Anmälan om förvaring av maskinläsbara medier m.m. utomlands

3.1 I vilka fall ska en anmälan enligt 7 kap. 3 a § respektive en ansökan om tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL göras?

Ett företag som förvarar maskinläsbara medier utomlands ska antingen göra en anmälan om detta i enlighet med 7 kap. 3 a § BFL eller ansöka om tillstånd i enlighet med 4 §. Vad som kan avses med förvaring av maskinläsbara medier utomlands beskrivs i punkt 3.5 nedan.

Om ett företag uppfyller de tre villkor som anges i 3 a § första stycket har företaget rätt att förvara maskinläsbara medier i ett land inom Europeiska unionen. Av andra stycket framgår att förvaring även får ske i ett land utanför Europeiska unionen om Sverige har ingått vissa överenskommelser om ömsesidigt bistånd. Vilka länder som avses är kommenterat nedan under punkt 3.6. Om företaget avser att förvara i annat land än i ett land inom Europeiska unionen, eller därmed jämställt land, ska företaget ansöka om tillstånd enligt 4 §. Detsamma gäller om företaget förvarar maskinläsbara medier i ett land inom Europeiska unionen, eller därmed likställt land, och då företaget önskar avvika från de villkor som ställs i 3 a § första stycket. När det gäller frågor angående 4 §, se Skatteverkets allmänna råd SKV A 2004:16 och meddelande SKV M 2005:2.

Omständigheterna kan i vissa fall vara sådana att ett företag förvarar maskinläsbara medier i mer än ett land. I sådant fall ska företaget lämna en anmälan eller ansöka om tillstånd för varje land.

3.2 Till vilken myndighet ska anmälan göras?

Anmälan ska göras till Skatteverket. Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska dock göra sin anmälan till inspektionen.

3.3 När ska anmälan göras?

Av det allmänna rådet SKV A 2004:17 (se punkt 2 ovan) framgår att senast vid den tidpunkt då företaget börjar att förvara maskinläsbara medier utomlands bör anmälan om sådan förvaring göras.

3.4 På vilket sätt ska anmälan göras?

Av det allmänna rådet SKV A 2004:17 (se punkt 2 ovan) framgår att anmälan bör göras skriftligen. En anmälan bör vidare undertecknas av behörig firmatecknare. Detta innebär att anmälan inte kan ske via e-post och inte heller via fax eller per telefon.

3.5 När är det förvaring av maskinläsbara medier utomlands? -- Några typfall

Typfallen nedan beskriver vad som kan avses med förvaring av maskinläsbara medier utomlands. Vad som gäller beträffande tillfällig förvaring av dokument utomlands regleras i 7 kap. 3 § BFL och kommenteras nedan i punkt 3.12.

Typfall 1 Servern finns i utlandet och dokumenten (verifikationerna) finns i Sverige

Företagets redovisningssystem är anslutet till en server i utlandet. Via terminal i Sverige registreras bokföringsposterna i servern som finns i utlandet. De bokföringsposter som registreras i servern i utlandet blir enligt lagens definition arkiverade där. Förfarandet innebär att företaget förvarar maskinläsbara medier utomlands.

Typfall 2 Servern finns i utlandet och dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt utomlands

Företagets redovisningssystem är anslutet till en server i utlandet. Företagets bokföring sköts delvis i utlandet av ekonomipersonal som finns där, t.ex. på en särskild koncerngemensam bokföringsenhet (s.k. shared service center). Företaget skickar dokumenten till bokföringsenheten utomlands. Leverantörerna kan också skicka sina fakturor direkt dit. Dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt i utlandet för bokföring och skickas därefter till Sverige för arkivering under den lagstadgade arkiveringstiden på 10 år. Förfarandet innebär att företaget förvarar maskinläsbara medier utomlands.

Typfall 3 Servern finns i Sverige och dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt utomlands

Företaget har en server i Sverige för sin bokföring. Viss del av företagets bokföringsposter registreras dock från utlandet. Leverantörsfakturorna skickar företaget till registreringsenheten utomlands, alternativt kan leverantörerna skicka sina fakturor direkt dit. Dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt i utlandet innan de skickas till Sverige för slutlig arkivering. Eftersom servern finns i Sverige innebär förfarandet inte att företaget förvarar maskinläsbara medier utomlands.

Typfall 4 En kund, som upprättar fakturor för företagets räkning, har en server utomlands

Företaget har med en av sina kunder träffat en överenskommelse om självfakturering (self-billing). Kunden, som upprättar fakturor för företagets (säljaren) räkning, har en server i utlandet för sin fakturering och bokföring. Detta innebär att företaget (säljaren) förvarar maskinläsbara medier utomlands.

3.6 Vilka länder?

Av punkt 3.1 ovan framgår att om ett företag uppfyller de tre villkor som anges i 7 kap. 3 a § första stycket BFL får företaget förvara maskinläsbara medier i ett land inom Europeiska unionen. Av andra stycket framgår att förvaring även får ske i ett land utanför Europeiska unionen om Sverige har ingått vissa överenskommelser om ömsesidigt bistånd. Länder som jämställs med länder inom Europeiska unionen är f.n. (februari 2005) Norge och Island.

3.7 Företag som anlitar servicebyrå för sin bokföring

En servicebyrå som tillhandahåller bokföringsrelaterade tjänster kan ha en server som är placerad utomlands där klientföretagens bokföring registreras. Ett sådant förfarande innebär att klientföretagen förvarar maskinläsbara medier utomlands. Beroende på vilket land servern är placerad i måste varje enskilt klientföretag antingen göra en anmälan enligt 7 kap. 3 a § BFL eller en ansökan enligt 4 §. Serviceföretaget kan inte hantera detta för sina klientföretag utan varje enskilt företag måste själv göra en anmälan eller en ansökan. En förutsättning för att klientföretaget ska kunna fullgöra sina skyldigheter är att serviceföretaget förser klientföretaget med information om bl.a. var klientföretagets ADB-baserade bokföring förvaras.

3.8 Skatteverkets hantering av en anmälan

Om en anmälan enligt 7 kap. 3 a § BFL inte är komplett -- t.ex. om uppgift saknas om adressen på platsen i utlandet där företaget förvarar maskinläsbara medier -- kan Skatteverket begära kompletterande uppgifter. I normalfallet skickar Skatteverket inte någon bekräftelse på att en anmälan har inkommit. Bekräftelse skickas i fall då det anses motiverat i det enskilda fallet och alltid om företaget begär bekräftelse.

3.9 Sekretess

Enligt 2 § sekretessförordningen (1980:657) och punkt 124 i bilagan till förordningen gäller sekretess i utredning i ärende angående anmälan enligt 7 kap. 3 a § BFL för bl.a. uppgifter om en enskilds affärs- eller driftförhållanden om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgifterna röjs och om andra ekonomiska eller personliga förhållanden för den som har trätt i affärsförbindelse eller liknande förbindelse med den som är föremål för myndighetens verksamhet. Eftersom Skatteverket inte fattar något beslut i ärende enligt 3 a § omfattar den beskrivna sekretessen alla uppgifter i sådana ärenden.

3.10 Omedelbar åtkomst/utskrift

Av 7 kap. 3 a § BFL framgår dels att företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket ska medge omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under hela förvaringstiden, dels att företaget genom omedelbar utskrift ska kunna ta fram räkenskapsinformationen i vanlig skriftlig form eller i mikroskrift. Av prop. 2003/04:26 s. 123 framgår att kravet på omedelbar åtkomst får bedömas på samma sätt som det motsvarande kravet på omedelbar utskrift av räkenskapsinformation enligt 7 kap. 1 § BFL3. I förarbetena till nämnda bestämmelse anges att utskriften måste kunna ske ”omedelbart” men att kravet på omedelbar utskrift får anpassas till förhållandena i det enskilda fallet (prop. 1998/99:130 s. 405).

När det gäller räkenskapsinformation som avser tidigare och avslutade räkenskapsår och som har lagrats med äldre teknik torde enligt prop. 1998/99:130 få accepteras att utskrifter kan tas fram först med en sådan fördröjning som beror på att äldre programversioner och filer måste föras över till modern utrustning. Bokföringsnämnden (BFN) har i sin vägledning Räkenskapsinformation och dess arkivering, med tillhörande allmänna råd BFNAR 2000:5, gjort motsvarande uttalande.

3.11 Ändrade förhållanden

Vid ändrade förhållanden ska företaget anmäla detta till Skatteverket. I det fall företaget inte längre uppfyller de villkor som anges i 7 kap. 3 a § första stycket BFL har företaget inte rätt att förvara maskinläsbara medier utomlands.

Vare sig lagtexten eller det allmänna rådet SKV A 2004:17 behandlar hur ett företag ska förfara om företaget upphör att förvara maskinläsbara medier utomlands. I sådant fall är det lämpligt att företaget anmäler detta till Skatteverket.

3.12 Tillfällig förvaring av dokument utomlands

Av 7 kap. 3 § BFL framgår att om det finns särskilda skäl och om det är förenligt med god redovisningssed, får ett dokument som innefattar en verifikation, trots bestämmelserna i 2 §, tillfälligt förvaras utomlands.

BFN har i sin vägledning Räkenskapsinformation och dess arkivering, med tillhörande allmänna råd BFNAR 2000:54 uttalat att särskilda skäl för tillfällig förvaring av dokument utomlands bl.a. föreligger när dokumentet behövs för att bokföring ska kunna ske i utlandet. Vidare har BFN uttalat att så snart bokföring skett måste verifikationen återföras till Sverige. Med begreppet ”så snart bokföring skett” avses så snart redovisningsperioden avslutats och avstämningskontrollerna genomförts. Detta innebär att det inte är tillåtet att förvara handlingen i annat land till dess bokslutsarbetet avslutats.