Kostnader för tele- och datakommunikation omfattar både de rörliga markeringarna för t.ex. telefon- och mobiltelefonsamtal men även inträdes-, abonnemangs- och nyttjandeavgifter. Detsamma gäller företagets utgifter för telefonkort/kontantkort liksom smartphones, surfplattor och gps. Det förekommer att ett företag låter ett annat företag, s.k. telefonkonsult, ta hand om det egna företagets telefonväxel. Även dessa kostnader kan bokföras som en kostnad för telefon och telekommunikation.
Löpande bokföring
Utgifter för telefon och telekommunikation debiteras något av kontona i kontogrupp 62 Tele och post beroende på vad utgiften avser.
Bokslut
Teleräkningar faktureras företaget i efterskott vad beträffar de rörliga markeringarna för t.ex. telefon och telefax men i förskott vad beträffar t.ex. den fasta abonnemangsavgiften/kvartalsavgiften. Räkningar avseende anslutning till internet faktureras företaget i efterskott vad beträffar de rörliga s.k. trafikavgifterna men i förskott vad beträffar den fasta kvartalsavgiften. I samband med mobiltelefonabonnemang förekommer förskottsinbetalningar avseende månadsavgifter och speciella svarsservicefunktioner. Vid mindre belopp är inte periodisering nödvändig.
Vid periodisering ska den del av kvartals- eller månadsavgiften som avser perioden efter balansdagen i bokslutet redovisas som en förutbetald kostnad (fordran) om det handlar om större belopp. Den del av de fasta avgifterna som belöper på det kommande räkenskapsåret krediteras det tidigare använda kontot, t.ex. konto 6200 Tele och post (gruppkonto), och konto 1790 Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter debiteras (BAS 2024).
Den del av de rörliga avgifterna som avser det räkenskapsår för vilket bokslut görs redovisas som en interimsskuld om det handlar om större belopp. Det tidigare använda kontot debiteras, t.ex. konto 6200 Tele och post (gruppkonto), och konto 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter krediteras.
Återföringen av interimstransaktionerna i det nya räkenskapsårets bokföring kan ske genom att samma konton bokförs omvänt om den faktiska kostnaden bokförts på detta konto. Den faktiska kostnaden kan också bokföras direkt mot interimskontot. Om det är en återkommande periodisering kan det i stället vara lämpligt att låta posten ligga kvar under året och i bokslutsarbetet justera med årets förändring.