2018-06-27 Personalliggare i verksamhetslokaler – arbete på annan plats än i den ordinarie verksamhetslokalen

3.1 Vem ska föra personalliggare?

Systemet med personalliggare har från och med den 1 juli 2018 utvidgats. Den som bedriver restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet ska föra en personalliggare (39 kap. 11 § första stycket skatteförfarandelagen [2011:1244], SFL). I 39 kap. 2 § första stycket SFL definieras dessa verksamheter.

Näringsverksamhet som huvudsakligen avser annan verksamhet än restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet anses inte som sådan verksamhet (39 kap. 2 § andra stycket SFL). I dessa fall finns inte någon skyldighet att föra personalliggare överhuvudtaget.

Skyldigheten att föra personalliggare gäller inte heller för enskild näringsverksamhet där bara näringsidkaren, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma, eller för fåmans-företag eller fåmanshandelsbolag där bara företagsledaren, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma (39 kap. 11 § andra stycket SFL).

3.2 Vad ska personalliggaren innehålla?

Den som ska föra en personalliggare ska i denna dokumentera nödvändiga identifikationsuppgifter för näringsidkaren. I personalliggaren ska även nödvändiga identifikationsuppgifter löpande dokumenteras för de personer som är verksamma i en verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare (39 kap. 11 § tredje stycket SFL).

Vad som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare har från och med den 1 juli 2018 utvidgats vid s.k. blandad verksamhet. Om en näringsidkare bedriver både verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare och annan verksamhet i samma verksamhetslokal, ska nödvändiga identifikationsuppgifter löpande dokumenteras i personalliggaren även för de personer som är verksamma i den andra verksamheten (39 kap. 11 § tredje stycket SFL).

Med verksamhetslokal avses utrymmen som huvudsakligen används i verksamhet som medför eller kan antas medföra bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078) eller som bedrivs av en annan juridisk person än ett dödsbo. Med verksamhetslokal avses även markområden, transportmedel, förvaringsplatser och andra utrymmen som disponeras eller kan antas disponeras i verksamheten (3 kap. 18 § SFL).

Om en personalliggare ska föras, ska även nödvändiga identifikationsuppgifter för den enskilda näringsidkaren eller företagsledaren i ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag löpande dokumenteras i personalliggaren när denne är verksam i verksamheten. Även uppgifter för näringsidkarens eller företagsledarens make/maka eller barn under 16 år som är verksamma i verksamheten ska löpande dokumenteras (39 kap. 11 § fjärde stycket SFL). Detta gäller från och med 1 juli 2018.

Vad som avses med nödvändiga identifikationsuppgifter framgår av skatteförfarandeförordningen (2011:1261). En personalliggare ska innehålla bl.a. namn och personnummer eller samordningsnummer för de personer som är verksamma i näringsverksamheten samt tidpunkten då respektive arbetspass påbörjas eller avslutas. Dessa uppgifter ska avse varje verksamhetsdag och ska dokumenteras i omedelbar anslutning till att arbetspasset påbörjas och avslutas. Uppgifterna ska bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut (9 kap. 5 § skatteförfarandeförordningen. Även andra uppgifter får antecknas i personalliggaren om detta inte hindrar Skatteverkets kontroll (5 § andra stycket Skatteverkets föreskrifter [SKVFS 2015:6] om personalliggare).

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (39 kap. 12 § första stycket SFL). Skatteverket får besluta om kontrollbesök för att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att föra en personalliggare fullgör sina eventuella skyldigheter (42 kap. 8 § första stycket SFL). Kontrollavgift ska tas ut om Skatteverket vid kontrollbesök finner att den som är skyldig att dokumentera identifikationsuppgifter i en personalliggare inte fullgör sin skyldighet. Detsamma gäller om personalliggaren inte hålls tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (50 kap. 3 § SFL).

4.1 Syftet med personalliggare

Systemet med personalliggare för vissa verksamheter infördes den 1 januari 2007. Syftet med systemet med personalliggare är bl.a. att minska skattefusk och skatteundandragande (prop. 2005/06:169 s. 33 f. och prop. 2017/18:82 s. 19 f.). Dokumentation av arbetskraften genom en personalliggare är ett sätt att kunna kontrollera redovisade inkomster, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter (prop. 2005/06:169 s. 34). Skyldigheten att föra personalliggare har en allmänpreventiv effekt och utgör en åtgärd för att rätt uppgifter ska lämnas till Skatteverket och för Skatteverkets kontrollverksamhet i syfte att säkra ett korrekt uttag av skatter och avgifter (prop. 2017/18:82 s. 21).

Kontrollen bör inriktas på arbetskraften och äga rum där det svarta arbetet utförs, dvs. på arbetsplatserna (prop. 2005/06:169 s. 35). Syftet med Skatteverkets kontrollbesök är att kontrollera att det finns en personalliggare tillgänglig i verksamheten som uppfyller föreskrivna krav. I det ligger att Skatteverket ska kontrollera att de personer som vid kontrollbesöket är verksamma också är upptagna i personalliggaren. Det handlar alltså om att få en omedelbar bild av om dokumentationsskyldigheten efterlevs (prop. 2010/11:165 s. 877).

4.2 Skyldighet att dokumentera närvaro under ett arbetspass

Om en personalliggare ska föras, ska nödvändiga identifikationsuppgifter för personer som är verksamma i näringsverksamheten löpande dokumenteras i personalliggaren. Utgångspunkten är att en person ska dokumenteras i personalliggaren i den verksamhetslokal där hen är verksam under det aktuella arbetspasset. Med arbetspass menas en sammanhållen arbetstid inklusive tid för normala pauser.

En inte ovanlig situation är att verksamma personer under ett arbetspass mer eller mindre långvarigt lämnar den ordinarie verksamhetslokalen för att utföra olika uppdrag. Det kan också vara så att arbetet under ett arbetspass är fördelat mellan flera olika verksamhetslokaler. I dessa situationer kan man i vissa fall behöva dokumentera arbetspasset i mer än en personalliggare.

Vid bedömningen av hur ett arbetspass ska dokumenteras måste syftet med systemet med personalliggare beaktas. Syftet med systemet med personalliggare är bl.a. att minska skattefusk och skatteundandragande samt ge Skatteverket ett verktyg för att kunna kontrollera beskattningen. Skatteverket anser att dokumentationen ska göras på ett sådant sätt att Skatteverkets möjligheter till överblick vid ett kontrollbesök så långt som möjligt tillgodoses, men kraven på dokumentation får inte innebära en orimlig administrativ börda för företagaren. Större vikt ska läggas vid att identifikationsuppgifterna för en verksam person överhuvudtaget är dokumenterade i en personalliggare i näringsverksamheten än i vilken personalliggare uppgifterna är dokumenterade. En effektiv och mindre tidskrävande kontroll är till fördel både för Skatteverket och för enskilda.

Följande exempel kan ges som hjälp vid bedömningen:

• En näringsidkare kan bedriva verksamhet i flera verksamhetslokaler. Det förekommer då att personer under samma arbetspass arbetar exempelvis första halvan av arbetspasset i en verksamhetslokal och andra halvan av arbetspasset i en annan verksamhetslokal. I den situationen ska de verksamma personerna skriva ut sig ur personalliggaren när de lämnar den första lokalen och skriva in sig i personalliggaren i den andra lokalen när de anländer dit för att fortsätta sitt arbetspass.

• Det förekommer att personer under ett arbetspass varaktigt arbetar på annan plats än näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal, t.ex. utesäljare för livsmedelsgrossistverksamhet, fordonsserviceverksamhet som bedrivs från en servicebil, massör som gör kundbesök, cateringpersonal m.fl. För den här kategorin av personer ska en personalliggare finnas med ute med den som utför arbetet.

• Det förekommer att personer under ett arbetspass gör kortare avvikelser från näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal, t.ex. för provkörning av bil som servats, för leverans av pizza, för att besikta bil, för att åka och inhandla något till verksamheten etc. I dessa fall ska den verksamma personen inte skriva ut sig utan vara fortsatt inskriven i personalliggaren i näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal.

En samlad bedömning får göras i varje enskilt fall för att avgöra vilket som är det lämpligaste sättet att dokumentera arbetspass i personalliggare.

4.3 Särskilt om näringsidkarens skyldighet att dokumentera närvaro

Som framgår ovan ska även nödvändiga identifikationsuppgifter för näringsidkare respektive företagsledare i vissa fall löpande dokumenteras i personalliggaren. En näringsidkare som är verksam i sin egen näringsverksamhet rör sig oftare och på ett annat sätt mellan sina olika verksamhetslokaler jämfört med andra personer i verksamheten. Det kan dels röra sig om en näringsidkare som har sin verksamhet i anslutning till sitt hem och då utför mycket av arbetet i näringsverksamheten i hemmet. Det kan också röra sig om en näringsidkare som driver sin näringsverksamhet i flera olika lokaler, exempelvis tre restauranger. Det kan i dessa situationer vara svårt att avgöra i vilka fall och vid vilken tidpunkt som näringsidkaren ska skriva in respektive ut sig i de aktuella personalliggarna.

Om en näringsidkare som är verksam i sin näringsverksamhet påbörjar ett arbetspass på en plats och sedan förflyttar sig mellan olika verksamhetslokaler, behöver hen inte skriva in respektive ut sig under arbetets gång. Det räcker i dessa situationer att skriva in sig i personalliggaren i den lokal där arbetspasset påbörjas och skriva ut sig i personalliggaren i den sista lokalen när arbetspasset avslutas där.