När ska förenklingsreglerna i K2 tillämpas och vad tillåter egentligen regelverket? Eva Törning, redovisningsspecialist, svarar på frågor om förenklingsreglerna och periodisering, och kopplar ihop dessa med den grundläggande principen i ÅRL om väsentlighet.
K2 eller K3? För många företag finns möjlighet att välja vilket regelverk som ska tillämpas. Bokföringsnämnden, BFN, har uppfattningen att K2 är till för mindre företag med enklare verksamhet, och Eva Törning konstaterar att det är en uppfattning att ta på allvar.
– Företag som inte passar in i denna programförklaring från BFN bör i många fall gå över till K3 i stället. En sådan övergång behöver inte betyda att redovisningen blir svårare säger hon.
I K2 finns förenklingsregler, men företag har också att ta ställning till väsentlighetsprincipen i Årsredovisningslagen, ÅRL. Finns det olika uppfattningar om tolkningen av väsentlighetsprincipen kontra förenklingsregeln?
– Jag förmodar att det för närvarande finns två uppfattningar om hur man kan tolka väsentlighetsprincipen kontra förenklingsreglerna i K2; antingen att väsentlighetsprincipen är ett tak för tillämpning av förenklingsregler, eller att alla förenklingsregler inom K2 med automatik ryms inom väsentlighetsprincipen. Väsentlighetsprincipen gäller, lag går före norm, vilket innebär att tillämpningen av en förenklingsregel enbart kan göras om den ryms inom väsentlighetsprincipen, säger Eva Törning.
Hon konstaterar att oavsett vilken tolkning som förespråkas är det viktigt att bedöma effekterna på redovisningen av att tillämpa en förenklingsregel. Det kan vara så att effekten av förenklingsregler blir så stor att det inte är tillåtet att tillämpa regeln/reglerna. Därför är det viktigt för revisorer och redovisningskonsulter att de förklarar för sina kunder hur ÅRL fungerar.
– Det går inte att tillämpa K2 som att allt som står där alltid är lämpligt i alla situationer. Även en tillämpning av K2 kräver bedömningar. Antal bedömningar och bedömningarnas svårighetsgrad beror ofta på företagets storlek och verksamhetens komplexitet, säger Eva Törning.
Vad innebär väsentlighetsprincipen i ÅRL?
– Väsentlighetsprincipen infördes vid den senaste uppdateringen av ÅRL. Den innebär att det är tillåtet för ett företag att avvika från bestämmelserna i ÅRL om redovisning, uppställning, värdering, upplysningar och konsolidering om följden av avvikelsen inte är väsentlig. I författningskommentaren till bestämmelsen anges också lite förenklat att väsentliga fel innebär att bilden av företaget förändras.
I ÅRL och K2 återfinns bestämmelsen om väsentlighet i kapitel 2 tillsammans med övriga grundläggande principer för företagets årsredovisning. BFN anger i kommentaren till väsentlighetsprincipen att bedömningen inte ska göras bara av posterna var för sig utan även sammantaget. Om posterna sammantaget ger en annan bild av företaget är inte avvikelsen tillåten enligt ÅRL. Detta måste beaktas vid en tillämpning av förenklingsreglerna i K2. Således måste den totala effekten av avvikelsen beräknas, för att se till att effekten inte är så stor att förenklingsregeln inte kan tillämpas.
Vad innebär periodiseringsprincipen i ÅRL?
– Att företaget ska göra bokslutstransaktioner och periodisera så att räkenskapsårets intäkter och kostnader fastställs framgår av 5 kap. 3 § BFL samt 2 kap. 4 § p 4 ÅRL.
I 2 kap. 4 § första stycket ÅRL återfinns de sju grundläggande principer som ska tillämpas när en årsredovisning upprättas där periodiseringsprincipen är en av dessa principer. Om det finns särskilda skäl ger ÅRL viss möjlighet att avvika från de grundläggande principerna. I K2 anges att ett sådant skäl föreligger när K2 föreskriver eller ger möjlighet till avvikelse.
Vad innebär 5.000-regeln?
– Denna förenklingsregel återfinns i K2 punkt 2.4. Den är frivillig och anger att ett företag inte behöver periodisera inkomster och andra utgifter än för personal, vanligen kund- och leverantörsfakturor, som var för sig understiger 5.000 kronor. Denna regel innebär att varje faktura ska bedömas för sig och att en faktura kan innehålla flera inkomster/utgifter.
När företaget har beräknat totalbeloppet för de poster som inte behöver periodiseras ska denna totala summa bedömas utifrån väsentlighetsprincipen. Om posterna tillsammans ger en annan bild av företaget tar väsentlighetsprincipen över (eftersom det är ett övergripande krav i ÅRL) och det är då inte tillåtet att tillämpa förenklingsregeln.
Det finns också en regel om återkommande utgifter, är den också frivillig?
– Ja, även regeln om återkommande utgifter, som återfinns i K2 punkt 7.9, är frivillig. Men till skillnad från 5.000-regeln gäller den bara utgifter och endast sådana utgifter som återkommer varje år. Den får inte heller tillämpas på personalkostnader. Bestämmelsen ska tillämpas konsekvent så till vida att om företaget ett år valt att inte periodisera exempelvis en företagsförsäkring så ska man även kommande år undanta den utgiften. Eftersom bedömningen görs per återkommande utgift är det tillåtet för företaget att låta bli att periodisera företagsförsäkringen men att periodisera lokalhyran. Huvudsaken är att man gör likadant varje år. Här har BFN själv lagt in en väsentlighetsregel på 20 procent variation mellan åren. Även här behöver en bedömning av totaleffekten av det som inte periodiseras göras, så att företaget inte bryter mot väsentlighetsprincipen.
När det gäller materiella anläggningstillgångar enligt K2, är det lämpligt att använda förenklingsregeln om nyttjandeperiod på fem år för exempelvis maskiner?
– Grundregeln i ÅRL är att nyttjandeperioden bestäms för varje tillgång för sig.
I K2 finns i punkten 10.27, den så kallade femårsregeln, vilket är en förenklingsregel som innebär att företaget inte behöver göra en bedömning av nyttjandeperioden utan den kan alltid sättas till fem år för vissa tillgångsslag. Med ”alltid” menar jag att K2 inte kräver att någon bedömning görs om femårsregelns relation till den verkliga nyttjandeperioden. Verklig nyttjandeperiod ska här tolkas som den tid som företaget skulle kommit fram till vid en bedömning av tillgången enligt huvudregeln, dess funktion och hur länge det är sannolikt att den kommer att användas, säger Eva Törning.
Finns det situationer då huvudregeln, där avskrivning sker över den bedömda nyttjandeperioden för företagets maskiner, är att rekommendera?
– Det beror normalt på maskinens bedömda verkliga nyttjandeperiod. Om denna bedöms till sju år är skillnaden i avskrivning enligt plan inte speciellt stor i tid men kan däremot vara det i belopp. Om nyttjandeperioden uppgår till 15 år innebär femårsregeln att avskrivningarna enligt plan är tre gånger högre än enligt huvudregeln. Detta kan vara ett fall där bedömning måste göras enligt väsentlighetsprincipen, det vill säga om tillämpning av femårsregeln gör att bilden av företaget förändras.
En annan aspekt är att företaget ”kapslar in” sina överavskrivningar i avskrivningar enligt plan och missar då det manövreringsutrymme som överavskrivningar normalt ger företaget. Vill företagen ha ett lägre rörelseresultat på grund av en redovisningsmässig förenklingsregel? Oftast inte, man vill helst veta hur företaget faktiskt går.
Sofia Wallebom