FARs databehandlingskommitté vill öka kunskaperna och bredda ADB-användningen. Kommitténs ordförande, Lars Dykert, har frågats ut av Bodil Sjöö-Mårtenson.
Som ordförande i databehandlingskommittén är Du ganska ny men Du har varit aktiv i kommittén länge.
LD: Jag tillträdde som ordförande i början av 1981 men har tillhört kommittén sedan 1976 då jag kom in som expert från ADB-konsult-sidan. Vi har även nu specialister knutna till kommittén eftersom det område vi bevakar kräver viss specialinriktning.
Vilka specialkunskaper är det man lägger störst vikt vid då man väljer kommittéledamöter?
LD: Om vi förutsätter ett brett revisionskunnande så skall detta kompletteras med ett utpräglat ADB-intresse. Vi skall ju bevaka ADB-området från revisorns utgångspunkter. Många revisionsbyråer har idag knutit till sig revisorer med speciell ADB-kompetens och vi tycker att de bör vara lämpliga som kommittéledamöter.
Kommittéledamöterna representerar inte bara ADB-kunnande. De väljs också p g a andra kriterier.
LD: Kommittén skall bestå av 6–9 ledamöter som skall representera olika geografiska områden och byråstorlekar. Det senare inte minst viktigt eftersom man annars kan få det felaktiga intrycket att ADB-kunnande är förbehållet vissa byråer.
Ledamöterna skall helst också representera olika kompetensområden inom ADB som exempelvis systemutveckling och datorstödd revision.
Kommitténs mål kan formuleras på olika sätt. Vad anser Du mest angeläget att uppnå inom de närmaste åren?
LD:Det finns många arbetsområden där datorn kan vara revisorn till stor hjälp. En förutsättning för att kunna utnyttja datorn är att alla får ADB-utbildning och att kunnandet därmed ökar i hela kåren.
Revisorskåren måste på allvar bli hemmastadd med ADB-tekniken. Detta är en förutsättning för att i fortsättningen kunna utföra effektiv revision i både stora och små företag.
Andra yrkesgrupper, t ex ADB-konsulter, konkurrerar med revisorerna om att vara rådgivare i interna kontroll- och säkerhetsfrågor. Denna roll borde vara självklar för revisorer och egentligen är den svårare för sådana specialister som inte har vår breda revisionserfarenhet.
Vilken ADB-utbildning är den ideala för revisorn?
LD:Vi måste ha en bred utbildning som berör hela yrkeskåren och ökar det allmänna kunnandet. Ambitionen är att integrera utbildningen i ADB i grund- och vidareutbildning på ett naturligt sätt. I både påbyggnadskurs i revision och högre revisionskursen ingår avsnitt, som behandlar ADB-inriktad revision. Dessutom har FAR idag två specialkurser som är bra: Intern kontroll och revision i minidatormiljö samt ”Känna på datorn” som är mikrodatorinriktad.
Kan Du ge exempel på hur dessa förbättrade kunskaper kommer till praktisk nytta?
LD: Vi uppnår ett nytt grundläggande synsätt på kontroller. I sin tur medför detta ett integrerat granskningssätt vad gäller applikationssystem, t ex kundreskontra. Reskontran skall granskas både vad avser manuella, s k användarkontroller och programmerade kontroller. Den förbättrade tekniken i granskningen som vi uppnått under 70-talet och som vidareutvecklas nu under 80-talet innebär att granskningen är målinriktad. Som kontrollmål brukar man nämna fullständighet, riktighet, behörighet (attest), verifieringskedja (möjligheten att följa en transaktion hela vägen).
Många säger att dessa mål är alltför teoretiska. Men de måste relateras till operativa mål i verksamheten. Ändamålsenligheten i en viss rutin måste beaktas. Alla varor som levereras skall bli fakturerade, all fakturering skall in i kundreskontran och bokföras, bevakning skall ske av att alla fakturor betalas o s v.
Utbildningen är ett stort arbetsområde för databehandlingskommittén, men kommittén har tagit på sig många andra uppgifter också.
LD: Databehandlingskommittén har under 1981 fått en ny arbetsordning ur vilken jag vill citera ett kort stycke:
”Databehandlingskommittén skall behandla frågor rörande ADB med anknytning till arbetsuppgifter inom revisorskårens kompetensområde.”
Vi har alltså ett brett arbetsområde. Kommitténs uppgifter var tidigare mer begränsade och inriktades främst på redovisningssystemen. Nu är det i första hand tre områden som vi vill bevaka eftersom vi anser att de kräver kompetens hos revisorn.
revisorerna skall ha kompetens att granska intern kontroll i verksamhet och system där ADB-teknik används
revisorerna skall själva använda ADB-tekniken i sin revisionsverksamhet
revisorerna skall kunna uppträda som rådgivare gentemot sina klienter inom vissa områden av ADB-verksamheten.
Vad sker inom de närmaste åren avseende dessa tre områden?
LD: Område ett – kompetensen att granska – är idag ganska väl tillgodosett genom den omfattande utbildningsverksamhet som bedrivs. Metodiken är välkänd och den får ökad spridning bland revisorerna.
När det gäller revisorernas eget utnyttjande av ADB-tekniken så återstår mycket att göra. Det är svårt att få bra genomslagskraft här. Anledningen är att man på sina håll inte har kunnande om användningsområdena och känner viss tveksamhet inför utvecklingen. Tekniken finns att tillgå. Datarevisionssystem och rapportgeneratorer finns, dels som kommersiella produkter på marknaden, dels utvecklade av olika revisionsbyråer. De kan användas vid både stor- och smådatorinstallationer. Det är hög tid att revisorerna nu begagnar sig av de moderna hjälpmedel som står till förfogande. En revisors tid är alltför dyrbar för att han skall sitta och göra omfattande analyser och beräkningar för hand. Nyckeltalsanalyser är exempel på ett område där onödigt manuellt räknearbete utförs.
Område tre – konsultrollen – kräver god utbildning. Genom att revisorerna blir bättre skickade att utnyttja ADB-tekniken så blir de bättre rådgivare t ex vid utformning av kontroller i användarsystem och metoder inom systemutvecklingen. Resultatet blir en effektiv och välkontrollerad utveckling av nya system.
Vilka medel vill databehandlingskommittén utnyttja för att öka kunskaperna och bredda ADB-användningen?
LD: Det är främst längs fyra vägar som vi vill gå fram:
metodutveckling
utbildning inom hela revisorskåren
information om kontroller i ADB-verksamheten hos klienter
externa kontakter med organisationer inom dataområdet.
Hur effektivt man än når ut via dessa vägar så kommer det ändå att finnas ett utrymme kvar för specialistkompetens inom revisionsområdet.
Vilka spår följer den ADB-tekniska utvecklingen?
LD: Jag ser två huvudlinjer som går nästan parallellt.
Den ena linjen går mot komplexa och sofistikerade centrala terminal- och databasorienterade system. Detta medför en ökad specialisering inom ADB-området. Vi får nya yrken såsom databasexperter, datakommunikationsexperter etc. De system som de stora företagen utnyttjar tenderar dessutom att gå över till s k distribuerad databehandling, d v s utfördelning av datorkraft och lagring av data för geografisk spridning till dotterbolag och filialer.
Denna utveckling medför både tekniska problem och redovisningstekniska problem. Avstämningen måste lösas vad gäller de centrala registren mot de distribuerade registren. I denna komplexa miljö krävs tillgång till specialister inom revisorskåren för att revisionsarbetet skall kunna bedrivas effektivt.
Vad medför då den ökade användningen av mikro- och minidatorer?
LD: Ja, detta är nästa huvudlinje. Den decentraliserade databehandlingen kännetecknas av att små spridda öar av databehandling uppstår. Till sin hjälp har man smådatorer (mikro- eller minidatorer). Inom detta område är det väsentligt att revisorskåren totalt skaffar sig tillräckligt kunnande för att kunna granska systemen och för att själva kunna använda smådatorerna i revisionsarbetet.
Den tidigare nämnda kursen ”Känna på datorn” som erbjuds via FAR har utarbetats för att revisorerna skall få tillfälle att praktiskt arbeta med en mikrodator.
I takt med att allt fler administrativa rutiner datoriseras kan man fråga sig om det är riktigt att ha en speciell kommitté med uppgift att bevaka automationen. Kommittén själv förordar ju ett integrerat synsätt.
LD: Jag tror att det behövs en databehandlingskommitté som specifikt bevakar ADB-området på metod- och tekniknivå. ADB-tekniken har en expansiv utveckling i samhället idag. Detta medför bl a att FAR som organisation måste bevaka utvecklingen. Vi kan vänta oss en samhällsdebatt under de närmaste åren om ADB-tekniken. FAR måste se till att kåren av revisorer har tillräckligt kunnande.
Databehandlingskommittén samarbetar med olika kommittéer inom FAR. Det hittills intensivaste samarbetet har vi haft med utbildningskommittén. Det är emellertid troligt att vi kommer att få ett utökat samarbete med revisionskommittén. Databehandlingskommittén är redan idag remissorgan när det gäller rekommendationer som berör ADB-området.
Kommer databehandlingskommittén att ta fram speciella rekommendationer rörande utnyttjandet av ADB?
LD: Det är inte uteslutet att vi i Sverige skulle behöva speciella revisions- och redovisningsrekommendationer som berör ADB. Redan i början av 70-talet översatte vi två skrifter som tagits fram av det engelska revisorsinstitutet. De fick titlarna ”Synpunkter på intern kontroll i datorbaserade redovisningssystem” och ”Synpunkter på revision av datorbaserade redovisningssystem”.
De grundprinciper som uttrycks för intern kontroll och revision i datorbaserade redovisningssystem håller fortfarande. Däremot har den ADB-tekniska utvecklingen av revisionsmetoderna gjort att tiden är mogen för att utarbeta nya anvisningar. Om dessa skall få formen av rekommendation är en fråga som bör bedömas i samråd med revisionskommittén.
De frågeformulär som togs fram senare under 70-talet är emellertid fortfarande aktuella. De avser intern kontroll inom administration och systemutveckling samt inom redovisningssystemen. De är utformade enligt ett analytiskt tillvägagångssätt i revisionen, som ställer upp kontrollmål varefter utreds, verifieras och bedöms de kontrolltekniker som kan användas för att tillgodose kontrollmålen.
I den arbetsplan som Ni tog under 1981 finns flera projekt upptagna. Vilka anser Du har högst prioritet?
LD: Mini- och mikrodatorerna går ju fram med stormsteg på den svenska marknaden. Ett arbetsprojekt, som kommit fram som ett resultat av minidatorkursen, är att ta fram riktlinjer och bedömningsformulär för att kunna granska intern kontroll i smådatormiljö.
Den datorstödda revisionen kommer också att utvecklas kraftigt. Vi avser genomföra en kartläggning av befintliga hjälpmedel inom området datorstödd revision på den svenska marknaden. Resultatet av undersökningen kommer vi att publicera i Balans.
Inom området analytisk granskning, d v s bedömning av företagets utveckling vad avser likviditet, räntabilitet, soliditet etc, har vi inlett ett projekt med syftet att få fram lämpliga hjälpmedel där revisorn kan använda datorn för ”nyckeltalsanalyser”.
Vi planerar också genomföra en kartläggning av de behörighetssystem för terminaler som finns att tillgå i Sverige, även innefattande smådatorerna.
Kommittén har en viktig informationsuppgift både internt inom revisorskåren och externt. Vad är viktigast att informera om?
LD: Det är mycket viktigt att man ute i näringslivet inser betydelsen av att god intern kontroll och säkerhet skall gå hand i hand med ADB-tekniken. Datortekniken medför otvivelaktigt ökad sårbarhet och konsekvenserna av brott kan bli allvarliga och i värsta fall rent av äventyra företagets fortbestånd. ADB-verksamheten är ett slags nervsystem i företagets förmåga att upprätthålla produktionen.
Många företagsledningar och användare har ännu inte fått upp ögonen för riskerna inom området. Det ankommer bl a på rådgivarna – ofta revisorerna – att medverka vid utformning av kontroll- och säkerhetssystem.
Man måste också tyvärr förvänta sig en ökad utveckling av ”datorrelaterade” brott och den effektivaste bekämpningen är systematiska och förebyggande åtgärder.
Kommittén samarbetar med andra organisationer bl a för att sprida kunskap om användningen av ADB.
LD: Ett intressant uttryck för ett sådant samarbete är ett projekt med Svenska Dataföreningen och Institutet för Intern Revision. Syftet är att de engagerade organisationerna gemensamt skall utarbeta riktlinjer och förslag till åtgärder inom huvudsakligen följande områden:
riskhantering avseende ADB-verksamhet
struktur för intern kontroll vid ADB
revisionsmetoder inom ADB-området
lönsamhetsbedömningar av kontroll- och säkerhetsåtgärder
samverkansfrågor mellan företagsledning, användare och ADB-personal samt interna och externa revisorer.
Projektet har inletts med en enkät som ställdes till större företag, Organisationer, landsting och kommuner för att klarlägga det aktuella läget inom de angivna områdena. Med ledning av resultatet från enkäten avser vi etablera ett gemensamt synsätt mellan berörda parter vad gäller kontroll- och säkerhetsåtgärder inom ADB-området.
Databehandlingskommittén torde de närmaste åren ha stora möjligheter att påverka revisorernas effektivitet som rådgivare och revisorer.
LD: Jag tar uppgiften som ordförande som en utmaning. Det finns åtskilligt att utveckla och åstadkomma inom de närmaste åren. Den oerhört snabba utvecklingen ställer stora krav på revisorskåren att bli bättre och effektivare som revisorer och rådgivare. Databehandlingskommittén får ta på sig en viktig roll i sammanhanget för områdena kontroll och säkerhet vid ADB samt revision av ADB-verksamhet och datorbaserade system.
Bodil Sjöö-Mårtenson