Tillstånd för företag att i förtid förstöra räkenskapsinformation

2.2 Villkor för tillstånd

Skatteverket har i sina allmänna råd SKV A 2005:29 utvecklat vilka villkor som ett tillstånd bör förenas med:

”Ett villkor för tillstånd till förstöring av räkenskapsinformation bör, för företag som inte försatts i konkurs, normalt vara att uppgifterna under betryggande former bevaras på annat lämpligt sätt, t.ex. på maskinläsbart medium. Om detta villkor uppfylls bör tillstånd till förstöring medges först tre år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Krav på att uppgifterna bevaras på annat lämpligt sätt bör normalt inte ställas för kassakontrollremsor och liknande räkenskapsinformation. I sådana fall bör tillstånd till förstöring medges först sex år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Krav på att uppgifterna bevaras på annat lämpligt sätt bör normalt inte ställas vid sådana inträffade skador på räkenskapsinformation som företaget inte kunnat råda över, t.ex. vattenskada, brandskada eller liknande.

Tillstånd som avser förstöring efter viss tid bör villkoras med att tillståndet kan komma att återkallas om förutsättningarna för detta ändras i något väsentligt avseende.

För företag som försatts i konkurs bör tillstånd till förstöring medges först sex år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Något krav på att uppgifterna bevaras på annat lämpligt sätt bör normalt inte ställas.”

3.1 Till vilken myndighet ska en ansökan göras?

Ansökan ska göras till Skatteverket. Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska dock lämna sin ansökan till inspektionen. Informationen i detta meddelande avser endast företag som ska lämna sin ansökan till Skatteverket.

3.2 Vad avses med särskilda skäl enligt 7 kap. 7 § BFL?

I huvudregeln i 7 kap. 2 § BFL sägs att räkenskapsinformation ska bevaras under en period av tio år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om det finns särskilda skäl får dock Skatteverket, enligt 7 kap. 7 § BFL, tillåta att ett företag förstör räkenskapsinformation före utgången av den tioåriga arkiveringstiden.

Av prop. 1998/99:130 s. 265 framgår att syftet med bestämmelserna om bevarande av räkenskapsinformation är att säkerställa framtida åtkomst av informationen när tidigare affärshändelser i verksamheten behöver kontrolleras eller på annat vis följas upp. Av prop. 1998/99:130 s. 274275 framgår att regeringen anser att det normalt får accepteras att företag måste arkivera räkenskaper i stor omfattning. Bestämmelsen i 7 kap. 7 § BFL att ett företag kan få tillstånd att förstöra räkenskapsinformation i förtid har tillkommit för de fall då intresset av att bevara materialet inte står i rimlig proportion till de kostnader som en fortsatt arkivering innebär.

Av 7 kap. 7 § BFL framgår att det krävs särskilda skäl för att Skatteverket ska ge ett företag tillstånd till förstöring av räkenskapsinformation. Av det allmänna rådet (se avsnitt 2.1 ovan) framgår att med särskilda skäl normalt bör förstås att räkenskapsinformationen för det enskilda företaget kräver mer betydande arkiveringsutrymmen som medför onormalt höga arkiveringskostnader.

Av 7 kap. 2 § BFL framgår att räkenskapsinformation ska förvaras på betryggande sätt. Vad som utgör förvaring på betryggande sätt måste ytterst alltid bedömas i det enskilda fallet.2 Trots att räkenskapsinformation förvarats på ett godtagbart sätt kan det ändå inträffa händelser som ett företag inte kunnat råda över och som medför att räkenskapsinformation delvis blir förstörda. Detta kan inträffa vid t.ex. en brand eller vattenskada. I det allmänna rådet anges att i fall skador inträffat på räkenskapsinformation, som företaget inte kunnat råda över, bör tillstånd till förstöring normalt medges.

Det allmänna rådet gör inte någon skillnad på om företaget är stort eller litet. Även ett litet företag med en begränsad mängd räkenskapsinformation har således möjlighet att få tillstånd till förstöring. Det avgörande är om det enskilda företagets verksamhet är sådan att det medför att företaget måste ha mer betydande arkiveringsutrymmen för räkenskapsinformation som medför onormalt höga arkiveringskostnader. För många företag kräver inkommande leverantörsfakturor särskilt stort arkiveringsutrymme och förutsättningarna kan därför i sådana fall vara uppfyllda för att ett företag ska kunna medges tillstånd till förstöring.

I det allmänna rådet anges att tillstånd till förstöring normalt inte bör medges i fråga om sådan räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för bedömning av företagets ekonomiska förhållanden såsom årsbokslut, viktigare avtal samt styrelse- och bolagsstämmoprotokoll och liknande handlingar.

Enligt det allmänna rådet bör normalt inte tillstånd till förstöring medges för räkenskapsinformation som förvaras på maskinläsbart medium. Skälet till detta är att räkenskapsinformation som lagras i elektronisk form inte är utrymmeskrävande och dessutom normalt ett billigt sätt att lagra stora mängder information.

3.3 När ska en ansökan göras?

I det allmänna rådet SKV A 2004:29 (se avsnitt 2 ovan) behandlas inte frågan om när en ansökan senast ska göras. Det ligger dock i sakens natur att en ansökan ska göras i god tid före den tidpunkt då företaget önskar att förstöra räkenskapsinformationen.

3.4 På vilket sätt ska en ansökan göras?

En ansökan enligt 7 kap. 7 § BFL ska vara skriftlig och den ska undertecknas av behörig firmatecknare. Av punkt 3.7 nedan framgår vilka uppgifter en ansökan kan innehålla.

3.5 Vad gäller för företag som gått i konkurs?

Av det allmänna rådet (se avsnitt 2.1 ovan) framgår att tillstånd till förstöring kan medges för räkenskapsinformation som är hänförlig till företag som försatts i konkurs. En ansökan om tillstånd till förstöring av konkursgäldenärens räkenskapsinformation kan inlämnas antingen av konkursförvaltare eller av kronofogdemyndighet i dess egenskap av tillsynsmyndighet i konkurser.

3.6 Vad gäller för företag som likviderats?

För företag som likviderats ska normalt tillämpas samma regler som för företag som driver verksamhet.

3.7 Vilka uppgifter ska en ansökan innehålla?

En ansökan om tillstånd enligt 7 kap. 7 § BFL ska innehålla uppgifter till ledning för Skatteverkets bedömning av om det föreligger särskilda skäl. Den kan exempelvis innehålla följande uppgifter.

1. Allmänna uppgifter om företaget.

2. Specificerade uppgifter om vilken räkenskapsinformation3 som företaget önskar få tillstånd till att förstöra i förtid.

3. Uppgift om från vilken tidpunkt företaget önskar förstöra olika slag av räkenskapsinformation.

4. Uppgift om företagets skäl för att få tillstånd att förstöra räkenskapsinformationen.

5. Uppgift om företaget bevarar eller har för avsikt att bevara de uppgifter som ansökan om förstöring av räkenskapsinformation avser. Uppgift kan även lämnas om vilken utrustning och vilket system som företaget använder eller avser att använda för att bevara uppgifterna, t.ex. uppgift om utrustning och system för skanning av leverantörsfakturor.

6. Uppgift om hur företagets interna kontroll är upplagd, t.ex. för skanning av leverantörsfakturor.

Särskilda händelser

Om det inträffat skador vid en händelse som företaget inte kunnat råda över, t.ex. en vattenskada eller en brandskada ska företagets ansökan innehålla uppgifter om den inträffade händelsen som medfört att räkenskapsinformation delvis förstörts. Företaget ska även redogöra för vilka åtgärder som vidtagits för att begränsa skadornas omfattning. Normalt torde Skatteverket kräva att företaget visar genom intyg eller på annat sätt, att skadorna uppstått av en händelse som företaget inte kunnat råda över.

Har räkenskapsinformation blivit helt förstört, t.ex. genom brand, kan Skatteverket inte i efterhand ge tillstånd till förstöring.

3.8 Skatteverkets hantering av en ansökan om tillstånd

Om en ansökan enligt 7 kap. 7 § BFL inte innehåller tillräckliga uppgifter för att Skatteverket ska kunna fatta beslut i ärendet begär Skatteverket kompletterande uppgifter. Skatteverket kan även behöva besöka det företag som ansöker om tillstånd till förstöring. Besök kan behövas för att kontrollera företagets rutiner för t.ex. skanning av leverantörsfakturor eller för att besiktiga räkenskapsinformation som delvis förstörts genom en inträffad skada.

3.9 Villkor för tillstånd att förstöra räkenskapsinformation

Av det allmänna rådet (se avsnitt 2.2 ovan) framgår att tillstånd till förstöring av räkenskapsinformation normalt bör villkoras med att uppgifterna under betryggande former bevaras på annat lämpligt sätt, t.ex. på maskinläsbart medium. Den idag vanligaste tekniken för att bevara uppgifterna på annat sätt är att originaldokumenten skannas. De överförda uppgifterna utgör räkenskapsinformation och måste sparas – om tillstånd till förstöring medges – under hela arkiveringstiden på tio år enligt 7 kap. 2 § BFL. Med överföring av uppgifter under betryggande former avses att företaget har en god intern kontroll som säkerställer att uppgifter i t.ex. leverantörsfakturor överförs fullständigt och på sådant sätt att fullgod läsbarhet och utskriftsmöjlighet finns under hela den lagstadgade arkiveringstiden. I det allmänna rådet sägs att i sådana fall bör tillstånd till förstöring medges först tre år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

För vissa handlingar kan intresset av att bevara dessa under hela arkiveringstiden på tio år inte alltid vara rimligt med hänsyn till de kostnader som arkiveringen medför för det enskilda företaget. Så kan t.ex. vara fallet för företag som använder kassaregister och måste arkivera kassakontrollremsor. Av det allmänna rådet (se avsnitt 2.2 ovan) framgår att normalt bör krav inte ställas på att uppgifter i kassakontrollremsor och liknande räkenskapsinformation bevaras på annat lämpligt sätt om tillstånd ges till förstöring av sådana handlingar. I det allmänna rådet sägs att i sådana fall bör tillstånd till förstöring medges först sex år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Av det beslut som Skatteverket fattar om tillstånd till förstöring ska framgå vid vilken tidpunkt olika slag av räkenskapsinformation tidigast får förstöras.

Vid skatterevision eller annan kontroll av ett företags räkenskaper måste företaget ställa nödvändig utrustning till den granskande myndighetens förfogande för läsning av uppgifterna.

3.10 Tillståndets giltighetstid

Skatteverkets tillstånd till förstöring av räkenskapsinformation ska inte vara tidsbegränsat utan gälla tills vidare. Av tillståndet ska framgå att tillståndet kan omprövas om de förutsättningar på vilket beslutet grundats på inte längre gäller.

I sådana fall då tillståndet avser förstöring av räkenskapsinformation på grund av en inträffad skada, t.ex. en vatten- eller brandskada, gäller beslut endast den räkenskapsinformation som blivit förstörd, vilket ska vara specificerat i tillståndet.

3.11 Överklagande

Skatteverkets beslut kan enligt 9 kap. 1 § BFL överklagas till länsrätten.

3.12 Ändrade förhållanden m.m.

Om ett företag fått tillstånd till förstöring av räkenskapsinformation och de omständigheter som beslutet grundar sig på har ändrats kan detta medföra att företaget inte längre har någon rätt att förstöra räkenskapsinformationen i förtid. Ett exempel på ändrade förhållanden är att arkiveringskostnaderna i ej obetydlig utsträckning har minskats genom att räkenskapsinformationen minskats i betydande omfattning. I sådant fall ska företaget komma in med en förnyad ansökan. Alla villkor som ett beslut om tillstånd är förenat med måste uppfyllas för att tillståndet ska gälla. Om ett företag på grund av ändrade förhållanden anser att något villkor inte längre kan uppfyllas gäller inte tillståndet och företaget har inte någon rätt att förstöra räkenskapsinformationen i förtid.

I det fall ett företag önskar att förstöra räkenskapsinformation som inte omfattas av ett tidigare erhållet tillstånd måste företaget komma in med en ny ansökan till Skatteverket.

3.13 Övergångsbestämmelser

Bestämmelserna om tillstånd till förstöring av räkenskapsinformation4 får tillämpas även för tid under vilken företaget varit bokföringsskyldig enligt 1976 års bokföringslag.

3.14 När får räkenskapsinformation förstöras utan tillstånd?

Enligt 7 kap. 6 § första meningen BFL har ett företag möjlighet att utan tillstånd förstöra räkenskapsinformation som lagras i elektronisk form (maskinläsbart medium). En förutsättning för detta är att räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till dokument, mikroskrift eller annat maskinläsbart medium. Denna möjlighet för företag att förstöra räkenskapsinformation i elektronisk form är förbehållet räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat. Bokföringsnämnden har i sitt allmänna råd BFNAR 2000:5 Räkenskapsinformation och dess arkivering med tillhörande vägledning lämnat närmare information om detta.

Har däremot ett företag tagit emot räkenskapsinformation i elektronisk form från någon utomstående måste företaget spara räkenskapsinformationen i elektronisk form under räkenskapsåret och därutöver minst tre kalenderår efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efter denna tidpunkt har företaget rätt att förstöra mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form under förutsättning att informationen på ett betryggande sätt överförs till dokument, mikroskrift eller annat maskinläsbart medium. Denna bestämmelse finns i 7 kap. 6 § andra meningen BFL och är kommenterad i ovannämnda allmänna råd och vägledning från Bokföringsnämnden. Om ett företag önskar förstöra mottagen elektronisk räkenskapsinformation vid en tidigare tidpunkt än vad som sägs i 7 kap. 6 § andra meningen BFL måste företaget ansöka om tillstånd till detta hos Skatteverket i enlighet med 7 kap. 7 § BFL.