Ett företag har två möjligheter att använda sina kundfordringar/fakturor ( faktura, försäljning) till att få tidigare betalning innan kunderna betalat, nämligen genom att använda kundfakturorna som säkerhet för upplåning av kontanter eller genom försäljning av kundfakturorna.
Kreditinstituten/factoringföretagen brukar för fakturahanteringen dels ta ut en avgift per faktura eller i procent på fakturabeloppet, dels ränta på det belopp man lånar ut.
Vid belåning av kundfordringar (ibland benämnd fakturakredit) pantsätts säljföretagets kundfakturor, oftast hos en bank, och säljföretaget får tillgång till viss del av fakturabeloppet (vanligen 75-85 %) på ett konto som kan jämställas med en checkräkningskredit där kreditinstitutet får ränta på utnyttjat belopp. Normalt är det kreditinstitutet som driver in fakturabeloppet och av fakturan framgår till vem kunderna ska betala. Säljföretaget äger dock fortfarande sina kundfordringar/fakturor och bär därmed också hela risken för eventuella kundförluster. Fakturorna ska därför även finnas med i kundreskontran, men ansvaret för denna kundreskontra kan antingen ligga hos säljföretaget eller hos kreditinstitutet beroende på vad som avtalats. Fakturakreditskulden är en kortfristig skuld enligt K3, K2 och IFRS. Belånade fordringar redovisas på samma sätt enligt K3, K2 och IFRS.
När företagets kundfordringar/fakturor säljs till ett kreditinstitut/factoringföretag, innebär detta ofta att kreditinstitutet/factoringföretaget övertar äganderätten till kundfordringarna. Säljföretaget får betalt i form av det totala fakturabeloppet med avdrag för factoringföretagets avgift för hanteringen. Beroende på vad som avtalats kan risken för kundförluster helt eller delvis övertas av kreditinstitutet/factoringföretaget eller stanna kvar hos säljföretaget. Genom ett skriftligt tillägg på fakturorna underrättas kunderna om överlåtelsen och om vart fakturabeloppet i stället ska betalas. Huruvida kundfordringarna tas bort från eller ska vara kvar i balansräkningen, se K3-regler och K2-regler nedan.
Löpande bokföring
De belånade kundfordringarna ägs fortfarande av säljföretaget som även står risken om kunden inte betalar, faktura vid försäljning. Fakturan utgör endast en lämnad pant för det lån som kreditinstitutet/factoringföretaget beviljar. Sedan factoringavtalet ingåtts ska kunderna därefter betala direkt till kreditinstitutet/factoringföretaget.
När en faktura skickas till kunden debiteras konto 1510 Kundfordringar med hela fakturabeloppet. Vid belåning av fakturan genom ett factoringavtal krediteras konto 1510 och konto 1513 Belånade kundfordringar, factoring debiteras med den kundfordran som belånas. Lånebeloppet krediteras konto 2810 Avräkning för factoring och belånade kontraktsfordringar, alternativt på underkontot 2811 Avräkning för factoring. Erhållet belopp debiteras det likvidkonto som tillgodoförs.
De avgifter som kreditinstitutet/factoringföretaget tar ut för sina factoringtjänster kan debiteras konto 6064 Factoringavgifter, alternativt bokföras som liknande avgifter för finansiella tjänster. För lånet får företaget dessutom betala en räntekostnad som konteras i kontogrupp 85 Räntekostnader och liknande resultatposter. Konto 2810 Avräkning för factoring och belånade kontraktsfordringar krediteras med dessa avgifter respektive räntekostnader - saldot på konto 2810 visar säljföretagets skuld till kreditinstitutet/factoringföretaget.
Konto 1513 Belånade kundfordringar, factoring, krediteras med de kundbetalningar som redovisas av kreditinstitutet/factoringföretaget. I takt med att kundinbetalningarna kommer kreditinstitutet/factoringföretaget till del ”amorterar” säljföretaget på factoringskulden och då debiteras konto 2810 Avräkning för factoring och belånade kontraktsfordringar. Avseende sålda kundfordringar, se K3-regler och K2-regler nedan.
Bokslut
Per balansdagen kvarvarande factoringskuld avseende belånade kundfordringar på konto 2810 Avräkning för factoring och belånade kontraktsfordringar ingår bland företagets kortfristiga skulder.
K3-regler
Företag som redovisar enligt K3 ska välja mellan att redovisa sina finansiella instrument antingen enligt kapitel 11, Finansiella instrument värderade utifrån anskaffningsvärde, eller kapitel 12 Finansiella instrument värderade enligt 4 kap. 14 a-14 e §§ ÅRL. Avseende belånade kundfordringar skiljer sig dock inte redovisningen åt. Kundfordringarna ska redovisas som omsättningstillgång om inte väsentliga risker och förmåner genom försäljning av fakturorna har överförts till motparten. Skulden till kreditinstitutet/factoringbolaget ska redovisas som kortfristig skuld. Vid värderingen av kundfordringar ska hänsyn tas till förlustrisk.
När kundfordringar säljs måste företaget göra en bedömning av om samtliga risker och förmåner har överförts till motparten. Om företaget behåller en förlustrisk exempelvis som är väsentlig blir kundfordran kvar i balansräkningen. Om alla risker och förmåner överförs exempelvis, till motparten tas fordran bort från balansräkningen. Se punkt 11.31.
K2-regler
Ett företag som tillämpar K2 får inte redovisa de kundfordringar som företaget inte äger, se punkt 9.2. Om det finns en kvarstående förlustrisk ska företaget reservera för det. Belånade kundfordringar redovisas i balansräkningen, se punkt 13.6.
K-årsbokslut
Kundfordringar som företaget belånat ska inte tas upp till ett högre belopp än vad som beräknas inflyta och ska redovisas i posten Kundfordringar, se punkt 13.6. K ÅB baseras på K2-regelverket och reglerna är lika. Eftersom K ÅB har ett val mellan att följa regelverket i sin helhet eller om reglerna i kapitel 2-16 eller 18 i K ÅB innebär begränsningar för företaget vid tillämpning av de bestämmelser i ÅRL som anges i 6 kap. 4 § andra stycket BFL, får företaget tillämpa reglerna i K3, vilket innebär att reglerna i K3 avseende detta ord ska följas. Dock är det värt att notera att det finns specialregler för de olika associationsformerna om företaget väljer att följa K ÅB. Se K-årsbokslut.
Ett företag som tillämpar K ÅB får inte redovisa de kundfordringar som företaget inte äger, se punkt 8.2. Om det finns en kvarstående förlustrisk ska företaget reservera för det. Belånade kundfordringar redovisas i balansräkningen, se punkt 12.6.
K1-regler
Företag som redovisar enligt K1 lämnar inte uppgifter i not avseende ställda panter.