Ett traktamente är avsett att täcka de merkostnader en anställd har i samband med en tjänsteresa. Det kan t.ex. vara kostnader för logi, kost, telefonsamtal m.m. Med tjänsteresa menas att arbetsgivaren beordrat den anställde att utföra arbete på annan ort, än där den anställde har sitt tjänsteställe.
Lag
Regler för avdragsrätt för fördyrade levnadskostnader vid tjänsteresa finns i inkomstskattelag (1999:1229). Traktamentet ska alltså täcka de merkostnader den anställde har haft i samband med sin tjänsteresa. Den anställde skulle, om han betalar de här kostnaderna själv, ha avdragsrätt i sin inkomstdeklaration. I och med att arbetsgivaren betalar ut traktamente för täckande av merkostnaderna, sker en tyst kvittning av kostnaderna, och arbetsgivaren kan betala ut traktamente skattefritt.
Förutsättningen för ett skattefritt traktamente är att tjänsteresan är förenad med övernattning. Resan ska också företas minst 50 km från den vanliga verksamhetsorten. Som vanlig verksamhetsort avses också 50 km från den anställdes bostad. De här reglerna gäller även vid tjänsteresa utomlands.
Traktamente inom Sverige
Traktamente för en hel dag är 290 kronor under 2025. Som hel dag räknas om resan startar före kl. 12.00 avresedagen och avslutas efter kl. 19.00 hemresedagen.
Om resan påbörjas efter kl. 12.00 avresedagen och avslutas före kl. 19.00 hemresedagen räknas dagarna som halva och halvt traktamente utgår d.v.s. 145 kronor.
Det vanligaste är att arbetsgivaren betalar kostnaden för övernattning på hotell eller liknande. Om den anställde själv ordnar övernattning under resan, kanske bor hos en släkting, kan arbetsgivaren betala ut ett skattefritt nattraktamente, 145 kronor.
Exempel
En anställd företar en tjänsteresa med början kl. 10.00 en måndag och kommer hem igen på onsdagen kl. 16.00.
Traktamentsutbetalningen blir då:
Mån | Tis | Ons |
290 kronor | 290 kronor | 145 kronor |
Om arbetsgivaren betalar ut traktamente som överstiger gränsen för vad som är skattefrittt, räknas överskjutande del som kontant bruttolön och preliminärskatt och arbetsgivaravgift ska beräknas.
Kostavdrag
Traktamentet avser att täcka merkostnader, bl.a. i form av kost, som den anställde har under tjänsteresan. Vanligt i Sverige är att frukost är inkluderad i hotellrummets pris, om arbetsgivaren då betalar hotellrummet har den anställde inte haft någon kostnad för frukosten. Likaså om den anställde får kosten betald i samband med representation, har han inte heller haft någon merkostnad. I de här fallen ska traktamentet reduceras.
Reduktionen från traktamentet är under 2025, 58 kronor för frukost och 102 kronor för lunch eller middag.
Traktamente | Hel dag 290 kr | Halv dag 145 kr |
Reduktion för frukost | - 58 kr | - 29 kr |
Reduktion för lunch | - 102 kr | - 51 kr |
Reduktion för middag | - 102 kr | - 51 kr |
Reduktion för frukost ska göras oavsett om den anställde ätit eller inte. Det tillfälle då man kan låta bli att göra reduktion för frukost är när den anställde rest från hotellet så tidigt, att frukost inte börjat serveras.
Om traktamente betalas ut trots att den anställde fått måltider betalda, är traktamentet att betrakta som kontant bruttolön från vilken preliminärskatt ska dras och på vilken arbetsgivaravgifter ska beräknas.
Reduktion av traktamente görs från den skattefria delen av traktamentet. Om arbetsgivaren betalar traktamente utöver den skattefria delen, avgör arbetsgivaren själv om reduktion ska göras även från den skattepliktiga delen.
Kost i samband med resa
I vissa fall när arbetsgivaren betalar den anställdes måltider kan också en kostförmån uppstå. Detta sker när den måltid som arbetsgivaren betalar inte är förknippad med representation. Man kan säga att under representationsmåltid utför den anställde ett arbete och ska alltså inte förmånsbeskattas för den måltiden.
Frukost som ingår i hotellrummets pris förmånsbeskattas inte. Om däremot frukost intas någon annanstans än på hotellet, uppstår en kostförmån.
Förmånsvärdet för kost är under 2025 för lunch eller middag 122 kronor och för frukost 61 kronor.
Tjänsteresa längre än tre månader
Om den anställde arbetar på samma ort i mer än tre månader i sträck ska traktamentet därefter reduceras till 70 % av det maximala traktamentet. Även kostreduktionerna reduceras till 70 %.
När arbetet har pågått längre tid än två år i sträck reduceras traktamentet ytterligare, till 50 % av det maximala traktamentet.
Om den anställde gör ett avbrott under pågående tjänsteresa kan det betyda att en ny tremånadersperiod börjar löpa eller att den gamla tremånadersperioden fortsätter att löpa.
I följande fall ska tremånadersperioden förlängas:
uppehållet beror på arbete på annan ort under kortare tid än fyra veckor
uppehållet beror på semester
uppehållet beror på sjukfrånvaro.
Ett uppehåll för en hemresa under lördag och söndag betyder inte att tremånadersperioden förlängs.
Om den anställde avbryter arbetet på en ort för att arbeta på en annan ort i fyra veckor, betalas fullt traktamente för arbetet på den nya orten. Dessutom börjar en ny tremånadersperiod att löpa, när han återkommer till den första orten.
Avtal
Vissa arbetsgivare har interna regler om s.k. resetillägg och detta finns även inom en del kollektivavtalsområden. Resetillägget är en ersättning utöver traktamentet och är således en skattepliktig ersättning. Resetillägget kan betalas ut även för en tjänsteresa som bara omfattar en dag, som alltså inte förenad med övernattning. Även resetillägget reduceras då den anställde fått lunch eller middag betald av arbetsgivaren.
Bokföring
Om traktamentet betalas ut enligt schablon debiteras konto 7321 Skattefria traktamenten, Sverige eller 7323 Skattefria traktamenten, utlandet. Om belopp över schablon betalas ut debiteras det överstigande beloppet på konto 7322 Skattepliktiga traktamenten, Sverige alternativt 7324 Skattepliktiga traktamenten, utlandet.
Beskattning
Traktamentet är egentligen en skattepliktig ersättning för den anställde. Men eftersom det finns en avdragsrätt för fördyrade levnadskostnader i den anställdes deklaration, sker en tyst kvittning då arbetsgivaren betalar ut ett traktamente.
Det skattefria traktamentet ska arbetsgivaren redovisa i arbetsgivardeklarationen på individnivå i form av ett kryss i rutan för utbetalt traktamente inom riket.
Om företaget betalar traktamente som överstiger skattefritt belopp utgör den överstigande delen kontant bruttolön. Den delen ska läggas till den anställdes övriga bruttolön. Preliminärskatt ska beräknas och dras av och arbetsgivaravgifter beräknas. Beloppet ska också finnas med på företagets arbetsgivardeklaration som utbetald bruttolön.
Kommentar
Det skattefria traktamentet kan betalas ut vid sidan av ordinarie löneutbetalning, eftersom inget preliminärskatteavdrag behöver göras. Det är dock viktigt att man skapar ordentliga rutiner för utbetalningen, som att ha fasta datum för utbetalningen och datum när reseräkningen senast ska lämnas.
Observera dock att om skattepliktigt traktamente utbetalas, måste utbetalning ske i samband med övrig löneutbetalning.
Den anställde bör lämna en reseräkning som omfattar avrese- och hemkomsttid, vilka måltider som har betalats av arbetsgivaren och vilka som varit representationsmåltider. Reseräkningen ska attesteras av den som på företaget är attestberättigad för den aktuella resan.
