Digital inlämning av årsredovisning och revisionsberättelse väcker många frågor. Resultat har tagit hjälp av Birgitta Åhlander, Auktoriserad Redovisningskonsult FAR som arbetar på branschorganisationen FAR, för att reda ut vad som gäller.
Jag äger ett aktiebolag och är enda person i styrelsen. Min redovisningskonsult hjälper mig med mitt bokslut och min årsredovisning. På samma byrå arbetar min revisor. Kan byrån hjälpa mig att lämna in både årsredovisning och revisionsberättelse digitalt till Bolagsverket?
– Ja, om byrån använder programvara för upprättande av årsredovisning och revisionsberättelse som är anpassad för detta. Det krävs också att du när du efter årsstämman skriver under fastställelseintyget har e-legitimation, exempelvis mobilt BankID.
Vilka programvaror är anpassade för digital inlämning?
– Bolagsverket har på sin hemsida en sammanställning över de programvaruleverantörer som har programvaror som stödjer digital inlämning av årsredovisning och revisionsberättelse. Där får man en överblick över de leverantörer som har programvara för regelverken K2, K3 eller K3 med koncern och vilka leverantörer som har programvara för upprättande av revisionsberättelse.
Hur ser arbetsgången ut?
– Årsredovisningen upprättas med hjälp av programvaran av din konsult. Som kund är det du som sedan undertecknar årsredovisningen, på papper eller digitalt. Revisionsberättelsen upprättas med hjälp av samma programvara, som används för årsredovisningen, eller med annan godkänd programvara, och skrivs under av revisorn, på papper eller digitalt. Revisorn undertecknar påteckningsmeningen på årsredovisningen på samma sätt som du, det vill säga på papper eller digitalt. Undertecknad årsredovisning och revisionsberättelse lämnas till bolaget för arkivering. Sedan hålls årsstämma, där tagna beslut dokumenteras i ett protokoll, dessa ska också undertecknas av dig och arkiveras.
Vad ska göras efter årsstämman?
– Då är det äntligen dags att lämna in till Bolagsverket. Din redovisningskonsult och kanske även revisor laddar upp en eller två filer till ett temporärt utrymme hos Bolagsverket. Uppladdningen görs med hjälp av samma programvara som använts för upprättandet av årsredovisningen respektive revisionsberättelsen. Det viktigaste är att det laddas upp både en elektronisk avskrift av årsredovisningen och en elektronisk avskrift av revisionsberättelsen. När det är gjort kommer du att få skriva på fastställelseintyget.
Vad ska jag som kund göra innan fastställelseintyget undertecknas?
– Du ska ha fått ett mejl med en länk till det temporära utrymmet hos Bolagsverket, där avskriften av årsredovisningen och revisionsberättelsen finns. Efter inloggning med BankID kontrollerar du att handlingarna överensstämmer med den sedan tidigare undertecknade årsredovisningen och revisionsberättelsen. Om de är i sin ordning skriver du under fastställelseintyget digitalt med hjälp av BankID. Både du och din redovisningskonsult/revisor som förberett filerna får en kvittens från Bolagsverket att handlingarna mottagits. Om handlingarna är fullständiga registreras de direkt.
Vad gäller kring hur årsredovisningen ska dateras och undertecknas?
– En årsredovisning ska skrivas på av styrelsen och eventuell VD. Om bolaget har en vald revisor ska den innehålla en revisorspåteckning. Originalhandlingarna kan vara i pappersform eller elektronisk form och ska sparas hos aktiebolaget.
– Årsredovisningen ska innehålla uppgift om den dag då den undertecknas. Väljer man att upprätta årsredovisningen i elektronisk form ska undertecknandet ske med så kallad avancerad elektronisk underskrift, vilket bland annat innebär att datum för undertecknande genereras automatiskt. Det gäller samtliga underskrifter. I avsaknad av mer vägledning har FAR, branschorganisationen för bland andra revisorer och redovisningskonsulter, kommit fram till att det datum då den sista personen undertecknar är den dag då årsredovisningen ska anses vara undertecknad. Ett datum behöver då inte anges särskilt.
– När det gäller påteckningsmeningen behöver inte datum anges särskilt, eftersom dagen för undertecknande framgår av revisorns elektroniska underskrift.
Charlotta Marténg