Faktura

Momslagens definition på ordet ”faktura”

Enligt momslagen avses med faktura ett dokument eller ett meddelande i pappersform eller i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i 17 kapitlet i momslagen. Definitionen medför också att oavsett vad handlingen kallas t.ex. faktura, hyresavi, kvitto, avräkningsnota osv., så är handlingen en ”faktura” om den innehåller all den information som momslagen kräver.

En faktura enligt ett annat EU-lands momslagstiftning, om faktureringsreglerna i detta land är tillämpliga, är också en faktura. Denna definition innebär bl.a. att även en elektronisk faktura utgör en faktura i momssammanhang. För att det ska vara fråga om en elektronisk faktura ska det vara fråga om en faktura som både utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format.

Vilket lands fakturaregler gäller?

Faktureringsreglerna i momslagen baseras på EU-direktiv. Vilket lands fakturaregler som gäller vid gränsöverskridande handel är i grunden reglerna i omsättningslandet och eftersom dessa inte är helt okomplicerade påverkar detta även lagvalsreglerna avseende fakturering.

Huvudregeln är att faktureringsreglerna ska gälla i den medlemsstat där varan eller tjänsten anses vara omsatt. Med avvikelse från huvudregeln ska faktureringsreglerna gälla i den medlemsstat där säljaren finns om säljaren inte är etablerad i den medlemsstat där omsättningen är gjord och om köparen i stället är betalningsskyldig enligt reglerna för omvänd redovisning. Säljarlandets faktureringsregler gäller även för transaktioner som är beskattningsbara utanför EU. Om självfakturering tillämpas och köparen i stället utfärdar fakturan ska reglerna enligt huvudregeln tillämpas. Om en vara levereras från ett land utanför EU till en EU-medlemsstat, och leveransen leder till en import så omsätts inte varan inom EU och om leverantören inte är etablerad i EU, gäller inte någon medlemsstats faktureringsregler.

För ett svenskt företag som är säljare kan förenklat sägas att svenska faktureringsregler gäller vid:

• Försäljning av varor och tjänster i Sverige,

• försäljning av varor till företag och andra beskattningsbara personer i andra EU-länder,

• försäljning av varor till en köpare i annat EU-land som inte är betalningsskyldig för förvärvet,

• försäljning av vissa tjänster till någon som inte är ett företag eller beskattningsbar person i ett annat EU-land (huvudregeln för tjänster).

Regler som innebär att den som varor och tjänster till privatpersoner (B2C) och som använder någon av de särskilda ordningarna för momsredovisning, ska tillämpa faktureringsreglerna i identifieringsmedlemsstaten. Att faktureringsreglerna i momslagen ska tillämpas behöver inte innebära att en säljare faktiskt behöver utfärda en sådan momsfaktura då det finns en huvudregel som innebär att ingen sådan faktura behöver utfärdas till privatpersoner. Skatteverket redogör för när Sverige är identifieringsmedlemsstat i ett ställningstagande (190409, dnr: 202 170210-19/111). Se vidare om de särskilda ordningarna i orden elektronisk tjänst, e-handel och särsilda ordningar.

När omfattas fakturan av momslagens regler?

När man konstaterat att det är svenska faktureringsregler som gäller måste man fastställa om det föreligger faktureringsskyldighet enligt momslagen? En faktura i momslagens mening måste ställas ut i följande fall:

• När ett företag omsätter momspliktiga varor och tjänster till juridiska personer inom Sverige, inom EU och på export.

• Faktureringsskyldighet enligt momslagen föreligger endast vid några enstaka tillfället när försäljning sker till privatpersoner (se punkt nedan). Observera dock att skyldighet att utfärda faktura eller kvitto kan föreligga enligt annan lagstiftning t.ex. bokföringslagen, aktiebolagslagen och skatteförfarandelagen.

• När ett företag omsätter vissa momsfria varor och tjänster (se lista nedan) till juridiska personer.

• När ett företag har gränsöverskridande leveranser av varor (försäljning) till privatpersoner (distansförsäljning). Vid försäljning av nya transportmedel och slutligen vid försäljning av bygg- och anläggningstjänster (med tillhörande varor) till privatpersoner.

Av uppräkningen ovan framgår att ett företag kan vara skyldigt att uppfylla momslagens krav på faktura även om man säljer varor och tjänster som är momsfria. I nedanstående tabell framgår i vilka fall som en faktura enligt momslagen (ML) måste utställas och i vilka fall en sådan handling inte krävs.

Innehåll i en faktura

När ett företag är faktureringsskyldigt enligt momslagen måste fakturan innehålla viss information. I vissa fall kan det räcka med en förenklad faktura, till exempel för ett kvitto. I övriga fall ska en fullständig faktura ställas ut.

Den förenklade fakturan ska innehålla följande uppgifter (17 kap. 28 §):

• Datum för utfärdandet.

• Identifiering av säljaren (momsregistrerings- eller organisationsnummer på ett kvitto).

• Identifiering av vilken typ av varor som har levererats eller tjänster som har tillhandahållits.

• Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna denna. (Skattesatsen måste framgå.)

• Om fakturan är en kreditnota (ändringsfaktura) ska en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan samt vilka uppgifter som ändras i den ursprungliga fakturan.

Den förenklade fakturan får endast användas om det fråga om fakturans totalbelopp inte överstiger högst 4 000 kronor inklusive moms eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverkets riktlinjer i vilka fall förenklade fakturor får utfärdas måste följas. Vidare får en förenklad faktura utfärdas om fakturan är en kreditnota.

Riktlinjerna återfinns i ”Skatteverkets föreskrifter om förenklad faktura enligt mervärdesskattelagen” (SKVFS 2005:14) samt ändring av denna föreskrift (SKVFS 2018:11). Den förenklade fakturan är avsedd för t.ex. avgift för bropassering, bensinautomater, parkeringsautomater och vid tågresor. Förenklade fakturor får inte användas vid gränsöverskridande internationella transaktioner, postorderhandel eller vid installations- och monteringsleveranser.

I de fall ett företag är faktureringsskyldigt enligt momslagen och det inte räcker med en förenklad faktura måste alltså en fullständig faktura utfärdas. Den fullständiga fakturan ska innehålla följande information (17 kap. 28 §):

• 1. Datum för utfärdande.

• 2. Löpnummer som ensamt identifierar fakturan.

• 3. Säljarens momsregistreringsnummer.

• 4. Kundens momsregistreringsnummer vid s.k. omvänd betalningsskyldighet (dvs. i fall när säljaren inte debiterar svensk moms i fakturan utan köparen redovisar s.k. förvärvsmoms i sitt land).

• 5. Säljarens fullständiga namn och adress.

• 6. Köparens fullständiga namn och adress.

• 7. De levererade varornas eller tjänsternas mängd, omfattning och art.

• 8. Datum för när varuleverans eller tillhandahållande av tjänst utförts eller slutförts. Om förskott eller à conto erhållits före det att faktura utställts ska betalningsdagen anges i fakturan, om sådant kan fastställas.

• 9. Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag (dvs. momsfria transaktioner) enhetspriset exkl. skatt samt ev. prisnedsättning eller rabatt om dessa inte är inkl. i enhetspriset.

• Tillämpad momsskattesats.

• Moms att betala såvida inte särskild ordning tillämpas där detta inte ska framgå.

• När faktura utfärdas av köparen uppgiften ”självfakturering”.

• Vid momsfria transaktioner, en hänvisning till relevant lagrum i momslagen, EU-direktiv eller annan uppgift om att omsättningen är undantagen från skatteplikt.

• När köparen är skyldig att redovisa och betala momsen uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet”.

• Vid leverans av ett nytt transportmedel till ett annat EU-land, vissa uppgifter om transportmedlet.

• Vid tillämpning av vinstmarginalsystemet i 19 kap., uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för resebyråer”.

• vid tillämpning av vinstmarginalsystemet i 20 kap., den eller de av följande uppgifter som är relevanta:

• - vinstmarginalbeskattning för begagnade varor

• - vinstmarginalbeskattning för konstverk eller

• - vinstmarginalbeskattning för samlarföremål och antikviteter.

Skatteverket har i ett ställningstagande (220916, dnr: 8-1832503) samlat och kommenterat ett antal tidigare besvarade frågor som gäller fakturans innehåll. Skatteverket påpekar vikten av uppgiften om köparens namn och adress. Syftet med fakturan är att koppla en viss ekonomisk transaktion till en viss ekonomisk aktör, nämligen köparen. Det därför avgörande för momsavdraget att rätt namn framgår. Rätt namn är det hos Bolagsverket registrerade namnet och i annat fall det namn som finns i Skatteverkets register. Som exempel nämner Skatteverket att förkortningar får användas om dessa är vedertagna i affärslivet, t.ex. LKAB. Vid handel via auktionsföretag kan säljarens namn av sekretesskäl anges som en kod eller utropsnummer. Ett sådant underlag kan medge rätt till momsavdrag hos köparen under förutsättning att både säljare, köpare och Skatteverket kan få tillgång till uppgiften som förtydligar säljarens namn. Skatteverket förtydligar även att vid försäljning från ett företag i en mervärdesskattegrupp så ska namnet på den säljaren anges och inte namnet på den deklarationsskyldige grupphuvudmannen. Om fakturan t.ex. skickas till köparens bokföringsbyrå, ska köparens postadress också nämnas. Det sker lämpligen på annat ställe i fakturan än i det egentliga adressfältet.

Skatteverket har i ett ställningstagande (210127, dnr: 8-724682) kommenterat kravet på särskild uppgift i en faktura när det av någon anledning inte debiteras moms. Som exempel kan nämnas ”omvänd betalningsskyldighet” eller ”reverse charge” när köparen ska redovisa momsen. En annan situation är export av vara till ett land utanför EU. En sådan transaktion är undantagen från moms och då kan enligt Skatteverket uppgiften ”undantagen från skatteplikt” anges på fakturan. Det går överlag även att hänvisa till en viss bestämmelse i den svenska momslagen eller en artikel i mervärdesskattedirektivet. Kanske upplevs det dock enklare att ange begreppen ovan.

När i tiden ska en faktura utfärdas?

För viss försäljning finns en tidsfrist i momshänseende inom vilken fakturan ska ställas ut.

För övrig försäljning finns ingen tidsfrist i momslagen utan hänvisning får ske till god affärssed för den aktuella branschen. Inom EU pågår förhandlingar om förändrade momsregler. Momsen i den digitala tidsåldern innehåller bland annat förslag om digital realtidsrapportering vilket kan påverka vid vilken tidpunkt en faktura ska utfärdas.

Exempel på fakturor

En förenklad faktura och fullständig faktura kan se ut på nedanstående sätt. Vidare återfinns även exempel på fakturor avseende varor och tjänster till utlandet.