Var tydlig inför de anställda – visa vad som händer när en anställd visselblåser. Det rådet ger Elin Siljendal, ansvarig för visselblåsarfunktion på KPMG.
Ett av Elin Siljendals främsta råd gäller öppenhet. Visa tydligt vad som händer med visselblåsarens ärenden. Vilka är mottagare av ärendet, hur genomförs eventuella fördjupade utredningar? Ge tydlig återkoppling till visselblåsaren och satsa på ett rapporteringssystem som gör det möjligt för visselblåsaren att fortsätta att kommunicera anonymt med mottagningsenheten under tiden ärendet hanteras.
− Visselblåsaren är ett av organisationernas vassaste verktyg för att upptäcka och åtgärda oegentligheter. Om organisationer ser på sina visselblåsare med det perspektivet minskar risken att chefer försöker efterforska vem som har visselblåst och i stället lägger fokus där det ska vara, det vill säga vad den anställde har visselblåst om, säger Elin Siljendal.
Vilka är de främsta fördelarna för företagen med den nya lagen?
− Den nya lagen ökar medvetenheten kring det förebyggande arbetet mot korruption, något som alla organisationer behöver uppmärksamma löpande. Det skickar tydliga signaler till de anställda att ledningen vill upptäcka och förhindra oegentligheter.
Vad är allra viktigast när ett företag ska förbereda sig på den nya lagen?
− Företaget måste ha den kompetens som krävs för att avgöra om en visselblåsning uppfyller de krav som ställs i den kommande lagen. Det är viktigt att ha rutiner för arkivering på plats, eftersom känsliga personuppgifter i ett ärende inte får sparas längre än två år efter att det avslutas.
− Lagförslaget ställer egentligen inga specifika systemkrav på visselblåsarkanalen. Visselblåsaren har rätt till återkoppling inom sju dagar och en gång till inom tre månader efter att visselblåsarrapporten har skapats.
− För en visselblåsare finns flera tänkbara kommunikationsvägar, till exempel den närmaste chefen, en speciell funktionsbrevlåda, ett telefonnummer eller en krypterad webbaserad rapporteringskanal som möjliggör för visselblåsaren att skydda sin identitet.
Vilka fallgropar vill du särskilt varna för?
− En av de största är att organisationer köper en länk till en rapporteringskanal, lägger den på sitt intranät och tror att allt är klart. I lagens mening är det kanske det, men vinningen uteblir om de anställda inte ens vet om att kanalen finns eller rapporterar fel saker, som egentligen skulle hanteras i andra kanaler.
Blir den nya lagen betungande för företagen?
− Jag tycker inte det. I förarbetet till lagen har man resonerat väldigt klokt både kring kraven på rapporteringssystem och kring den personkrets som ska kunna visselblåsa. Det är en hel del saker som behöver vara på plats men det här behöver inte alls vara betungande för organisationer, vare sig administrativt eller ekonomiskt.
Kan flera bolag inom en koncern dela på samma visselblåsarkanal?
− Så som lagförslaget är utformat får offentliga organisationer samt privata bolag med färre än 250 anställda inom koncernen dela på en visselblåsarkanal inom koncernen. För de privata bolag som har fler än 249 anställda inom koncernen finns det däremot enligt lagförslaget ingen möjlighet att dela på en visselblåsarkanal.
− I dag har många koncerner en gemensam kanal, oavsett storlek vilket fungerar utmärkt. Men som lagförslaget är utformat skulle den här möjligheten försvinna för stora koncerner och tvinga dem att skapa flera olika visselblåsarkanaler i stället. Om det här blir lag blir det svårare för en anställd att visselblåsa om oegentligheter som förekommer inom andra delar av koncernen, vilket är ett problem.
Björn Dickson