt ställningstagande såvitt avser hållbarhetsparametrar i incitamentsprogram till den best practice som råder i landet ifråga.
Kapitalstruktur
Bolagen ska eftersträva en effektiv kapitalstruktur. Frågor om kapitalstruktur ska normalt hanteras av styrelse och ledning i syfte att främja bolagets utveckling över tid.
Beslut kopplade till det egna kapitalet exempelvis beslut om utdelning, aktieemission eller återköp av aktier ska fattas av aktieägarna. Bemyndiganden som lämnas avseende förändringar av kapitalstrukturen ska vara tidsbegränsade. Förslag från bolagets styrelse rörande sådana förändringar ska vara transparenta och på ett tydligt sätt beskriva motiven till de föreslagna åtgärderna. Bolagen bör normalt ha en utdelningspolicy, och förslag till utdelning ska lämnas i enlighet med den.
Nyemissioner ska normalt ske med företrädesrätt för befintliga aktieägare. Rätten att teckna kan i stället tillkomma en eller flera aktieägare eller utomstående personer (så kallad riktad emission) under förutsättning att det är aktiebolagsrättsligt tillåtet, det vill säga att det på objektiva grunder ligger i aktieägarnas intresse att avvika från företrädesrätten. Styrelsen har härvid att utförligt motivera varför avvikelse från huvudregeln om företrädesrätt föreslås. Fondbolaget avgör från fall till fall vilken typ av emission som ligger i aktieägarnas och därmed fondandelsägarnas intresse. Generella emissionsbemyndiganden till styrelsen i svenska bolag bör inte, om inte annan bedömning görs i det enskilda fallet, överstiga tio procent av bolagets kapital vid tidpunkten för stämman. I utländska bolag anpassar Fondbolaget sitt ställningstagande såvitt avser emissionsbemyndiganden till den best practice som råder i landet ifråga.
Likabehandling av aktieägare
Likabehandling av aktieägare är en viktig grundpelare i svensk aktiebolagsrätt. Fondbolaget verkar för att aktier med samma ekonomiska rätt i bolaget alltid ska behandlas lika i ekonomiskt hänseende, exempelvis i samband med utdelningar, uppköp av samtliga aktier eller likvidation. Fondbolaget anser vidare att principen en aktie – en röst normalt är att föredra, dvs. att det finns en direkt koppling mellan ekonomiskt ägande och inflytande. Avvikelser från denna princip måste kunna motiveras. Fondbolaget röstar normalt nej till införande av rösträttsskillnader och ställer sig generellt positivt till att rådande skillnader i rösträtt minskas, under förutsättning att det kan ske med respekt för den befintliga äganderätten.
Aktieägarmotioner
Enskild aktieägarmotion utvärderas utifrån flertalet faktorer som exempelvis hur förslaget påverkar kortsiktigt och långsiktigt aktieägarvärde, hur bolaget agerar i förhållande till sina konkurrenter samt huruvida de frågor som adresseras i förslaget hanteras bäst via lagstiftning eller företagsspecifikt agerande.
2.2 Fondbolagets medel för att utöva ägarstyrning
Fondbolaget ska utöva sin ägarstyrning på ett sådant sätt att bolagens värde och därmed andelsvärdet för fonderna långsiktigt utvecklas på bästa sätt. Graden av aktivitet i ägarrollen, och val av aktivitet, ska bestämmas utifrån vilka möjligheter till påverkan som bedöms finnas och vad som bedöms vara effektivt för värdeskapandet. Ägarstyrningen kan skilja sig mellan aktiv förvaltning och passiv förvaltning då till exempel handlingsutrymmet utifrån kundlöftet kan skilja sig åt.
En förutsättning för en god och effektiv ägarstyrning är en god kunskap om bolagen och deras strategier och utmaningar. Förvaltningen följer och analyserar utvecklingen i de bolag som ingår i fonden. Särskilt ska följas hur bolagen agerar utifrån relevanta koder och ur ett hållbarhetsperspektiv och att det är i linje med Fondbolagets Policy för ansvarsfulla investeringar.
Ägarstyrningsarbetet tar i första hand sikte på innehav i bolag där Fondbolaget är röstmässigt stora ägare då förutsättningarna för en för fondandelsägarna gynnsam effekt är störst i dessa bolag. Fondbolagets ägarandel är normalt större i bolag i Sverige och övriga Norden men även med en lägre ägarandel i bolag noterade på utländska börser agerar Fondbolaget då förutsättningar för en för fondandelsägarna gynnsam effekt bedöms finnas.
Fondbolaget bevakar löpande viktiga företagshändelser i relevanta bolag där Fondbolaget är ägare. Ur ägarsynpunkt är bolagsstämmor och extra stämmor centrala händelser, för vilka Fondbolaget säkerställer att relevant information finns tillgänglig som underlag till analys och röstningsbeslut. Det görs genom kontakter med bolagen, tredjepartsanalys, marknadsinformation samt analys från röstningsrådgivare. Fondbolaget fattar sedan självständiga beslut i de frågor där omröstning eller annat beslutsfattande ska ske.
Bolagsstämmor
Fondbolaget ska normalt rösta på årsstämmor i de bolag där stora innehav finns i fonderna, och i övrigt på de stämmor som av annat skäl bedöms väsentliga. Fondbolaget ska utöva sin rösträtt på ett sådant sätt som Fondbolaget bedömer ska leda till bästa långsiktiga utveckling av andelsvärdet i fonderna. Normalt röstar Fondbolaget för samtliga aktier i respektive fond. På marknader där aktierna låses under en längre tid för att kunna registreras för röstning på bolagsstämma görs en avvägning mellan handlingsfrihet avseende eventuellt avyttrandebehov och vikten av ägarinflytande.
Enligt fondbestämmelserna för många av Fondbolagets fonder finns möjlighet att i viss utsträckning använda aktielån i förvaltningen. Fondbolaget gör i varje enskilt fall en bedömning av om aktielån är lämpligt eller inte ur ett ägarperspektiv. Antingen återkallas alla aktier inför bolagstämman för att röstning ska kunna göras för samtliga aktier eller så beslutar Fondbolaget att hela eller delar av aktielånen inte ska återkallas om det inte väsentligt påverkar Fondbolagets möjlighet att utöva ägarinflytande.
Valberedningar
Fondbolaget utövar långsiktigt ägarskap genom deltagande i valberedningar. Fondbolagets verksamhet innebär att långsiktigt ägarskap i enskilda bolag inte kan garanteras, men valberedningsarbetet bedrivs alltid långsiktigt i enlighet med Policyn för aktieägarengagemang oavsett vilket bolag det avser.
Fondbolaget deltar normalt i valberedningar när Handelsbanken Fonder är en av de större ägarna och erbjuds att föreslå en valberedningsledamot. Fondbolaget deltar inte i valberedningen i Handelsbanken eller i andra bolag som kan anses olämpliga på grund av intressekonflikter eller liknande. Ägarstyrningsansvarig ansvarar för att ta beslut om vilka valberedningar som bemannas och vem som ska representera Handelsbanken Fonder. Handelsbanken Fonders representanter ska ha kompetens och erfarenhet som gör dem lämpliga för sitt uppdrag i valberedningarna. Valberedningsrepresentanterna, som kan vara både interna och externa personer, ska arbeta utifrån de policyer, riktlinjer och direktiv som tagits fram av Fondbolagets ägarstyrningskommitté.
De fonder Fondbolaget förvaltar har i viss utsträckning möjlighet att använda aktielån i förvaltningen. Aktieutlåning sker normalt inte i bolag där Fondbolaget har en plats i valberedningen.
Valberedningsarbetet ska, i största möjliga mån, bedrivas så att Fondbolagets handlingsfrihet avseende fondernas aktieinnehav inte begränsas.
Styrelserepresentation
Fondbolaget ska utöva sin ägarstyrning utan krav på egen styrelserepresentation i de bolag vars aktier fonderna är investerade i. Styrelserepresentation försvårar Fondbolagets möjligheter att bedriva en aktiv och effektiv förvaltning, och är svårt att förena med kraven om att ett fondbolag inte får skaffa sig ett väsentligt inflytande och att fondernas tillgångar när som helst ska kunna återlösas av andelsägarna.
Dialog med bolagen och kommunikation med övriga intressenter
Fondbolaget ska även använda dialog med bolagen i sitt utövande av ägarrollen, exempelvis avseende ansvarsfullt beteende eller i samband med olika förslag från bolaget till bolagstämman till exempel avseende incitamentsprogam, där så bedöms relevant. Dialog med bolagens företrädare sker på initiativ antingen från bolaget eller från företrädare för fondbolaget och mötena kan vara antingen regelbundna eller påkallas ad hoc på förekommen anledning.
Fondbolaget kan även kommunicera med andra parter och intressenter i portföljbolagen i frågor där sådan kontakt kan anses främja investeringens långsiktiga utveckling. Exempel på detta är kommunikation med portföljbolagets kunder, fackliga organisationer, intresseorganisationer eller personer som på annat sätt påverkas av portföljbolagets verksamhet.
Samarbete med andra aktieägare
Om det bedöms förbättra förutsättningarna för ägarstyrningen i enlighet med denna policy kan Fondbolaget samverka med andra ägare i en eller flera frågor. Detta kan ske genom bilaterala kontakter eller via branschorganisationer såsom Institutionella Ägares Förening.
Tvister och förlikningar
Från tid till annan inträffar det att fondernas medel placeras i bolag som bryter mot olika typer av regler. Det kan vara brott mot marknadsplatsregler (till exempel bristande eller felaktig informationsgivning), brott mot konkurrensbestämmelser, bedrägerier, korruption etcetera.
Dessa brott kan leda till processer mot det aktuella bolaget, ofta i form av grupptalan, så kallad class action; vanligast förekommande i Nordamerika. Oftast leder en sådan process till förlikning och att bolaget tvingas ersätta aktieägarna för uppkomna förluster. Förlikningarna kan även innehålla krav på förändringar i bolagets företagsstyrning i form av lednings- eller styrelseförändringar, krav på nya eller ändrade interna regler eller kontrollsystem.
När förutsättningar finns kommer Fondbolaget, självmant eller genom anlitande av juridisk expertis, aktivt att delta i class actions, processer rörande konkurrensbrott och liknande tvister, för att verka för största möjliga utfall i förlikningar samt även medverka till erforderliga ändringar i det felande bolagets företagsstyrning.
Målsättningen med bevakningen av bolag och deltagande i processer och förlikningar är dels att berörda fonder och deras andelsägare ska erhålla ersättning när ett bolag begår ersättningsgrundande regelbrott, dels att Fondbolaget ska vara med och påverka till bättre företagsstyrning i de felande bolagen. Ytterst innebär ett aktivt deltagande i denna typ av processer ett bidrag till att upprätthålla förtroendet för aktiemarknaderna.
I normala fall deltar Fondbolaget passivt i denna typ av processer genom att säkerställa att berörda fonder får ekonomisk del av ingångna förlikningar.
2.3 Intressekonflikter
I Fondbolagets ägarstyrningsarbete kan ett antal intressekonflikter uppkomma. Främst gäller det Fondbolagets förhållande till sin ägare, Svenska Handelsbanken AB (publ) samt bolag som har kopplingar ägarmässigt eller på personnivå till Handelsbanken. Det skulle också kunna vara fråga om andra bolag med vilka Fondbolaget har betydande affärsförbindelser. Fondbolaget skulle på grund av någon av dessa kopplingar kunna vägledas av andra hänsynstaganden än andelsägarnas bästa.
Fondbolaget hanterar dessa intressekonflikter på ett flertal sätt för att säkerställa att Fondbolagets ageranden i ägarfrågor alltid ska ske utifrån vad som är bäst för andelsägarna.
I sin analys och sitt agerande gör Fondbolaget samma typ av bedömningar och ställningstaganden oavsett vilket förhållande Fondbolaget har till bolaget ifråga. Fondbolagets Policy för aktieägarengagemang och ansvarsfulla investeringar, beslutad av styrelsen för Fondbolaget, och de principer som återfinns där, gäller samtliga bolag som fonderna investerar i, oavsett eventuella kopplingar till Handelsbankskoncernen eller andra bolag.
Fondbolaget har en styrelse där minst hälften av styrelseledamöterna ska vara oberoende i förhållande till Handelsbankskoncernen. Ägarstyrningsfrågor återrapporteras till styrelsen minst årligen. Skulle Fondbolaget ha agerat på ett sätt som strider mot vad som kan anses vara andelsägarnas bästa kommer styrelsen således att få denna information.
Fondbolaget har inrättat en Ägarstyrningskommitté bestående av ägarstyrningsansvarig i Fondbolaget (tillika bolagets styrelsesekreterare), verkställande direktör, styrelseordförande samt två av de oberoende styrelseledamöterna. I syfte att bland annat hantera risker för intressekonflikter i förhållande till Fondbolagets ägare, krävs att minst en av de oberoende ledamöterna biträder ett beslut i kommittén för att det ska bli giltigt.
Vidare har Fondbolaget att under 2 kap. 17 i § lagen om värdepappersfonder årligen redogöra för hur Fondbolaget har röstat på bolagsstämmor. Detta informationsflöde innebär att Fondbolaget inte i det fördolda kan agera i strid med andelsägarnas bästa.
Fondbolaget använder sig också av röstningsrådgivare, vars råd kan vara vägledande i dessa känsliga frågor.
Modellen för rörlig ersättning för Fondbolagets aktiva aktieförvaltare innebär att de uteslutande utvärderas på resultatet, under en flerårsperiod, i den eller de fonder de förvaltar. När förvaltaren tar ställning till hur Fondbolaget ska rösta vid stämmor i portföljbolagen, har denne således ett tydlig incitament att biträda de förslag som bäst bedöms gynna bolagets utveckling ur ett aktieägarperspektiv.
2.4 Beslutsorganisation för ägarstyrning
Ägarstyrningsfrågor av väsentlig och principiell karaktär beslutas av styrelsen. Styrelsen för Fondbolaget består av fem ledamöter, varav tre är oberoende i förhållande till Handelsbankskoncernen. Med väsentliga och principiella beslut avses beslut om Policyn för aktieägarengagemang och ansvarsfulla investeringar, inrättande av en ägarstyrningskommitté samt beredningsuppgifter för kommittén (se nedan).
Ägarstyrningskommittén ska bestå av ägarstyrningsansvarig i Fondbolaget (som också är ordförande i kommittén), verkställande direktören, styrelseordförande, samt två av de oberoende styrelseledamöterna. Kommittén har till uppgift att bereda viktigare ägarstyrningsfrågor som
Löpande uppdateringar av Policyn för aktieägarengagemang och ansvarsfulla investeringar inför beslut av styrelsen.
Instruktion för valberedningsarbete (att beslutas av kommittén).
Inställning avseende principiella frågeställningar i det löpande arbetet (att beslutas av kommittén).
Bland annat i syfte att hantera risker för intressekonflikter i förhållande till Fondbolagets ägare, krävs att minst en av de oberoende ledamöterna biträder ett beslut i kommittén för att det ska bli giltigt.
Kommittén sammanträder normalt en gång per år, inför bolagsstämmosäsongen (vanligtvis i september) samt när någon av ovanstående punkter aktualiseras.
3 Ansvarsfulla investeringar
3.1 Värdegrund
Fondbolagets uppfattning är att ett ansvarsfullt agerande är en grundförutsättning för långsiktigt värdeskapande i ett företag. Ansvarsfulla investeringar blir därmed en viktig förutsättning för att uppnå vårt mål att generera god långsiktig avkastning.
Fondbolagets huvudsakliga mål är att både skapa finansiell avkastning och bidra till en hållbar utveckling genom förvaltning som främjar målsättningen med Parisavtalet samt att, givet Fondbolagets verksamhet, i så hög utsträckning som möjligt bidra till FN:s 17 globala mål för hållbar utveckling (definierade i Agenda 2030). Som en betydande investerare har Fondbolaget en viktig roll att spela i exempelvis förverkligandet av Parisavtalet, för att driva kapital till investeringar som bidrar till förverkligande av de Globala målen och omställningen till en hållbar utveckling.
Handelsbanken stödjer internationella initiativ och riktlinjer som har som gemensamt syfte att uppmuntra och underlätta hållbart företagande. Denna policy tar sin utgångspunkt i internationella normer för miljö, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, korruption samt kontroversiella vapen. Dessa normer finns uttryckta i FN:s konventioner och överenskommelser och kan tillämpas på företags miljömässiga och sociala ansvar.
Fondbolaget har undertecknat FN:s principer för ansvarsfulla investeringar (UN PRI) och Handelsbanken och Fondbolaget står bakom det frivilliga FN-initiativet Global Compact. Fondbolaget har även undertecknat Net Zero Asset Managers Initiative.
Dessa initiativ och riktlinjer är vägledande för Fondbolagets arbete och utgör tillsammans med de värderingar som kommer till uttryck i Fondbolagets företagskultur en tydlig och gemensam grund för kapitalförvaltningen.
3.2 Omfattning
Denna policy gäller för Fondbolagets förvaltning och fondernas direkta investeringar i svenska och utländska aktier och företagsobligationer. Vid indirekta investeringar för att hantera exempelvis likviditet eller regionallokering, gäller att policyn tillämpas i så stor utsträckning som möjligt. För externa fonder, i Fondbolagets fondandelsfonder, gäller denna policy fullt ut. Policyn omfattar likaså den investeringsrådgivning som Fondbolaget tillhandahåller.
3.3 Hållbarhetsrisker och transparens i fråga om negativa konsekvenser för hållbar utveckling
Inom ramen för Fondbolagets förvaltning utgör beaktande av hållbarhetsrisker en integrerad och löpande del av investerings- och rådgivningsprocessen och de beslut som fattas i förvaltningen. Generellt inom Fondbolagets förvaltning hanteras hållbarhetsrisker genom att bolag väljs in baserat på hållbarhetsanalys, genom exkludering av bolag (välja bort) samt genom påverkan i form av dialog och aktiv ägarstyrning. Beroende på vilken förvaltningsinriktning – aktiv förvaltning, passiv förvaltning eller aktiv allokering – så skiljer sig metoderna och verktygen för integrering och hantering av hållbarhetsrisker åt.
Fondbolaget bedömer att integrering av hållbarhetsrisker har en positiv inverkan på avkastningen i de fonder och den rådgivning som tillhandahålls samtidigt som integreringen bidrar till en mer hållbar utveckling. Fondbolaget redogör närmare i fondernas informationsbroschyr och på Fondbolagets webbplats för hur hållbarhetsrisker integreras i förvaltningen och vilken trolig påverkan dessa risker har på avkastningen.
Fondbolaget beaktar, i det närmaste i all sin förvaltning, investeringsbesluts huvudsakliga negativa konsekvenser för hållbarhetsfaktorer. På motsvarande sätt beaktar Fondbolaget inom ramen för rådgivningsprocessen huvudsakliga negativa konsekvenser för hållbarhetsfaktorer. Fondbolaget har fastställt due diligence-rutiner för identifiering och prioritering av huvudsakliga negativa konsekvenser för hållbarhetsfaktorer och de indikatorer som används för hållbar utveckling. På Fondbolagets webbplats finns en beskrivning av de huvudsakliga negativa konsekvenserna för hållbar utveckling inom Fondbolagets verksamhet och en redogörelse för planerade och vidtagna åtgärder i relation till dessa negativa konsekvenser. Beskrivningen omfattar också uppgifter om hur Fondbolaget för fondernas räkning påverkar bolagen genom dialog och aktiv ägarstyrning. Närmare uppgifter om hur huvudsakliga negativa konsekvenser för hållbarhetsfaktorer beaktas i relation till varje enskild fond finns i respektive fonds informationsbroschyr.
3.4 Metoder för hållbarhetsarbetet
Fondbolagets arbete med ansvarsfulla investeringar vilar på tre ben; välja bort, välja in och påverka.
Hållbarhet är en integrerad del av investeringsanalys och beslut men i den löpande verksamheten kan tillvägagångssättet skilja sig åt beroende på om det handlar om val av enskilda företag att investera i, val av index eller val av fonder som ska ingå i fondportföljer. Även val av tillgångsslag och förvaltningsinriktning påverkar tillvägagångssättet.
Välja bort
Fondbolaget investerar inte i vissa verksamheter. Fondbolagets ställningstaganden baseras på följande resonemang:
Vissa produkter och tjänster löper stor risk att ha negativa effekter på omvärld, samhället och olika intressenter.
Det är oförenligt med en roll som ansvarsfull investerare, ett långsiktigt investeringsperspektiv och med att investera för en hållbar utveckling och framtid.
Vissa produkter och tjänster innebär förhöjda hållbarhetsrisker i bolagens värdekedjor, här görs bedömningen att riskerna inte är hanterbara.
Fondbolaget har valt bort placeringar i:
företag som är inblandade i tillverkning eller distribution av enligt internationell rätt förbjudna vapen, till exempel klustervapen, personminor, biologiska- och kemiska vapen
företag involverade i produktion eller distribution av kärnvapen
företag vars omsättning till mer än 5 % kommer från utvinning av förbränningskol eller vars omsättning till mer än 30 % kommer från kolkraftsgenerering
företag involverade i cigarettproduktion.
Huvuddelen av Fondbolagets fonder tillämpar även en utökad exkludering vilket betyder att Fondbolaget utesluter företag involverade i produktion eller distribution av:
konventionella vapen och krigsmaterial
alkohol
tobak
cannabis
kommersiell spelverksamhet
pornografi
fossila bränslen inklusive utvinning av oljesand.
Vidare omfattar utökad exkludering även företag som bekräftats agera i strid med internationella normer och konventioner.
Alla bolagsinnehav analyseras regelbundet i syfte att identifiera de bolag som inte uppfyller internationella normer och konventioner för miljö, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor och korruption. Det betyder att alla bolagsinnehav granskas för att identifiera eventuella brott eller kränkningar mot internationella normer utifrån FN-initiativet Global Compacts fyra principiella områden.
I vissa fall kan vi acceptera avvikelser från något av våra exkluderingskrav. Potentiella avvikelser från policyn hanteras inom ramen för Hållbarhetskommittén, se kapitel 3.5. Det kan leda till att icke tillåtna innehav finns kvar i portföljen under en övergångsperiod.
Fondbolaget vill vara med i omställningen till en värld med låga koldioxidutsläpp och ser idag flera investeringsmöjligheter i bolag som ställer om verksamheten från fossil energiproduktion till förnybar. Fondbolaget har därför beslutat att i särskilda fall acceptera avvikelser mot våra exkluderingskrav och acceptera en viss exponering mot fossila bränslen om bolaget uppfyller de krav som uppställts för att klassificeras som ett omställningsbolag.
För mer information, se Handelsbanken Fonders strategier för att Välja bort, vilka finns tillgängliga på Fondbolagets webbplats, www.handelsbankenfonder.se.
Välja in
Fondbolaget strävar efter att välja investeringar som bedriver sin verksamhet i linje med eller bidrar positivt till en hållbar utveckling enligt Agenda 2030 och Parisavtalets mål. Förvaltningen strävar efter att öka investeringarna i lösningar på globala hållbarhetsutmaningar, och därigenom bidra till uppfyllelse av Globala målen samt övergången till en ekonomi med låga koldioxidutsläpp.
Förvaltningen söker aktivt efter att investera i bolag som bedriver sin verksamhet på ett hållbart sätt eller bolag vars produkter och tjänster bidrar till hållbar utveckling.
Förvaltningen söker aktivt efter bolag som bidrar till omställningen till en ekonomi med låga koldioxidutsläpp och som främjar Parisavtalets mål.
På motsvarande sätt söker allokeringsförvaltningen aktivt efter förvaltare och fondprodukter som förvaltar i linje med ovan punkter.
Investeringar kan väljas in utifrån två dimensioner av hållbarhet, dels på grund av bolagets operationella hållbarhetsprestanda, dels som en följd av bolagets produkter och tjänster.
Inom förvaltningen kan bolag som uppfyller kraven för att kvalificera som ett omställningsbolag väljas in. Beslut avseende omställningsbolag hanteras inom ramen för Hållbarhetskommittén, se kapitel 3.5.
För mer information, se Handelsbanken Fonders strategier för att Välja in, vilka finns tillgängliga på Fondbolagets webbplats, www.handelsbankenfonder.se.
Påverka
Som en betydande investerare har Fondbolaget ett ansvar och en möjlighet att påverka bolag att agera ansvarsfullt och bedriva sin verksamhet på ett hållbart sätt samt att verka för att kapitalförvaltningsbranschen utvecklar sitt hållbarhetsarbete. Fondbolaget påverkar genom bolagsdialoger, ägarstyrningsarbete och investerarnätverk. Utgångspunkten för vårt påverkansarbete är Handelsbankens värdegrund, våra åtaganden samt de internationella normer och konventioner Fondbolaget värnar om.
Fondbolaget arbetar proaktivt för att påverka företag att förbättra sitt arbete inom hållbarhet, att följa internationella normer och konventioner eller inom specifika frågeställningar. Genom vårt ägarstyrningsarbete påverkar vi bolagen via deltagande i valberedningar samt röstning på stämmor, läs mer under avsnittet Ägarstyrning.
Påverkansdialoger
Dialog är en viktig metod för att påverka bolag. Detta gäller såväl proaktiva dialoger i syfte att påverka företagen att förbättra sitt hållbarhetsarbete som dialoger med företag där Fondbolaget bedömer att företagen inte lever upp till internationella normer och konventioner eller hanterar sina hållbarhetsrisker på ett adekvat sätt.
Fondbolaget utför påverkansarbete dels i egen regi genom direktkontakt med företag och dels i samarbete med andra investerare. Dialogerna kan klassificeras enligt följande:
Direkta dialoger: Dessa dialoger driver Fondbolaget genom direktkontakt med bolaget.
Dialoger tillsammans med andra investerare: Dessa dialoger sker tillsammans med andra investerare och faciliteras oftast av en extern tjänsteleverantör.
Samarbeten och branschinitiativ: Dessa dialoger fokuserar på bolag inom specifika branscher och specifika hållbarhetsfrågor.
Investerarnätverk: Samarbete med andra investerare med syfte att bidra och verka för att kapitalförvaltningsbranschen utvecklar sitt arbete inom hållbarhet.
Aktieägarmotioner i hållbarhetsfrågor
Påverkansarbete utövas även genom Fondbolagets ägarstyrningsarbete i samband med bolagsstämma i portföljbolagen. Fondbolaget stödjer generellt aktieägarmotioner vilka söker att främja hållbart företagande samt söker större öppenhet i redovisning och rapportering av bolagets klimatpåverkan, arbete med mänskliga och arbetsrättsliga rättigheter med mera.
För mer information, se Handelsbanken Fonders strategier för Påverkan, vilka finns tillgängliga på Fondbolagets webbplats, www.handelsbankenfonder.se.
3.5 Beslutsorganisation för hållbarhetsarbetet
I Fondbolaget är VD för Fondbolaget ansvarig för implementeringen av hållbarhet relaterad till policyer och strategier och ska anta riktlinjer för det närmare hållbarhetsarbetet. Förvaltningsområdescheferna för aktiv respektive passiv förvaltning samt allokeringsförvaltning har ansvar för integreringen av hållbarhetsfrågor, både risker och möjligheter, i investeringsprocessen, analysen och investeringsbesluten i enlighet med policyer och strategier. Arbetet vägleds av Chefen för hållbarhet som har ansvaret för att koordinera arbetet och utveckla policyer och strategier relaterat till hållbarhet.
I Fondbolaget finns en Hållbarhetskommitté där specifika hållbarhetsfrågor bereds och beslutas, beslutsfattare är VD. Syftet med Hållbarhetskommittén är att fatta beslut gällande bedömning av bolag i förhållande till utökade exkluderingskriterier (verksamheter och normbrytare) samt bolag som väljs in enligt särskilda kriterier för omställningsbolag. Hållbarhetskommittén tar även ställning till metodologiutveckling vad gäller analys och bedömning av dessa kriterier.
Fondbolagets riskkontrollfunktion följer dagligen upp att Fondbolagets exkluderingskriterier efterlevs. Eventuella avvikelser återrapporteras till styrelsen och VD inom ramen för riskkontrollfunktionens löpande arbete.
4 Uppföljning, rapportering och kommunikation
Nedan redogörs för hur Fondbolaget följer upp, rapporterar och kommunicerar avseende ägarstyrning och ansvarsfulla investeringar.
4.1 Uppföljning
Uppföljning av hur Fondbolaget agerat inom ägarstyrning och hållbarhet sker med olika periodicitet beroende på område. Dagligen kontrollerar Fondbolagets riskkontrollfunktion att alla fonder följer sina fondbestämmelser och kundlöften avseende exkludering av bolag.
Kvartalsvis sker uppföljning i ett särskilt forum - Riskforum Hållbarhet - av huruvida fonderna enskilt och Fondbolaget som helhet arbetar med de mål som satts upp för hållbarhet.
Ägarstyrningsansvarig följer löpande upp valberedningsarbetet med Fondbolagets utsedda representanter. Det sker i gemensamma möten där riktlinjer och aktuella frågor gås igenom.
Uppföljning av röstning på bolagstämmor görs löpande under säsongen av ägarstyrningsansvarig. All röstning registreras digitalt. Fondbolagets rösträtt ska nyttjas för att bolagen ska leva upp till de principer för bolagsstyrning som anges i Fondbolagets Policy för ägarstyrning och Röstningspolicy. Om röstning skett i strid med Policyn ska särskild motivering dokumenteras.
4.2 Rapportering
Fondbolaget ska årligen, i årsberättelserna för fonderna eller i separat rapport, redogöra för uppföljningen av ägarstyrnings- och hållbarhetsarbetet. Redogörelsen ska innehålla en allmän beskrivning av Fondbolagets röstning i portföljbolagen exempelvis antal bolagsstämmor, geografisk fördelning samt en sammanställning hur Fondbolaget röstat på portföljbolagens stämmor. Redogörelsen ska även ange om det förekommit några viktiga omröstningar under perioden exempelvis där Fondbolaget varit stora ägare eller där en viktig eller kontroversiell fråga varit uppe för beslut på bolagsstämman. Information ska lämnas om i vilka fall Fondbolaget har använt sig av råd eller röstningsrekommendationer från röstningsrådgivare. Ifråga om hållbarhetsarbetet ska redogörelsen innehålla uppgift om de hållbarhetsaspekter som beaktas i förvaltningen av fonden, de metoder som används för hållbarhetsarbetet och det arbete som Fondbolaget bedriver för att påverka de företag som fondens medel placeras i. Redogörelsen för påverkansarbetet ska innehålla information om dialoger som förts med portföljbolagen, hur de har genomförts och, i förekommande fall, vad de resulterat i.
Styrelsen i Fondbolaget ska minst årligen erhålla rapport om ägarstyrnings- och hållbarhetsarbetet samt efterlevnaden av denna policy.
4.3 Kommunikation
En viktig del av Fondbolagets aktieägarengagemang är att bolagets inställning i frågor rörande ägarstyrning och ansvarfulla investeringar kommuniceras till olika intressenter. Denna policy för aktieägarengagemang, som uttrycker Fondbolagets uppfattningar i frågor av principiell art, ska offentliggöras och hållas tillgänglig på Fondbolagets webbplats. Den ska kunna användas för kommunikation med investerare.
En sammanfattande årsrapport ska skapas som beskriver hur Fondbolaget övergripande agerat i sin ägarstyrning under året.
Röstning på bolagstämmor ska redovisas årligen, i efterhand, på Fondbolagets webbplats.
En del av Fondbolagets arbete med ansvarsfulla investeringar kommuniceras också via Handelsbankens årliga hållbarhetsrapport.