Vid kreditförsäljning av varor och tjänster genererar företaget en faktura (räkning) och skickar till köparen elektroniskt eller på papper. Fram till dess fakturan är betald, har företaget en fordran på köparen, en kundfordran.
En faktura som genereras elektroniskt arkiveras som huvudregel elektroniskt. Att en faktura skrivs ut på papper och skickas till kund påverkar inte detta om inte företaget väljer att arkivera sina kundfakturor på papper i stället för elektroniskt.
Om fakturan avser momspliktig omsättning av vara eller tjänst ska moms påföras och anges separat i fakturan, moms. Angående moms på förskott eller à conto, förskott från kunder.
Vid bokföring av kreditfakturor, kreditfaktura vid försäljning. Vid försäljning av varor och tjänster till utlandet, faktura i utländsk valuta.
Löpande bokföring
När fakturan genererats till kunden krediteras ett konto i kontoklass 3. Hela fakturabeloppet debiteras konto 1510 Kundfordringar. Momsen krediteras ett konto för utgående moms. När företaget får betalt från kunden krediteras konto 1510 och det likvidkonto som tillgodoförs pengarna debiteras.
Om kunden avrundat till hela krontal, s.k. öresutjämning, öres- och kronutjämning eller krontalsutjämning, kan differensen särredovisas på konto 3740 Öres- och kronutjämning eller minska försäljningsbeloppet.
Bokslut
I bokslutet ska samtliga per balansdagen obetalda fakturor vara bokförda - även i företag som använder kontantmetoden enligt 5 kap. 2 § BFL. En förteckning över obetalda kundfakturor ska enligt 6 kap. 8 § BFL upprättas per balansdagen.
Ofakturerade kundfordringar som tillhör räkenskapsåret, men som faktureras och redovisas i kundreskontran först efter balansdagen, ska i bokslutet bokföras som en upplupen intäkt (fordran). Ett konto i kontoklass 3 krediteras och konto 1790 Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter debiteras. Återföringen i det nya räkenskapsårets bokföring kan ske genom att samma konton bokförs omvänt om den faktiska kostnaden bokförts på detta konto. Den faktiska kostnaden kan också bokföras direkt mot interimskontot. Om det är en återkommande periodisering kan det i stället vara lämpligt att låta posten ligga kvar under året och i bokslutsarbetet justera med årets förändring.
I vissa fall debiteras konto 1518 Ej reskontraförda kundfordringar. Samtidigt krediteras det inkomstkonto fakturan kommer att avse samt ett särskilt momskonto, t.ex. konto 2618 Vilande utgående moms, 25 %. Redovisning av den utgående momsen sker i vanliga fall först i samband med bokföring av fakturan - förutsatt att ingen medveten fördröjning skett.
Se uppslagsordet Faktura i Rätt Moms.