Dålig koll på leverantörerna kan bli förödande

Att följa upp leverantörsregistret kan vara helt avgörande för dig som företagare för att slippa obehagliga ekonomiska bakslag.

Svenska företag har bra koll på sina leverantörer. Men är desto sämre på att uppdatera sig om det kan ha skett förändringar sedan avtalet skrevs på. Det säger riskspecialisten Jone Sølvik på PwC.

– Om du inte har koll på ditt leverantörsregister är det lätt att det blir fel eller att du blir bedragen. Du tror att du betalar leverantören, men pengarna går till någon annan. Därför är det viktigt att följa upp leverantörsregistret. Som företagare vill du inte heller sammankopplas med leverantörer som exempelvis inte betalar skatt och moms, säger han.

För att minimera riskerna bör du som företagare göra en analys. Hur ofta beror på ambitionsnivå och resurser, men minst en gång per år. Har du möjlighet föreslår riskspecialisten att du gör det en gång i halvåret. Saker att ta fasta på är exempelvis: Har leverantörens F-skatt blivit indragen? Finns skulder hos Kronofogden? Är leverantören momsregistrerad?

Något många företagare glömmer är att dubbelkolla om en anställd har så kallade bisysslor, eller kopplingar till någon av leverantörerna.

– Det är något som skulle kunna ge negativa konsekvenser för dig som företagare, eftersom företaget då riskerar att hamna i en jävsituation, säger Jone Sølvik.

Det proaktiva arbetet är viktigt.Och med det menas att se över avtalen och att allra helst göra en ordentlig hemläxa innan avtalet skrivs på. Som att be om referenser, googla, höra sig för hos kontakter. Ha gärna flera leverantörsalternativ du kan välja mellan. Den som gör inköpen har också ansvar för att kontrollera att leverantören sköter sig. Att även be företagets inköpsavdelning och ekonomiavdelning göra en körning i sina register kan inte understrykas nog.

– Att inte arbeta proaktivt kan leda till stort merarbete för ekonomiavdelningen och potentiellt förlorade pengar för företaget. Dåligt anseende är det som företagen oftast är rädda för. Jag som företagare vill inte att det ska stå i tidningen att jag har haft en underleverantör som inte sköter sig, säger Jone Sølvik.

Ju mindre företaget är desto enklare är det att få kontroll över leverantörsregistren. Men konsekvenserna om det blir fel kan vara förödande. 50.000 kronor som försvinner i vasken kan vara en stor ekonomisk blödning för det lilla företaget, men mindre kritiskt för de större.

När du som företagare får en leverantörsfaktura finns det därför ett par steg du ska ta för att säkerställa att allt går korrekt till.

– Att göra de här kontrollerna tar några minuter per leverantör som ska läggas upp. Dessa minuter kan vara helt avgörande för att minimera senare problem. Om du vet redan nu att leverantören är oseriös, så kanske du ändå får betala fakturan för att ni har ett avtal. Men nästa gång kommer du att välja någon annan. Och du kommer aldrig att göra om misstaget.

Vad missar de flesta företag hos leverantörerna?

– Många av bolagen är rädda för blufföretag. Men jag skulle säga att det är leverantörernas indragna F-skatt som skapar mest jobb och eventuella merkostnader. Någon måste ju fortfarande betala skatt- och arbetsgivaravgifterna – och det kan landa på företagaren.

Sofia Hadjipetri Glantz