Digitala kvitton – så gör du rätt

Hur får man hantera digitala kvitton? Kan man slänga ett kvitto efter att man har skannat in det? Och vad gäller om du anlitar ett inskanningsföretag?

Frågorna som kan uppstå i samband med bokföringen är många. Resultat har vänt sig till Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG, för att hjälpa dig att reda ut vad som gäller.

Om mitt företag skannar in alla mottagna leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt, måste då även de mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inskanning?

– Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan sparas i det skick som materialet hade när det kom till företaget. En leverantörsfaktura som kommer till företaget i pappersform ska därför sparas i pappersform. Men det finns en möjlighet i bokföringslagen att föra över information från en form till en annan form, exempelvis genom att skanna in en pappersfaktura, då överförs den från pappersform till elektronisk form. För information som överförs finns särskilda arkiveringsregler.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är enligt bokföringslagen sju år. Om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år (om företaget har kalenderår som räkenskapsår). Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och skannat in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att bara spara den skannade kopian de kvarvarande åren.

– Så länge pappersfakturan finns kvar ska det gå att hitta den utifrån den inskannade kopian. På samma sätt ska man utifrån papperskopian kunna hitta den skannade kopian och hur den är bokförd. Det kan man till exempel göra genom att numrera papperskopian och den skannade kopian. Ett annat sätt är att beskriva hur man hittar den ursprungliga papperskopian i företagets systemdokumentation.

Om mitt företag anlitar ett skanningföretag, hur lång är då arkiveringstiden för originalen respektive de inskannade fakturorna?

– Arkiveringstiden är densamma oavsett om företaget arkiverar sin räkenskapsinformation själv eller anlitar någon annan för att arkivera. Det är alltid företaget som har ansvar för att arkivering görs enligt bokföringslagen men det kan avtala med någon annan, till exempel ett skanningföretag, om att arkiveringen ska utföras. Ansvaret för arkivering kan företaget däremot aldrig avtala bort.

Vad sker om mitt företag byter skanningföretag? Får vi med oss länkarna till de elektroniska dokumenten?

– Företaget ansvarar alltid för att all räkenskapsinformation finns tillgänglig under hela arkiveringstiden. Vad som händer om företaget byter skanningföretag beror på vad företaget och skanningföretaget har avtalat om. Det är en fråga som är viktig att se över redan när avtal tecknas.

Mitt företag har pappersbaserad fakturahantering men har nu fått en faktura via mejl i pdf-format. Måste jag arkivera mejlet, och hur lång är arkiveringstiden?

– Om en faktura kommer till företaget via mejl i pdf-format så har den kommit till företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Själva mejlet behöver normalt inte sparas om all information framgår av själva fakturan, däremot ska alltså fakturan sparas i elektronisk form.

– Om företaget skriver ut fakturan på papper har man gjort en överföring från elektronisk form till pappersform. Då är det överföringsregeln som blir tillämplig igen och fakturan i den elektroniska formen ska sparas de första tre åren. Därefter räcker det att bara spara den utskrivna papperskopian.

– På samma sätt som vid skanning ska det gå att hitta och förstå sambandet mellan den elektroniska fakturan och den utskrivna fakturan. Om företaget normalt har en pappersbaserad fakturahantering behöver man se över rutinerna för hur fakturor som kommer i elektronisk form ska arkiveras.

Mitt företag handlar via nätet och får kvitto/bekräftelse eller faktura digitalt. Redovisningskonsulten får sedan underlagen via pdf eller sparade i dropbox. Vem är det som har originalet, vårt företag eller redovisningskonsulten?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget har tagit emot i elektronisk form är det i den elektroniska formen som informationen ska sparas. Om företaget får fakturan digitalt och sedan skickar den vidare till redovisningskonsulten elektroniskt på något annat sätt så går det bra så länge inte några uppgifter förändras eller försvinner i samband med detta. Kan man inte säkerställa att uppgifterna är oförändrade ska informationen sparas i det format som den togs emot i. Här behöver man se över att all information följer med och att inget ändras.

Hur lång är arkiveringstiden i detta fall?

– Arkiveringstiden är sju år precis som för all annan räkenskapsinformation.

Om mitt företag skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till vår kund, kan mitt företag då lagra fakturan elektroniskt eller måste papperskopian skrivas ut och arkiveras?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat såsom till exempel kundfakturor anger bokföringslagen att sådan räkenskapsinformation ska sparas i samma skick som den fick när den sammanställdes. Informationen anses sammanställd när den har fått formen i vilken den ska presenteras i företagets egen bokföring. Företaget måste därför ta ställning till vilken presentationsform som kundfakturorna ska ha – antingen elektronisk form eller pappersform. I vilken form som fakturorna skickas till kunden spelar inte någon roll.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är sju år och även i det här fallet är överföringsreglerna möjliga att använda.

En av mina anställda betalar en hotellövernattning med företagskort. Hotellräkningen kommer till företaget som en pdf-fil via mejl. Vad gäller? Är det någon skillnad om mina anställda även får ett kvitto vid utcheckningen?

– Om hotellräkningen kommer via mejlen är den mottagen av företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Om kvittot tas emot i pappersform så är det papperskvittot som ska sparas. Även i de här fallen är överföringsregeln möjlig att använda.

Det finns en regel i Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2) som kan bli tillämplig i det fall då hotellräkningen kommer till företaget i både elektronisk form och i pappersform. Regeln är bara tillämplig om räkningen kommer i båda formerna (både som pdf-fil och papperskvitto) och i nära anslutning till varandra (någon eller några dagar emellan). Under de förutsättningarna får räkningen sparas i den form som den är tänkt att presenteras i företaget. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär det att företaget inte behöver spara pdf-filen med räkningen.

Om mina anställda i stället fotar kvittot via en kvitto-app, vad gäller då?

– Här gäller samma regler som vid skanning av fakturor, det vill säga om företaget tar emot ett papperskvitto är det papperskvittot som ska sparas. Om kvittot fotas måste ändå pappret sparas de första tre åren.

Läs mer om arkivering i Resultat nr 2 2016 och Resultat nr 3 2016.

Pernilla Halling