Lag
För varje affärshändelse på företaget ska det finnas en verifikation. En verifikation är enligt bokföringslagen (1999:1078) ”de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen”.
Verifikationen ska ha uppgift om datum för affärshändelsen. Det ska också specificeras vad affärshändelsen omfattar, vilket belopp som gäller samt organisationsnummer och namn för den som är motpart. På verifikationen ska också mervärdeskatt redovisas.
Verifikationen ska ha ett nummer eller annan identifikation så att man lätt kan se sambandet mellan den bokförda affärshändelsen och den verifikation som affärshändelsen bygger på.
Flera likartade affärshändelser kan dokumenteras på samma verifikation. När man säljer varor eller tjänster mot kontant betalning kan en dags försäljning redovisas på en verifikation.
Även andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser ska kunna identifieras genom en verifikation.
Från lönesystemet kan underlag för bokföring av löner, arbetsgivaravgifter och andra händelser i samband med lönebearbetning, tas ut. Bokföringsunderlaget förses med ett verifikationsnummer och blir en verifikation för de bokförda lönerna.
Om en verifikation behöver rättas ska man ange när rättelsen har skett och vem som har gjort rättelsen.