De nya EU-reglerna om fakturering har antagits

Förslaget om nya och moderniserade EU-regler för fakturering har nu antagits – efter vissa förändringar. Det är ett ganska långtgående förslag, som bl.a. öppnar för möjligheterna att använda elektronisk fakturering. De nya reglerna presenteras här av Bo Forvass, som är verksam vid Europeiska kommissionens skattedirektorat i Bryssel.

Europeiska kommissionen föreslog i ett direktiv KOM(2000)6501 att reglerna om fakturering förenklas och moderniseras, främst för att möjliggöra en anpassning till den nya teknologin med elektronisk fakturering för att ge europeiska företag större konkurrenskraft och underlätta en utveckling av elektronisk handel i stor skala. Förslaget, som redovisades i Balans nr 12/2000, har förhandlats i Rådet och antogs av finansministrarna i december 2001.

Även om det ursprungliga förslaget ändrats i vissa avseenden har den grundläggande målsättningen att få till stånd harmoniserade fakturor, som ger möjlighet till elektronisk fakturering och lagring, uppfyllts. Nu öppnar direktivet för användning inom hela gemenskapsområdet, dvs. de 15 medlemsländerna, och nya medlemmar kommer att få anpassa sig till de nya reglerna.

Bakgrund

Det förslag som kommissionen lade fram för cirka ett år sedan var mycket långtgående och innebar att de flesta länder i flera avseenden måste förändra sin lagstiftning avseende fakturering och lagring av fakturor.

Förslaget, som ursprungligen initierats genom en rad klagomål från näringslivet, fick ett mycket positivt mottagande av både medlemsländerna och Europaparlamentet2, samt den Ekonomiska och sociala kommittén3 som också yttrat sig. Förhandlingarna kunde slutföras under det belgiska ordförandeskapet tack vare att det svenska ordförandeskapet prioriterade frågan och banade väg för ett snabbt förhandlingsresultat. Mindre än ett år av reella förhandlingar är en mycket kort tid för ett skattedirektiv där full enighet måste uppnås på alla punkter innan det kan antas.

Regelverket innehåller fyra delar: Allmänna regler om skyldigheten att utfärda faktura, Fakturans innehåll, Användning av elektroniska fakturor samt Bevarande av fakturor. Följande genomgång är inte fullständig utan tar mer sikte på att beskriva huvuddragen i direktivet såsom det slutligen utformats.

Skyldigheten att utfärda en faktura

Det är den skattskyldige personen som har skyldigheten att utfärda en faktura, vilken kan utställas av honom själv, hans kund (selfbilling) eller en tredje person (outsourcing). Skyldigheten att utfärda faktura gentemot privatperson är inte reglerad i denna lagstiftning utan den gäller förhållandena mellan skattskyldiga personer. Det finns dock ett undantag där reglerna gäller alla fakturor oavsett mottagare och det gäller fakturor avseende nya transportmedel och distansförsäljning4.

När det gäller selfbilling krävs att affärsparterna i förväg träffat avtal, som ska innehålla en mekanism för godkännande av varje faktura (exempelvis att fakturan anses godkänd om inte erinringar rests inom viss tid). Här har den medlemsstat där leverans äger rum fått rätt att bestämma villkoren för både avtalen och det godkännandeförfarande som avses etableras mellan den skattskyldige och kunden, samt att fakturan skall utställas i den skattskyldiges namn och för hans räkning.

Både för selfbilling och outsourcing kan ytterligare krav föreskrivas i de fall kunden eller tredje person är etablerad utanför gemenskapen och där det inte finns ett godtagbart avtal om administrativt samarbete mellan de berörda länderna, som motsvarar det samarbetsavtal som finns mellan medlemsländerna i genomskapen. Ytterst få sådana avtal finns för närvarande.

Skyldigheten att utfärda faktura gäller för varor eller tjänster som levererats eller tillhandahållits annan skattskyldig person eller icke skattskyldig juridisk person. Den gäller också för förskottsbetalningar.

Medlemsstaterna har getts rätt att för nationella transaktioner utöka skyldigheten att omfatta vissa andra varor och tjänster samt att för dessa införa mindre krav. Vissa medlemsstater har idag sådana nationella regler och ville behålla dem. Det finns också regler för befrielse från skyldigheten att utfärda faktura i situationer där varor eller tjänster är skattefria.

Förutom ursprungsfakturan definieras som faktura varje dokument eller meddelande som hänvisar till den ursprungliga fakturan. Samlingsfakturor tillåts, men medlemslandet har rätt att fastställa villkoren.

Fakturans innehåll

Fakturan innehåller nu dels obligatoriska uppgifter och dels uppgifter i specifika situationer. Tidigare hade man inget harmoniserat system utan 15 olika regelverk som ställde krav på olika innehåll i en faktura. Genom att uppfylla det nya kravet på innehåll blir fakturan gångbar och automatiskt accepterad i alla EU-länder. Det enda område där medlemsländerna kan skilja sig åt med avseende på dessa uppgifter gäller registreringsnumret (se fotnot 5).

Följande uppgifter är obligatoriska:

• leveransdatum

• ett löpnummer, som identifierar fakturan (kan vara baserat på en eller flera serier)

• registreringsnummer för mervärdesskatt5

• namn och adress för den skattskyldige och hans kund

• mängden och arten på levererade varor eller omfattningen och arten av tillhandahållna tjänster

• leveransdag eller dag för a conto betalning, om dagen är fastställd och skiljer sig från dagen för utställandet av fakturan

• beskattningsunderlaget för varje skattesats, enhetspriset före skatt och rabatter som inte är inkluderade i enhetspriset

• tillämpad mervärdesskattesats

• skatt att betala

Specifika uppgifter

• hänvisning till tillämplig bestämmelse i fall där skattebefrielse föreligger

• vid leverans av nya transportmedel, de uppgifter som anges i 28a.2 sjätte momsdirektivet

• vid tillämpning av vinstmarginalsystemet, hänvisning till artikel 26 eller 26a eller motsvarande nationella bestämmelser eller annan information om att vinstmarginal-systemet tillämpas.

• Om den skattskyldige är ett skatteombud enligt artikel 21.2, dennes registreringsnummer för mervärdesskatt samt dennes namn och adress

Andra regler för innehållet

Medlemsstaterna kan inte längre föreskriva att en faktura skall undertecknas. Beloppen i fakturorna får uttryckas i vilken valuta som helst, dock måste skatt att betala anges i nationell valuta i den medlemsstat där leveransen skett. En medlemsstat kan inte kräva att inkommande fakturor generellt översätts till det egna språket, utan enbart om det är nödvändigt för kontrolländamål.

Det finns också en möjlighet för medlemsstaterna att göra undantag från villkoren avseende fakturans innehåll. Det gäller bl.a. för fakturor på mindre belopp eller då praxis inom den berörda verksamhetssektorn, administrativ praxis eller där de tekniska förutsättningarna för utställandet av fakturor gör det svårt att iaktta alla skyldigheter.

Dock måste en faktura alltid innehålla vissa basuppgifter (utställandedatum, registreringsnummer, arten av vara eller tjänst, den skatt som skall erläggas eller uppgift som gör det möjligt att beräkna den).

Alla sådana undantag måste först bli föremål för samråd i Momskommittén6, vilket ger möjlighet för medlemsländerna att bättre samordna de undantag som kan bli nödvändiga.

Användning av elektronisk fakturering

Fakturor får skickas både i pappersform eller om mottagaren godkänner det, på elektronisk väg. För användning av elektroniska fakturor krävs dock att äktheten och orubbligheten garanteras, vilken skall baseras på en avancerad signatur enligt EUs direktiv om elektroniska signaturer7. Vilken typ av avancerad elektronisk signatur som ska användas har varit föremål för mycket diskussion i Rådet och den slutliga överenskommelsen innebär att medlemsstaterna kan kräva att den baseras på ett kvalificerat certifikat enligt nämnda direktiv, men det är inte obligatoriskt att välja denna nivå, som är den högsta som en medlemsstat kan kräva i form av säkerhet. Om ett land kräver den högre nivån måste den dock användas vid elektronisk fakturering gentemot detta land, vilket kan skapa vissa harmoniseringsproblem. Om kraven på äkthet och orubblighet är uppfyllda kan elektronisk fakturering fritt användas och det får inte förekomma några tillstånds- eller meddelandeförfaranden.

Det blir också tillåtet att använda EDI8 under förutsättning att avtalet mellan parterna föreskriver förfaranden som säkerställer uppgifternas äkthet och innehållets orubblighet. Inte heller här får tillstånds- eller meddelandeförfaranden införas, utan EDI kan användas så snart nämnda krav är uppfyllt. För EDI kan dock en medlemsstat kräva ett parallellt samlingsdokument i pappersform, vilket även nu tillämpas i någon medlemsstat.

En tredje möjlighet är att en skattskyldig kan få använda ett annat elektroniskt system, med då krävs att medlemsstaten accepterar detta. Detta kan ske direkt i lagtext och behöver inte medföra något särskilt ansökningsförfarande för varje enskilt fall. Medlemsstaten kan således acceptera att andra system tillämpas inom sitt egna territorium, men om den skattskyldige ska kunna använda ett sådant system i transaktioner involverande andra medlemsstater måste dessa också acceptera förfarandet. Här tar direktivet höjd för att teknikutvecklingen kan medföra att andra system som uppfyller kraven måste tillåtas, i varje fall på nationell basis.

För att följa utvecklingen av elektronisk fakturering ska kommissionen senast 31 december 2008 lägga fram en rapport eventuellt med förslag om ändring av villkoren för elektronisk fakturering.

Som en övergångsregel gäller att till och med 31 december 2005 får en medlemsstat kräva att en förhandsanmälan görs av den skattskyldige som vill tillämpa elektronisk fakturering, vilket dock inte är fråga om någon tillståndsgivning eller liknande som inskränker rätten att använda elektronisk fakturering.

Elektronisk fakturering kan också tillåtas med tredje land, men där kan medlemsstaterna fastställa särskilda krav om det inte finns ett avtal mellan berörda länder som säkerställer administrativt samarbete, som motsvarar det samarbetsavtal som finns mellan medlemsländerna i gemenskapen.

Det är också tillåtet att sända elektroniska fakturor i ”batch” om de gemensamma uppgifterna är åtkomliga för varje faktura.

Bevarande av fakturor

Varje skattskyldig person måste tillse att kopior på fakturor lagras. Det gäller inte bara de utgående fakturor som han själv ställt ut och fakturor utställda genom selfbilling och outsourcing, utan även inkommande fakturor måste också lagras.

När det gäller lagringsplats får den skattskyldige bestämma denna var som helst, dock under förutsättning att de arkiverade fakturorna utan dröjsmål kan ställas till myndigheternas förfogande. Detta krav medför att flexibiliteten avseende lagringsplats när det gäller pappersfakturor är begränsad och dessutom har medlemsländerna fått rätt att föreskriva att lagringen av pappersfakturor ska ske i det egna landet. Möjligheten att lagra i andra medlemsländer är därför större vad avser elektroniska fakturor. En särskild rätt till åtkomst har inskrivits (i artikel 22a) för myndigheten i det land där den skattskyldige är etablerad, som ger den rätt till åtkomst på elektronisk väg, nedladdning och användning av sådana fakturor för kontrolländamål, dock med beaktande av den egna nationella lagstiftningen.

Främst när det gäller bestämmandet av lagringsplats kan problem uppkomma i förhållande till annan lagstiftning. Detta direktiv baseras på artikel 93 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, vilket innebär att det är ett direktiv avseende harmonisering av i detta fall mervärdesskatt och som sådant kan det bara reglera faktureringsreglerna med avseende på mervärdesskatt. Dock torde det i enlighet med Fördraget, särskilt artikel 43 och 49 (Amsterdamfördraget), vara begränsad möjlighet att i annan lagstiftning föreskriva regler som inskränker möjligheterna i detta direktiv eller som påfordrar andra betungande parallellsystem.

För det fall lagring sker utanför landet kan medlemsstaterna begära att den skattskyldige meddelar lagringsplatsen. Elektroniska fakturors äkthet och orubblighet liksom läsbarhet måste säkerställas under hela lagringsperioden.

När det gäller i får medlemsstaterna fastställa denna när det gäller fakturor som avser egna territoriet. En förteckning över medlemsländernas lagringsperioder avses upprättas och offentliggöras. De kan också föreskriva att de ska lagras i den form som de ursprungligen översändes, liksom att den elektroniska signaturen skall lagras. När det gäller lagring i tredje land kan medlemsländerna ställa upp särskilda krav om det inte finns ett tillfredsställande avtal om administrativt samarbete mellan berörda medlemsländer.

Ikraftträdande

Medlemsländerna måste senast införa de nya reglerna 1 januari 2004. Denna tidshorisont kan tyckas lång, men såväl medlemsländerna som näringslivet har begärt en längre implementeringsperiod. Medlemsländerna behöver tid för erforderliga lagändringar, som kan beröra både skattelagstiftning och bokföringslagstiftning, samt att förändra sina kontrollmetoder, medan företagen främst behöver förändra i sina mjukvarusystem.

Bo Forvass är Principal Administrator vid Europeiska kommissionens skattedirektorat i Bryssel. Han medverkade senast i Balans nr 12/2000.