BFNAR 2004:2 Bokföringsskyldighetens upphörande i enskild näringsverksamhet

När gäller det allmänna rådet (punkt 1)

Det allmänna rådet gäller för de fall när en enskild näringsidkare avslutar sin näringsverksamhet genom att lägga ner verksamheten. Det behandlar inte de fall då verksamheten ombildas, försäljs eller verksamheten på något annat sätt fortsätter i annan form.

När upphör bokföringsskyldigheten (punkt 2)

För en enskild näringsidkare inträder bokföringsskyldigheten när näringsidkaren faktiskt börjar sina förbindelser med omvärlden, träffar avtal m.m. i och för rörelsen (prop. 1998/99:130 s. 387).

Enligt BFNs mening upphör skyldigheten att löpande bokföra när den fysiska personen inte längre bedriver näringsverksamhet. I princip kan man säga att näringsverksamhet inte längre bedrivs när personen faktiskt har slutat med den aktivitet som utgjorde näringsverksamhet. Ibland kan det vara svårt att avgöra om en person faktiskt har slutat bedriva verksamhet. Verksamheten kan t.ex. inte anses vara avslutad för att näringsidkaren har tagit semester eller är föräldraledig. I en säsongsbetonad verksamhet eller i en verksamhet som är starkt konjunkturberoende kanske det inte sker några transaktioner under en tid, under lågsäsong eller en konjunkturnedgång, utan att verksamheten därför kan anses ha upphört. Om personen inte längre bedriver någon verksamhet och inte heller har några konkreta planer på att fortsätta, så bör den dock anses vara avslutad. Under förutsättning att avsikten är att tillgångarna skall säljas eller överföras till utomstående pågår näringsverksamheten vidare under den tid näringsidkaren aktivt arbetar med att avveckla verksamheten om tidsperioden är rimlig med hänsyn till verksamhetens art och omfattning.

Vad nu sagts innebär motsatsvis att andra omständigheter än att faktisk näringsverksamhet pågår inte i sig leder till bokföringsskyldighet. Varken registrering av näringsverksamheten, innehav av de tillgångar som använts i näringsverksamheten (i andra fall än då innehavet i sig konstituerar näringsverksamhet) eller att det återstår att redovisa vissa poster till beskattning i inkomstslaget näringsverksamhet, t.ex. skogskonto, leder alltså till att näringsverksamhet i bokföringslagens mening skall anses bedriven. En annan sak är att åtminstone vissa av dessa omständigheter kan tala för att det finns eller inte finns en avsikt att fortsätta att bedriva näringsverksamhet.

Bokföring av det sista uttaget (punkt 3)

Den sista affärshändelsen i en enskild näringsverksamhet som inte skall drivas vidare på något annat sätt är att tillgångar och skulder överförs från näringsverksamheten till privatpersonen. Detta uttag skall bokföras. Uttaget skall verifieras med en bokslutsorder i vilken det anges både vilka tillgångar och skulder som tagits ut och vilket värde de har.

Den dag som näringsverksamheten har avslutats börjar fristen löpa för bokföring av den överföring av tillgångar och skulder från näringsverksamheten till privatpersonen som genomförts i och med att näringsverksamheten upphört. När bokföring skall ske följer av allmänna bestämmelser om bokföringstidpunkt och beror på om uttaget avser kontanta medel eller enbart andra tillgångar och skulder.

Uttagen skall redovisas som uttag under pågående verksamhet, dvs. på samma sätt och till samma belopp som en försäljning till utomstående.

Det sista räkenskapsåret (punkt 4)

De näringsidkare som är skyldiga att upprätta årsbokslut eller årsredovisning skall avsluta räkenskaperna på detta sätt även när verksamheten upphör. Detta gäller oavsett när under kalenderåret verksamheten har upphört.

Möjligheterna att förlänga eller förkorta räkenskapsåret är något som näringsidkaren disponerar över såtillvida att det när verksamheten inleds kan finnas utrymme för att antingen förlänga eller förkorta. När verksamheten avslutas kan räkenskapsåret förkortas. Däremot finns det ingen frivillighet när det gäller att fastställa räkenskapsårets första och sista dag. Det är den dag då verksamheten inleds respektive den dag då den avslutas. Eftersom det i vissa fall kan vara svårt att fastställa vilken dag som är verksamhetens sista får det sista räkenskapsåret utsträckas till den 31 december, om det inte går att bestämma vilken dag som verksamheten avslutades.

Årsbokslut och årsredovisning (punkt 5)

För de näringsidkare som är skyldiga att göra årsbokslut gäller också att årsbokslutet skall vara upprättat senast sex månader efter räkenskapsårets sista dag som bestämts genom att verksamheten avslutats. För de näringsidkare som avslutar räkenskaperna genom att göra årsredovisning gäller de bestämmelser om offentliggörande som anges för olika företagsformer i 8 kap. 3 § årsredovisningslagen (1995:1554).

I sista årsbokslutet eller årsredovisningen för näringsverksamheten kommer resultaträkningen att återspegla resultatet för det sista förkortade räkenskapsåret inklusive resultateffekterna av ”det sista uttaget”. Balansräkningen kommer att visa förmögenhetsställningen efter uttaget. Eftersom tillgångar och skulder förts över till privatpersonen kommer balansräkningen att visa att det inte längre finns några tillgångar eller skulder i näringsverksamheten.

Arkivering (punkt 6)

Av 7 kap. 2 § BFL följer att det finns en skyldighet för den fysiska personen som bedrivit näringsverksamhet att arkivera räkenskapsinformation och att bevara sådan maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen till och med utgången av det sjunde året räknat från det kalenderår under vilket det sista räkenskapsåret avslutades.