Ett traktamente är avsett att täcka de merkostnader en anställd har i samband med en tjänsteresa. Det kan t.ex. vara kostnader för logi, kost, telefonsamtal m.m. Med tjänsteresa menas att arbetsgivaren beordrat den anställde att utföra arbete på annan ort, än där den han har sitt tjänsteställe.
Beloppens storlek avseende utlandstraktamente för olika länder ändras ett antal gånger under året, bland annat beroende på valutakursförändringar. Aktuell information om korrekta belopp kan enklast hittas på Skatteverkets hemsida.
Lag
Regler för avdragsrätt för fördyrade levnadskostnader vid tjänsteresa finns i inkomstskattelag (1999:1229). Traktamentet ska alltså täcka de merkostnader den anställde har haft i samband med sin tjänsteresa. Den anställde skulle, om han betalar de här kostnaderna själv, ha avdragsrätt i sin inkomstdeklaration. I och med att arbetsgivaren betalar ut traktamente för täckande av merkostnaderna, sker en tyst kvittning och arbetsgivaren kan betala ut traktamente skattefritt.
Vid tjänsteresa utomlands betalas ett normalbelopp som är olika för varje land. Normalbeloppet framgår av Skatteverkets lista över utrikes traktamenten. Förutom levnadsomkostnader kan normalbeloppet också innehålla ett risktillägg om man t.ex. reser i krigszoner.
Förutsättningen för ett skattefritt traktamente är att tjänsteresan är förenad med övernattning. Resan ska också företas minst 50 km från den vanliga verksamhetsorten. Som vanlig verksamhetsort avses också 50 km från den anställdes bostad. De här reglerna gäller såväl vid inrikes som vid utrikes tjänsteresa.
Traktamente för en hel dag betalas ut om resan startar före kl. 12.00 avresedagen och avslutas efter kl. 19.00 hemresedagen. Om resan påbörjas efter kl. 12.00 avresedagen och avslutas före kl. 19.00 hemresedagen, räknas dagen som halv och ett halvt traktamente betalas ut.
Vid resa mellan flera länder betalas traktamente för det land man vistats längst tid i under tiden 06.00-24.00.
Det vanligaste är att arbetsgivaren betalar kostnaden för övernattning på hotell eller liknande. Om den anställde själv ordnar övernattning under resan, exempelvis bor hos en släkting, kan arbetsgivaren betala ut ett skattefritt nattraktamente. Vid en utlandsresa är detta ett halvt normalbelopp för det land man övernattar i.
Exempel
En anställd företar en tjänsteresa till Spanien med början kl. 10.00 en måndag och kommer hem igen på onsdagen kl. 16.00. Traktamentet för en hel dag i Spanien är 691 kronor.
Traktamentsutbetalningen per dag blir:
Mån | Tis | Ons |
691 kronor | 691 kronor | 345 kronor |
Om arbetsgivaren betalar ut traktamente som överstiger normalbeloppet räknas överskjutande del som kontant bruttolön. På det överskjutande beloppet ska preliminärskatt och arbetsgivaravgift beräknas.
Kostavdrag
Traktamentet avser att täcka merkostnader, bl.a. för kost, som den anställde har under tjänsteresan. Om frukosten är inkluderad i hotellrummets pris och arbetsgivaren betalar hotellrummet, har den anställde inte haft någon kostnad för frukosten. Likaså om den anställde får kosten betald i samband med representation, har han inte heller haft någon merkostnad. I de här fallen ska traktamentet reduceras.
Om den anställde får sin kost betald av arbetsgivaren under en utlandsresa reduceras traktamentet med en procentsats, 15 % för frukost, 35 % för lunch eller middag.
Exempel
Under resan till Spanien i ovanstående exempel, har arbetsgivaren dels betalat hotellrummet i vars pris frukost ingår, och dels betalat en representationsmiddag på tisdag kväll.
Traktamentsutbetalningen blir:
Mån | Tis | Ons | |
Traktamente | 691,00 kr | 691,00 kr | 345 kr |
Frukost 15 % | - 103,65 kr | - 51,75 kr | |
Middag 35 % | - 241,85 kr |
Reduktion för frukost ska göras oavsett om den anställde ätit eller inte. Det tillfälle då man kan låta bli att göra reduktion för frukost är när den anställde rest från hotellet så tidigt, att frukost inte börjat serveras.
Om traktamente betalas ut trots att den anställde fått måltider betalda, är traktamentet att betrakta som kontant bruttolön från vilken preliminärskatt ska dras och på vilken arbetsgivaravgifter ska beräknas.
Kost i samband med resa
I vissa fall när arbetsgivaren betalar den anställdes måltider kan också en kostförmån uppstå. Detta sker när den måltid som arbetsgivaren betalar inte är förknippad med representation. Man kan säga att under representationsmåltid utför den anställde ett arbete och ska alltså inte förmånsbeskattas för den måltiden.
Frukost som ingår i hotellrummets pris förmånsbeskattas inte. Om däremot frukost intas någon annanstans än på hotellet, uppstår en kostförmån.
Förmånsvärdet för kost är under 2025 för lunch eller middag 122 kronor och för frukost 61 kronor.
Reduktion av traktamente görs från den skattefria delen av traktamentet. Om arbetsgivaren betalar traktamente utöver den skattefria delen, avgör arbetsgivaren själv om reduktion ska göras även från den skattepliktiga delen.
Avtal
Vissa arbetsgivare har interna regler om s.k. resetillägg och detta finns även inom en del kollektivavtalsområden. Resetillägget är en ersättning utöver det skattefria utlandstraktamentet och är således en skattepliktig ersättning. Resetillägget kan betalas ut även för en tjänsteresa som bara omfattar en dag och som inte är förenad med övernattning. Även resetillägget reduceras då den anställde fått lunch eller middag betald av arbetsgivaren.
Bokföring
Om traktamentet betalas ut enligt schablon debiteras konto 7323 Skattefria traktamenten, utlandet. Om belopp över schablon betalas ut debiteras det överstigande beloppet 7324 Skattepliktiga traktamenten, utlandet.
Beskattning
Traktamentet är egentligen en skattepliktig ersättning för den anställde. Men eftersom det finns en avdragsrätt för fördyrade levnadskostnader i den anställdes deklaration, sker en tyst kvittning då arbetsgivaren betalar ut ett traktamente.
Det skattefria traktamentet ska arbetsgivaren redovisa i arbetsgivardeklarationen på individnivå i form av ett kryss i rutan för utbetalt traktamente inom riket.
Om företaget betalar traktamente som överstiger skattefritt belopp utgör den överstigande delen kontant bruttolön. Den delen ska läggas till den anställdes övriga bruttolön. Preliminär skatt ska beräknas och dras av och arbetsgivaravgifter beräknas. Beloppet ska också finnas med på företagets skattedeklaration som utbetald bruttolön.
Kommentar
Det skattefria traktamentet kan betalas ut vid sidan av ordinarie löneutbetalning, eftersom inget preliminärskatteavdrag behöver göras. Det är dock viktigt att man skapar ordentliga rutiner, och att ha fasta datum för utbetalningar och datum när reseräkningar senast ska lämnas.
Observera att om skattepliktigt traktamente utbetalas, måste utbetalning ske i samband med övrig löneutbetalning. Detta på grund av att det skattepliktiga traktamente som utbetalas, ska räknas in i den övriga bruttolönen och beskattas.
Den anställde bör lämna en reseräkning som omfattar avrese- och hemkomsttid. Vilka måltider som har betalats av arbetsgivaren och vilka måltider som varit representationsmåltider. Reseräkningen ska attesteras av den som på företaget är attestberättigad för den aktuella resan.