Krav på uppgift om säljarens och köparens namn och adress i en faktura, mervärdesskatt

Begreppet namn

Säljarens och köparens namn är normalt detsamma som namnet på den som omsatt respektive förvärvat den aktuella varan eller tjänsten.

Om säljaren har registrerat sitt namn hos Bolagsverket kan det namnet – företagsnamnet – anges i fakturan. Om säljaren inte har registrerat sitt företagsnamn hos Bolagsverket anges det namn som finns i Skatteverkets register och som framgår av bl.a. det registerutdrag som den som är registrerad till mervärdesskatt har fått. Det innebär att en enskild näringsidkare som inte registrerat sitt företagsnamn hos Bolagsverket ska ange sitt eget namn – för- och efternamn – i fakturan. Motsvarande gäller uppgift om köparens namn.

Förkortningar och koder

Det ska vara möjligt att identifiera både säljaren och köparen genom de namn som anges i fakturan. För att det ska vara möjligt måste namnuppgiften vara så otvetydig att den inte kan förväxlas med namnet på något annat företag. Det innebär enligt Skatteverkets uppfattning att namnuppgiften som huvudregel måste vara fullständig och anges i klartext, så att man direkt av fakturan kan utläsa vilket företag som avses. Skatteverket anser därför att förkortningar av namn eller koder generellt inte ska användas i en faktura. Förkortningar som är vedertagna i affärslivet såsom LKAB kan dock användas.

Det kan förekomma att ett auktionsföretag utfärdar en faktura för säljarens (huvudmannens) räkning och då av anonymitetsskäl inte anger säljarens namn på den handling som auktionsförrättaren överlämnar till köparen, i stället kan t.ex. ett kodnummer eller utropsnummer anges. En sådan handling uppfyller inte kraven i ML på vilka uppgifter en fullständig faktura ska innehålla, eftersom även säljarens namn ska framgå av fakturan. Skatteverket anser en sådan bristfällig faktura kan läkas med ett förtydligande av den kod eller det utropsnummer genom vilket säljaren med säkerhet kan identifieras. Det innebär att säljarens namn kan utelämnas av anonymitetsskäl om följande förutsättningar är uppfyllda:

1. Både säljaren och köparen kan få tillgång till det förtydligande genom vilket säljaren med säkerhet kan identifieras.

2. Skatteverket ska vid behov kunna få tillgång till förtydligandet.

Om förtydligandet görs genom en separat handling måste den och fakturan länkas samman genom hänvisningar och hanteras så att det utan svårighet går att fastställa sambandet mellan de två handlingarna.

Särskilt företagsnamn

Företagsnamnet är den benämning under vilken ett företag driver sin verksamhet. Ett företag kan utöver sitt företagsnamn också ha ett särskilt företagsnamn. Begreppet särskilt företagsnamn har ersatt begreppet bifirma. Ett särskilt företagsnamn används för en avgränsad del av ett företags verksamhet som inte är någon självständig juridisk person. Det är alltså fortfarande ett och samma företag som driver även den del av verksamheten som har ett särskilt företagsnamn. Skatteverket anser därför att kravet på att en faktura ska innehålla uppgift om säljarens namn innebär att fakturan måste innehålla uppgift om företagets riktiga namn, d.v.s. företagsnamnet, för att företaget säkert ska kunna identifieras. Det finns dock inget som hindrar att fakturan också innehåller uppgift om det särskilda företagsnamnet, men det är inte nödvändigt.

Mervärdesskattegrupp

När ett företag som ingår i en mervärdesskattegrupp ska fakturera utomstående för skattepliktiga omsättningar ska fakturan utfärdas i det företagets namn. Fakturan ska alltså inte utfärdas i mervärdesskattegruppens namn eller i den deklarationsskyldiga grupphuvud­mannens namn, trots att mervärdesskattegruppen är en enda beskattningsbar person.

Säljarens namn vid förmedling av en vara eller tjänst

När en beskattningsbar person i eget namn förmedlar en vara eller en tjänst för annans räkning och tar emot betalningen för varan eller tjänsten anses varan eller tjänsten omsatt i två led, dels från huvudmannen till förmedlaren, dels från förmedlaren till dennes kund. Det är därför huvudmannen som ansvarar för utfärdandet av fakturan för försäljningen till förmedlaren och i den fakturan ska huvudmannen anges som säljare. Förmedlaren ansvarar i sin tur för utfärdandet av fakturan för försäljningen till kunden och i den fakturan ska förmedlaren anges som säljare.

Vid förmedling i annans namn (huvudmannens namn) av en vara eller tjänst är det som huvudregel huvudmannen som omsätter själva varan eller tjänsten, medan förmedlaren omsätter en förmedlingstjänst. Det är därför huvudmannen som ansvarar för utfärdandet av fakturan för försäljningen av varan eller tjänsten. I den fakturan ska huvudmannens namn anges som säljare. Förmedlaren ansvarar för utfärdandet av fakturan för sin förmedlingstjänst och anger då sitt namn som säljare. Detta gäller dock inte när en beskattningsbar person som möjliggör omsättning av varor genom användning av ett elektroniskt gränssnitt anses ha förvärvat och omsatt varorna själv.

Ett auktionsföretags förmedling av varor som säljs på auktion sker i allmänhet i annans namn (huvudmannens namn). Det innebär att det är huvudmannen som ansvarar för utfärdandet av fakturan för försäljningen. Skatteverket anser att det avräkningsbesked eller auktionsprotokoll som auktionsföretaget lämnar till huvudmannen kan användas som underlag för huvudmannens fakturering. Det kan dock förekomma att huvudmannen överlåter faktureringen till auktionsföretaget. I sådant fall ska auktionsföretaget utfärda fakturan i huvudmannens namn och för dennes räkning. Fakturan ska innehålla samma uppgifter som den skulle ha gjort om den utfärdats av huvudmannen själv.

Begreppet adress

Det finns ingen definition av begreppet adress vare sig i ML eller i mervärdesskatte­direktivet. Det finns inte heller några uttalanden i förarbetena till ML som kan ge ledning till vad som avses med adress. Skatteverket anser därför att vad som ska förstås med begreppet adress får avgöras mot bakgrund av syftet med att denna uppgift ska anges i fakturan.

Syftet med att en faktura ska innehålla uppgift om namn och adress är att säljaren och köparen med säkerhet ska kunna identifieras. För att det ska vara möjligt måste uppgifterna vara otvetydiga så att det inte finns någon risk för förväxling. Enligt Skatteverkets bedömning är uppgiften om adress avsedd att tillföra namnuppgiften ytterligare information som gör det möjligt att identifiera företaget. Sådan information är t.ex. av stor betydelse för att man ska kunna särskilja ett visst företag från ett annat företag med samma eller liknande namn. Adressuppgiftens syfte är alltså inte endast att göra det möjligt att nå det aktuella företaget med post. En internetadress, såsom e-postadress, tillför i regel ingen ytterligare information om vilket företag det är fråga om. Av en internetadress framgår inte heller med säkerhet i vilket land säljaren eller köparen är verksam. Skatteverket anser därför att en internetadress inte ger tillräcklig information för att uppfylla syftet med att uppgiften adress ska anges i en fullständig faktura.

Skatteverket anser att begreppet adress ska förstås som en fysisk plats dit traditionell post- och brevutdelning görs, d.v.s. en postadress. En sådan adress kan avse alla typer av postadresser, såsom gatuadresser och postboxadresser. Postadressen är alltså inte begränsad till den plats där säljaren respektive köparen bedriver sin ekonomiska verksamhet, men ger sådan information att syftet med att uppgiften adress ska anges i en fullständig faktura är uppfyllt.

Flera postadresser

Om säljaren har flera postadresser kan säljaren välja vilken adress som anges i fakturan. Skatteverket rekommenderar dock att fakturan förses med huvudkontorets postadress eller postadressen för det verksamhetsställe från vilket varan levereras eller tjänsten tillhandahålls.

En köpare kan också ha flera postadresser, t.ex. på grund av flera verksamhetsorter. Skatteverket anser att säljaren kan ange den postadress som köparen anvisar, d.v.s. faktureringsadressen.

Fakturan skickas till annan mottagare

Det kan förekomma att fakturan ska skickas till någon annan än köparen, t.ex. till köparens bokföringsbyrå eller en av köparen anlitad skanningstjänst. Skatteverket anser att säljaren i så fall även ska ange köparens postadress i fakturan. Köparens postadress anges då lämpligtvis på något annat ställe i fakturan än i det egentliga adressfältet.

Intyg om vem som är rätt köpare

Om säljaren har angivit fel namn på köparen i fakturan kan rättelsen ske genom att säljaren utfärdar ett intyg om vem som är den verkliga köparen. Intyget ska med hänvisning till den ursprungliga fakturan ange namnet på det företag som förvärvat varan eller tjänsten, d.v.s. är den verkliga köparen. Den ursprungliga fakturan tillsammans med det av säljaren utfärdade intyget bör normalt medföra att kravet på köparens namn får anses vara uppfyllt.

Köparen kan i vissa fall själv rätta namnuppgiften

Om inköpet har gjorts av den rätta köparen och inte av någon annan person kan köparen själv rätta den felaktiga uppgiften genom att ange det riktiga namnet. Det förfarandet förutsätter dock att samtliga nedanstående förutsättningar också är uppfyllda.

1. Köparen kan styrka sitt förvärv av den fakturerade varan eller tjänsten.

2. Den enda bristen i fakturan är att köparens namn är felaktigt. Att uppgiften om köparens adress är riktig kan stödja köparens bevisning av att denne är den verkliga köparen.

3. Det felaktigt angivna namnet kan inte förväxlas med någon annan fysisk eller juridisk person.

Köparens rättelse av det felaktiga namnet i fakturan innebär att denne har gjort en rättelse av en mottagen verifikation. Av fakturan ska det därför enligt reglerna i BFL framgå när rättelsen gjordes och av vem. Rättelsen ska dessutom göras på ett sådant sätt att den ursprungliga uppgiften tydligt framgår även efter rättelsen (BFNAR 2013:2 punkt 5.15).

Exempel:

X HB har ombildats till ett aktiebolag med företagsnamnet X AB. Det aktiebolaget har mottagit en leverans av en vara. Säljaren har felaktigt angett X HB i fakturan, övriga obligatoriska uppgifter är korrekta. Fakturan har skickats till X AB:s adress och det existerar inte något annat företag som heter X HB. X AB kan dessutom genom övrig affärsdokumentation visa att aktiebolaget är den verkliga köparen av varan. Fakturan får då anses uppfylla kraven på en fullständig faktura och kan exempelvis vara underlag för X AB:s avdrag för ingående skatt på den förvärvade varan.

Inköpet har gjorts av en anställd – utlägg

Det kan förekomma att en anställd gör ett inköp med egna medel, som arbetsgivaren sedan ersätter. Den faktura som den anställde har tagit emot vid inköpet är utfärdad på den anställde, d.v.s. den anställde har angivits såsom köpare. Om den anställde kan anses ha gjort ett utlägg för sin arbetsgivares räkning kan den faktura som den anställde har tagit emot vid inköpet godkännas som arbetsgivarens verifikation trots att den brister vad gäller köparens namn, och i förekommande fall vara underlag för arbetsgivarens avdragsrätt. Det förutsätter dock att fakturan innehåller de uppgifter som krävs enligt ML, med undantag för att den anställdes namn kan stå på fakturan i stället för arbetsgivarens namn.