De mindre företagen måste få användbara och lätt avstämbara rapporter. Standardsystem kan inte användas av alla och riskerar bli mindre ändamålsenliga.

När man studerar tidskrifter och artiklar om redovisningens syften finner man bl a att den har följande funktioner

  • registrering

  • systematisering

  • periodisering

  • analys

  • rapportering

Denna lista på uppgifter för redovisningen har sedan av olika författare utökats med ett flertal andra begrepp. För att tillgodose dessa funktioner och uppgifter har stor möda lagts ned på att konstruera lämpliga kontoplaner. Här utgör den under år 1976 publicerade Baskontoplanen det senaste men förmodligen ej det sista tillskottet. Syftet med denna kontoplan anges vara

  • att minska den flora av kontoplaner som funnits,

  • att planen skall kunna användas av en vid krets oberoende av bransch, storlek m m

  • att förbilliga redovisnings- och rapportarbetet,

  • att tillgodose Statistiska Centralbyråns krav på uppgifter,

  • att kunna göra uppställningar av resultat- och balansräkningar i enlighet med bokföringslagen.

KRITIK MOT BAS-PLANEN

Mot denna kontoplan har sedan i denna tidskrift framförts en hel del kritik bl a på följande grunder

  • det är olyckligt att låsa fast sig vid en plan för kontering. Minskad flexibilitet och anpassning till ett företags behov kan bli ett hinder i framtiden.

  • kontoplanens syfte att vara standard enbart för mindre och medelstora företag, medan däremot större företag har planer skräddarsydda för sina behov, medför olägenheter för undervisningen.

  • onödig specificering på tusen och ett konto, då enbart ett fåtal konton kan bli aktuella för egen eller extern statistik.

  • den blir för dyrbar att ta in i datasystem.

  • den skapar begreppsförvirring och gör periodisering svårare än den behöver vara.

Jag har inte för avsikt att i denna artikel komma med någon ytterligare kritik av kontoplanen eller att diskutera framförda synpunkter. Hela denna debatt som förts kan betraktas som en skendebatt då den enbart synes ta sikte på specificeringskrav – fler eller färre konton.

BRA RAPPORTER VIKTIGARE

Det är inte kontoförteckningen som är det väsentliga problemet för mindre företag. De har istället problem med att få fram meningsfyllda kortperiodiska rapporter vad avser ställning och resultat. Inom detta område kan revisorerna bidraga med kunskaper och de erfarenheter som erhålles genom bl a analyser av resultat- och kostnadssamband t ex vid granskning av lagervärdering och produktkalkyler m m.

Vad bör man då kräva av rapporterna? Enligt min åsikt bör man på rapporterna ställa följande krav. (Jag begränsar mig här till rapporter om ett företags resultat och ställning och främst för mindre företag.) De bör

  • vara få

  • framtagas med tillräcklig snabbhet

  • vara logiskt uppställda

  • innehålla jämförelsevärden

  • vara periodiserade

  • vara tillräckligt specificerade, men ändå av begränsad kvantitet.

Vad avser antalet rapporter behöver man i de mindre företagen i regel enbart en resultatrapport och en balansräkning.

Rapporterna bör framtagas med snabbhet och för detta fall torde användande av ADB vara en nödvändighet, antingen med hjälp av en egen anläggning eller genom servicebyrå. Vid bearbetning genom servicebyrå tar dock distribution och bearbetning en vecka, men då dessa byråer i regel har goda system torde denna tidsfördröjning ha mindre betydelse.

KALKYLER OCH RAPPORTER SKALL VARA AVSTÄMBARA

När det gäller problemet ”logiskt uppställda” bör man beakta att rapporterna skall vara avstämbara mot företagets sätt att tänka och kalkylera. På detta område tror jag att vi revisorer har vår största uppgift i samband med systemuppläggningen. Även om företagsledarna på mindre företag vid den första genomgången har vaga begrepp om vad de egentligen önskar så kan man genom att noggrant diskutera igenom deras sätt att kalkylera, budgetera och prissätta sina produkter få en tämligen detaljerad uppfattning om hur just deras resultatrapport behöver se ut. Samtidigt kan man också komma fram till förbättringar i dessa för företagen så väsentliga frågor.

I 99 fall av 100 börjar rapporterna med att ange försäljningsintäkterna. Så behöver dock inte alltid vara fallet, i företag eller organisationer som har sina intäkter förutbestämda kan det i stället vara lämpligt att börja med kostnaderna. Samma kan förhållandet vara för t ex konsultföretag vilka kalkylerar och prissätter sina tjänster med visst belopp per timme. I dessa båda fall är kostnadsuppföljningen det viktigaste.

GRUPPERA SÅ ATT RAPPORTEN BLIR LÄTTLÄST

Under denna frågeställning bör man också tänka på att göra lämpliga grupperingar för att göra rapporterna lättlästa och överskådliga. I de standardredovisningssystem som marknadsföres är det vanligt att man under en grupp med en summa, sammanför tillverknings-, försäljnings- och administrationskostnader. En sådan grupp kan innehålla ända upp till ett 50-tal konton, vilka står tätt skrivna och torde förorsaka svårigheter vid läsandet av rapporten. Vidare bör man vid servicebyråalternativet undersöka om deras system tillåter uppdelningar i olika avdelningar och verksamhetsgrenar. Om avdelningarna har identisk intäkts- och kostnadsstruktur kan man i regel lösa detta problem genom en extra kod i konteringsbilden och man erhåller s k filialredovisning. Om avdelningarna däremot är helt olika varandra bör man i stället i rapporterna kunna framtaga avdelningarnas resultat efter varandra, och därefter behandla gemensamma kostnader och intäkter.

JÄMFÖRELSE MED BUDGET VIKTIGT

Bland kraven på rapporterna har jag noterat att de skall ”innehålla jämförelsevärden”. I de system som finns att tillgå har man också i de flesta fall tillgodosett detta krav genom att lämna utrymme på blanketterna för jämförelse med föregående år och/eller budget. I praktiken är det dock bland mindre företag tyvärr så att man i regel enbart gör jämförelser med föregående år. För att göra rapporterna meningsfyllda från uppföljningssynpunkt bör jämförelse givetvis göras med budget.

PERIODISERINGAR

I fråga om periodiseringar stöter man på särskilda frågeställningar vilka dock för oss revisorer inte torde bereda några större problem vad beträffar den teoretiska lösningen. När man kommer till det speciella fallet kan man dock behöva tänka både en och två och kanske ännu fler gånger för att hitta en lösning som, samtidigt som den ger en rättvisande bild av resultatet, även är praktiskt hanterbar för företagets personal. Periodisering av sociala kostnader, upplupna räntor, löneskulder, avskrivningar m fl poster av liknande karaktär, torde i regel inte innebära några problem. Dock har jag stött på system, som inte ens klarat så enkla uppgifter som periodisering av sociala kostnader genom automatik, utan att dessa fördelningar fått göras manuellt med de risker för felräkningar som detta medför.

Det allt överskuggande problemet när det gäller periodiseringar i handels- och industriföretag är ändock beräkning av varukostnad för avsedd period och lagrets värde vid utgången av denna period. Det rör sig här ofta om betydande belopp och en felbedömning på en eller ett par procentenheter kan ge en helt felaktig bild av ett företags resultat och ställning. Det enda säkra sättet att få ett rättvisande varulager är ju att konstatera detta genom en inventering. Detta låter sig emellertid ej göras mer än i ett ytterst fåtal fall.

SCHABLONER

Man måste därför tillgripa någon form av schablon i de kortperiodiska rapporterna och man kan då välja mellan s k bruttovinstberäkning eller användande av standardpriser för sålda varor. När man då använder en sådan schablon är det av synnerlig vikt att man tar fram både en resultatrapport och en balansrapport. Ett antagande av en viss bruttovinst eller ett visst standardpris innebär ju samtidigt ett ställningstagande till varulagrets storlek och man måste därför för användaren av rapporten framhålla vikten av att han gör en rimlighetsbedömning av det erhållna lagersaldot. Ett användande av ett standardpris för sålda varor, med samtidig bokföring av avlämnade produkter från tillverkningen till lagret, borde ge det bästa resultatet vad beträffar färdigvarulagrets storlek medan osäkerheten däremot kvarstår för råmaterial och produkter i arbete. En uppdelning av försäljningskontona i olika produktgrupper för vilka används olika bruttovinster torde i många fall ge samma säkerhet som ett användande av standardpris. I företag med betydande svängningar i lagret av hel- och halvfabrikat bör man särskilt överväga vilka kostnadskonton som skall beaktas vid beräkningar enligt bruttovinstprincipen.

Jag har här ovan noterat två varianter för beräkningar av varulager/varukostnad. Även andra modeller kan tillämpas, så t ex kan man genomföra fullständig fördelning av arbetskostnader och material genom tidskrivning och rapportering av materialuttag. Härvid bör man dock i varje enskilt fall undersöka om de personella resurserna finns.

Vid användande av en automatisk lagerberäkning genom bruttovinstschablonen bör man särskilt i handelsföretag vara medveten om de risker som är förknippade med en hög inflationstakt. Många företag kommer att vid sänkt inflationstakt upptäcka att deras verkliga bruttovinst är betydligt lägre, dvs det beräknade lagervärdet visar sig vara för högt vid bokslutsinventeringen.

Under denna rubrik kan jag inte undgå att notera att det bland företag tyvärr inte är helt ovanligt med s k ”In- och utbetalningsrapporter”. Dessa distribueras okritiskt genom servicebyråer och under beteckningar såsom ”Resultatrapport och Balansräkning”. De innehåller oförändrade värden för balansräkningens tre betydelsefullaste poster: kundfordringar, varulager och leverantörskulder. Dessa rapporters värde som beslutsunderlag är ju helt obefintligt.

PÅVERKA RAPPORTERNAS UTFORMNING!

När det gäller tillräcklig specifikation av rapporterna, och jag tänker då främst på resultatrapporten, är det viktigt att man vid uppläggning av systemet och kontoplanen noggrant tänker igenom de behov man kan ha. Jag skall här nedan endast kortfattat beröra några frågeställningar.

  • Hur detaljerat upprättar man sin budget för företaget? Rapporterna bör medge en direkt avstämning. (Kan verka självklart men är det inte alltid i praktiken.)

  • Vilket produktkalkylsystem använder man sig av? Om man t ex använder sig av VF-Mekan kalkyl i dess renodlade form som den beskrivs i BALANS nr 7/1980 bör man ha rapporten så specificerad att man med lätthet kan göra avstämning av de olika omkostnadspåläggen (fasta och rörliga delar) i förhållande till den eller de basvärden på vilka de påläggen görs.

  • Beräkning av försäkringsmässigt täckningsbidrag kan ske på ett flertal olika sätt. Tillåter rapporten/kontoplanen att denna beräkning kan göras utan alltför stor arbetsinsats?

STANDARDSYSTEM KAN INTE ANVÄNDAS AV ALLA

Vad jag ovan diskuterat om rapportutformning ställer speciella krav på kontoplanen och enligt min åsikt är det därför omöjligt att konstruera ett standardsystem som kan användas av en större krets av företag. Även mellan företag inom samma bransch (t ex åkerier) är skillnaderna ofta stora vad beträffar inriktning ”sidoordnade” verksamhetsgrenar m m, vilket medför att varje företag bör särbehandlas.

En aspekt som kan tala mot specialuppläggning av rapportsystem kan möjligen vara kostnadssidan. Det kostar otvivelaktigt mer med skräddarsydd uppläggning, men jag skulle vilja påstå att vad man vinner i användbarhet torde vara betydligt mer värt. Man kan erhålla läsbara rapporter direkt och behöver inte ägna tid åt att fylla i manuella rapporter. Med datateknikens hjälp kan man ju göra sammandrag för företagsledningen och när man en gång programmerat datorn kommer rapporterna fram automatiskt.

FRAMÅTRIKTAD INFORMATION BEHÖVS OCKSÅ

Jag har i artikeln begränsat mig till enbart rapporter om resultat och ställning. Härutöver behövs givetvis uppgifter som är framtidsinriktade såsom orderstock, beläggning, likviditet m m. Dessutom är uppgifter t ex om åldersfördelning av kundfordringar, lagrets omsättningshastighet, omsättningen relaterad till t ex antalet anställda eller annat begrepp, råvaru- och arbetskostnad per enhet i tillverkningsindustri m m av betydelse.

REVISORERNA MÅSTE PÅVERKA I TID

Den utveckling som nu pågår inom datatekniken medför att kostnaderna för maskinvaran blir lägre och detta innebär att allt fler företag skaffar egna anläggningar. Här finns det en risk att man skaffar system som fullständigt fördärvar trovärdigheten av redovisningen. Därför måste vi revisorer på ett tidigt stadium få tillfälle att framlägga synpunkter på utformningen av systemen. Vi kan annars hamna i den situationen att en datainstallation förorsakar ett kaos i redovisningen och att vi därefter kommer att bli anlitade för att reda upp problemen, med de svårigheter och kostnader som detta för med sig. Jag har nyligen hos ett företag kommit i kontakt med ett installerat system för huvudbokföring och rapportering, där balans- och resultatrapporterna visade olika uppgifter för periodens resultat, där summan av debet- och kreditsidorna på balansrapporten inte överensstämde och där saldon enligt huvudboken för vissa konton (dock ej alla) inte alls var de belopp som redovisades i resultatrapporten. Bl a var summan av försäljningskontona enligt resultatrapporten nästan dubbelt så hög som summan av samma konton i huvudboken. Jag förmodar att många inom vår kår haft liknande erfarenheter.

Som sammanfattning av denna artikel skulle jag vilja framhålla:

  • I de fall vi blir anlitade för uppläggning av redovisning bör vi starta med och koncentrera oss på rapporterna och då främst resultatrapporten. Kontoplanens omfattning och systematisering bör styras av rapportbehovet.

  • Vi bör lämna vår medverkan på ett tidigt stadium, dvs innan man låser sig vid maskintyp eller system som sedan kan visa sig mindre ändamålsenligt.

  • Vi bör ta del av rapporterna redan från början, varvid vi bör se till att företagsledningen kan läsa dem och dra rätta slutsatser.

  • Vi bör vid uppläggning av system och rapporter beakta de behov som företaget har och inte av slentrian låta företagen hamna i ett standardsystem vilket inte passar deras sätt att tänka eller kalkylera. Det är ju ändock de som är bäst skickade att leda sin verksamhet.

Holger Gummus, auktoriserad revisor, Öhrlings Revisionsbyrå AB