Genom utfärdandet av en faktura uppstår en kundfordran hos det säljande företaget och en leverantörsskuld hos det köpande företaget. Undantaget är så kallade kontantfakturor som betalas direkt, det vill säga det uppstår ingen kundfordran eller leverantörsskuld. Fakturan utgör verifikation hos båda parter och båda parter har ansvar för att se till att innehållet i fakturan uppfyller kraven i BFL.
En faktura, förutom kontantfakturor, är en räkning från en säljare till en köpare och innebär att köparen får viss kredit (kreditförsäljning) jämfört med kontantförsäljning. Fakturans innehåll ska vara ett synligt bevis på det avtal som träffats mellan parterna. Redan innan affären är uppgjord är det viktigt att det är klargjort vilka betalningsvillkor och vilka leveransvillkor som ska gälla samt vilken dröjsmålsränta och vilka avgifter som tillkommer vid för sen betalning. Av detta följer att det inte sker tillägg av något i fakturan som inte redan har överenskommits, t.ex. icke avtalade faktureringsavgifter och påminnelseavgifter. Vill företaget avtala om annan dröjsmålsränta än räntelagens måste detta ha överenskommits senast i beställningserkännandet.
Avtalslagen, eller lagen (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område, AvtL, är dispositiv (dvs. icke tvingande) vilket ger parterna stor frihet att själva bestämma fakturainnehållet. Trots detta omgärdas faktureringen av flera lagar - BFL, köplagen, räntelagen och ML. Vid handel med andra EU-länder tillkommer kravet på att ange såväl säljarens som köparens VAT-nummer utöver säljarens eget momsregistreringsnummer. Vilka uppgifter som en faktura ur momssynpunkt måste innehålla framgår av ML.
När kredit beviljats och varan levererats, eller tjänsten utförts, bör fakturan genereras och skickas (normalt via vanlig post eller via e-post) eller hämtas i en molnlösning i nära anslutning till leveransen. Det är inte god affärssed att vänta med faktureringen. Bokföringsskyldigheten inträder när affärshändelsen inträffar men det är tillåtet att vänta med bokföring till dess att fakturan generats/erhållits, se BFNAR 2013:2 punkt 3.4. Den som får en faktura har en skuld till avsändaren. Köparen är tvungen att betala sin skuld även om denne inte fått någon faktura! Preskriptionstiden när det gäller näringsidkare är tio år och tre år när det gäller konsumenter.
Skatteverket har i en skrivelse meddelat att fakturor ska vara försedda med en löpande nummerserie som är obruten under hela räkenskapsåret. Nummerserien bör därför vara tryckt i förväg på fakturorna eller skapas automatiskt i ett redovisningsprogram. Enligt 5 kap. 7 § BFL ska alla verifikationer åsättas ett verifikationsnummer eller annat identifikationstecken.
Faktura ska enligt 7 kap. 1 § BFL arkiveras hos den som har tagit emot den och som huvudregel i det skick fakturan mottagits. En faktura som erhållits på papper ska därmed arkiveras på papper. En faktura som erhållits elektroniskt ska också arkiveras elektroniskt.
Oavsett om faktura erhållits på papper eller elektroniskt får informationen, enligt 7 kap. 6 § BFL, överföras till annat material om det görs på ett betryggande sätt. Vanligt är att fakturor på papper skannas in. Den skannade fakturan övertar rollen som räkenskapsinformation och arkiveras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Originalfakturan får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Se uppslagsordet Faktura i Rätt Moms.