Sedan 2017 går det inte att göra avdrag för kostnader för måltider i inkomstskattehänseende men däremot finns möjlighet till momsavdrag på ett underlag om maximalt 300 kronor. Regelverket kring vad som är representation och vilka allmänna krav som måste vara uppfyllda har däremot inte förändrats. Det gör att äldre praxis och uttalanden från Skatteverket fortfarande är tillämpliga även efter EU-harmoniseringen.
Lagrum
13 kap. 24-25 §§ mervärdesskattelagen (2023:200) i kraft fr.o.m. 1 juli 2023
8 kap. 9 § mervärdesskattelagen (1994:200) i kraft t.o.m. 30 juni 2023
16 kap. 2 § inkomstskattelagen (1999:1229)
Beskattning
Inkomstskattemässigt finns inte möjlighet att göra avdrag för representationsutgifter som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring. För enklare förfriskningar och förtäring av mindre värde finns däremot avdragsrätt. Exempel på enklare förfriskningar och förtäring av mindre värde är alkoholfri dryck, kaffe, te, kakor, bullar, frukt och en enklare smörgås som inte ersätter en måltid. Enligt Skatteverket (171121, dnr: 202 416536-17/111) avses med skäligt belopp 60 kronor alternativt 60 kronor med tillägg för moms till den del momsen inte får dras av.
Den som har avdragsrätt för moms eller rätt till återbetalning av moms får göra avdrag för momsen på maximalt 300 kronor per person och tillfälle för mat och dryck. Det finns inga hinder mot att servera alkoholhaltiga drycker och Skatteverket uttalar även att det går att servera endast dryck vid ett representationstillfälle. Avdragets storlek varierar beroende på vilken momssats som gäller vid respektive tillfälle. Av 8 kap. 9 § momslagen framgår att:
Utgifterna ska ha ett sådant omedelbart samband med verksamheten som avses i 16 kap. 2 § inkomstskattelagen. Med det avses att det är fråga om att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande eller då utgifterna avser jubileum eller personalvård.
Avdraget får inte överstiga vad som kan anses skäligt.
Avdraget får högst uppgå till den ingående skatten på 300 kronor per person och tillfälle.
Av Skatteverkets ställningstagande (161221, dnr: 131 519171-16/111) framgår bland annat följande:
Med måltid och liknande förtäring avses allt som är ät- eller drickbart. Som liknande förtäring avse t.ex. förtäring av enklare slag i samband med ett representationstillfälle.
Om utgiften för förtäring är högst 300 kronor exklusive moms per person och förtäringstillfälle så kan hela momsbeloppet dras av.
Momsavdraget ska anses skäligt och utgiften ska ha ett omedelbart samband med verksamheten. Beloppet 300 kronor exklusive moms per person anses som skäligt i sig, oavsett om det är en utgift för lunch, middag eller liknande förtäring.
Om utgiften överstiger 300 kronor exklusive moms person ska avdraget begränsas till att beräknas på 300 kronor exklusive moms.
Om en restaurang- eller cateringtjänst avser både mat och spritdrycker, vin eller starköl är skattesatsen för mat 12 % och för alkoholhaltiga drycker 25 %. Om utgiften överstiger 300 kronor exklusive moms ska momsavdraget beräknas utifrån faktiska kostnader för mat respektive alkoholhaltiga drycker. Det får då ske en beräkning där maten ska proportioneras utifrån de faktiska kostnaderna exklusive moms för mat respektive alkoholhaltiga drycker.
Det går att beräkna avdraget enligt en schablon Avdrag kan då medges med skäliga 46 kronor per person och tillfälle. Då krävs att kostnaderna överstiger 300 kronor exklusive moms och att den debiterade momsen minst uppgår till 46 kronor per person och tillfälle.
Allmänna regler vid representation
I Skatteverkets allmänna råd SKV A 2017:26 och Skatteverkets meddelande SKV M 2004:4 lämnas utförlig information om avdragsreglerna för representation. Där framgår att utgifter för representation kan avse utgifter för mat, dryck, hotellrum, teaterbiljetter, greenfee och liknande. Vidare framgår att representationen inte enbart är en handling som riktar sig mot företagets affärsförbindelser (extern representation) utan ett företag kan även representera mot sin personal i form av personalvård, t.ex. personalfester och liknande (intern representation). I intern representation ingår t.ex. inte kurser, konferenser och liknande arrangemang.
Representationen bör ingå som ett led i affärsförhandlingar och man ska vara försiktig vid ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Det kan annars finnas inslag av personlig gästfrihet som utesluter avdragsrätt. Vad avser andra personer än de som har en direkt anknytning till affärsförhandlingar bör utgift för sådan representation inte vara avdragsgill. Likaså kan valet av ort vara ett tecken på att samband saknas.
Exempel på situationer där omedelbart samband kan anses föreligga är större jubileer, invigningar, demonstrationer och dylikt där representationen används som ett led i företagets marknadsföring och PR-verksamhet. Om representationen utövas i samband med en skattskyldigs eller en anställds personliga högtidsdag t.ex. 50-års dag medges normalt inte avdrag.
Måltid i samband med extern representation
För att uppfylla ett av de allmänna kraven som beskrivs ovan, kravet på omedelbart samband vid affärsförhandlingar kan, förutom förhandlingar om köp eller försäljning, även andra förhandlingar i och för verksamheten räknas. Som exempel kan nämnas förhandlingar med konsulter, leverantörer, kunder och experter av olika slag, samt förhandlingar angående kollektivavtal och liknande.
När ett företag firar jubileum, t.ex. 25-, 50-, 75- och 100-årsjubileum osv., har invigning eller jämförliga händelser, medges avdrag för utgifter för representation. Motsvararande gäller även för att t.ex. presentera tekniska nyheter och dylikt som ett led i ett företags PR-verksamhet. Representanter för massmedia och kunder kan då bjudas in till demonstrationer, visningar och information.
Avdrag medges inte för lyxbetonad representation. Som lyxbetonat räknas t.ex. särskilt arrangerade jaktutflykter eller fiskeresor och specialarrangerad underhållning.
Måltid i samband med intern representation
För att skapa en god arbetsmiljö finns möjlighet att rikta aktiviteter mot personalen. Enligt reglerna för intern representation finns därför möjlighet att dra av moms på kostnader för t.ex. personalfester (2 stycken per år), trivseldagar och liknande. Avdragsrätt föreligger i princip oavsett omfattningen av den verksamhet som den skattskyldige bedriver och utan avseende på om representationen vänder sig till en större eller mindre krets. Det får dock inte vara fråga om sällskapsliv eller gästfrihet av personlig karaktär.
Till intern representation räknas även informationsmöten. Informationsmötet ska inte förväxlas med arbetsmöten och arbetsmåltider, t.ex. när medarbetare samlas inom ett specifikt projekt och arbetar över lunchen. För informationsmöten har Skatteverket lämnat riktlinjer (090310, dnr: 131 247797-09/111) om att arbetsgivaren bör upprätta och spara underlag för mötet (program, dagordning, deltagarlista, inbjudan m.m.). Vid det typiska informationsmötet samlar arbetsgivaren personalen eller en avdelning och lämnar information om t.ex. organisationsförändringar och personalfrågor. Avdrag medges för enklare förtäring, dvs. moms beräknat på 60 kronor per person.
Styrelsesammanträden, revision, bolagsstämma eller föreningsstämma räknas också som intern representation. Även i dessa fall medges avdrag för enklare förtäring, dvs. moms beräknat på 60 kronor per person.
Kringkostnader vid personalfest
För ett företags kringkostnader vid personalfest, bl.a. lokalhyra, utgifter för musikunderhållning eller uppträdande, kan avdrag medges med ett skäligt belopp som får uppgå till högst 180 kronor per person. Det framgår av Skatteverkets allmänna råd SKV A 2017:26.
Utgifter för teaterbesök, greenfee vid golfspel och liknande
Utöver ett avdrag för att täcka kostnad för måltid kan ett skäligt avdrag göras för t.ex. teaterbiljett eller, vid extern representation, för greenfee vid golfspel och liknande. En skälig avdragsgill utgift får då enligt Skatteverkets allmänna råd SKV A 2017:26 uppgå till högst 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Här kan det momsbelopp som får dras av variera beroende på om det avser entré till teater, 6 % moms dvs. 10,80 kronor, eller något annat där momsen uppgår till 25 %, dvs. 45 kronor i moms. Skatterättsnämnden har i ett förhandsbesked den 4 juli 2014 (dnr: 37-13/I) uttalat att det finns möjlighet att göra momsavdrag för såväl restaurangbesök som en teaterbiljett vid en kombinerad aktivitet i representationssyfte.
Utgifter i samband med demonstrationer och visningar
Avdrag för moms på kostnader i samband med demonstrationer och visningar medges i samma omfattning som gäller för övrig representation. Avdraget får beräknas på ett underlag som högst får uppgå till 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Vid en demonstration av en ny produkt kan t.ex. snittar och dryck serveras.
Reklam- och representationsgåvor
Utgifter för reklam- och representationsgåvor kan vara avdragsgilla. Med reklamgåva avses enklare presentartiklar med företagets namn eller firmamärke, t.ex. almanackor eller pennknivar. För att anses som reklamgåva bör gåvan sakna personlig karaktär. Av Skatteverkets allmänna råd om avdrag för representation (SKV A 2017:26) framgår att avdrag för reklamgåvor medges med högst 300 kronor exklusive moms per person. Högsta förvaltningsdomstolen ansåg dock i RÅ 2010 ref. 33 att det beloppsmässiga avdraget för reklamgåvor ska avgöras i det enskilda fallet, och därefter medgavs avdrag med upp till 350 kronor inklusive moms. Representationsgåvor kan förekomma i kommersiella sammanhang. Gåvan är avsedd att bidra till goda förbindelser mellan företagen. Avdrag för representationsgåva till affärsförbindelser vid helger eller personliga högtidsdagar medges normalt inte. Kostnaden för en representationsgåva får uppgå till högst 300 kronor plus moms per person. Om det är choklad eller frukt som överlämnas uppgår momsen till 12 %, dvs. 36 kronor. Är det däremot blommor som överlämnas gäller 25 %, dvs. 75 kronor (SKV A 2017:26).
Kurser och konferenser m.m.
Kurser, konferenser och liknande arrangemang räknas normalt inte som intern representation utan för dessa kostnader medges avdrag för momsen såsom för övriga kostnader i verksamheten. Det innebär att den som bedriver momspliktig verksamhet får göra momsavdrag förutsatt att konferensen är schemalagd och avseende heldagskonferenser genomförs under sex timmar på vardag respektive fyra timmar på helgdag.
Det gäller dock att vara uppmärksam på konferensarrangemanget och inslaget av kvällsaktiviteter. Enligt Kammarrättens i Stockholm dom 150428, mål nr 6895-13, 6896-13, 6897-13, 6898-13 ansågs kostnader för julbord vara konferenskostnader och inte intern representation. Julbordet ansågs ha omedelbart samband med konferensarrangemang som anordnats tidigare under dagen. Det ansågs rimligt att konferensen innehöll måltider och vissa trivselaktiviteter, så länge nöjesinslagen inte blev dominerande. Utgången blev den motsatta i Kammarrätten i Göteborgs dom 151019, mål nr 2035-2036-15. I det målet ansågs nöjesinslagen vara dominerande under kvällsaktiviteterna. Eftersom konferensinslaget hade varit mycket begränsat skulle avdragsrätten för mat- och kringkostnader begränsas till beloppsramar gällande intern representation.
För mer information om inkomstskattereglerna vid representation, se även Rätt Skatt.