Dyrt att blanda ihop vidareförsäljning och utlägg

Har det hänt att du blandat ihop vidareförsäljning och utlägg i bokföringen? Det är du inte ensam om.

– Det är en av de absolut vanligaste frågorna jag får, säger Niclas Lindgren, skatteexpert på DHL.

Momsen är i praktiken varken en intäkt eller kostnad för en företagare. Det är en konsumtionsskatt på varor och tjänster. Grunden är att momsen är ett nollsummespel mellan köpare och säljare som har full avdragsrätt.

Det låter enkelt i teorin, men i praktiken kan det vara lite knöligare.

Det vet Niclas Lindgren som har lång erfarenhet av att jobba både med moms och andra skatter. Tidigare som partner på Ernst & Young, i dag som skatteexpert på DHL. Dessutom är han kursledare på FAR och brukar hålla i olika momsseminarier.

Få saker engagerar deltagarna som skillnaderna mellan vidarefakturering och utlägg i bokföring och momshantering.

– Det är en av de absolut vanligaste frågorna jag får, säger Niclas Lindgren.

Två olika, vanligt förekommande scenarier brukar aktualisera frågan om vidarefakturering och utlägg. Dels transaktioner inom en och samma koncern, dels affärer mellan kunder och klienter.

– Det är nästan alltid tre parter när det handlar om vidarefakturering och utlägg. En part säljer en tjänst eller vara till någon som i sin tur säljer den vidare till en tredje part. Och det är just vid vidareförsäljningen som frågan om det är utlägg eller vidareförsäljning uppkommer. Det är viktigt att känna till skillnaden eftersom momsen redovisas olika. Det är nästan aldrig något problem med momsen och redovisningen för det första företaget i kedjan om det är en svensk transaktion, säger Niclas Lindgren.

I grunden handlar både vidarefakturering och utlägg om att man betalar för en tjänst eller en vara. Bedömningen om det är en vidareförsäljning eller ett utlägg beror på vilka avtalsparterna är.

Vidarefakturering. Det kan till exempel vara så att du köper in en tjänst eller vara till kunden för att du kanske kan utnyttja vissa rabatter. I så fall ska du bokföra inköpet och även dra av momsen i din egen verksamhet. Självklart ska du då också lägga på momsen vid vidareförsäljningen. Du får inte vidarefakturera utan moms.

Utlägg. Här är du mycket mer av en mellanhand mellan kunden och en leverantör. För att det ska räknas som ett utlägg ska följande uppfyllas:

• Kunden ska ha betalningsansvaret.

• Kunden ska betala samma belopp som du har betalat. Inga vinstpålägg får alltså göras.

• Transaktionerna ska bokföras som ett utlägg.

– Ett utlägg bokförs därför i balansräkningen, inte i resultaträkningen, vilket vidarefaktureringen gör, säger Niclas Lindgren.

Vad händer om man inte har koll på skillnaderna utan gör fel?

– Det kan hända lite olika saker. Men det är nästan aldrig den ursprungliga säljaren som gör fel. Risken är störst att det blir fel i mellan- eller slutledet. Därför är det till exempel viktigt att det står rätt namn på fakturan. Det blir svårt att dra av momsen annars och i förlängningen kan det betyda skattetillägg.

Är det alltid samma momssatser vid vidareförsäljning?

– Ja. Men det finns lägen då momssatsen kan förändras mellan inköp och försäljning. Inte om det är samma produkt utan om den förändras på något sätt. Säg att du producerar frukostflingor. Då köper du en kartong med 25 procents moms. Men när du fyller den med flingor och säljer så beskattas paketet och innehållet som livsmedel alltså med 12 procents moms. Samma sak kan ske om en vara passerar en gräns mellan två länder. Det kan vara olika momssatser.

Att skillnaderna mellan utlägg och vidareförsäljning har blivit en knivig fråga i bokföringssammanhang kan ha en historisk förklaring, menar Niclas Lundgren.

– Det fanns en gång i tiden en oenighet inom skatteförvaltningen om hur man skulle se på utlägg och vidarefakturering. Det är egentligen inte så svårt att rättsligt skilja mellan utlägg och vidarefakturering. Det svåra är normalt att fastställa vem som är avtalspart och vem som agerar för vems räkning. Inte minst när det saknas skriftliga avtal vilket inte är ovanligt.

Fredrik Nejman

Momssatser

Det finns tre olika momssatser. Dessutom är vissa försäljningar undantagna från moms.