KRED 2022:2 Handbok för internredovisning i Svenska kyrkan

Bakgrund

Kyrkomötet beslutade 2018 om ett uppdrag till kyrkostyrelsen avseende Modell för verksamhetsindelning 2011.1

Historik

Inför relationsändringen mellan Svenska kyrkan och staten år 2000 anpassades regelverket kring redovisning till den nya associationsformen registrerat trossamfund. De administrativa förändringarna var omfattande och delvis på grund av detta fanns inte utrymme att utarbeta en ny, gemensam, modell för internredovisning. Det bedömdes inte heller vara möjligt för församlingar och samfälligheter att även tidsmässigt hinna implementera en ny modell för internredovisning. Behovet att utveckla internredovisningen och ge den en form som bättre motsvarade församlingens verksamhet än den tidigare kommunalt baserade internredovisningen kvarstod dock. Först under 2009 kunde ärendet beredas och publicerades i slutet av 2010 under namnet Modell för verksamhetsindelning 2011.

Förändringarna i internredovisningen var omfattande. Nytt var bland annat själva uppställningen som delade in församlingens olika aktiviteter på ett nytt sätt, med den grundläggande uppgiften i fokus. Ett annat exempel var fördelningen av personalkostnader. Att göra denna omstrukturering krävde tid och eftertanke vilket ledde till en övergångsperiod för införandet.

Modell för verksamhetsindelning 2011 kom att bli omstridd och motioner inkom till kyrkomötet med förslag på ändringar. Under 2016 genomfördes med anledning av motionerna ett projekt med syfte att identifiera svårigheter och identifiera behov av förändringar. I detta projekt kunde konstateras att det fanns svårigheter som behövde lösas, men att det inte gick att få fram en gemensam problembild eller gemensamt förslag på lösning. Kyrkostyrelsen konstaterade att några åtgärder inte behövde vidtas men att en mer fördjupad utredning skulle göras vid ett senare tillfälle.

Under 2018 inkom åter motioner med Modell för verksamhetsindelning som tema och kyrkomötet biföll motionen där krav på ändringar framfördes.2 Organisationsutskottet beslutade i sitt betänkande3 att tillstyrka motionerna, bland annat med motiveringen att det nu kunde vara dags för den fördjupande utredningen, vilket också blev kyrkomötets beslut.

Process

Under 2019 bereddes frågan på kyrkokansliet och under 2020 genomfördes en utredning där representanter från stift och ett antal församlingars och pastorats kyrkoherdar och ekonomer deltog. De frågeställningar som lyftes med stiften handlade i första hand om redovisningens koppling till församlingsinstruktionen och om stiften använde denna koppling i sitt tillsynsarbete. Här kunde konstateras att kopplingen ansågs rimlig men att i dagsläget granskas inte kopplingen mellan församlingsinstruktion och budget i någon större omfattning.

När det gäller enkäten till kyrkoherdar och ekonomer låg fokus på modellens nytta för uppföljning och kopplingen till församlingsinstruktionen. Frågor ställdes även kring vad som ansågs vara problematiskt med modellen och vad som behövde utvecklas. Här kan konstateras att variationen av svar var riklig, allt från de som inte såg någon koppling till församlingsinstruktionen och inte heller såg behovet, till de församlingar och pastorat som tog församlingsinstruktionen som utgångspunkt i sitt budgetarbete. De svårigheter med modellen som lyfts i olika sammanhang hade församlingarna lagt olika stor vikt vid och löst på olika sätt. I vissa fall följde man över huvud taget inte modellen utan hade byggt en egen eller behållit den struktur som fanns tidigare och i andra fall hade man kommit fram till lösningar som man ansåg löste problemen. Generellt sett kan dock konstateras att kopplingen till församlingsinstruktionen upplevs som ändamålsenlig.

I arbetet har även kyrkostyrelsens musikråd kommit till tals och de frågeställningar och den problembild som beskrivits där har fått påverkan på utformningen av denna uppdatering av Modell för verksamhetsindelning.

Utveckling till handbok för internredovisning i Svenska kyrkan

Det mest efterfrågade önskemålet om förändring från samtliga som bidragit till utvärderingen av modellen visade sig vara behovet av en mer utvecklad pedagogik kring redovisning och Modellen för verksamhetsindelning. Resultatet av utredningen och de kontakter kyrkokansliet dagligen har med församlingar och pastorat i redovisningsfrågor samt den erfarenhet som Kyrkostyrelsens råd för redovisning i Svenska kyrkan, KRED, samlat under åren mynnade därför ut i ett förslag om att genomföra nödvändiga uppdateringar av Modell för verksamhetsindelning men att även komplettera den med andra aspekter kring redovisningsfrågor för att ge ett helhetsperspektiv kring redovisning och ekonomistyrning.

Som en konsekvens har Modell för verksamhetsindelning utvecklats till en handbok för internredovisning i Svenska kyrkan där Modell för verksamhetsindelning är en del av handboken.

Ett område som aktualiserats genom kravet på lokalförsörjningsplaner4 är fastighetsredovisning. Här fanns sedan tidigare önskemål från stora pastorat om stöd kring detta. Beslutet om lokalförsörjningsplanerna är även en viktig förutsättning för den handledning kring fastighetsförvaltning och upphandling som kyrkostyrelsen enligt i beslut i kyrkomötet5 ska ta fram. Arbetet med Modell för verksamhetsindelning och Handledning i fastighetsförvaltning och upphandling av fastighetsrelaterade tjänster har inte tidsmässigt varit synkroniserade, men genom samverkan med fastighetsexperter i arbetet med Modell för verksamhetsindelning har en ny möjlighet att fånga fastighetskostnader arbetats in i handboken.

Förändringarna i Modell för verksamhetsindelning är i övrigt relativt små, men den övriga informationen spänner över många olika områden för att underlätta förståelsen och visa på behovet av att ha en uppföljningsmodell som beskriver församlingarnas och pastoratens verksamhet, målformuleringar och prioriteringar. I handboken betonas särskilt kopplingen till församlingens lokala församlingsinstruktion vid fördelning av intäkter och kostnader inom verksamhetsområdet Grundläggande uppgiften. De förslag på fördelning av aktiviteter inom den grundläggande uppgiften som redovisas i handboken kan därför redovisas inom andra aspekter av den grundläggande uppgiften för att bättre motsvara den lokala tolkningen av församlingens uppdrag.

KRED fastställde under hösten 2021 de områden som särskilt behövde belysas.

Nyheter och förändringar

I detta avsnitt beskrivs de nyheter och förändringar som arbetats fram.

Ikraftträdande

Handbok för internredovisning i Svenska kyrkan med Modell för verksamhetsindelning 2023 träder i kraft den 1 januari 2023.

Varför internredovisning?

Kyrkoordningen beskriver att församlingens grundläggande uppgift är att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt utöva diakoni och mission.6 Allt som församlingen utför vid sidan av detta, såsom att förvalta fastigheter och administrativt arbete, är stödverksamheter till denna grundläggande uppgift. Begravningsverksamheten är ett myndighetsuppdrag och bedrivs av de församlingar som är huvudmän för begravningsverksamheten. Därutöver kan församlingen bedriva verksamhet som inte definierats som en del av den grundläggande uppgiften eller begravningsverksamheten. Dit hör exempelvis serviceverksamheten och delar av kulturverksamheten.

Internredovisning är ett av församlingens viktigaste redskap för att följa upp den styrning som kyrkoordningen kräver i form av församlingsinstruktion, budget och andra styrande dokument. Internredovisningen gör det möjligt att följa upp, jämföra och analysera intäkter och kostnader i och mellan församlingens olika verksamheter. Den möjliggör även jämförelser mellan olika församlingar och bidrar till att olika nyckeltal kan utvecklas. Tillsammans med annan ekonomisk och verksamhetsrelaterad information är internredovisningen ett, för Svenska kyrkan, anpassat uppföljningsverktyg för ekonomistyrning.

Externredovisning

För att förklara internredovisning behöver man börja i den andra änden – externredovisningen. Externredovisning handlar om att beskriva församlingens samtliga ekonomiska transaktioner med externa parter och innebär en dokumentation av en affärshändelse, bokföring av en ekonomisk transaktion. Svenska kyrkans externredovisning, Kyrk-BAS, har sin grund i BAS-kontoplanen vilket man har gemensamt med övriga organisationers, företags och koncerners externredovisning. Här beskrivs intäkter och kostnader, tillgångar och skulder med hjälp av baskonton.

Via baskontoplanen klassificeras olika typer av intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. Svenska kyrkan tillämpar en kostnadsslagsindelad resultaträkning vilket innebär att varje transaktion kategoriseras utifrån vilken typ av inkomst eller utgift den avser. Klassificeringen innebär att de ekonomiska transaktionerna med omvärlden beskrivs – att vi erhållit kyrkoavgift, gåvor och bidrag, köpt tjänster, elektricitet eller psalmböcker, betalat löner, bytt åkgräsklippare och så vidare.

Internredovisning

Internredovisningens roll är att beskriva var i vår egen organisation transaktionerna sker, var intäkter och kostnader genereras – i församlingsverksamheten eller begravningsverksamheten, i fastigheter eller annan verksamhet och så vidare. Syftet är uppföljning – att kunna följa att våra resurser fördelas i enlighet med de styrdokument och mål som finns fastställda.

Grunden för internredovisningen är samma transaktion som i externredovisningen, alltså bokföringen av den ekonomiska transaktionen. Men till denna transaktion läggs en kod som gör att informationen blir flerdimensionell och kan svara på fler frågor som var inom organisationen den ekonomiska transaktionen uppstod.

Internredovisning tillämpas av många olika typer av företag och organisationer. Däremot skiljer det sig en hel del kring vad man vill mäta: en bilproducent torde vilja följa upp kostnaderna som gör att man kan se vilka de direkta kostnaderna är för att producera en bil, men också andra kostnader såsom overhead-kostnader, i Svenska kyrkan kallad gemensam administration. Även mindre företag kan ha en detaljerad internredovisning för uppföljning av kostnader för att kunna fakturera sina kunder ”rätt” kostnader.

Internredovisningen används också för att lättare se var man har behov av att göra förändringar – kostnadseffektivisera, öka resurserna, hitta ”flaskhalsar” och så vidare. Behoven av vad man vill och behöver mäta varierar mellan olika företag, branscher och organisationer, men behovet av uppföljning är gemensamt.

Internredovisningen behövs även för att se helheten på en annan ledd än endast intäkter och kostnader, till exempel om resurstilldelningen överensstämmer med mål och riktlinjer.

Styrprocessen i Svenska kyrkan

Styrprocesserna inom Svenska kyrkan kan beskrivas utifrån många olika perspektiv. Detta avsnitt fokuserar på de administrativa rutinerna för ekonomistyrning.

Ekonomistyrning inom Svenska kyrkan sker utifrån ett verksamhetsperspektiv som har sin grund i att församlingens resurser ska användas så effektivt som möjligt. Grunden för detta framgår av kyrkoordningens portalparagraf kring ekonomi:7

Detta innebär att församlingens resurser ska tillvaratas på bästa sätt och att församlingen ska uppnå mesta möjliga nytta med befintliga resurser.

Vad som ska uppnås och vilka de strategiska målen och prioriteringarna är uttrycks i det för varje församling obligatoriska styrdokumentet församlingsinstruktionen.8 Dokumentet behandlar mål och prioriteringar för församlingens huvuduppdrag, den grundläggande uppgiften, och är därmed grunddokumentet i budgetprocessen. Utöver detta finns en omfattande verksamhet som inte beskrivs inom ramen för församlingsinstruktionen men som även ska planeras, finansieras, verkställas och därmed även följas upp. Dit hör exempelvis begravningsverksamheten och fastighetsförvaltningen. Andra obligatoriska dokument som därmed får stor betydelse är lokalförsörjningsplanen samt församlingens riktlinjer för begravningsverksamheten. Även för övriga verksamheter som administration, skattepliktig verksamhet, serviceverksamhet med mera ska mål och riktlinjer fastställas även om det inte finns krav på särskilt fastställda dokument kring dessa.

I kyrkoordningen är det fastställt hur en budget inom Svenska kyrkan ska utformas:9

Budgeten består alltså av två olika men sammanlänkade delar: verksamhetsplan och ekonomisk plan. Den obligatoriska planen för verksamheten bör utgå från det övergripande styrdokumentet församlingsinstruktionen och det ska därmed finnas en röd tråd mellan församlingsinstruktionens målskrivningar och prioritering (vad som ska uppnås) och verksamhetsplanens aktiviteter (hur målen ska uppnås) samt den ekonomiska planen (hur resurserna ska fördelas och verksamheten finansieras).

Som exempel på andra beslut och dokument som är av betydelse kan nämnas budgetdirektiv, vård- och underhållsplaner, lokalförsörjningsplanen, riktlinjer för begravningsverksamheten, finansiella mål och andra beslut som fastställts av kyrkofullmäktige eller kyrkorådet.

Samtliga dessa dokument ligger därefter som grund för församlingens budget – planen för verksamhet och ekonomi. Budgetdokumentet och dess olika delar behandlas i avsnitt 5 Vad bör en budget i Svenska kyrkan innehålla?

Internredovisningens uppgift

Internredovisningens uppgift är att vara ett verktyg för uppföljning – att besvara frågan om vi följer budget, planen för verksamhet och ekonomi. Alla frågor kan dock och ska inte heller besvaras av internredovisningen, men internredovisningen beskriver intäkter och kostnader kopplade till den plan för verksamheten som fastställts. Däremot besvarar internredovisningen exempelvis inte frågan om i vilken utsträckning verksamhetsmålen uppfylls eller om verksamheten håller rätt kvalitet. Detta kräver kompletterande information som inte går att hämta ur redovisningen.

Det är viktigt att bygga internredovisningen så att den mäter det vi verkligen vill och behöver veta. Möjligheten finns att mäta allt, men om vi inte avser att använda all information i styrnings- och/eller ledningssyfte, bör vi begränsa informationsinhämtningen till det mest relevanta.

Olika men gemensamma behov av internredovisning

Svenska kyrkan har en lång tradition av att mäta kostnader och intäkter på aggregerad nivå. Detta görs utifrån ett behov av information hos nationell nivå. Informationen ligger bland annat till grund för det ekonomiska utjämningssystemet, inomkyrkliga utredningar samt beslut i kyrkomöte och i kyrkostyrelsen. För detta krävs en enhetlig redovisning inom Svenska kyrkan.

Den lokala nivån, församlingar och pastorat, har behov av att mäta intäkter och kostnader för sin verksamhet utifrån ett uppföljningsperspektiv. Dessa olika perspektiv, den nationella nivåns och den lokala nivåns, kan emellanåt kollidera och därför är det viktigt att ha en modell för internredovisning som är tillräckligt flexibel för att möta de olika behoven. Den lokala nivåns behov av uppföljning varierar mellan olika församlingar och pastorat och även detta ska internredovisningen kunna möta.

Styrdokument inom Svenska kyrkan

Inom Svenska kyrkans finns olika styrdokument. Några av dessa är kyrkoordningsreglerade såsom församlingsinstruktionen,10 riktlinjer för begravningsverksamheten11 och lokalförsörjningsplan12 och löper över en längre period medan till exempel budget13 fastställs årligen. De kan även bestå av inventeringar kring kommande åtgärdsbehov såsom vård- och underhållsplaner. Därtill finns ofta andra, lokalt beslutade, mål och riktlinjer.

Att fastställa mål och riktlinjer av olika slag innebär att fastställa vad som ska uppnås, hur det ska uppnås och till vilken kostnad. De olika typerna av styrdokument innehåller inte alltid alla dessa tre perspektiv – exempelvis är inte alltid vård- och underhållsplaner prissatta – men samtliga dokument ger en färdriktning, en kartbild över vad som ska uppnås/vart vi ska och hur det ska gå till.

Gemensamt för alla dessa dokument är också att de, för att bli ändamålsenliga, kräver någon form av uppföljning. Svar ska ges huruvida målet är helt eller delvis uppnått, till vilken kostnad, om tillräckligt med resurser tillhandhållits och så vidare. Svaren varierar naturligtvis även här, ibland handlar det om en ren ekonomisk redovisning, ibland om att antalet dop har ökat eller att det har anlagts en ny askgravlund.

Församlingsinstruktionen och budgeten med dess plan för verksamhet och ekonomi kan anses vara de två enskilt tyngsta styrdokumenten som ska prägla verksamheten genom målformuleringar, prioriteringar och därmed vara vägledande för resurstilldelningen, alltså ekonomin. En budget har därför alltid sin grund i församlingsinstruktionen och ska därmed inte heller kunna gå i en annan riktning för verksamheten än vad församlingsinstruktionen anger. Lokalförsörjningsplaner, vård- och underhållsplaner och riktlinjerna för begravningsverksamheten ska ha samma betydelse som styrdokument för budgeten genom att peka på prioriterade områden.

Internredovisning – verktyg för uppföljning

Internredovisningen inom Svenska kyrkan byggde fram till 2011 på en modell som tillämpades av kommunerna från 1950-talet. Inför relationsändringen konstaterades behovet av en uppdaterad, mer ändamålsenlig internredovisning, men de administrativa förändringar som var nödvändiga var så omfattande att internredovisningen vid den tidpunkten fick stå tillbaka.

Modell för verksamhetsindelning, den nya modellen för internredovisning som presenterades 2011, innebar stora förändringar i internredovisningen. Modellen har sin grund i huvuduppdraget, den grundläggande uppgiften, men klassificerar även de andra verksamheter som församlingen kan bedriva. Inte minst är det viktigt att ha en samlad bild av vad exempelvis fastigheterna och begravningsverksamheten kostar. Fördelning av den största kostnadsposten, personalkostnaden, blev också obligatorisk. Något krav på att fördela fastighetskostnaderna mellan olika verksamheter kom dock inte att genomföras eftersom detta bedömdes vara ett alltför stort steg att ta vid införandet, däremot ger modellen möjlighet till detta via internkonton om man lokalt så önskar.

I och med att krav på lokalförsörjningsplaner infördes från 2022 har kraven och önskemålen om en utökad fastighetredovisning tillkommit och det har denna uppdaterade modell har tagit hänsyn till (se avsnitt 11 Fastighetsredovisning).

Svenska kyrkan står som trossamfund inför stora ekonomiska förändringar. Hur fort det går varierar. Några arbetar redan med avyttring av fastigheter och personalminskningar, andra klarar sig i några år utan att, utifrån dagens ekonomi, behöva vidta åtgärder. Men gemensamt är att alla församlingar och pastorat går mot en krympande ekonomi och i den goda hushållningens anda ligger att planera för detta och i tid vidta nödvändiga åtgärder i form av kostnadseffektiviseringar. Dessa kan handla om en mängd åtgärder inom många olika områden.

För att få bra beslutsunderlag för prioriteringar, satsningar och för att kunna värdera effekten av förändringar krävs goda ekonomiska underlag. Det kan exempelvis handla om att hitta brytpunkten för när det blir billigare att handla upp lokalvården i stället för att ha anställd personal för detta, att kunna jämföra vad olika byggnader och lokaler kostar i drift för att kunna göra en bedömning om man ska avyttra eller hyra ut eller att bedöma hur mycket extra vi ska satsa på konfirmandverksamheten för att nå fler. Bra beslutsunderlag kan vi få via vår internredovisning. Genom att bygga internredovisningen på samma sätt som vi bygger vår församlingsinstruktion kan målen för verksamheten i relation till kostnaderna följas. Vi kan få fram relevanta nyckeltal som gör det enklare att jämföra förändringar hemma hos oss själva, men även att jämföra oss själva med andra församlingar.

1. Inledning kring prioriterade aktiviteter och årets budgetförutsättningar

I inledningen redogörs kortfattat för församlingsinstruktionens övergripande inriktning samt hur den ligger till grund för och påverkar valet av de aktiviteter som planerats för budgetåret och de kommande två planeringsåren. Fokus bör ligga på särskilda satsningar och prioriteringar. Det kan handla om nya verksamheter, nya sätt att arbeta, större planerade investeringar i fastigheter eller stora underhåll, avyttring av fastigheter och så vidare. Här bör också framgå de ekonomiska förutsättningarna såsom kyrkoavgiftens/personalkostnadernas utveckling, allmän kostnadsutveckling och annat som kan vara av betydelse för budgeten. Detta avsnitt består i huvudsak av text. Här ska även förslaget till kyrkoavgiftssats framgå.

2. Resultatbudget

Resultatbudgeten har samma uppställning som i årsredovisningen och visar de stora intäktsoch kostnadsposterna på aggregerad nivå för församlingen. Detta avsnitt redovisas i huvudsak i siffror.

Resultatbudgeten kan med fördel innehålla fem kolumner: senaste årsutfallet, budget för innevarande år, budget för kommande år samt plan för de två åren därefter.

3. Balansbudget

Balansbudgeten ska beskriva församlingens tillgångar, skulder och eget kapital vid årets utgång. Här är det särskilt viktigt att fordringar och skulder avseende begravningsverksamheten, materiella anläggningstillgångar, likviditet/finansiella tillgångar samt eget kapital framgår. Detta avsnitt redovisas i huvudsak i siffror och kan presenteras på en aggregerad nivå.

4. Begravningsverksamhetens budgetsammanställning

Begravningsverksamhetens budgetsammanställning är en resultatbudget för begravningsverksamheten och skiljer sig från församlingens resultatbudget genom att den även innehåller interna intäkts- och/eller kostnadsposter. Detta kan exempelvis förekomma när begravningsverksamhetens personal tillfälligt tjänstgör i annan verksamhet. Begravningsverksamhetens budget kan inte visa något annat än ett nollresultat eftersom medel endast kan äskas för att täcka kostnaderna. Av denna budgetsammanställning framgår även reglering av tidigare års fordringar/skulder avseende begravningsverksamheten.

Begravningsverksamhetens budget består huvudsakligen av siffror men kan med fördel inledas med en kortare text kring prioriteringar, eventuella investeringar eller större underhållsåtgärder, samverkansprojekt etc. Budgeten bör vara förankrad i de riktlinjer som fastställts för begravningsverksamheten.

5. Driftsbudget/budget per verksamhet

I driftsbudgeten, som även bör innehålla verksamhetsplaner för de olika verksamheterna, beskrivs de olika verksamheterna kortfattat, de aktiviteter som planerats för samt finansieringen av dem. Texten bör innehålla en koppling till församlingsinstruktionen eller andra styrdokument genom att beskriva vad som ska uppnås samt en beskrivning av de olika aktiviteter som ska leda till måluppfyllelsen.

Driftsbudgeten innehåller också en ekonomisk del med intäkter och kostnader för dessa aktiviteter. Driftsbudgeten bör vara redovisad per kostnadsslag och inte innehålla några detaljposter. Intäkterna kan variera, i vissa verksamheter finns inga intäkter alls, andra kan vara delfinansierade via gåvor eller bidrag, deltagaravgifter eller hyror. På kostnadssidan bör redovisningen vara indelad utifrån posterna personalkostnader, övriga kostnader samt eventuellt av- och nedskrivningar. Den ger alltså en övergripande bild över vad som genererar kostnader för verksamheten. Nettokostnaden för respektive verksamhet ska framgå.

Driftsbudgetens ekonomiska del kan med fördel innehålla fem kolumner: senaste årsutfallet, budget för innevarande år, budget för kommande år samt plan för de två åren därefter.

6. Investeringsbudget

Investeringsbudgeten beskriver planerade investeringar under den kommande treårsperioden. Vissa projekt, exempelvis stora fastighetsåtgärder, sträcker sig ofta över mer än ett år och det är väsentligt att det framgår av budgeten även om det formella beslutet endast avser kommande räkenskapsår. Om investeringar planeras i slutet av planeringsperioden och beräknas pågå under längre tid bör även detta framgå.

Notera att beslut om investeringar bör fattas som separat ärende och inte endast framgå av budget. Större investeringar bör även följas upp löpande som egen punkt på dagordningen för kyrkorådet så att kyrkorådet kan hinna ta aktiva beslut om justeringar i planen på grundval av ny information.

Av investeringsbudgeten bör framgå den totala utgiften för investeringen och, vid fleråriga projekt, den beräknade utgiften för respektive år. Nyttjandetiden bör framgå. Vid investeringar som komponentindelas bör spannet av olika avskrivningstider framgå, exempelvis 5–15 år.

Investeringsbudgeten kan med fördel kompletteras med information om förväntade förändringar i driftskostnaderna, exempelvis ökade kostnader på grund av utökad lokalyta och verksamhet och/eller minskade kostnader på grund av energieffektiviseringar.

Av investeringsbudgeten bör även framgå hur investeringen ska finansieras – med egna medel, lånefinansiering, villkorade bidrag, andra bidrag etc.

7. Kassaflödesbudget

Något formellt krav på kassaflödes-/finansieringsbudget finns inte. Däremot har stora församlingar15 krav på att i årsredovisningen upprätta en kassaflödes-/finansieringsanalys. Det kan av den anledningen vara lämpligt att ha med motsvarande dokument i budgeten.

Kassaflödesbudgeten beskriver det likvida flödet, om medel influtit i verksamhet exempelvis genom försäljning av tillgångar, avkastning från finansiella placeringar eller via nyupptagna lån. Den visar också hur medlen använts – i verksamhet, för investering, amortering av lån och så vidare. Även mindre församlingar kan välja att upprätta både kassaflödesbudget och kassaflödesanalys.

8. Sammanställning över planerat underhåll/reparationer

Planerat underhåll och reparationer kan uppgå till betydande belopp. Av budgeten bör därför framgå de åtgärder som planeras för under den kommande treårsperioden samt beräknad kostnad för respektive år.

Vid större renoveringar av fastigheter kan ett projekt innehålla en kombination av utbyte av komponenter, nyinvesteringar och underhållsåtgärder. Budgeten bör innehålla en bedömning av hur den totala renoveringsutgiften fördelar sig mellan dessa olika poster.

9. Personalbilaga

En personalbilaga bör innehålla en sammanställning över de tjänster som finns i församlingen samt tjänstgöringsgraden och kostnad för respektive tjänst inklusive personalomkostnader som sociala avgifter, pensionskostnader med mera.

Observera att det är befattningarna som ska framgå, inte vilka personer som upprätthåller respektive tjänst.

Som tilläggsupplysning kan framgå om en tjänst är vakantsatt/ska vakantsättas, planerade tjänstledigheter etcetera. Även vikariat, längre eller kortare bör framgå.

Till detta bör även ej direkta lönekostnader framgå, till exempel budgeterade kostnader för utbildning, företagshälsovård och rekrytering.

10. Arvodesbilaga

Som arvodesbilaga kan med fördel den av kyrkostyrelsen initierade mallen för arvoden för förtroendevalda användas. Mallen anpassas efter de lokala behoven. https://internwww.svenskakyrkan.se/1501680

11. Bilaga för taxor och avgifter

I kyrkofullmäktiges uppgifter ligger att fastställa de taxor och avgifter som ska tillämpas inom församlingen.16 Det kan avse deltagaravgifter för verksamhet eller läger, hyror för lokalupplåtelser, avgifter för gravsättning av icke folkbokförda med mera.

Bilagan behöver inte ställas upp som en prislista över olika taxor utan kan redovisa enligt vilka principer en taxa ska beräknas – självkostnadspris, koppling till clearingtaxa, självkostnadspris med påslag om x procent, avgiftsfritt för barn och så vidare. Om verksamheten hastigt behöver ställas om under löpande verksamhetsår ska vägledning för eventuella taxor och avgifter kunna hämtas ur denna bilaga utan att kyrkofullmäktige behöver fastställa nya taxor. Det exakta priset för varje post beräknas av ekonomifunktionen efter kyrkofullmäktiges beslut.

Kontoplan

Kontoplanen Kyrk-BAS är ett schema över de konton som används i redovisningen. Konton används enligt reglerna för dubbel bokföring. Kontoplanen uppdateras årligen och finns tillgänglig på intranätet: https://internwww.svenskakyrkan.se/Ekonomi/kyrk-bas

Kontoplanen finns också i en version för stift, Stifts-BAS.

Konton används för att klassificera församlingens transaktioner i ekonomiska termer – tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. Kontoplanen är systematiserad i kontoklass 1–8 för externredovisning samt kontoklass 9 för internredovisning. Kontoklass 9 används exempelvis för att fördela gemensamma kostnader inom församlingen och/eller för omföringar som inte påverkar externredovisningen (se avsnitt 3 Vad är internredovisning och varför internredovisning?).

Kodsträng

En kodsträng är ett antal olika fält där det första fältet är BAS-konto och resterande fält är olika dimensioner. Fält nummer två används vanligen för internredovisning och kan i olika bokföringsprogram benämnas olika – resultatenhet/kostnadsställe/verksamhet.

Dimensionerna används för att ge tilläggsinformation till en redovisningshändelse. Med hjälp av koder redovisas och lagras information som är nödvändig för att följa upp verksamhetens intäkter och kostnader. Genom att kombinera informationen från kontoplanen med de olika dimensionerna kan information sökas, grupperas och sammanställas utifrån olika behov.

Redovisningens uppgift är att samla in, klassificera och lagra information som är nödvändig för intern och extern styrning av församlingens verksamhet. Redovisningen ger ekonomisk information till externa och interna intressenter. Församlingens lokala behov och informationskrav styr utformandet av internredovisningen. En god internkontroll förutsätter att församlingen har information om hur intäkter och kostnader fördelas mellan olika verksamheter. För att kunna ta fram underlag för beslutsfattande är det viktigt att veta i vilken verksamhet resursen förbrukats samt att kostnaden belastar samma verksamhet.

I avsnitt 7 Kodsträngens uppbyggnad – flerdimensionell redovisning, redovisas hur ytterligare dimensioner kan användas i redovisningen.

Område

Områdeskod kan användas för att följa intäkter och kostnader inom olika geografiska områden inom en församling, till exempel olika distrikt, eller pastorat med olika församlingar. Det kan även fånga intäkter och kostnader som ligger under en gemensam organisatorisk ledningsfunktion men där verksamheterna redovisas i olika verksamhetsområden. Ett exempel på detta är kyrkogårdsförvaltningen som normalt hanterar både begravningsverksamheten och serviceverksamheten.

Objekt

Objektskoden kan användas för att under en kortare period eller långsiktigt mäta intäkter och kostnader för något som inte är ett projekt. Det kan till exempel avse kostnader och intäkter för en aktivitet som normalt inte redovisas på egen verksamhetskod utan ingår i ett större sammanhang men där man ser ett behov av mer exakt uppföljning.

Inom gemensamt arbetssätt används koddelen även för uppföljning av finansiella placeringar vilket gör att antalet balanskonton för finansiella placeringar kan minskas ner.

Projekt

Ett projekt är till sin karaktär tillfälligt och tidsbegränsat – det har ett start- och ett slutdatum och kan vara flerårigt. Det kan avse verksamhetsprojekt såsom särskilda satsningar inom konfirmandverksamhet eller diakoni men också fastighetsprojekt såsom investeringar och/eller underhållsåtgärder. Projekt kan med fördel användas för aktiviteter som är helt eller delvis bidragsfinansierade och där bidragsgivaren kräver återrapportering av intäkter och kostnader.

Inom det gemensamma arbetssättet kodas projekten olika beroende på om de avser investeringsprojekt, underhållsprojekt eller verksamhetsprojekt.

Gåvor

Inom Gemensamt arbetssätt finns en särskild dimension för hantering av i första hand villkorade bidrag men även gåvor och andra bidrag. När koddelen används för villkorade bidrag genereras automatkonteringar, alltså på förhand inlagda automatiska konteringar, som påverkar både balans- och resultatkonton.

Åtgärder

Som en följd av kyrkoordningens bestämmelse kring obligatorisk lokalförsörjningsplan17 har en ny dimension, Åtgärder, tillkommit. Syftet är att i första hand möjliggöra en fördjupad redovisning av fastighetskostnader. Den kan dock även användas för att exempelvis fånga upp kostnader kring församlingens hållbarhetsarbete.

Sammanläggningar av församlingar till större församlingar eller pastorat gör att fastighetsbeståndet för församlingen/pastoratet kan bli omfattande och då inte ryms genom den nuvarande kodningen i internredovisningen. De allt större kraven på ekonomiska underlag i samband med upprättande av lokalförsörjningsplaner har tydliggjort att redovisningen behöver utvecklas för att möta dessa behov. Som ett led i arbetet har kodsträngens dimension för verksamhetsindelningens olika delar kring fastigheter, byggnader och lokaler utvidgats till att omfatta fem tecken mot normalt fyra. Detta underlättar redovisning per fastighetsobjekt med verksamhetskod.

Den nya dimensionen Åtgärd kan användas för att möta behovet av en utökad redovisning av fastighetskostnader. I dimensionen specificeras olika typer av aktiviteter som består av flera sorters kostnader. Det kan exempelvis handla om Tillsyn eller Skötsel som dels består av kostnader för egen personal, del av kostnader för köpta tjänster, material, transporter, besiktningar och kontroller.

En mer detaljerad beskrivning av hur dimensionen kan och bör användas ges i avsnitt 11 Fastighetsredovisning samt 16 Redovisning av kostnader för hållbarhetsarbete.

Exempel på användning av olika dimensioner

Nedan ges ett antal exempel på hur information kan tas fram ur redovisningssystemet med hjälp av tilläggsinformationen i övriga dimensioner. Exemplet gäller en underhållsåtgärd på en byggnad i församlingsverksamheten. Koden för verksamhet är 5-ställig för att möjliggöra att varje fastighetsobjekt får en egen verksamhetskod. Notera att val av koddelar måste utgå ifrån det lokala behovet av uppföljning samt den lokala organisationsstrukturen.

Ansvar kopplat till verksamhetskod

Ansvar kopplat till verksamhetskod är en metod som fungerar väl när det är få medarbetare med ett tydligt avgränsat budgetansvar och där den enskilde medarbetaren är den som ensam ansvarar för exempelvis inköp. Problem och otydlighet kan dock uppstå om det är flera medarbetare med eget inköpsansvar inom ramen för den enskilda verksamheten. Denna ansvarskodning förutsätter även att den som står som ansvarig även har personalansvar. Som exempel kan anges att en diakon vara ansvarig för budgeten för verksamheten 210 Diakoni.

Ansvar kopplat till aktivitet

För att kunna skilja mellan de som har ett inköpsansvar för verksamheten och de som har ett mer övergripande ansvar som även omfattar personal kan de enskilda grupperna läggas på aktivitetsnivå och ett ansvar kopplas till dessa, exempelvis inköp i samband med aktiviteten hembesök. För den medarbetare som har det övergripande ansvaret läggs ansvarskoden på verksamhetsnivå, se ovan. I dessa fall ska inte personalkostnaderna fördelas ner till respektive aktivitet.

Ansvar genom områdeskodning

Fungerar väl för den som har ansvar för flera verksamheter som då kan kombinerat ihop genom en områdeskod (inom Gemensamt arbetssätt i koddelen Område). Det kan till exempel avse kyrkogårdschefen som även ansvarar för serviceverksamheten eller en distriktschef med ett övergripande ansvar för samtliga verksamheter inom distriktet.

Ansvar genom ansvarskodning

Genom denna metod kopplas ett tydligt ansvar inom vilka baskonton och verksamheter den enskilde medarbetaren har rätt att disponera. Koden kan läggas i en egen dimension (inom Gemensamt arbetssätt i koddelen Objekt). Ett exempel på detta är kyrkomusiker som många gånger har ett begränsat ansvar inom olika verksamheter (se även avsnitt 15 Sjukhuskyrkan, kyrkomusik och andraaktiviteter som kan redovisas inom flera verksamheter).

Ansvar genom kodbehörighet

Genom att för varje medarbetare ange kombinationer av baskonto och övriga dimensioner i kodsträngen kan ansvaret avgränsas till det som den enskilde medarbetaren har ansvar för utan att detta anges med separat kodning. Ansvaret är i stället kopplat till tjänsteinnehavaren.

Allmänt om fördelning av intäkter och kostnader

begravningsverksamheten är en av förutsättningarna för Svenska kyrkans huvudmannaskap för begravningsverksamheten. Fördelningen hjälper även församlingen att skapa förutsättningar för att möta kravet på en effektiv och ändamålsenlig användning av resurser och därmed ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet.

För att planera och följa upp församlingens verksamhet och ekonomi samt för att kunna kommunicera med externa intressenter behövs information om församlingens verksamhet och hur kyrkoavgift, kollekter och gåvor används. En god internkontroll förutsätter att församlingen har information om hur intäkterna och kostnaderna fördelas mellan de olika verksamheterna.

Grundtanken är att samtliga intäkter och kostnader ska hänföras till den verksamhet de syftar till att användas i. Fördelning av intäkter och kostnader görs både genom att använda externa konton i kontoklasserna 3–8 (3000–8999) och interna konton i kontoklass 9 i kombination med kod för verksamhetsindelning.

De av Svenska kyrkans församlingar och pastorat som är huvudmän för begravningsverksamheten har skyldighet att särredovisa dess intäkter och kostnader. Särredovisningens syfte är att säkerställa att begravningsavgiften endast används för begravningsverksamheten och att huvudmännen har ett rättvisande underlag för fastställande av begravningsavgiftssatsen.

Inom Svenska kyrkan bedrivs även ett antal aktiviteter som ur skatterättsligt perspektiv definieras som näringsverksamhet. Dit hör exempelvis uthyrning av tjänstebostäder, förskoleverksamhet, ”café på stan” och skogsavverkning. För samtliga intäkter och kostnader gäller att en bedömning ska göras om de utgör skattepliktig verksamhet eller inte. Församlingen ska fördela de intäkter och kostnader som är direkt hänförliga till den skattepliktiga verksamheten. Det är också lämpligt att fördela de indirekta kostnader för stöd och förvaltning, gemensam administration, som avser den skattepliktiga verksamheten.

Sedan 2021 gäller, efter en dom i Högsta förvaltningsdomstolen,18 att om transaktionerna sker inomkyrkligt, alltså mellan församling och pastorat, mellan stift och församlingar etcetera betraktas detta som ett inomkyrkligt tillhandahållande och är därmed moms- och skattebefriat. Detta tillhandahållande ska inte deklareras som försäljning vid momsredovisningen och är därför omgärdat av ett antal separata regler kring verifikationsserier, kontering och kopplingar i redovisningssystemet. Det är väsentligt att dessa transaktioner inte blandas med annan skattepliktig försäljning eller skattefri försäljning till externa parter, till exempel gravskötsel. Därför finns en särskild verksamhetskod för dessa transaktioner vilka ska särredovisas även inom begravningsverksamheten.

Förberedelser inför budgetarbetet

Med hjälp av kostnadsfördelning erhålls information om de olika verksamheternas totalkostnader. Fördelning av kostnader är en process som Svenska kyrkan utvecklat under de senaste tio åren och det är en levande process. Mycket av den verksamhet som bedrivs är likartad mellan åren men förändringar sker och det måste speglas i hur kostnaderna fördelas. Det torde därmed ske fördelningsmässiga förändringar mellan åren. Det är därför väsentligt att tidigt börja fundera över exempelvis fördelningen av personalkostnaderna eftersom de ska spegla vilka verksamheter den enskilde medarbetaren arbetar inom. Schablonmässig fördelning kan tillämpas men bör ha sin grund i den faktiskt planerade verksamheten. Verksamhetsplaneringen bör därför även innehålla ett moment med beräkning av hur mycket arbetstid som avsätts för respektive aktivitet.

Fördela ändamålsenligt

Det är viktigt att fördelningen av kostnaderna är ändamålsenlig. Kostnadsfördelningen behöver inledas med diskussioner om och planering av vilken slags information församlingen behöver utöver det som måste rapporteras i den årliga ekonomiska redogörelsen – de lokala behoven av uppföljning behöver alltså definieras. Den planerade fördelningen kan förberedas i redovisningssystemet och följs sedan upp i kommande års utfallsrapportering. I samband med verksamhetsuppföljning kan därefter justeringar och omprioriteringar göras inför kommande års budget.

Fördelning av kostnader kan ske både genom direktfördelning via fördelningsnycklar eller med interndebitering/internfakturering. De båda systemen kan också kombineras. För löpande verksamhet är det vanligt att fördelningsnycklar läggs i lönesystemet som med automatik fördelar lönekostnaderna enligt budget. Det kan dock, i samband med större avvikelser, vara lämpligt att komplettera detta med internfakturering. Ett exempel är om kyrkogårdspersonalen har fördelningsnycklar till begravningsverksamhet, serviceverksamhet och viss grundläggande fastighetsförvaltning men som under året även används för att måla om ett församlingshem. De timmar som då läggs på ommålningen särredovisas och internfaktureras, vanligtvis genom en bokföringsorder med ett underlag som styrker omfördelningen.

Fördelning av intäkter

Samtliga intäkter ska i möjligaste mån redovisas i den verksamhet de är hänförliga till. De intäkter som enligt begravningslagen finansierar begravningsverksamheten ska redovisas i den. Alla intäkter som ingår i skattepliktig verksamhet måste utifrån skattelagstiftningen redovisas där.

Intern försäljning av tjänster mellan begravningsverksamheten och den kyrkliga verksamheten förekommer i skiftande omfattning. När internförsäljning används som metod redovisas samtliga kostnader i den säljande verksamheten.

Den kyrkliga verksamhetens intäkter

Kyrkoavgiften ska, tillsammans med ekonomisk utjämning, utdelning från prästlönetillgångarna, erhållna bidrag och övriga verksamhetsintäkter, finansiera den grundläggande uppgiften och dess stödfunktioner såsom administration och fastigheter.

Kyrkoavgift, ekonomisk utjämning och utdelning från prästlönetillgångarna är dock inte att betrakta som verksamhetsintäkter och ska därför redovisas utan verksamhetskod. Därför ska dessa poster endast redovisas inom ramen för den sammanställda resultatbudgeten och resultaträkningen och inte i driftsredovisningen.

Övriga intäkter som erhålls i den kyrkliga verksamheten är verksamhetsrelaterade såsom avgifter, gåvor och bidrag, kollekter till egen verksamhet, hyresintäkter, clearingintäkter, entréavgifter samt vinster vid avyttring av byggnader, mark, maskiner och inventarier. Intäkterna redovisas i de verksamheter som genererar kostnaden och på samma nivå som personalkostnader och övriga kostnader. Om man exempelvis valt att redovisa dessa kostnader på delverksamhetsnivå redovisas även intäkten på samma nivå.

Näringsverksamhet

Svenska kyrkans församlingar kan ha både skattefri och skattepliktig näringsverksamhet samt inomkyrkligt tillhandahållande ur ett skatterättsligt perspektiv. Exempel på skattefri näringsverksamhet är serviceverksamheten, alltså gravskötselverksamhet samt uthyrning av lokaler när lokalerna används mer än 50 procent för egen verksamhet. Sådana intäkter redovisas därför under respektive verksamhetskod i olika verksamhetsområden. Skattepliktig näringsverksamhet såsom förskoleverksamhet och/eller uthyrning av bostäder redovisas däremot under en egen verksamhet, Skattepliktig verksamhet. Varje typ av näringsverksamhet kan med fördel redovisas som delverksamhet för att underlätta den interna uppföljningen, men skattemässigt redovisas hela verksamheten, alla näringsgrenarna, på aggregerad nivå i inkomstdeklarationen.

Inomkyrkligt tillhandahållande

Den skatte- och momsbefriade inomkyrkliga försäljningen, inomkyrkligt tillhandahållande, rekommenderas att redovisas på egen verksamhetskod för att underlätta administration och redovisning. Den omfattar all försäljning mellan Trossamfundet Svenska kyrkans organisatoriska enheter – församlingar, stift och nationell nivå. Den omfattar även försäljning av tjänster som tidigare kan ha redovisats i andra verksamheter såsom delade tjänster avseende präster, diakoner, fastighetsspecialister, vaktmästare med flera.

Det är viktigt att komma ihåg att försäljning av tjänster till närstående föreningar och organisationer, exempelvis Svenska Kyrkans Unga, körföreningar, syföreningar och förvaltade stiftelser inte omfattas av moms- och skattefriheten enligt domslutet eftersom de inte är en del av trossamfundet. I de flesta fall torde dock omfattningen av försäljningen av tjänster till dem vara av så begränsad omfattning att den omfattas av momsundantaget om 80.000 kronor19 och kan undgå beskattning utifrån huvudsaklighetsprincipen. Det innebär att denna försäljning av tjänster antingen ska redovisas inom 410 Skattepliktig rörelse eller som en del av 630 Gemensamma kostnader och administration.

Inomkyrkligt tillhandahållande redovisas på egen kod dels under 380 inom Övrig kyrklig verksamhet, dels i 890 inom Begravningsverksamheten.

Begravningsverksamhetens intäkter

Begravningsverksamheten finansieras huvudsakligen av begravningsavgiften. Den är begravningsverksamhetens huvudintäkt och redovisas därför inom detta verksamhetsområde. Övriga intäkter i begravningsverksamheten är internförsäljning av tjänster, gravskötselintäkter (avser avtal som tecknats och påbörjats före 2000), avgifter för förnyelse av gravrätter, hyresintäkter vid uthyrning av lokaler, bidrag för personal och vinst vid avyttring av materiella anläggningstillgångar. Dessa intäkter redovisas på samma nivå som kostnaden redovisas.

Om församlingen tillhandahåller gravgrävningstjänster eller andra tjänster till en annan kyrklig enhet ska intäkter och kostnader för detta redovisas under verksamheten 890 Inomkyrkligt tillhandahållande inom Begravningsverksamheten.

Vid avyttring av materiella tillgångar ska vinst eller förlust redovisas i den verksamhet som har nyttjat tillgången och burit kostnaden för av- och nedskrivningar. Har dessa kostnader fördelats mellan olika verksamheter ska även vinst respektive förlust fördelas enligt samma princip.

Redovisning av intäkter enligt kodplanen

Redovisning av kostnader enligt kodplanen

Församlingens kostnader består av personalkostnader, fastighetskostnader, av- och nedskrivningar samt övriga kostnader. Samtliga kostnader ska redovisas i den verksamhet de är hänförliga till.

De kostnader som enligt begravningslagen är en del av begravningsverksamheten ska särredovisas inom detta verksamhetsområde. Alla kostnader för de resurser, både personella och materiella, som används i näringsverksamhet ska redovisas i Övrig kyrklig verksamhet till lämplig verksamhet. Det gäller även kostnader för de församlingar som säljer inomkyrkliga tjänster.

Kostnader som är gemensamma för den kyrkliga verksamheten, begravningsverksamheten, skattepliktig rörelse och inomkyrkligt tillhandahållande ska med fördelningsnycklar och/eller med internpriser fördelas till respektive verksamhet. För fördjupning kring dessa kostnader se avsnitt 20 Gemensam administration, fördelningsnycklar och internpriser.

Om internförsäljning används som metod redovisas samtliga kostnader i den säljande verksamheten.

Av- och nedskrivningar och internränta

Med hjälp av avskrivningar fördelas, periodiseras, investeringsutgifterna. Avskrivningar utgör den periodiserade kostnaden för förslitning och värdeminskning av anläggningstillgångar. Av- och nedskrivningar för maskiner och inventarier ska redovisas i den verksamhet där tillgången brukas. Avskrivningar redovisas linjärt, alltså till samma belopp, under hela nyttjandeperioden.

Vid händelser där värdet av en materiell anläggningstillgång plötsligt minskar, såsom vid brand eller stormskador, ska en nedskrivningsprövning göras och värdet kan komma att minska eller helt utrangeras – en nedskrivning av värdet görs.

Notera att uppskrivning endast får göras till ursprungligt anskaffningsvärde.21

Förlust vid försäljning av materiella anläggningstillgångar

Förlust vid försäljning av materiella anläggningstillgångar redovisas enligt samma modell som av- och nedskrivningar, alltså genom att förlusten fördelas till de verksamheter som löpande belastats med kostnaden för av- och nedskrivningar.

Övriga kostnader

Övriga kostnader fördelas till de verksamheter där förbrukningen skett. Vid gemensamma kostnader för exempelvis it, telefoni och information sker fördelning efter nyttjande eller via schablonmässig fördelning.

För fördelning av gemensamma kostnader till begravningsverksamheten finns en mall framtagen. En mall finns även för fördelning av gemensamma kostnader till exempelvis Skattepliktig rörelse. https://internwww.svenskakyrkan.se/Ekonomi/mallar-och-blanketter

Metod för fördelning av personalkostnader

Huvudregeln är att löner och lönebikostnader för personalen fördelas till de verksamheter där personalen utför sina arbetsuppgifter i den utsträckning detta är möjligt. Fördelningar på mindre än 5 procent22 av arbetstiden är i normalfallet inte nödvändiga. Genom att fördela arbetstiden endast på grundnivån samt de obligatoriska delverksamheterna i modellen är detta ofta tillräcklig information. Vid behov av mer fördjupad information kan dock arbetstiden fördelas ända ned till aktivitetsnivå – den enskilda gruppen, kören och så vidare. Detta är ett lokalt beslut.

Som underlag för fördelningsnycklar av arbetstiden används förslagsvis metoden tidsbudgetering, se nedan.

Övriga personalkostnader

Utökning av utrymme i kodsträngen

För att underlätta redovisningen av fastighetsrelaterade intäkter och kostnader utökas antalet tecken i verksamhetsindelningens aktivitetsnivå till fem tecken så att samtliga fastighetsobjekt kan redovisas med egen verksamhetskod. Därutöver tillförs dimensionen Åtgärd i kodsträngen, som gör det möjligt att samla ekonomisk information per åtgärd, se nedan.

Redovisning och uppföljning ur olika perspektiv

För att styra och följa upp fastighetsverksamheten behöver man kunna redovisa fastigheternas intäkter och kostnader ur olika perspektiv och med olika detaljeringsgrad. I avsnittet ges exempel på fyra perspektiv som kan användas som stöd för en församlings eller ett pastorats uppföljning av fastighetsverksamheten. De fyra perspektiven är verksamhetsområde, organisatorisk enhet/geografiskt område, fastighetsobjekt och fastighetsåtgärd. Även andra perspektiv kan vara aktuella för en enskild församling.

Redovisning per verksamhetsområde

Svenska kyrkans modell för verksamhetsindelning innebär att fastigheternas intäkter och kostnader redovisas på flera ställen. Församlingsverksamhetens intäkter och kostnader redovisas i huvudsak under Stödjande verksamhet – Fastighet, byggnader och lokaler, med undantag för skattepliktig verksamhet som redovisas under Övrig kyrklig verksamhet. Begravningsverksamhetens fastigheter, byggnader och lokaler redovisas under Begravningsverksamhet.

Redovisningen per verksamhet gör det möjligt att beräkna nyckeltal som visar hur stor andel av verksamhetens intäkter eller kostnader som går till fastigheter och lokaler samt nyckeltal som visar fördelningen mellan fastighetskostnaden och andra verksamhetskostnader. Uppgifterna behövs som underlag för såväl budgetarbetet som lokalförsörjningsplaneringen.

Redovisning per organisatorisk enhet/geografiskt område

Redovisning per organisatorisk enhet/geografiskt område gör det möjligt att följa upp den totala fastighetskostnaden för både församlings- och begravningsverksamheten i ett pastorat eller på en ort. Syftet med redovisningen är att få en helhetsbild av resursanvändningen inom församlingens fastighetsverksamhet, till exempel vad gäller personal, köpta tjänster, maskiner och utrustning.

Uppgifterna används för analyser av kostnadsdrivare och möjliga effektiviseringar. Genom att beräkna nyckeltal där resursanvändningen ställs i relation till fastighetsbeståndet, kan man se om det finns utrymme för besparingar och effektiviseringar genom exempelvis samnyttjande och samlokalisering.

Redovisning per fastighetsobjekt

Grundläggande för att styra och följa upp fastighetsverksamheten är att man kan redovisa intäkter och kostnader per fastighetsobjekt. Med fastighetsobjekt avses byggnad, anläggning, markobjekt, hyrd lokal eller bostad.

Redovisning per fastighetsobjekt möjliggör analyser av både enskilda objekt och grupper av objekt, till exempel alla objekt som tillhör ett förvaltningsområde eller en viss byggnadskategori. Genom redovisningen per objekt blir det möjligt att följa upp om objektet urskiljer sig på något sätt, exempelvis genom att vara dyrare än andra jämförbara objekt.

Exempel på årliga kostnader för ett fastighetsobjekt:

• Kostnader för personal, material, utrustning och köpta tjänster för ledning, administration och utförande av tillsyn, skötsel och underhåll

• Förbrukningskostnader, produktionskostnader och avgifter för energi, vatten och avlopp

• Avskrivningar och räntor

• Kostnader för hyror och arrenden

• Kostnader för försäkringspremier, larm och bevakning

• Kostnader för städning

Uppgifterna används som underlag för beräkning av nyckeltal och analyser för olika ändamål, till exempel för att:

• Jämföra fastighetskostnaden per kvadratmeter med andra fastighetsobjekt av samma slag.

• Beräkna nyckeltal som beskriver vad det kostar att bedriva verksamhet i olika byggnader. Exempelvis genom att beräkna fastighetskostnaden per sammankomst, nyttjad timme, deltagare eller annat mätvärde som kan relateras till verksamheten.

• Bedöma kostnadsutvecklingen för fastighetsobjektet.

• Bedöma om fastighetskostnaden ligger på en rimlig nivå eller om det finns behov av fördjupade analyser av bakomliggande orsaker till höga eller låga kostnader.

• Jämföra fastighetskostnaden med hyresintäkter och bidrag som kan relateras till fastighetsobjektet.

För att få så rättvisande underlag som möjligt för analyser och prognoser är det viktigt att alla kostnader redovisas på fastighetsobjektet, oberoende av vem som utför uppgiften eller var i organisationen uppgiften utförs. Detta innebär att även personalkostnader för eget arbete behöver redovisas per fastighetsobjekt och/eller per fastighetsåtgärd.

Exempel på aktiviteter och kostnader, åtgärder, som kan ingå i årskostnaden för ett fastighetsobjekt

De åtgärder som består av olika kostnadsslag har kodats för att kunna tillämpas i dimensionen Åtgärd.

En väsentlig del av kostnaden för en åtgärd är personalkostnaden i de fall då åtgärden utförs med egen personal. Rutiner för inrapportering av tidsåtgång behöver systematiseras och därefter läggas in i redovisningen. Nedan ges exempel på olika lösningar för detta, antingen via lönesystemet med externkonton eller genom internfakturering av personalkostnaden.

Exempel på kontering av planerat underhåll med egen personal via externkonton respektive internkonton

Även andra dimensioner i kodsträngen såsom område/objekt/projekt kan infogas när behov finns.

Exempel på kontering av lokalvård med egen personal

Gemensamma definitioner och begrepp

Vissa begrepp kan i vardagliga sammanhang få en snävare eller vidare betydelse. Exempel på begrepp som kan ge upphov till gråzoner är drift, tillsyn, skötsel, avhjälpande och planerat underhåll, samt gränsdragningen mellan underhåll och investeringar.

Begreppen definieras i Aff-definitioner 15 – Termer och definitioner för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service.23

Definitioner av materiella tillgångar

Anläggningstillgångar definieras enligt årsredovisningslagen som tillgångar avsedda för stadigvarande bruk. Hit räknas exempelvis mark, byggnader, byggnadsinventarier och installationer såsom ventilations- och värmesystem samt maskiner, arbetsmaskiner, fordon och inventarier.

Dessa tillgångar ska periodiseras, skrivas av, under hela den beräknade nyttjandeperioden. Den beräknade avskrivningstiden varierar mellan olika typer av anläggningstillgångar men är normalt lägst fem år för exempelvis vissa arbetsmaskiner och inventarier och som längst 100 år, för byggnader. För varje tillgång ska en nyttjandetid beräknas vid anskaffningen och utgiften fördelas linjärt under nyttjandetiden, avskrivningen blir alltså lika stor varje år.

Tillgångar som avses att innehas maximalt tre år och inventarier av mindre värde definieras som korttidsinventarier respektive förbrukningsinventarier. Korttidsinventarier, med en nyttjandetid understigande tre år har inget övre tak avseende utgiften utan kostnaden kan uppgå till väsentliga belopp. För förbrukningsinventarier finns i inkomstskattelagen regler kring beloppsgränser, men något sådant regelverk finns inte för den kyrkliga, skattefria, verksamheten. För förbrukningsinventarier i skattepliktig verksamhet går gränsen vid ett halvt basbelopp exklusive moms. God redovisningssed inom Svenska kyrkan innebär att samma beloppsgräns tillämpas även för förbrukningsinventarier i den kyrkliga verksamheten, dock med tillägg för momskostnaden.

Korttids- och förbrukningsinventarier kostnadsförs direkt.

Mark har i normalfallet ingen avskrivning utan förutsätts bibehålla eller öka sitt värde. Svenska kyrkan har ett undantag, ianspråktagen begravningsmark, med en avskrivningstid på 50 år.

Visst stöd i bedömningen av avskrivningstider finns på intranätet: https://internwww. svenskakyrkan.se/Ekonomi/hjalpdokument-for-komponentindelning

Komponenter

En mer omfattande anläggningstillgång såsom en byggnad består ofta av en mängd olika komponenter med olika långa livslängder. Byggnadens stomme kanske förväntas hålla i minst 50 år medan fasaden, taket, invändigt ytskikt, vitvaror, tekniska installationer och så vidare, har kortare livslängd och/eller nyttjandeperiod. Vid anskaffning av sådan tillgång ska, enligt gällande regelverk,24 de olika komponenterna identifieras och specificeras med sin respektive avskrivningstid.

För Svenska kyrkans äldre kyrkor finns även en övergångsregel som infördes i samband med byte av redovisningsmodell, den så kallade övergångsregeln. Den innebär i korthet att befintligt redovisat värde, vid övergången till K3, inte komponentuppdelades utan samlades i en gemensam övergångspost med relativt kort avskrivningstid. Vid anskaffning av nya komponenter krävs ingen utrangering av de komponenter som ingår i övergångsposten.

För fördjupning kring materiella tillgångar hänvisas till KRED:s rekommendation Materiella anläggningstillgångar enligt K3. https://internwww.svenskakyrkan.se/Ekonomi/ materiella-anlaggningstillgangar-enligt-k3_KRED

Investering

Inköp av anläggningstillgång betraktas normalt som investering. Det gäller även om- och tillbyggnad av befintlig anläggningstillgång. Detta innebär att eventuella komponenter ska identifieras och nyttjandeperioder ska fastställas. Därefter avskrivs, förbrukas, de olika komponenterna i enlighet med avskrivningsplanen.

En befintlig tillgång eller komponent som byts ut ska betraktas som investering och därmed få en fastställd nyttjande- och avskrivningstid. Den gamla tillgången som ersätts kan vara helt avskriven och utrangeras då ur balansräkning och anläggningsregister. Finns det däremot ett kvarvarande redovisat värde på den gamla tillgången ska detta värde skrivas ner till noll vilket påverkar årets resultat. Tillgången utrangeras därefter i balansräkning och anläggningsregister.

Ersättningsinvestering

Det är väsentligt att i varje enskilt fall bedöma om en åtgärd ska kostnadsföras som underhåll eller aktiveras som investering. Många åtgärder som utförs som planerat underhåll bör kunna bedömas som ersättningsinvesteringar när de avser åtgärder som är omfattande och som utförs mer sällan än vart tredje år alternativt inte avses att upprepas under ett stort antal år. Att redovisa denna åtgärd som investering kommer att bättre spegla hur investeringen förbrukas över tid och därmed också ge en mer rättvisande bild av byggnadens värde. Nyttjandeperioder och därmed avskrivningstider bör dock inte vara så långa att kostnader skjuts på framtiden.

Underhåll

Utgifter för reparation och underhåll av en tillgång eller komponent som syftar till att vidmakthålla eller återställa dess egenskaper så att dess prestationsförmåga bibehålls ska redovisas som kostnad.

Att vidmakthålla innebär tekniska åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett fastighetsobjekt. Att återställa inkluderar eventuell förbättrad prestanda på material, vara eller komponent. Underhåll omfattar arbetsprestation, hjälpmedel och byte av material, vara eller komponent.

Planerat underhåll kan i många fall bedömas som ersättningsinvestering, se ovan. Underhåll som inte är en ersättningsinvestering ska ses som en kostnad som kostnadsförs direkt. Notera att de flesta åtgärder som finansieras med kyrkoantikvarisk ersättning, KAE, avser sådant som på grund av sitt kulturhistoriska värde inte får ersättas utan endast repareras/konserveras.

Gränsdragningsproblematik

I samband med större fastighetsåtgärder är det inte ovanligt att problem med gränsdragningar mellan investering och reparation/underhåll uppstår.

Här är det viktigt att göra en bedömning kring hur utgifterna ska redovisas eftersom olika bedömningar får konsekvenser för det ekonomiska resultatet. För att redovisas som investering måste tillgångskriteriet i K325 vara uppfyllt. Någon praxis kring detta har ännu inte utvecklats utan man får ta stöd av andra goda exempel och även tidigt diskutera det med revisorn.

Nedanstående figur sammanfattar K3-regelverket kring reparation/underhåll/investering:

Samma typ av åtgärd men olika redovisningsmetod

Vid övergången till nuvarande redovisningsregelverk, K3, genomfördes en omfattande klassificering av samtliga församlingars materiella anläggningstillgångar. Några tillgångar, vissa byggnader, kunde då konstateras ha låga redovisade värden där det inte fanns betydande komponenter med väsentliga skillnader i nyttjandeperiod, de hade en låg nyttjandegrad och bedömdes eventuellt inte finnas kvar i församlingens ägo om 15–25 år. Församlingen beräknade heller inte kosta på dessa byggnader annat än ett minimum av underhåll. Byggnaderna undantogs då från kravet på komponentindelning.

Om en församling under ett år behöver göra samma typ av åtgärd, till exempel ett takbyte eller en fasadrenovering på både en komponentindelad byggnad och en ej komponentindelad byggnad kan utgiften komma att redovisningsmässigt hanteras olika. I den komponentindelade byggnaden redovisas utgiften för takbytet som en investering, medan takbytet för den ej komponentindelade byggnaden kan redovisas som en reparationskostnad.

Vid utbyte av en tidigare ej särredovisad komponent, i detta fall ett tak, där åtgärden uppgår till väsentliga belopp, måste även en bedömning göras om fastighetsobjektet i och med takbytet ska komponentindelas eftersom nyttjandetiden troligtvis förlängs och det tidigare ställningstagandet om en miniminivå på underhållet har ändrats, kanske i syfte att behålla och utveckla fastighetsobjektet.

Skatteregler

För materiella tillgångar som används för skattepliktig rörelse finns även skatteregler kring periodiseringar att ta hänsyn till. Av förenklingsskäl ska detta beskrivas som att en församling med stora fastighetsinnehav bör ha två olika anläggningsregister för dessa tillgångar. Det ena anläggningsregistret beskriver anskaffningsvärden och periodiseringar utifrån gällande redovisningsregler, medan det andra beskriver det utifrån det skatterättsliga regelverket. Skillnaden mellan bokföringsmässiga och skattemässiga avskrivningar innebär att församlingen ska beräkna och redovisa uppskjuten skatt i bokföringen. För ytterligare information kring detta hänvisas till Skatteverkets webbplats. För församlingar med enstaka näringsfastigheter kan det vara tillräckligt att göra de skattemässiga justeringarna direkt i inkomstdeklarationen.

Avgränsningar

I detta och följande avsnitt redogörs inte för eventuella förändringar i förhållande till den tidigare modellen, Modell för verksamhetsindelning 2011, utan dessa sammanfattas kortfattat i avsnitt 2 Nyheter och förändringar.

Motiv för strukturen

Den information som lämnas i ekonomiska rapporter ska vara så informativ att den kan användas för uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten och därmed också ligga till grund för beslut och kommande planering. Modellen ska även underlätta administrationen för rapportering till myndigheter, exempelvis till Skatteverket avseende skattepliktig verksamhet.

Därutöver ska informationen säkerställa det informationsbehov som finns hos andra delar av Trossamfundet Svenska kyrkan såsom nationell nivå för den ekonomiska utjämningen och underlag för utredningar och beslut samt i stiftens främjande- och tillsynsarbete.

Genom de anvisningar och definitioner som ges för varje verksamhet ökar jämförbarheten över tid i den egna församlingen. Genom gemensamma anvisningar för hela Svenska kyrkan ökar även jämförbarheten mellan olika församlingar.

Gemensam struktur men lokal tolkning

Gemensamma anvisningar och definitioner ska inte tolkas som att församlingens tolkning av sitt uppdrag ska styras via internredovisningen utan tvärtom – den lokala tolkningen styr var i internredovisningen aktiviteten ska redovisas. För verksamhetsområdet Grundläggande uppgiften är det väsentligt att församlingen själv, utifrån församlingsinstruktion och andra styrdokument, väljer hur aktiviteterna styrs till de olika dimensionerna inom den grundläggande uppgiften. Det medför visserligen en i viss mening minskad jämförbarhet mellan olika församlingar, men skapar jämförbarhet inom ramen för verksamhetsområdet. Det framgår vad gudstjänster, undervisning, diakoni och mission kostar i varje församling oavsett hur man lokalt definierat vilka aktiviteter som hör till respektive dimension inom den grundläggande uppgiften. De aktiviteter som redovisas inom varje verksamhet ska därför ses som exempel och förslag och man har möjlighet att göra andra bedömningar och ställningstaganden. Det kommer därför att innebära att en gruppverksamhet kan redovisas inom olika verksamheter i olika församlingar utifrån den lokala pastorala synen på aktiviteten.

Perspektivet att all verksamhet som bedrivs ska innehålla samtliga dimensioner av den grundläggande uppgiften är oförändrat och kvarstår. Men i redovisningssammanhang och av uppföljningsskäl måste församlingen kunna följa intäkter och kostnader i relation till de mål som lokalt fastställts. För att uppnå detta inom ramen för internredovisning är begreppet ”huvudsaklighetsprincipen” en lämplig metod att tillämpa.

Syfte styr fördelningen

Huvudsaklighetsprincipen innebär att varje aktivitet ska bedömas utifrån dess huvudsakliga syfte inom ramen för den grundläggande uppgiften. Detta innebär inte att övriga perspektiv inom den grundläggande uppgiften saknas utan endast att det valda perspektivet har huvudfokus i den enskilda aktiviteten.

Detta fokus är inte statiskt utan kan komma att förändras över tid. Exempelvis kan en ungdomsgrupp som startade i undervisningssyfte komma att få ett allt större inslag av diakonal verksamhet utifrån gruppens behov. I samband med resursfördelningen till olika aktiviteter kan därmed mer diakonalt inriktad personal behövas i verksamheten och kostnaderna kan komma att flyttas från Ungdomsverksamhet till Diakonal verksamhet. Ungdomsgruppens namn och innehållsbeskrivning torde inte behöva ändras, men församlingens syfte med aktiviteten har anpassats efter behov och resurstilldelning.

Bedömningen bör lämpligen utgå från den lokala församlingsinstruktionen. Varje aktivitet ska kunna motiveras utifrån vad församlingen vill uppnå enligt det som fastställts i församlingsinstruktionen. Det blir även vägledande vid prioriteringar där man kan tvingas ställa olika aktiviteter mot varandra eftersom de befintliga resurserna inte räcker till allt man skulle vilja göra.

För övriga verksamhetsområden, Styrning och ledning, Övrig kyrklig verksamhet, Stödjande verksamhet samt Begravningsverksamhet, ska samma bedömning göras men här finns i normalfallet inte samma bedömningsproblematik.

Modellens uppbyggnad

Modellen för internredovisning är indelad i fyra olika nivåer. Den mest övergripande nivån benämns verksamhetsområde. Det finns totalt fem verksamhetsområden varav tre avser kärnverksamheten – Grundläggande uppgiften, Styrning och ledning samt Stödjande verksamhet. De två övriga är Övrig kyrklig verksamhet och Begravningsverksamhet, verksamhet som ofta utförs inom Svenska kyrkan men som inte är ett krav enligt kyrkoordningen. Ett sätt att beskriva detta är nedanstående bild.

I detta avsnitt redogörs för internredovisningens fem verksamhetsområden samt de verksamheter och delverksamheter som utgör grundnivån. Det är på denna nivå som rapporteringen i den ekonomiska redogörelsen görs. För vissa församlingar är denna grundnivå tillräcklig för att, kanske i kombination med andra dimensioner i kodsträngen, få den ekonomiska information man anser är nödvändig. Andra församlingar har andra behov av uppföljning, på en mer detaljerad nivå och kan då komma att utnyttja möjligheten till ytterligare delverksamheter samt aktiviteter för detta.

En församlings verksamhet sorteras redovisningsmässigt i fyra till fem verksamhetsområden:

1. Grundläggande uppgiften

2. Övrig kyrklig verksamhet

3. Styrning och ledning

4. Stödjande verksamhet

5. Begravningsverksamhet

Varje verksamhetsområde delas därefter in i ett antal verksamheter, några som används av alla församlingar, andra som kan användas vid behov om den typen av verksamhet bedrivs lokalt. I vissa delar av internredovisningen finns också delverksamheter som tillhör grundnivån. De avser sådan verksamhet som nationell nivå har ett särskilt intresse av att följa.

Det lokala behovet av uppföljning ska, utöver grundnivån, styra hur internredovisningen byggs. Det innebär att församlingen kan använda sig av ytterligare delverksamheter och därutöver även den mest detaljerade nivån, aktivitetsnivån.

Rubriknivå men inte redovisningsnivå

Under två av rubrikerna i internredovisningen ska inget bokföras utan de används endast för rapporter på aggregerad nivå. Det handlar om verksamheten Undervisning samt verksamheten Fastigheter, byggnader och lokaler. Under dessa rubriker ska delverksamheter alternativt aktivitetsnivå användas eftersom informationsbehovet, både lokalt och nationellt, är högre än vad som kan framkomma på aggregerad nivå.

Behov av kompletterande information

Inom församlingen finns vanligtvis behov av kompletterande information kring exempelvis budgetansvar för hela eller delar av verksamheter, inköpsansvar men inte budgetansvar, geografisk lokalisering etcetera. Detta möjliggörs genom en utökning av antalet dimensioner i kodsträngen, så kallad flerdimensionell redovisning. För fördjupad information kring detta se avsnitt 7 Kodsträngens uppbyggnad – flerdimensionell redovisning, avsnitt 8 Ansvar – hur följs det i kodsträngen? samt avsnitt 15 Sjukhuskyrkan, kyrkomusik och andra aktiviteter som kan redovisas inom olika verksamheter.

Grundnivå

Redovisning på grundnivå innebär redovisning på en grundläggande och aggregerad nivå. Det är i huvudsak på denna nivå som den ekonomiska redogörelsen, kyrkostyrelsens årliga insamling av ekonomisk statistik i Svenska kyrkan, samlas in. För den enskilda församlingen kan denna nivå i många fall vara tillräcklig, särskilt om den kombineras med andra dimensioner i kodsträngen som kan ge fördjupad information kring de aktiviteter som lokalt bedömts som särskilt viktiga att följa på en mer detaljerad nivå.

I detta avsnitt redogörs för grundnivån för Verksamhetsindelningens samtliga fem verksamhetsområden. Grundnivån innehåller i huvudsak nivån Verksamhet men i vissa fall även Delverksamhet.

Högre detaljeringsnivå

Utöver grundnivån kan det lokalt finnas behov av att följa intäkter och kostnader på mer detaljerad nivå genom att också redovisa på delverksamhets- och/eller aktivitetsnivå. Man måste dock vara medveten om att ytterligare detaljeringsgrad i redovisningen medför ökad administration. Nyttan av högre detaljeringsgrad måste därmed vägas mot denna konsekvens.

Den högre detaljeringsnivån kan vara permanent eller användas för att under en kortare period mäta intäkter och kostnader för en viss verksamhet. Det är heller inte nödvändigt att ha en hög detaljeringsgrad i alla verksamheter utan det lokala uppföljnings- och informationsbehovet ska styra. Det kan exempelvis räcka med att redovisa gudstjänster och kyrkliga handlingar på grundnivå, men av uppföljningsskäl vill församlingen särskilt följa musikgudstjänster som då får en egen kod avseende både intäkter och kostnader.

För exempel på mer detaljerad indelning, på frivillig delverksamhets- och/eller aktivitetsnivå, hänvisas till Appendix, Förslag och exempel på frivillig delverksamhets- och aktivitetsnivå.

1–2 Grundläggande uppgiften – grundnivå

Församlingens grundläggande uppgift är att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt att utöva diakoni och mission. Den grundläggande uppgiften ska inte ses som summan av fyra olika och valbara delar utan är en uppgift och odelbar. I samband med arbete med församlingsinstruktion, budget, redovisning och i annan planering kan man dock behöva beskriva, belysa och fokusera på de olika aspekterna av den grundläggande uppgiften, men det är viktigt att förstå att församlingens olika verksamheter är olika aspekter/dimensioner av den grundläggande uppgiften och inte olika delar.

Styr- och måldokument för denna verksamhet är den lokala församlingsinstruktionen som därmed blir styrande för under vilken verksamhet olika aktiviteter ska sorteras. De exempel som redovisas kan därför placeras under en annan verksamhet utifrån den lokala pastorala tolkningen.

Verksamhetsområdet består av fem olika grundverksamheter samt, på grund av lång historik och ett nationellt behov av information, några obligatoriska delverksamheter. Dessa avser verksamheten Undervisning, där nivån verksamhet därmed inte används utan en mer detaljerad redovisning krävs (se avsnitt 140 Undervisning nedan).

Till varje verksamhet respektive delverksamhet inom verksamhetsområdet ska följande poster fördelas:

• Personalkostnader för arbetsuppgifter kopplade till respektive verksamhet

• Intäkter i respektive verksamhet

• Övriga kostnader för respektive verksamhet

3–4 Övrig kyrklig verksamhet – grundnivå

Verksamhetsområdet omfattar verksamheter som definieras som församlingsverksamhet men som inte ryms inom ramen för den grundläggande uppgiften. Mycket av den verksamhet som omfattas är ett direkt utflöde av den grundläggande uppgiften såsom förskoleverksamhet, annat är sådan verksamhet som Svenska kyrkan har en lång tradition av att bedriva såsom serviceverksamhet och kulturverksamhet. Till verksamhetsområdet hör även verksamhet som av Skatteverket bedöms som skattepliktig och/eller momspliktig. Detta gäller även om församlingens perspektiv är att verksamheten bedrivs inom ramen för den grundläggande uppgiften. Anledningen till detta är att administrativt underlätta moms- och skatteredovisning. Hit hör även inomkyrkligt tillhandahållande, alltså när församlingen tillhandahåller tjänster till andra inomkyrkliga enheter vilket är moms- och skattebefriat.

Inomkyrkligt tillhandahållande inom verksamhetsområdet Begravningsverksamheten redovisas under 890.

Andra exempel på verksamhet inom detta område är samverkansprojekt med andra organisationer, föreningar, kommuner och regioner och där församlingen inte är huvudman för projektet. Hit räknas exempelvis krisberedskap. Även andra aktiviteter som redovisas under detta verksamhetsområde är sådant som endast delvis riktar sig till den egna verksamheten, exempelvis när församlingen ansvarar för prostuppdrag och kontraktsverksamhet.

5 Styrning och ledning – grundnivå

Verksamhetsområdet omfattar de styrnings- och ledningsfunktioner som kyrkoordningen fastställer. Utöver dessa kan lokala utskott och kommittéer finnas. Samtliga organ med strategisk funktion samlas under verksamhetsområdet. Ett undantag finns: kyrkogårds-/begravningsutskott som kan redovisas direkt under verksamhetsområdet Begravningsverksamheten när ett sådant utskott till övervägande del behandlar frågor som rör begravningsverksamheten.

Om ett utskott har blandade uppdrag, exempelvis ett fastighets- och kyrkogårds- utskott, bör kostnaderna fördelas mellan 5 Styrning och ledning och 8 Begravningsverksamheten, alternativt i sin helhet placeras i Styrning och ledning för att därefter indirekt fördelas till Begravningsverksamheten via gemensam administration.

Verksamhetsområdet omfattar även den strategiska operativa ledning som utförs av kyrkoherde och eventuell ledningsgrupp/stab. Det handlar om det övergripande ledningsansvaret vilket omfattar alla verksamhetsamhetsområden, som budgetarbete, policyarbete, uppföljning, arbetsmiljöarbete etc.

Samtliga kostnader inom Styrning och ledning ska fördelas till begravningsverksamheten i enlighet med Modell för särredovisning som en del av gemensam administration. Dessa kostnader bör även fördelas till 410 Skattepliktig rörelse, 360 Serviceverksamheten samt 380 Inomkyrkligt tillhandahållande.

Av förenklingsskäl redovisas även församlingsråd i pastorat inom verksamhetsområdet trots att de kan anses ha mer av ett verksamhetsansvar för den grundläggande uppgiften än ett strategiskt ansvar. Församlingsrådet ska dock inte ingå i underlaget för beräkning av gemensam administration.

6 Stödjande verksamhet – grundnivå

Inom verksamhetsområdet Stödjande verksamhet redovisas verksamheter som innebär stöd till övriga verksamhetsområden. Verksamhetsområdet är indelat i fyra olika verksamheter, 610 Församlingsadministration och verksamhetsstöd, 630 Gemensamma kostnader och administration, 650 Fastigheter, byggnader och lokaler samt 690 Finansiella poster. Kostnader under 630 Gemensamma kostnader och administration ska fördelas till begravningsverksamheten enligt Modell för Särredovisning (se även avsnitt 19 Begravningsverksamhetens särredovisning samt avsnitt 20 Gemensam administration, fördelningsnycklar och internpriser), men bör även fördelas till 410 Skattepliktig rörelse, 360 Serviceverksamheten och 380 Inomkyrkligt tillhandahållande. Verksamhetsområdet har obligatoriska delverksamheter.

8 Begravningsverksamhet – grundnivå

Verksamhetsområde 8, Begravningsverksamhet, används för att redovisa intäkter och kostnader för de uppgifter som församlingen ska svara för i samband med ett dödsfall. Begravningsverksamhetens innehåll och utformning regleras i begravningslagen (1990:1144). Församlingens, huvudmannens, ansvar inträder när stoftet överlämnats till huvudmannen.

För en detaljerad beskrivning av intäkter och kostnader inom begravningsverksamheten hänvisas till KRED-rekommendationen Modell för särredovisning av begravningsverksamhetens intäkter och kostnader.

Grunden för bedömning

Utgångspunkten för hur sådana aktiviteter ska redovisas inom verksamhetsindelningen är den lokala församlingsinstruktionen. Många gånger handlar det om aktiviteter som är av stor betydelse inom och för församlingen och till vilka stora resurser avsätts. Dessa aktiviteter och deras betydelse för det lokala församlingslivet bör därmed vara beskrivna i församlingsinstruktionen som då även ligger till grund för hur dessa aktiviteter ska redovisas.

Exempel kyrkomusik

I detta avsnitt beskrivs olika metoder för att kunna upp följa intäkter och kostnader avseende kyrkomusiken.

Även när det gäller hur fördelningen av intäkter och kostnader för kyrkomusiken fördelas är grunden hur den beskrivs i den lokala församlingsinstruktionen. Här kan församlingsinstruktionen exempelvis ange att all kyrkomusikalisk verksamhet har sin grund i och är en del av gudstjänstverksamheten. I andra församlingar beskrivs hur kyrkomusiken har sin naturliga roll i flera av den grundläggande uppgiftens olika dimensioner. Hur intäkter och kostnader fördelas ska spegla den lokala pastorala beskrivningen av kyrkomusikens roll i församlingslivet.

För att den enskilde kyrkomusikern ska kunna följa intäkter och kostnader som vanligtvis redovisas i verksamheter där någon annan än kyrkomusikern har budgetansvar krävs ytterligare information via kodsträngen. Exempelvis torde kyrkoherden i de flesta fall vara budgetansvarig för gudstjänstverksamheten men kan delegera budgetutrymme för kyrkomusiken till kyrkomusikern. Samma sak gäller när exempelvis församlingens olika körer är definierade som Undervisning och/eller Diakoni och när konsertverksamhet har definierats som Övrig kyrklig verksamhet och/eller Mission. Hur kodsträngen kan behöva utformas är därmed beroende på två faktorer – hur församlingen definierat kyrkomusiken i församlingsinstruktionen och hur den lokala organisationen ser ut.

Nedan ges ett antal olika exempel på hur kodsträngen kan utformas. Exemplen bygger på att kyrkomusiken redovisas i olika dimensioner av den grundläggande uppgiften.

1.En delverksamhet läggs till i de dimensioner som påverkas:

110	Gudstjänster och kyrkliga handlingar	210	Diakoni
111	Musik i gudstjänst och kyrkliga handlingar	21X	Musik inom diakoni
140	Undervisning	260	Mission
15X	Musik i barnverksamhet	26X	Konserter för Act Svenska kyrkan
16X	Musik i ungdomsverksamhet	310	Övrig kyrklig verksamhet
17X	Musik i konfirmandarbete	321	Konsertverksamhet
18X	Musik i vuxenverksamhet

Notera att redovisning även kan ske på aktivitetsnivå om man exempelvis vill ha församlingens olika barnkörer på egna koder:

15xx	Minikören
15xy	Pärlorna
15yy	Diamanterna

2.Varje kör, konsert etcetera läggs som egna objekt. Det innebär att samtliga intäkter och kostnader kodas med en extra koddel som beskriver vilken kör/konsert som kostnaderna ska redovisas under. Även personalkostnader kan redovisas med samma detaljeringsgrad om det bedöms ändamålsenligt, detta görs då i lönesystemet.

Ett notinköp kan därmed konteras enligt följande:

5463.210.xxx	(noter till pensionärskören, definierad som diakonal verksamhet)
5463.110.yyy	(noter till kyrkokören inom gudstjänstverksamheten)

3.Genom att kombinera baskonto och verksamhet med en ansvarskod kan en enskild medarbetare följa de poster som hen har budgetansvar för:

5463.210.zz	(noter till pensionärskören med kod för ansvarig kyrkomusiker)
6997.110.zz	(arvode till trumpetare med F-skattsedel för medverkan i gudstjänst med kod för ansvarig kyrkomusiker)

För ytterligare fördjupning hänvisas till avsnittet 8 Ansvar – hur följs det i kodsträngen?

Om hållbarhetsredovisning

Församlingar som upprättar hållbarhetsrapport enligt årsredovisningslagen eller frivillig hållbarhetsredovisning (se den förenklade hållbarhetsredovisningsmall som den nationella nivån tillhandahåller) kan hämta information som underlag för detta ur kostnadsredovisningen.

En hållbarhetsredovisning fokuserar på en redogörelse över de resultat eller effekter som åstadkommits genom ett hållbarhetsarbete. Minskat matsvinn, smartare inköpsmönster, lägre energiförbrukning till följd av bättre styrning eller investeringar och så vidare, genererar hållbarhetseffekter som kan beräknas och i många fall också har en kostnadseffekt över tid. En hållbarhetsredovisning fokuserar oftast på dessa nyttor men det kan också vara lämpligt att väga in kostnadsaspekter av arbetet för att på så sätt bevaka hållbarhetsarbetet utifrån ett väsentlighetsperspektiv, det vill säga bevaka att resurserna används där de gör mest nytta.

För mer information hänvisas till: https://internwww.svenskakyrkan.se/hallbarhetsportalen

Interreligiös verksamhet

Interreligiös verksamhet kan vara bred och varierande och omfatta allt från mötesplatser, sociala kontakter, samtalsgrupper och studieverksamhet där dialogen öppnar för ömsesidigt lärande. Det kan också handla om verksamhet med syfte att verka för ett bättre samhälle över religionsgränser men även att göra närmiljön tryggare och säkrare för alla människor oavsett trosuppfattning såsom nattvandringar och fritidgårdsliknande verksamhet.

Hur församlingen redovisar denna verksamhet ska ha sin grund i församlingsinstruktionen och därmed kan denna verksamhet redovisas olika i olika församlingar. Verksamheten sker utan att församlingen har ett kunskapsprivilegium men i samverkan med andra religioner. Utifrån detta perspektiv kan aktiviteterna redovisas som diakoni eller undervisning. Vissa aktiviteter kan till sin karaktär ha mer diakonala inslag och därför mer naturligt redovisas där. En verksamhet som präglas av öppna mötesplatser där dialogen innebär ömsesidigt lärande och att verka för ett bättre samhälle över religionsgränser, både nationellt och internationellt, vilket präglas av gästfrihet och öppna kyrkor kan redovisas inom Undervisning.

Flykting- och integrationsarbete

Även här kan verksamheten vara både bred och varierad med mötesplatser, språkundervisning, sociala kontakter, besök och samtal. Det kan exempelvis ske i form av praktiskt inriktad gruppverksamhet kring matlagning, odling eller idrott.

Fokus för verksamheten torde i de flesta fall handla om att möta individers behov och därmed karaktäriseras som diakonal verksamhet. I andra fall ligger fokus mer på undervisning om kristen tro och kan då karaktäriseras som undervisning.

Ekumenik

Ekumenik handlar i många fall om att bedriva verksamhet tillsammans med andra kristna församlingar. Verksamheten kan exempelvis ha en tydlig diakonal inriktning, vara inriktad på studieverksamhet, gälla ekumeniska gudstjänster och avse löpande missionsarbete.

Här är det lämpligt att se till den enskilda aktiviteten och redovisa den under den huvudsakliga dimensionen av den grundläggande uppgiften. För verksamhet som inte enkelt låter sig sorteras kan perspektivet Undervisning användas. Detta sker utifrån tanken att verksamheten rymmer ett ömsesidigt lärande.

Huvudsakliga principer

Begravningsverksamheten finansieras via begravningsavgiften som alla med kommunalt beskattningsbar inkomst betalar. Avgiften får endast användas till sådant som enligt lag definieras som begravningsverksamhet.

Verksamheten är ett statligt uppdrag och omfattas därmed av en mängd statliga regleringar avseende exempelvis arkivering och förvaltningslagstiftningen. Den har också reglering kring tillsyn där länsstyrelserna är tillsynsmyndighet och där begravningsombudet har en viktig roll.

Verksamheten är i sig icke-konfessionell och hänsyn ska därför tas till andra trossamfund och till dem utan religiös tillhörighet i planering och utveckling av verksamheten. Huvudmannen förutsätts hålla samråd kring frågor rörande begravningsverksamheten med representanter från övriga samfund och länsstyrelsens representant, begravningsombudet, har som uppgift att bevaka att de övrigas intressen tas till vara.

Samtidigt som verksamheten har egen lagstiftning och egen finansiering är den en del av huvudmannens, församlingens eller pastoratets, verksamhet. Därmed omfattas den även av inomkyrkliga och lokala regelverk: kyrkoordningen, Svenska kyrkans bestämmelser, lokala policydokument, riktlinjer med mera.

Redovisning av intäkter och kostnader

För en korrekt redovisning av begravningsverksamhetens intäkter och kostnader krävs kunskap om begravningslagstiftningen. Gränsdragning mellan annan verksamhet såsom fastighetsförvaltning och serviceverksamhet kan emellanåt vara svårbedömd och förutsätter goda kunskaper i regelverket.

Inom begravningsverksamheten finns, generellt sett, mer av fördelningar till andra verksamheter vilket kräver väl genomarbetade underlag för fördelningsnycklar och/eller internpristaxor.

Även kostnader för förtroendemannaorganisationen, kyrkoval, revision och andra gemensamma kostnader hos huvudmannen, ”overheadkostnader”, ska fördelas till begravningsverksamheten utifrån perspektivet att detta är kostnader som huvudmannen har för att fullgöra myndighetsuppdraget och därmed ska begravningsverksamheten stå för sin andel av kostnaderna. Hur detta ska beräknas beskrivs i Modell för särredovisning och en hjälpblankett har tagits fram för att underlätta beräkningarna. Metoden ger en schabloniserad kostnad för gemensam administration. I avsnitt 20 redogörs närmare för bland annat gemensam administration.

För fördjupning hänvisas till aktuell version av Modell för särredovisning av begravningsverksamhetens intäkter och kostnader: https://internwww.svenskakyrkan.se/Ekonomi/kred/ modell-for-sarredovisning

Vad ingår i gemensam administration?

De verksamheter som ingår i gemensam administration är följande:

1. Kyrkofullmäktige (inklusive eventuella utskott/beredningsgrupper)

2. Kyrkoråd (inklusive eventuella utskott/beredningsgrupper)

3. Kyrkoval (valnämnd samt kostnader för genomförande av kyrkoval)

4. Revision (kostnader för lagstadgad revision samt övriga valda revisorer)

5. Ledningsfunktion (kyrkoherde samt eventuell ledningsgrupp)

6. Gemensamma kostnader och administration

En analys av de enskilda posterna i varje verksamhet behöver göras för att säkerställa att poster som inte ska belasta de verksamheter som kostnaden fördelas till inte ingår. Detta gäller exempelvis att kostnaderna för församlingsråd inte ingår i förtroendemannaorganisationen eller att kostnader för information om församlingsverksamheten inte ingår i informationsverksamheten.

Scabloniserad fördelningsnyckel för gemensam administration

Fördelning av gemensam administration sker genom en schabloniserad fördelningsnyckel som innebär att kostnaderna fördelas enligt förhållandet verksamhetens andel av totala kostnader. Har begravningsverksamheten kostnader för 25 och de totala kostnaderna uppgår till 100, exklusive gemensamma kostnader och administration, kommer begravningsverksamheten att få betala för 25 procent av nettokostnaderna för gemensam administration. Samma förhållande gäller för fördelning till Serviceverksamhet, Skattepliktig rörelse samt Inomkyrkligt tillhandahållande.

Varför fördelning av gemensamma kostnader och administration?

När det gäller Begravningsverksamheten och Skattepliktig rörelse är det väsentligt att kostnader fördelas utifrån perspektivet att kyrkoavgiften inte ska finansiera dessa verksamheter. För Begravningsverksamheten handlar det om att begravningsavgiften ska täcka verksamhetens samtliga kostnader och för Skattepliktig rörelse handlar det dels om att få en rättvisande bild över kostnaderna så att taxor och avgifter kan täcka dessa kostnader och för att inte beskattning ska ske på ett för högt underlag.

För Serviceverksamheten och Inomkyrkligt tillhandahållande är perspektivet att fördela ut dessa kostnader i huvudsak för att få en totalbild av kostnaderna för att kunna beräkna korrekta taxor för verksamheterna, taxor som innebär minst full kostnadstäckning.

Exempel på andra fördelningsnycklar

Fördelningsnycklar kan användas även i andra sammanhang för exempelvis gemensamt nyttjande av arbetsmaskiner, fordon och lokaler. I dessa fall görs en bedömning av hur stor andel av kostnaderna som ska belasta olika verksamheter och dessa fördelningsnycklar används sedan för de löpande kostnaderna.

Internpris – en annan metod

Ett annat sätt att fördela kostnaderna är att beräkna pris per nyttjandetillfälle, exempelvis för uthyrning av en lokal eller en taxa för gräsklippning/snöröjning. I dessa fall görs en kostnadskalkyl över de kostnader som ingår, både personalkostnader, driftskostnader och kostnader för gemensam administration. De ligger sedan till grund för en internpristaxa som debiteras den verksamhet som nyttjat resursen.

Kombination av metoder

I vissa fall kan en kombination av de två ovanstående metoderna användas, fördelningsnyckel och internpris. Det kan exempelvis handla om att personalkostnaderna för löpande fastighetsskötsel fördelas via fördelningsnyckel. Om större personalinsatser måste göras, utöver normalfördelningen, särredovisas detta och internfaktureras. Det kan till exempel handla om en akut reparation eller annat som går utöver ordinarie fastighetsskötsel.

Vilken nytta har vi av nyckeltal?

Nyckeltal används i första hand för jämförelser mellan åren i den egna församlingen. De kan användas som underlag för prioriteringar, som beslutsunderlag inför beslut om av- eller utveckling av verksamhet eller byggnader och som underlag för fördelning av personalresurser.

Nyckeltalen kan också användas i jämförelse med andra enheter, så kallad benchmarking. Detta kan skapa underlag för diskussioner om risker, nytta, samverkan och effektivitet.

Nyckeltal inom församlingsverksamheten

Nyckeltal inom församlingsverksamheten kan handla om, som nämnts ovan, kostnad per konfirmand, kostnad per gudstjänstbesök, antal deltagare per anställd, kostnad per deltagare, kostnad per deltagartimme och så vidare. Informationen kan ligga till grund för att hitta brytpunkter som exempelvis kan besvara frågan ”när är det bättre att lägga resurserna på en annan typ av aktivitet som ligger i linje med vår lokala församlingsinstruktion och som gör att vi med samma resurser når fler?”

Nyckeltal inom fastighetsförvaltningen

Kravet på lokalförsörjningsplaner i alla församlingar har lyft frågan om att fastighetskostnaderna riskerar att sluka alltmer av församlingens intäkter. För att kunna bedöma det framtida lokalbehovet behövs en god uppfattning om hur verksamheten kommer att utvecklas. Därigenom kan en bedömning göras i vilken omfattning det befintliga fastighetsbeståndet är ändamålsenligt. Det är dock inte tillräckligt som underlag för beslut utan här behövs nyckeltal kring nyttjandegrad, drift- och underhållskostnad per kvadratmeter med mera. För att uppnå detta krävs goda kunskaper kring varje fastighetsobjekts kostnader. Syftet är att ha bra underlag inför beslut om avveckling av fastigheter, byggnader och lokaler men också för att se vilka fastigheter, byggnader och lokaler som kan utvecklas för att möta framtida lokalbehov.

Nyckeltalen kan även användas för att beräkna vad det kostar att bedriva förvaltning i egen regi och bedöma om det kan bli billigare att samverka kring tjänster eller köpa tjänster, exempelvis lokalvård.

Mer att läsa om lokalförsörjningsplaner och lämpliga nyckeltal hittar du här: https://internwww.svenskakyrkan.se/1339433

Verksamhetsstatistik

I årsredovisningens förvaltningsberättelse framgår att uppgift om hur församlingen främjat sitt uppdrag ska redovisas. I årsredovisningen finns därför en tabell med statistikuppgifter som kan bidra till att ge en bild över hur verksamheten utvecklats de senaste åren. Dessa uppgifter hämtas ur verksamhetsstatistiken.

Kyrkobyggnadsregistret

Uppgifter om kostnader för kyrkobyggnadsregistret bygger på uppgifter hämtade ur ekonomisystemet. Genom kodning i olika dimensioner kan dessa uppgifter samlas löpande i stället för att föranleda manuell hantering vid inrapportering.

Uppgifter till begravningsombudet

Begravningsombudet har skyldighet att lämna en rapport kring huvudmannens förvaltning av begravningsverksamheten. Det kan innebära att uppgifter ska lämnas om hur vissa belopp beräknats såsom kostnaden för gemensam administration eller internpriser.

Årsredovisning

Årsredovisningen ska upprättas enligt god redovisningssed i Svenska kyrkan. Detta uppnås genom att församlingen följer den uppställning för årsredovisningen som framgår av den årliga Branschanpassning för Svenska kyrkans församlingar och pastorat. Av årsredovisningens avsnitt Redovisningsprinciper framgår på vilka grunder årsredovisningen upprättats, vilka regler som tillämpats med mera. Det regelverk som finns i årsredovisningslag, K3 och KRED:s rekommendationer beskriver god redovisningssed i Svenska kyrkan och några avsteg från dessa regelverk ska inte förekomma. Tillägg får göras ifall poster eller händelser som ej behandlas i branschanpassningen förekommer. Även i dessa fall ska utgångspunkten vara gällande regelverk.

Verksamhetsuppföljning

Av kyrkoordningen framgår att budgeten består av två delar – verksamhetsplan och ekonomisk plan. Det är därför naturligt att, utöver den ekonomiska uppföljningen, även ha en uppföljning som avser verksamhetsplanen. Här bör framgå på vilket sätt församlingen uppfyllt församlingsinstruktionen, hur man följt verksamhetsplanen och en kort analys av eventuella avvikelser.

Verksamhetsuppföljning kan med fördel ha samma uppställning som verksamhetsplanen men med komplettering för utfall avseende verksamhet och ekonomi samt en analys av avvikelserna.

Ekonomisk redogörelse

Kyrkostyrelsen samlar årligen in statistik som underlag för den ekonomiska utjämning samt som beslutsunderlag för beslut i kyrkostyrelse och kyrkomöte. Församlingen har skyldighet32 att inrapportera sin ekonomi i den årliga enkäten Ekonomisk redogörelse. Enkäten är i sin uppbyggnad mycket lik årsredovisningen men efterfrågar kompletterande uppgifter och uppgifter som inte kan hämtas ur årsredovisning eller ekonomisystem.

Uppgifterna i Ekonomisk redogörelse avseende begravningsverksamhetens särredovisning ligger till grund för inrapportering av begravningsverksamhetens budget i Svenska kyrkans kollekt- och betalsystem KOB och det är därför väsentligt att säkerställa att dessa uppgifter är kompletta vid inrapporteringen. Skulle justeringar behöva göras efter att inrapporteringen avslutats bör man omgående kontakta SCB så att korrekta uppgifter kan inrapporteras.

Inkomstdeklaration

Kyrkokansliet publicerar årligen deklarationsanvisningar till inkomstdeklarationen.

Andra rapporter

samband med avslutning av årets räkenskaper är det inte ovanligt att projektrapporteringar och/eller återrapportering av erhållna bidrag ska ske. För att detta på ett förhållandevis enkelt sätt ska kunna administreras är det lämpligt att i samband med starten av projektet/den bidragsfinansierade aktiviteten bedöma hur intäkter och kostnader ska redovisas. I många fall är det lämpligt att lägga dessa typer av aktiviteter med egen kod, antingen i verksamhetsindelningen eller med exempelvis projektkod. Ska även egna arbetsinsatser ingå i redovisningen måste de medarbetare som berörs informeras om kravet på tidsrapportering för projektet/ aktiviteten och rutiner för detta upprättas.

För fördjupning kring årsredovisning och verksamhetsuppföljning hänvisas till KRED:s rekommendation: https://internwww.svenskakyrkan.se/Ekonomi/KRED/arsredovisningoch- verksamhetsuppfoljning

Exempel på kodning av frivilliga delverksamheter och aktiviteter

I detta avsnitt lämnas exempel på kodning om/när församlingen har behov av mer detaljerad redovisning än grundnivån.

En utökad detaljeringsgrad medför ökad administration för medarbetarna. Nyttan med högre detaljeringsgrad måste därför alltid vägas mot kostnaden för detta.

En hög detaljeringsnivå är lämplig att ha när kyrkorådet behöver underlag inför beslut om förändringar. Det kan handla om vilken av församlingens byggnader som ska avvecklas och vilken som ska utvecklas, om verksamhet som behöver förändras eller vid andra tillfällen när jämförelser inom församlingen behövs, exempelvis för att skapa nyckeltal som kan ligga till grund för besluten. Hög detaljeringsgrad är därmed inte statiskt, varken vilken verksamhet som ska redovisas eller över vilken tid. Man kan alltså under ett par år välja en hög detaljeringsgrad, för att sedan återgå till grundnivå. Det är heller inte nödvändigt med en generellt hög detaljeringsnivå utan församlingen kan välja delverksamheter och/eller aktiviteter som av olika skäl kan vara väsentliga att särskilt redovisa mer detaljerat. I konfirmandverksamheten kan exempelvis alla varianter av möjlig konfirmationsverksamhet redovisas på grundnivån, men det kan finnas behov av att särskilt följa konfirmandverksamheten som riktar sig till barn med behov av särskilt stöd eftersom den verksamheten kräver mer resurser och även kanske riktar sig till konfirmander utanför församlingens gränser.

Exempel på frivilliga delverksamheter inom den grundläggande uppgiften

Exempel på frivilliga delverksamheter inom övrig kyrklig verksamhet

Exempel på frivilliga delverksamheter inom styrning och ledning

Exempel på frivilliga delverksamheter inom stödjande verksamhet

Inom Stödjande verksamhet, avsnittet Fastigheter, byggnader och lokaler, finns möjlighet att redovisa varje fastighetsobjekt med egen aktivitetskod genom att antalet tecken utökats. Detsamma gäller även fastigheter, byggnader och lokaler inom Skattepliktig rörelse samt inom Begravningsverksamheten. Eftersom rekommendationen är att samtliga fastighetsobjekt redovisas med egen aktivitetskod finns anvisningar kring detta i avsnitt 14 Verksamhetsindelningens grundnivå.

Exempel på frivilliga delverksamheter inom begravningsverksamheten