1 Inledning
År 2000-problematiken är en väsentlig och aktuell fråga för många företag. Syftet med detta uttalande är att utgöra en vägledning för revisorerna i deras lagstadgade granskning av aktiebolag. Uttalandet är i tillämpliga delar relevant även vid revision av andra associationer än aktiebolag.
2 Bakgrund
2.1 Problemet
År 2000-problemet härrör till stor del från den tid då hålkort användes vid databehandling varvid sekelskiftessiffror utelämnades i datum av utrymmes- och stanstidsskäl. Främst av tradition har man med få undantag fortsatt att ange datum i förkortad form i filer och databaser ända in på 1990-talet. Till saken hör att systemens livslängd underskattats. Även hårdvaruanknutna problem finns, relaterade till i utrustning inbyggda mikroprocessorer med funktionalitet knuten till datumlogik.
När årtalet lagras med två siffror kommer exempelvis år 1999 att representeras av 99 och år 2000 av 00. År 2000 uppfattas då som mindre än år 1999. Jämförelser av datum i system inklusive beräkning av tidsskillnader blir felaktiga liksom sorteringar.
Tilläggas kan att år 2000 är ett skottår till följd av en specialregel, vilket flera system som normalt klarar skottår inte kommer att förutse.
2.2 Risker
Digniteten av riskerna och kostnaderna för åtgärder varierar högst avsevärt mellan olika företag. En systematisk kartläggning av riskerna bör därför göras utifrån den enskilda organisationens förutsättningar i syfte att söka fastställa exponeringen.
Allmänt sett kan noteras att konsekvenserna, för det fall åtgärder inte vidtas eller är otillräckliga, kan variera mellan allt från liten effekt till att företagets existens äventyras. Exempel på väsentliga effekter som kan uppstå:
Störningar eller stopp i produktion, in- och utleveranser.
Felaktiga pensions- och ränteberäkningar.
Felaktig lagervärdering, värdenedgång på anläggningstillgångar.
Störningar i redovisningsrelaterade system.
Driftstörningar i system hos utomstående till vilka ett beroendeförhållande föreligger liksom i samband med elektroniskt informationsutbyte.
Oriktiga beslutsunderlag.
Problem i den tekniska infrastrukturen, bl.a. datorer, nätverk, numeriskt styrda maskiner, robotar och annan produktionsutrustning, styr- och reglerteknik, hissar, larm, passersystem, telefonväxlar, navigeringsutrustning.
Funktionsstörningar i sålda produkter, tillkommande kostnader till följd av produktansvar.
Direkt eller indirekt hälsovådliga effekter exempelvis vid störningar i medicinsk-teknisk utrustning, fel i produkter eller teknisk infrastruktur.
3 Ansvarsfördelning
Det finns en risk att ett förväntningsgap föreligger beträffande revisorns roll avseende år 2000-frågan. I tillämpliga fall kan det därför vara ändamålsenligt att upplysa om ansvarsfördelningen:
Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter inklusive att organisation och medelsförvaltning även innefattar en tillfredsställande kontroll. VD svarar för den löpande förvaltningen. Företagets ledning (styrelse och VD) har således relaterat till år 2000-problematiken:
att undersöka bolagets risker relaterade till sekelskiftesfrågan,
att prioritera och vidta lämpliga åtgärder för att hantera föreliggande risksituation,
att följa upp beslutade åtgärder och kontrollera att de fått avsedd effekt.
Revisorn skall i den omfattning god revisionssed bjuder granska bolagets årsredovisning jämte räkenskaperna samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Detta innebär:
att granskningen skall planeras och genomföras så att revisorn i rimlig grad försäkrar sig om att årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel,
att redovisningsprinciperna prövas samt den samlade informationen i årsredovisningen bedöms,
att väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i bolaget granskas för att kunna bedöma om någon styrelseledamot eller verkställande direktören är ersättningsskyldig mot bolaget eller på annat sätt har handlat i strid mot aktiebolagslagen, årsredovisningslagen eller bolagsordningen.
Relaterat till år 2000-frågan skall således revisorn granska och bedöma de förvaltningsåtgärder företagsledningen vidtagit, dvs. analys, åtgärder och uppföljning. Vidare skall räkenskaper och av styrelse och VD avgiven årsredovisning kontrolleras. Se även avsnitt 4 och 5.
4 Information i årsredovisningen
Som framgår av avsnitt 2.2 berör riskerna, för det fall inte tillräckliga åtgärder vidtas, ett stort område och som i flera avseenden ligger utanför revisorns arbetsfält.
Vad gäller fel som kan påverka redovisning och finansiell rapportering, kan inledningsvis noteras att dylika kan uppstå långt före sekelskiftet. Felen kan exempelvis härröra från bolagets eller dess affärspartners system som inte är år 2000-anpassade eller från fel relaterade till år 2000-åtgärder, dvs. nyinstallerade system eller system som undergått anpassningsarbete. Vidare kan det uppstå situationer med risk för oegentligheter, exempelvis vid väsentliga driftstörningar eller i samband med stora systemomställningar.
Vad gäller information i årsredovisningen har styrelse och VD att försäkra sig om en korrekt behandling av bl.a. följande frågeställningar:
Område | Exempel |
|---|---|
1. Behov av upplysningar i förvaltningsberättelse och/eller notapparat | Upplysningar som erfordras enligt lag, exempelvis förhållanden som är väsentliga för bedömning av företagets ställning eller resultat, information kring väsentliga händelser efter balansdagen. Frivillig information om företagets behandling av år 2000-problematiken, affärsaspekter. Information för det fall bolaget inte längre uppfyller kriterierna för ”going concern” |
2. Behandling av år 2000-relaterade utgifter | Periodisering av kostnader, beslut om aktivering av utgifter för hårdvara, nya större system. Behandling som jämförelsestörande poster. Krav på tilläggsinformation. |
3. Värdering av varulager, materiella och immateriella anläggningstillgångar. | Värdering av reservdelslager,pågående arbete, aktiverade system och tekniska anläggningar/produktionsutrustning, goodwill. |
4. Avsättningar och andra skulder, ansvarsförbindelser | Åtaganden mot utomstående, bl.a garantier, produktansvar. |
5 Planering och genomförande av revisionen
År 2000-problematiken förändrar inte principerna för revisionens bedrivande. Hänvisning görs således till FARs revisionsrekommendation Revisionsprocessen som grundläggande beskrivning kring krav utifrån god revisionssed. I sammanhanget kan dock följande noteras:
Revisorn bör väga in risken för väsentliga fel i räkenskaper och årsredovisning relaterat till år 2000-problematiken vid planering av revisionen, se även avsnitt 4 ovan.
I förvaltningsrevisionen bör revisorn utvärdera bolagets egen analys och åtgärdsplan och härvid beakta bolagets beroende av informationsteknologi (IT) och år 2000-frågans vikt för organisationen, allt i syfte att bedöma rimligheten i av ledningen vidtagna åtgärder.
Specialistresurser kan i vissa fall behöva anlitas inom eller utom revisionsbyrån för att bidra med underlag för revisorns bedömning.
I det fall en koncern föreligger kan det vara aktuellt att ge ut särskilda instruktioner till dotterbolagsrevisorerna.
Lämnar styrelse och VD information kring år 2000-frågan i årsredovisningen ingår i sedvanlig ordning för revisorn att bedöma informationen. Lämnas uppgifter utanför den formella årsredovisningsdelen (i en tryckt årsredovisning) begränsas revisorns arbete till att rimlighetsbedöma uppgifterna och pröva dem utifrån sin kännedom om företaget.
6 Rapportering
Vad gäller rapportering till företagsledningen beträffande brister i analys, förberedelser etc., erinran enligt aktiebolagslagen 10:11 samt revisionsberättelsen, hänvisas till avsnitt 2.5 Rapportering i FARs revisionsrekommendation Revisionsprocessen.
Beträffande revisorns uttalande om styrelsens och VD:s förvaltning kan noteras att eventuellt avstyrkande av ansvarsfrihet normalt sett aktualiseras i revisionsberättelse som avser den räkenskapsperiod i vilken skada konstateras. Om förvaltningsåtgärderna och/eller försummelsen som lett till skadan även omfattar tid före aktuell räkenskapsperiod bör detta anges i revisionsberättelsen. Se även avsnitt 2.4 Granskning av förvaltningen i ovan nämnda rekommendation.
Uttalandet- som togs i december 1997 – kommenteras på de följande sidorna av auktor revisor Anders Malmeby , ledamot av FARs revisionskommitté.