Vid inköp av varor och tjänster får företaget normalt en faktura (räkning). Om inköpet har gjorts på kredit har företaget en leverantörsskuld till fakturan är betald. Angående moms på förskott eller à conto, förskott till leverantörer. Vilka uppgifter som en faktura måste innehålla för att köparen ska ha rätt att dra av ingående moms, se faktura, innehåll. Fakturor ska enligt 7 kap. 1 § BFL arkiveras i den form som de erhålls i. En faktura som erhålls på papper ska därmed arkiveras i pappersform, medan en faktura som erhålls elektroniskt som huvudregel ska arkiveras elektroniskt.
Oavsett om faktura erhållits på papper eller elektroniskt får informationen enligt 7 kap. 6 § BFL överföras till annan informationsbärare om det görs på ett betryggande sätt. Vanligt är att fakturor på papper skannas in. Den skannade fakturan övertar rollen som räkenskapsinformation och arkiveras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Originalfakturan får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Löpande bokföring
När fakturan erhållits från säljaren/leverantören debiteras det konto fakturan avser i kontoklasserna 4-6. Hela fakturabeloppet krediteras konto 2440 Leverantörsskulder. Momsen debiteras ett konto för ingående moms, huvudkonto 2640. När företaget betalar leverantören debiteras konto 2440 och det likvidkonto som pengarna tas ifrån krediteras.
Om avrundning sker till hela krontal, öres- och kronutjämning.
Vid bokföring av kreditfakturor, kreditfaktura vid inköp. Vid inköp av varor och tjänster från utlandet, faktura i utländsk valuta.
Bokslut
I bokslutet ska samtliga per balansdagen obetalda fakturor vara bokförda, även i företag som använder kontantmetoden, se 5 kap. 2 § BFL. En förteckning över obetalda leverantörsfakturor ska enligt 6 kap. 8 § BFL upprättas per balansdagen.
Faktura avseende per balansdagen levererade/utförda varor eller tjänster ska som huvudregel ingå i bokslutet. Men inkommer fakturan till företaget innan den s.k. brytdagen, oftast 2-3 veckor in på det nya räkenskapsåret, får den medtas direkt. Därefter kan ofakturerad leverantörsskuld som tillhör räkenskapsåret men som erhålls och redovisas i leverantörsreskontran först efter balansdagen i bokslutet behandlas som interimsskuld. Det konto fakturan kommer att avse, t.ex. konto 4010 Inköp av varor och material inom Sverige debiteras och konto 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter krediteras.
Vanligtvis konteras dock dessa ofakturerade leverantörsskulder på konto 2448 Ej reskontraförda leverantörsskulder, eftersom faktura har erhållits och bör därmed klassificeras som leverantörsskuld. Samtidigt debiteras det inköpskonto fakturan kommer att avse samt, ett särskilt momskonto, konto 2648 Vilande ingående moms.
Se uppslagsordet Faktura i Rätt Moms.