Huvudregeln i 7 kap. 2 § BFL är att de pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska bevaras i Sverige. Trots detta får ett företag enligt 7 kap. 3 a § BFL förvara elektroniska handlingar och hålla utrustning och systemen tillgängliga i ett annat EU-land om samtliga följande tre krav är uppfyllda:
Platsen för förvaring och varje ändring av denna plats anmäls till Skatteverket (eller till Finansinspektionen om det är ett företag som står under Finansinspektionens tillsyn).
Företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk återkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under bevarandetiden.
Företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i en pappershandling.
Om punkterna 1-3 inte är uppfyllda eller om företaget önskar arkivera i ett land än ett EES-land ska företaget ansöka hos skatteverket (eller Finansinspektionen om det är ett företag som står under Finansinspektionens tillsyn) för att få tillåtelse att få arkivera utomlands och då får maskinutrustning och system i stället hållas tillgängligt i det landet (7 kap. 4 § BFL). Tillståndet får förenas med villkor och tidsbegränsas.
Är räkenskapsinformation sparad med teknik som företaget inte längre använder, accepteras enligt BFNAR 2013:2 punkt 8.4 en viss fördröjning för att få elektronisk åtkomst och utskrift enligt 7 kap. 3 a § BFL.
BFN anger följande i kommentaren till lagbestämmelsen:
7 kap. 3 a § BFL omfattar all räkenskapsinformation som sparas på maskinläsbara medier. Det innebär att såväl verifikationer som annan räkenskapsinformation i elektronisk form får förvaras i ett annat land så länge de förutsättningar som anges i paragrafen uppfylls. Räkenskapsinformation i pappersform eller i mikroskrift omfattas inte av bestämmelsen. Sådan räkenskapsinformation får aldrig förvaras utanför Sverige, med undantag för verifikationer i pappersform som i vissa fall tillfälligt får förvaras utomlands, se 7 kap. 3 § BFL samt punkterna 8.5 och 8.9.
7 kap. 3 a § BFL gäller både för företag vars bokföring sköts i något annat land och för företag som sköter sin bokföring i Sverige, men sparar räkenskapsinformationen i ett annat land, t.ex. hos ett dotterföretag, ett arkiveringsföretag eller via ett internetbaserat bokföringsprogram. I dessa fall ska företaget bl.a. anmäla platsen för förvaringen till Skatteverket respektive Finansinspektionen.
I Skatteverkets rättsliga vägledning SKV M 2005:2 finns följande checklista:
Ansökan om tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL
Allmänna uppgifter om företaget - Verksamhet - Ägare - Företagsledning och styrelse.
Organisatorisk anknytning - Kort beskrivning av koncernens legala organisation, gärna i form av skiss eller kompletterad med en skiss (skissen kan begränsas till relevanta delar av organisationen). - Kort beskrivning av företagets operationella/funktionella organisation, gärna i form av skiss eller kompletterad med en skiss.
Uppgifter om utländskt företag och plats där maskinläsbara medier avses att förvaras - Adress på den plats/platser i utlandet där maskinläsbara medier avses att förvaras. - Namn och adress på det eller de utländska företag som avses att förvara företagets räkenskapsinformation på maskinläsbara medier. - Sker förvaring i mer än ett land ska särskilda uppgifter lämnas för varje land. - Hur verksamheten i det utländska företaget är organiserad (i de delar som har betydelse för det svenska företagets bokföringsskyldighet).
Företagets skäl för att förvara maskinläsbara medier utomlands - En kortfattad redogörelse. - Det bör observeras att tillstånd inte kan ges för att få förvara pappersdokument i utlandet. Dokument får endast tillfälligtvis förvaras utomlands, se 7 kap. 3 § BFL och punkt 3.14 i meddelandet.
Uppgifter om hur företagets bokföring är organiserad i respektive land - Hur löpande bokföring och bokslut hanteras. - Beskrivning av ansvars- och befogenhetsregler. - I vilket land respektive ekonomifunktion finns.
Redovisningssystemet i stort - Beteckning (-ar) på i företaget förekommande redovisningssystem. - Översiktlig beskrivning av respektive redovisningssystem, gärna i form av skiss eller kompletterad med en skiss. Det bör framgå vilka olika större försystem/delsystem som används (kund- och leverantörsreskontra, lön, lager etc.). - Översiktlig beskrivning av säkerhetsrutiner för backup och för behörigheter i redovisningssystemet. - Uppgift om omedelbar utskrift kan ske i Sverige av räkenskapsinformation som förvaras utomlands.
Systemdokumentation och behandlingshistorik - Ange kortfattat hur systemdokumentationen och behandlingshistoriken är upplagd, jfr med Bokföringsnämndens rekommendation BFN R 10 Systemdokumentation och behandlingshistorik.
Bevarande av räkenskapsinformation på datamedia - Hur avses arkivering ske efter räkenskapsårets utgång? - Hur beaktas kravet på arkivering under 10 år?
Uppgift om räkenskapsinformation kan tillhandahållas i form av datafil. En myndighet kan i sin kontrollverksamhet komma att efterfråga kopia av ett företags räkenskapsinformation i form av datafil. Det ska vara möjligt för myndigheten att läsa en sådan datafil oberoende av företagets egen datamiljö. Filformat, val av datamedia för tillhandahållandet etc. bestäms i samråd mellan företaget och myndigheten. - Uppgift bör lämnas om företaget kan tillhandahålla räkenskapsinformation i formen av datafil avseende en specifik redovisningsperiod.
Blankett SKV 4827 kan användas.