Policy för ansvarsfulla investeringar

Bolagens strategi

Alecta analyserar och följer löpande upp hur innehavsbolagen levererar på sin strategi och hur väl den svarar mot bolagets strategiska och operativa utmaningar på kort och lång sikt. Det sker löpande vid möten med bolaget samt via egen analys och deltagande i bolagens olika publika presentationer.

Finansiella och icke-finansiella resultat och risker

Alectas investeringsunderlag vid samtliga nyinvesteringar omfattar analys av resultat och risker. Därefter följs investeringarna upp löpande. Uppföljning av bolagens resultat och risker utifrån dessa parametrar görs av Alectas aktieavdelning.

Kapitalstruktur

I vår löpande analys följer Alecta bolagens rapportering om och utveckling av skuldsättningsgrad och kapitalstruktur. Nyemissioner i bolagen är tillfällen som aktualiserar fördjupad analys. Alecta har ett antal grundprinciper för hur bolagen ska hantera kapitalstrukturfrågor vilka beskrivs längre ner i avsnittet 4.1.1.5 Alectas inställning i specifika ägarfrågor.

Social och miljömässig påverkan

ESG-aspekter ingår i vår löpande interna analys. Alecta har tagit fram ett antal principer för social och miljömässig påverkan vilka beskrivs i avsnittet 4.1.1.5 Alectas inställning i specifika ägarfrågor. Alecta granskar med stöd av ett externt anlitat bolag specialiserat på hållbarhetsscreening löpande våra innehav för att säkerställa att bolagen inte avviker från våra uppsatta principer. Genomlysningen genomförs vid varje potentiell nyinvestering och löpande varje kvartal. Därtill tar Alecta som underlag för vår egen analys del av granskningar från andra externa källor.

Bolagsstyrning

Utifrån principerna som beskrivs i avsnittet 4.1.1.5 Alectas inställning i specifika ägarfrågor granskar och analyserar Alecta samtliga röstningsärenden inför bolagsstämmor i våra innehav, vilket omfattar bland annat val av styrelseledamöter och ersättningsprogram. Löpande följer Alecta upp bolagsstyrningsrelaterade frågor i dialog med portföljbolagens företrädare, styrelser och på förekommen anledning andra intressenter.

Intressekonflikter

Alecta arbetar kontinuerligt med att identifiera, förebygga och hantera de intressekonflikter som kan uppkomma mellan Alecta och dess intressenter. Detta gäller även i Alectas arbete med ägarstyrning. En intressentgrupp att beakta vad gäller ägarstyrningsfrågor är de bolag som Alecta äger aktier i och som Alecta även har andra relationer till. Alectas styrelse har beslutat om en Intressekonfliktspolicy vilken inkluderar intressekonflikter rörande ägarstyrning. Om en intressekonflikt i Alectas ägarstyrningsarbete skulle uppstå ska den hanteras med öppenhet och i enlighet med Intressekonfliktspolicyn.

Svensk kod för bolagsstyrning

Svenska aktiemarknadsbolag styrs av aktiebolagslagen, Svensk kod för bolagsstyrning (här kallad Koden), noteringsavtalet med marknadsplatsen och andra tillämpliga regelverk. Dessa regelverk skapar enhetliga regler för hur bolag styrs och fastställer ansvarsfördelning mellan ägare, styrelse och bolagsledning.

Alecta är för att alla svenska bolag noterade på en reglerad marknad i Sverige tillämpar Koden. Dock ska utländska bolag ha möjlighet att välja att tillämpa den bolagsstyrningskod som gäller i det land där bolaget har sin hemvist, eller där bolagets aktier är primärnoterade, se nedan i avsnittet 4.1.1.4 Ägarstyrning utländska innehav.

Alecta verkar för att Koden får en så bred förankring som möjligt. Detta gör Alecta dels genom att verka för att de bolag som omfattas av Koden antingen följer dess regler eller förklarar avvikelser, dels genom att verka för att Koden fortlöpande anpassas för att bättre svara mot ägarnas och bolagens behov.

Alecta deltar i vidareutvecklingen av Koden främst via sitt medlemskap i Institutionella ägares förening.

Deltagande i valberedningsarbete

Alectas arbete i valberedningar utgår från vårt långsiktiga åtagande som ägare, våra principer för aktieägarengagemang och vår framtidstro på bolagen.

Valberedningarna ska verka för att styrelserna utvärderas. Alecta anser att professionella utvärderingar ska ligga till grund för valberedningens arbete, dels för att förbättra styrelsearbetet, dels för att kunna byta ut ledamöter som inte längre motsvarar kraven för att ingå i det enskilda bolagets styrelse. Valberedningarna bör utöver den information styrelsens ordförande ger om styrelsearbetet också intervjua enskilda ledamöter.

Alectas valberedare ska medverka till att valberedningens arbete utgår från en behovsanalys som tar avstamp i varje bolags strategiska och operativa utmaningar och att arbetet med att söka nya kandidater utgår från en tydlig kravprofil. Alectas valberedare ska också verka för att det finns en successionsplanering för varje styrelse.

Alecta stödjer, i linje med Koden, initiativ för att bredda rekryteringsbasen av lämpliga kandidater till styrelseuppdrag och verkar därigenom för mångfald i styrelserna. Vi eftersträvar en jämn könsfördelning bland ledamöterna, med minst 40 % av vardera kön.

Styrelsesammansättning

Alecta anser att styrelserna ska ha en övervägande del oberoende ledamöter. Vd och ordförande ska inte vara samma person även om det finns jurisdiktioner som tillåter det.

När styrelseledamöter utses ska bolagets behov av erfarenhet och kompetens vara avgörande. Vidare ska strävan vara att styrelsens sammansättning ska präglas av mångfald och jämställdhet. Vår förväntan på våra innehav är att styrelserna i dessa bolag över tid ska bestå av minst 40 procent av vardera kön. Ledamöterna ska avsätta tid för uppdraget i den omfattning som krävs för att tillvarata bolagets och dess aktieägares intressen.

Styrelsearvode

Alecta anser att styrelsens ersättning ska utgå från det ansvar och engagemang som ledamöterna förväntas lägga ned samt att arvodet ska vara marknadsmässigt. För att undvika intressekonflikter ska styrelseledamöter inte omfattas av incitamentsprogram som riktas till bolagets anställda. Det är styrelsens uppgift att konstruera, besluta och övervaka effekterna av sådana incitamentsprogram.

Ersättning till anställda och ledande befattningshavare

Ersättning till ledande befattningshavare ska vara väl motiverad, transparent och marknadsmässig. Med marknadsmässig menas att hänsyn tas till den lokala marknad där bolaget är hemmahörande. Alecta kan komma att rösta emot förslag till ersättningsprogram om de kan uppfattas stå i strid med aktieägarnas långsiktiga intresse.

Alecta anser att det är styrelsens ansvar att bolaget har en genomtänkt och ändamålsenlig ersättningspolicy. Den ska vara begriplig och transparent. Ersättning ska ses som en helhet bestående av fast och, i förekommande fall, rörlig lön, aktierelaterade incitamentsprogram, pensionsavsättningar samt andra betydande förmåner.

Styrelsen ska kunna motivera och försvara ersättningsstrategin inför såväl aktieägare och kunder som allmänheten i stort. Balansen mellan ekonomiska, miljömässiga och sociala värden är en viktig förutsättning för långsiktigt värdeskapande. ESG-frågor som är väsentliga för bolagets långsiktiga finansiella utveckling ska reflekteras i ersättningsprogrammen. Ersättningsystemen – inklusive rörliga ersättningar – ska vara enkla att förklara och förstå. De ska vara marknadsmässiga och prestationsbaserade samt vara i överensstämmelse med aktieägarnas och bolagets långsiktiga intresse. Prestationskrav ska vara utmanande och uppföljningsbara.

Aktie- eller aktiekursrelaterade incitamentsprogram ska beslutas av bolagsstämman. Programmen ska vara tidsbegränsade och de bör innehålla information om så kallat tak respektive eventuell utspädning av befintlig aktiestock. Inför bolagsstämmobeslut ska styrelsen utförligt redovisa vilka kostnader som programmen kan komma att innebära för aktieägarna samt i övrigt motivera programmens nytta. Som en del i denna redovisning bör även tidigare program följas upp.

Information från bolagen om ersättningsprogram till ledande befattningshavare ska av styrelsen förankras hos ägarna i god tid så att ägarna ges tillräcklig tid att diskutera och komma med ändringsförslag före bolagsstämman.

Alecta anser att pensionsavsättning till ledande befattningshavare bör vara premiebestämd.

Aktieägande

Alecta ser positivt på att anställda, ledning och styrelse i noterade bolag på frivillig basis och på marknadsmässiga villkor förvärvar aktier i bolaget.

Kapitalstrukturfrågor

Styrelse och ledning är ansvariga för att bolaget har en effektiv och ändamålsenlig kapitalstruktur som främjar bolagets utveckling på både kort och lång sikt. Om kapital behöver tillskjutas eller utskiftas anser Alecta att grundprincipen ska vara att befintliga aktieägare behandlas lika.

Nyemissioner bör i första hand genomföras med företräde för bolagets befintliga aktie-ägare. Då styrelsen finner det befogat att avvika från befintliga aktieägares företrädesrätt, till exempel vid riktade nyemissioner eller apportemissioner, krävs utförlig motivering av styrelsen. Bemyndigande till styrelsen att besluta om riktade nyemissioner kräver utförlig motivering och beskrivning av i vilka situationer och på vilka villkor en sådan fullmakt ska användas. Vid riktade nyemissioner ska styrelsen tydligt informera om skälen till avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt samt hur emissionskursen bestäms och hur marknadsmässigheten säkerställs.

I de fall styrelsen föreslår en utskiftning av kapital bör denna i första hand göras genom extra kontantutdelning eller inlösen av aktier.

Återköp av egna aktier ska ses mot bakgrund av att det är styrelsens ansvar att ha en väl avvägd kapitalstruktur. Förslag om att genomföra återköp av egna aktier ska vara väl motiverat liksom villkoren för nyttjandet av ett eventuellt bemyndigande.

Uppköpshinder

Vid förslag om införande av regler i eller utanför bolagsordningen i syfte att hindra eller försvåra uppköp avser Alecta att rösta emot.

Miljö, affärsetik och sociala frågor

Alecta anser att ett sunt förhållningssätt till miljö, affärsetik och sociala frågor utgör en förutsättning för att bolag ska kunna uppnå en uthålligt god konkurrenskraft och hållbar lönsamhet. Det innebär att bolag ska agera i enlighet med regler, konventioner och lagar samt därutöver utveckla och upprätthålla en god företagskultur som präglar verksamheten. Alecta ska verka för att bolag har ändamålsenliga riktlinjer, tydliga mål, resurser och handlingsplaner för förbättringsåtgärder samt en transparent redovisning av sitt arbete med miljö, affärsetik och sociala frågor.

Alecta förväntar sig att portföljbolagen följer internationella konventioner och överenskommelser, däribland konventioner om miljö, mänskliga rättigheter, arbetsrätt, korruption och kontroversiella vapen samt initiativ som FN:s Global Compact,11 FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s riktlinjer för multinationella företag.12 Ansvaret gäller oavsett om de länder där bolagen verkar har undertecknat konventionerna eller har en svagare lagstiftning.

Alecta granskar återkommande portföljbolagen för att säkerställa att bolagen inte bryter mot dessa principer. Om ett bolag som Alecta har investerat i agerar tveksamt inom något av hållbarhetsområdena, ska en dialog inledas med det berörda bolaget. Dialogen syftar till att bolaget ska förtydliga sitt förhållningssätt inom det aktuella området och vid behov vidta förbättringsåtgärder. Om dialogen inte når avsett resultat eller om det inte bedöms möjligt att uppnå en förbättring ska Alecta avyttra sitt innehav i bolaget.