Bil i företaget: Så gör du med bilförmånen

Hur ska du som företagare tänka kring bilförmån i arbetsgivardeklarationen? Resultat hjälper dig att göra rätt.

Kontantprincipen är huvudregeln för redovisningen och beskattningen av bilförmånen i AGI. Det innebär att månaden den anställde har använt förmånen ska den redovisas och tas upp till beskattning. Om arbetstagaren använder arbetsgivarens bil privat, så ska arbetstagaren beskattas och arbetsgivaren ska betala sociala avgifter och göra skatteavdrag på förmånsvärdet.

– Den anställde kan undvika beskattning om den privata användningen av bilen är i ringa omfattning. Ringa omfattning är om arbetstagaren använder bilen privat högst tio tillfällen per kalenderår med en total körsträcka på högst hundra mil, säger Mia Christensson, auktoriserad lönekonsult via FAR på EY.

Att tänka på är detta:

• Är det en förmån som ska tas upp till beskattning eller är den privata användningen i ringa omfattning?

• För att bevisa att omfattningen är ringa är det viktigt att föra körjournal.

• Även i andra fall är det viktigt att föra körjournal. Exempelvis om den anställde har en omfattande tjänstekörning.

Om den anställde kör 3.000 mil eller mer i tjänsten per år, kan du som arbetsgivare själv reducera förmånsvärdet till 75 procent. Beskattningsunderlaget minskas för den anställde och även underlaget för sociala avgifter för arbetsgivaren. Om arbetsgivaren inte minskar förmånsvärdet under året kan den anställde själv göra det i sin inkomstdeklaration, under förutsättning att denne uppfyller kravet. Anställda som har haft flera arbetsgivare kan summera körningen.

– Det är också vanligt att arbetsgivare betalar drivmedlet. Man ska förmånsbeskatta den anställde för den delen denne har kört privat. Det gäller alla typer av drivmedel; bensin, diesel, el eller andra miljöbränslen. Och även här spelar körjournalen en viktig roll, säger Mia Christensson.

Redovisning och beskattning av drivmedelsförmånen är undantagen från kontantprincipen främst av företagsadministrativa anledningar. Den kan tas upp månaden efter att förmånen använts.

– Drivmedelsförmånen behöver hanteras korrekt. En körjournal krävs så att det går att urskilja vilken del som har använts i tjänsten och vilken del som har använts privat. Har man inget underlag som visar detta ska den anställde beskattas för allt drivmedel. Även hanteringen av trängselskatter och infrastrukturavgifter är undantagen från kontantprincipen. Av samma anledning som drivmedelsförmånen, säger Mia Christensson.

Men i fallet med trängselskatter och infrastrukturavgifter kan det ske en förskjutning på två månader.

Som tidigare nämnt kan en arbetsgivare reducera förmånsvärdet löpande under året om milantalet antas bli uppfyllt. Om något inträffar som gör att kravet på 3.000 mil inte uppfylls, som att den anställde byter arbetsuppgifter, slutar eller blir sjuk, ska fullt förmånsvärde redovisas.

– Det finns ingen enkel eller praktisk lösning på detta. Kontantprincipen är huvudregeln. Rättelser ska göras i den månaden förmånen skulle tagits upp eller tidigare har tagits upp med felaktigt värde. De här rörelserna och justeringarna kan innefatta omfattande administrativt arbete, säger Mia Christensson.

Hur planerar man som företagare inför det?

– Det måste finnas fungerande rutiner gällande rapporteringen både från de anställda och serviceföretagen som företaget får uppgifterna ifrån. Och att dessa rapporteras in till löneadministratören direkt så att det hinner administreras. Det kan vara bra att avvakta med inrapporteringen till månadsavslutet för att få med eventuella justeringar och undvika onödiga rättelser till Skatteverket.

Att tänka på är att de redan gjorda och redovisade skatteavdragen inte kan justeras eller ändras. Lagd skatt ligger.

Sofia Hadjipetri Glantz