Om en anställd t.ex. tar ut en kund på representation och betalar med egna medel, men sedan överlämnar kvittot till arbetsgivaren och får kontant ersättning för utlägget, är ersättningen icke skattepliktig för den anställde och kvittot en avdragsgill kostnad för företaget inom gällande avdragsram, representation. Annan representationsersättning - t.ex. för att täcka kostnader i samband med representation i hemmet - utgör däremot skattepliktig kostnadsersättning för den anställde (jfr utlägg).
Löpande bokföring
Vid lämnad representationsersättning till anställd för täckande av dennes kostnader i samband med representation i och utanför hemmet debiteras konto 7370 Representationsersättningar (BAS 2024). Att observera är att oavsett om den anställde betalar med företagets kort eller sitt privata kort måste originalkvittot till arbetsgivaren eftersom det är arbetsgivarens verifikation.
Bokslut
I den kostnadsslagsindelade resultaträkning redovisas representationsersättningar till anställda precis som andra kostnadsersättningar och förmåner bland Personalkostnader. I den funktionsindelade resultaträkningen fördelas kostnaderna per funktion.
Se uppslagsordet Representation i Rätt Skatt och Rätt Moms.