Begäran om tilldelning av samordningsnummer

3.1 Myndigheter och vissa utbildningsanordnare

Samtliga statliga myndigheter har rätt att begära tilldelning av ett samordningsnummer. Dessutom får privata högskolor med rätt att utfärda examina enligt lagen (1993:792) om tillstånd att utfärda vissa examina begära tilldelning av nummer.

I detta meddelande används begreppet sökande myndighet för samtliga som är behöriga att begära tilldelning av ett samordningsnummer.

Kommuner och landsting samt andra företag och organisationer än utbildningsanordnare, exempelvis banker eller försäkringsbolag, ingår inte i kretsen som kan begära tilldelning av ett samordningsnummer.

Den enskilde personen har inte själv rätt att begära ett samordningsnummer.

3.2 Regeringskansliet

Begäran om tilldelning av samordningsnummer för en person som omfattas av lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall får endast lämnas av Regeringskansliet (Utrikesdepartementet). Andra sökande myndigheter är därför förhindrade att begära en identitetsbeteckning för dessa personer.

Om inte annat framgår av den sökande myndighetens ärende eller av andra omständigheter behöver den sökande myndigheten inte göra några efterforskningar utan kan utgå från att personen inte omfattas av undantaget.

7.1 Allmänt om fastställande av identitet

För att få begära tilldelning av samordningsnummer måste den sökande myndigheten först ha fastställt personens identitet. I avsnitt 8 behandlas undantag från regeln att identiteten måste vara fastställd. Ansvaret för kontrollen av identiteten ligger på den sökande myndigheten.

I och med att en begäran om samordningsnummer kan komma från flera håll och med hänsyn till spridningen av numren i samhället genom SPAR, måste det ställas höga krav på identitetskontrollen. Under förutsättning att underlaget är korrekt och fullständigt kommer det inte att finnas mer än ett nummer för personen. Brister i identitetskontrollen kan däremot få till följd att en och samme person kan få flera samordningsnummer.

Följande uppgifter är nödvändiga för att en persons identitet ska anses vara fastställd. Det är personens

• namn,

• födelsetid,

• födelseort, och

• medborgarskap.

Vidare ska i begäran lämnas uppgift om genom vilka handlingar som identiteten har styrkts.

Om det senare blir aktuellt att tilldela en person ett personnummer i samband med folkbokföring gör Skatteverket en kontroll för att se om personen tidigare har tilldelats ett samordningsnummer. Kontrollen underlättas om folkbokföringsdatabasen innehåller korrekta och fullständiga identitetsuppgifter såsom namn, födelsetid, medborgarskap och födelseort. Även uppgift om adress i Sverige har betydelse vid identifieringen.

Om det visar sig vara fråga om samme person skapas en koppling (hänvisning) mellan samordningsnumret och det personnummer som personen får i samband med att han eller hon blir folkbokförd.

7.2 Handlingar som kan ligga till grund för identifieringen

När den sökande myndigheten ska fastställa personens identitet bör följande beaktas.

• Handlingen som ligger till grund för bedömningen ska visas upp i original eller bestyrkt kopia.

• Handlingen ska vara utfärdad av en myndighet samt innehålla uppgift om en i hemlandet etablerad och registrerad identitet.

• Handlingen får inte vara av alltför enkel beskaffenhet eller lätt att förfalska.

• Handlingen måste vara äkta och avse den person vars identitet ska styrkas. Om det finns skäl att misstänka att handlingen inte är äkta eller att den avser annan person så kan den inte godtas.

Mot denna bakgrund kan en persons identitet som regel fastställas genom

• ett hemlandspass eller ett nationellt identitetskort.

Saknas en sådan handling kan i stället godtas

• främlingspass eller resedokument (utan reservationsanteckning om att identiteten inte är styrkt),

• godtagbar id-handling, t.ex. körkort och id-kort,

• medborgarskapsbevis,

• militärbok eller

• födelseattest.

Vidare kan godtas att identiteten grundas på en i hemlandet etablerad och registrerad identitet som framgår av exempelvis underlag för informationsutbyte och kontroll utfärdad av en socialförsäkringsinstitution i ett EU-land, konventionsblankett, domstolsbeslut, faderskapsbevis eller levnadsintyg. Detta torde främst vara aktuellt inom Försäkringskassans verksamhetsområde.

Ovanstående är exempel på handlingar som kan godtas.

Skatteverket godtar inte följande handlingar:

• dopattester,

• betygshandlingar,

• student- eller arbetsplatslegitimationer,

• bibliotekskort eller liknande (även med foto),

• pass eller legitimationer utfärdade av Röda korset eller liknande organisation, eller

• Migrationsverkets s.k. LMA-kort för asylsökande.

9 Begäran om tilldelning

Nedan följer en beskrivning av vilka uppgifter som måste ingå i en begäran om tilldelning av samordningsnummer.

9.1 Blanketten

Begäran ska vara skriftlig.

Skatteverket har fastställt en blankett som kan användas för ändamålet. En särskild blankett finns för Polisen respektive passmyndigheterna i utlandet (UD).

• SKV 7824 ”Rekvisition, Samordningsnummer”

• SKV 7769 ”Rekvisition, Samordningsnummer (Polisen)”

• SKV 7770 ”Rekvisition, Samordningsnummer (UD)”.

Blanketter finns att hämta på webbplatsen www.skatteverket.se.

9.2 Sökande myndighet

I begäran ska lämnas uppgift om den sökande myndighetens namn och kontaktuppgifter samt datum för begäran. Utrymme finns även för uppgift om eget referensnummer.

9.3 Namn

Personens namn är en identitetsuppgift. Uppgift ska lämnas så fullständigt och korrekt som möjligt. Var noga med att ange för- och efternamn i rätt ordning och med den stavning som framgår av pass eller annan handling. Det finns annars risk för att uppgifter om en person som redan finns i databasen inte upptäcks.

Personer från länder som använder annat alfabet än det latinska alfabetet bör ha den tolkning (transkription) av namnet som passet innehåller.

Om något av personens namn anges med enbart initial eller med en förkortning i passet bör den fullständiga formen anges på blanketten om den framgår av exempelvis en annan handling eller enligt personens egen uppgift.

Uppgift bör lämnas om tidigare namn, t.ex. namn som ogift, om uppgiften är känd.

9.4 Födelsedatum

Personens födelsedatum är en identitetsuppgift. Födelsetiden anges med år, månad och dag. Var noga med att ange födelsetiden i den ordningen även om datumuppgiften skulle vara omkastad i pass eller annan handling. Det finns annars risk för att uppgifter om en person som redan finns i databasen inte upptäcks.

9.5 Kön

Uppgift om personens kön är inte en identitetsuppgift. Det är dock en nödvändig uppgift för att Skatteverket ska kunna tilldela ett samordningsnummer. Kön anges med man eller kvinna. Begreppet ”okänt” får inte användas.

9.6 Födelseort

Personens födelseort är en identitetsuppgift. Med begreppet ”födelseort” menas i folkbokföringssammanhang födelseort och land. Födelseort anges med namn på orten, dvs. stad, kommun, region eller motsvarande samt land. Uppgiften framgår som regel av hemlandspass, men även annan godtagbar handling kan användas som underlag. Födelseort kan i undantagsfall enbart avse födelseland.

9.7 Medborgarskap

Personens medborgarskap är en identitetsuppgift. Uppgiften framgår som regel av hemlandspass, men även andra handlingar kan användas som underlag.

Uppgift om personens medborgarskap anges med landets namn. Även en tvåställig bokstavskod enligt standarden ISO 3166-1 kan användas.

Om personen har mer än ett medborgarskap kan uppgift om ytterligare medborgarskap lämnas under rubriken Övriga upplysningar. I databasen är det möjligt att registrera högst tre medborgarskap.

9.8 Adress i Sverige

Personens adress i Sverige är inte en identitetsuppgift. Det är dock en uppgift som kan ha betydelse för att bedöma om personen tidigare har tilldelats ett samordningsnummer.

Den adressuppgift som avses är den adress i Sverige som finns tillgänglig hos den sökande myndigheten. Adressen behöver inte med nödvändighet vara personens bostadsadress. Det viktiga är att det är en aktuell adress där han eller hon kan nås med post. Det är också möjligt att helt utelämna uppgiften om adress om den av någon anledning inte är känd eller tillförlitlig. En adressuppgift som omfattas av sekretess bör inte lämnas i en begäran.

Det ligger främst i personens eget intresse att hålla adressen aktuell. Den som har samordningsnummer kan därför själv ändra adressen hos Skatteverket. Det finns dock ingen skyldighet att göra det. Personen kan anmäla ändrad adress i Sverige på samma sätt som för anmälan om flyttning eller särskild postadress. Om personen i stället anmäler en adress i utlandet kommer den svenska adressen att avslutas utan att ny adress registreras i databasen.

9.9 Handlingar

Begäran ska innehålla uppgift om vilken eller vilka handlingar som legat till grund för identifieringen. Om inte Skatteverket har kommit överens om annat med den sökande myndigheten bör kopia av underlaget bifogas.

Annan information som har betydelse vid identitetskontrollen lämnas under rubriken Övriga upplysningar. Det kan exempelvis vara uppgift om

• personnummer för en folkbokförd familjerelation, t.ex. make/maka/eller förälder,

• fler än ett medborgarskap,

• tidigare namn, adress, medborgarskap, födelsetid eller kön.

9.10 Uppgift om identitetskontrollen

Begäran ska i vissa fall innehålla uppgift om att identiteten inte har kunnat fastställas. Det är endast aktuellt om den sökande myndigheten får begära ett nummer även om det i ett enskilt fall råder osäkerhet om personens identitet, se avsnitt 8.