Löpande bokföring
Utgifter för köpta dataprogram (standardprogram som innehas med nyttjanderätt) kan aktiveras eller kostnadsföras direkt, trots att programvaran normalt köps tillsammans med datorutrustning. Om datorprogram och programvaror köps tillsammans som en enhet redovisas detta i normalfallet som en materiell anläggningstillgång (se inventarier).
Om ett företag tillverkar programvaror för försäljning kan utgifterna för utvecklingen vara balansgilla, se nedan under K3-regler respektive K2-regler.
Utgifter för inköp av appar kan bokföras som en datorprogramkostnad, alternativt som en kostnad för telefon och telekommunikation.
Förskottsbetalad licensavgift (royalty och licenser) avseende programvaror och liknande kan normalt kostnadsföras direkt då det vanligen handlar om återkommande mindre belopp (ungefär som en prenumerationsavgift). I de fall det handlar om en större förskottsbetalad licensavgift ska denna periodiseras över licensperioden enligt samma principer som för första förhöjd leasingavgift.
Utgifter för datorprogram/standardprogram inklusive serviceabonnemang och programuppdatering debiteras konto 5420 Programvaror. Köps programmet tillsammans med datorer, bildskärmar, skrivare, servrar, kablar, modem etc. ska posterna enligt faktura/kvitto skiljas åt. Datorutrustningen debiteras konto 1210 Maskiner och andra tekniska anläggningar, maskiner och inventarier, inköp.
Nedlagda utgifter för utveckling av programvaror för försäljning ingår normalt i lönekostnaderna för dem som gör programmeringsarbetet, löner och ersättningar.
Bokslut
Normalt behövs ingen periodisering av kostnaderna för program i bokslutet, då dessa normalt ska kostnadsföras direkt. Om företag väljer att aktivera utgiften kan konto 1012 Balanserade utgifter för programvaror, användas.
Angående avskrivningar, avskrivning.
K3-regler
Företag som aktiverat dataprogram eller programvaror som en immateriell anläggningstillgång ska skriva av dessa under den beräknade nyttjandeperioden. Enligt punkt 18.18 får inte nyttjandeperioden för en immateriell anläggningstillgång som uppkommit till följd av avtal eller andra juridiska rättigheter överstiga den period som omfattas av avtalet eller den juridiska rättigheten. Om företaget har rätt att förlänga avtalet och det finns belägg för att företaget kommer att utnyttja denna förlängning får nyttjandeperioden inkludera förlängningsperioden. Andra immateriella anläggningstillgångar ska skrivas av över sin beräknade nyttjandeperiod.
Företag som själva utvecklar programvaror ska om de valt redovisningsprincipen aktiveringsmodellen ta upp utgifterna som en tillgång. Se aktiveringsmodellen.
K2-regler
Företag som aktiverar inköp av dataprogram och programvaror som en immateriell anläggningstillgång ska som huvudregel skriva av dessa under den beräknade nyttjandeperioden. Dock finns det förenklingsregler i K2 som innebär att nyttjandeperioden kan bestämmas till 5 år (vilket innebär 20 % avskrivning av anskaffningsvärdet varje år i fem år), se punkt 10.27.
Företag som följer K2 får inte aktivera internt upparbetade dataprogram eller programvaror, oavsett om dessa ska säljas eller användas av företaget självt.
K-årsbokslut
K ÅB baseras på K2-regelverket och reglerna är lika. Eftersom K ÅB har ett val mellan att följa regelverket i sin helhet eller om reglerna i kapitel 2-16 eller 18 i K ÅB innebär begränsningar för företaget vid tillämpning av de bestämmelser i ÅRL som anges i 6 kap. 4 § andra stycket BFL, får företaget tillämpa reglerna i K3, vilket innebär att reglerna i K3 avseende detta ord ska följas. Dock är det värt att notera att det finns specialregler för de olika associationsformerna om företaget väljer att följa K ÅB. Se K-årsbokslut. Reglerna i K ÅB överensstämmer med K2 ovan.
K4-regler
Företag som tillämpar IFRS i koncernredovisningen ska följa IAS 38 avseende immateriella anläggningstillgångar som i vissa fall innehåller krav på aktivering, se punkt 57.
K1-regler
För företag som tillämpar K1 får inte programkostnader aktiveras utan de ska kostnadsföras omedelbart.