Årsredovisningslagen ändras – påverkar det mig?
Jag driver en liten tygaffär i aktiebolagsform. Jag har bokslut sista december så det är ett tag kvar tills jag ska upprätta årsredovisningen men jag tycker om att vara ute i god tid. Har nu för mig att jag läst att årsredovisningslagen har gjorts om från 2016 men tänker att detta påverkar väl inte mig då jag valt att tillämpa K2-regelverket?
Årsredovisningslagen är en ramlag som enkelt uttryckt talar om ”att” vi ska göra något. Bokföringsnämndens normering, exempelvis K2-regelverket, talar om ”hur” vi ska göra. De ändringar som beslutats i årsredovisningslagen har arbetats in i K2-regelverket. Så förändringarna påverkar dig, du får hålla utkik efter det nya K2-regelverket. Beslut om det nya regelverket, som föreslås gälla för räkenskapsår som påbörjas närmast efter 2015-12-31, kommer att tas innan årsskiftet.
Sofia Wallebom
Varför behöver jag behandlingshistoriken?
Varje år skickar min redovisningskonsult något som kallas behandlingshistorik till mig. Vad är det och vad ska jag med det till?
Din redovisningskonsult gör helt rätt som skickar behandlingshistoriken till dig. Behandlingshistoriken är en del av räkenskapsinformationen. Du som företagare är bokföringsskyldig och ska arkivera detta i sju år. Behandlingshistorik är den dokumentation som ska göra det möjligt att i efterhand, till exempel vid interna och externa kontroller, se när en bearbetning är gjord, i vilken turordning olika bearbetningar har gjorts och vilka behandlingsregler som har tillämpats för enskilda bokföringsposter. Du kan läsa mer om detta i Bokföringsnämndens rekommendation BFNAR 2013:2 Bokföring, kap 9.
Sofia Wallebom
Vad gäller för kundregister?
Vi har ett företag som bedriver internetförsäljning, och vill börja föra ett kundregister över våra medlemmar. Tanken är att vi ska kunna kontakta dem med erbjudanden och dylikt. Vi undrar därför om det finns regler för kundregister och vad vi ska tänka på?
I ett kundregister får personuppgifter behandlas utan att kunden har samtyckt till detta om det är nödvändigt för att fullfölja tjänsten som ni tillhandahåller. Ni får däremot inte registrera uppgifter som inte är nödvändiga för att kunna fullfölja tjänsten, såsom fritidsintressen eller vanor, utan att kunden medgett detta. Ni behöver inte förmedla hur ni hanterar uppgifterna och behöver inget godkännande från kunden, så länge uppgifterna används för normal kundadministration i den omfattning som kunden kan förvänta sig.
Ni får alltså skicka reklam och dylikt till de kunder som en gång handlat hos er. Däremot får uppgifterna inte användas i andra sammanhang utan att kunderna informerats om detta. Ni får använda uppgifterna till detta under ett års tid efter senaste köpet. Uppgifterna ska inte sparas längre än nödvändigt. Uppgifterna får heller inte säljas eller finnas tillgängliga för andra än anställda inom företaget.
Clara Hamrén
Ska konsulten få lön eller fakturera?
I vår verksamhet har nu två personer sagt upp sig för att i stället vara konsulter hos oss. Detta gjorde de för att de vill ha mer frihet och flexibilitet. Som vi har förstått planerar en av dem att jobba som konsult i andra projekt också. Hur fungerar det när vi ska betala dem? Ska vi betala ut lön eller ska de fakturera oss i sin näringsverksamhet?
Frågan är mycket svår och det är en bedömning i varje enskilt fall som avgör. Om båda dessa personer startar egna firmor och innehar F-skattesedel finns det förutsättning att de bedriver verksamheten som näringsverksamhet och att inkomsterna betraktas som sådana.
För att verksamheten ska anses som näringsverksamhet måste den bedrivas yrkesmässigt och självständigt. Kravet yrkesmässigt innebär att verksamheten ska bedrivas regelbundet, varaktigt och med en viss omfattning. Självständigt betyder att verksamheten inte ska ha karaktär av anställning hos uppdragsgivaren.
Det är i rekvisitet självständighet som det kan bli problem. Om de två konsulterna fortsätter arbeta på samma plats, med samma uppgifter och i liknande omfattning som tidigare, och ni dessutom tillhandahåller det arbetsredskap de behöver, är det mycket troligt att det ska anses såsom en anställning och då bör sociala avgifter betalas och betalningen är att anse som inkomstslaget tjänst.
Som ni nämnt verkar dock den ena ha en mer självständig verksamhet med flera kunder. Om denna konsult dessutom fakturerar er och står för egna arbetsredskap är det troligt att denna konsult bedriver verksamhet som är att anse som näringsverksamhet.
Detta är ett generellt svar, och ni måste se till de två enskilda fallen i hur stor omfattning konsulterna är självständiga och bedriver sina tjänster yrkesmässigt hos er.
Clara Hamrén