Tjänstepension

Rapportering av pensionsgrundande lön till olika valcentraler

ITP-planen för privatanställda tjänstemän

• ITP1 (födda 1979 eller senare)

• ITP2 (födda 1978 eller tidigare)

• ITP1 för samtliga anställda om företaget gjort det valet i samband med att man tecknade sitt kollektivavtal

Collectum är valcentral för ITP-planen och vilka anställda som ska rapporteras in samt vilka löner som ska rapporteras skiljer sig åt mellan ITP1 och ITP2. Det enklaste är att administrera inrapportering av nyanställda och löner via Collectums e-tjänst Internetkontoret. För att kunna använda Internetkontoret krävs en skriftlig anmälan av en huvudadministratör. Blanketten finns att ladda ner på Collectums hemsida. Huvudadministratören kan sedan via Collectums hemsida lägga till ytterligare administratörer.

I många lönesystem finns möjlighet att skapa filer för inläsning hos Collectum. Kontrollera om ditt lönesystem har den funktionaliteten då det underlättar rapporteringen avsevärt.

ITP1

ITP1-planen innehåller sjukpension (från 18 års ålder), premiebestämd ålderspension (d.v.s. premiens storlek är bestämd men inte hur stor pensionen faktiskt blir) samt tjänstegrupplivförsäkring (TGL). Pensionspremier betalas från den månad som den anställde fyller 25 år fram till månaden före den anställde fyller 65 år. Om den anställde fortsätter att jobba kan man komma överens om att arbetsgivaren ska fortsätta att betala in pensionspremier. Detta måste då anmälas till Collectum.

För lönedelar upp till 7,5 inkomstbasbelopp betalar arbetsgivaren 4,5 % i premie och för lönedelar över 7,5 inkomstbasbelopp betalar arbetsgivaren 30 % i premie.

ITP1 gäller från första anställningsdagen för alla tjänstemän över 18 år oavsett anställningsform och hur mycket de jobbar. Varje månad ska den kontant utbetalda bruttolönen (lön och lönetillägg men inte kostnadsersättningar) per anställd rapporteras in. Observera att sjuklön utöver den lagstadgade inte ska tas med (många kollektivavtal fyller ut sjuklönen) och inte heller eventuell föräldralön. På Collectums hemsida finns en tydlig lista med vilka lönedelar som ska anmälas och inte, dokumentet heter ”Lönedokument till handbok ITP1”.

Anställda med ITP1 har möjlighet att välja sparform och förvaltare för sina pensionspremier och man kan välja mellan traditionell försäkring och fondförsäkring. Man kan också välja att lägga till extra skydd i form av återbetalningsskydd och familjeskydd.

ITP2

ITP2 innehåller förmånsbestämd ålderspension (d.v.s. pensionens storlek är bestämd men inte premien eftersom att den måste täcka den framtida, bestämda pensionen), ITPK, sjukpension och familjepension. Pensionen tjänas in till månaden före den anställde fyller 65 år och efter det kan ingen pension tjänas in i ITP2. Om arbetsgivaren och den anställde kommer överens så kan dock den anställde istället anmälas till ITP1 och premier kan då istället betalas dit.

ITP2 gäller från första anställningsdagen för alla tillsvidareanställda, inklusive provanställda, tjänstemän som arbetar minst 8 timmar i snitt per vecka. Visstidsanställda tjänstemän som arbetar minst 8 timmar i snitt per vecka rapporteras in när anställningen varat i tre sammanhängande hela kalendermånader. Timanställda tjänstemän anmäls också efter tre sammanhängande hela kalendermånader. Dock kräver dessa anställda särskild uppmärksamhet då deras timlön måste räknas om till en årslön i samband med anmälan. För mer information om detta hänvisas till Collectums hemsida.

För ITP2 är det månadslönen multiplicerad med 12,2 som ska rapporteras in och rapportering bör göras varje gång en anställds avtalade månadslön ändras.

Om den anställde har både fast och rörlig lön ska ett genomsnitt av de utbetalda rörliga lönedelarna under de tre närmast föregående åren läggas till årslönen. Glöm inte semestertillägg på rörliga lönedelar!

Om den anställde endast har rörlig lön rapporteras ett genomsnitt av den rörliga lön som utbetalats under de tre närmast föregående åren in som årslön. För rekommendationer om hur man går tillväga för att beräkna genomsnittslön när den anställde ännu inte haft rörlig lön under tre år finns på Collectums hemsida.

Eftersom att den rörliga lönen alltid ska vara ett genomsnitt av de tre närmast föregående åren ska den rörliga lönen räknas om och rapporteras in årligen oavsett om den fasta lönen har ändrats eller inte.

ITPK - kompletterande ålderspension

För anställda som har ITP2 är ITPK en del av ITP-försäkringen. ITPK är premiebestämd och motsvarar 2 procent av den anställdes lön. Den anställde kan själv välja hur pensionens ska förvaltas och det finns även möjlighet att välja extra skydd till familjen i form av återbetalningsskydd och/eller familjeskydd.

Om den anställde inte gör något aktivt val kommer premien att placeras i en traditionell försäkring i Alecta, utan återbetalningsskydd eller familjeskydd.

Tjänstledighet, föräldraledighet och sjukdom

Tjänstledighet

ITP1

Avanmäl anställda som är tjänstlediga till 100 %, detta gör du enklast via Internetkontoret men kan också göras på en blankett.

För anställda som är tjänstlediga mindre är 100 % rapporterar man in utbetald bruttolön precis som vanligt. Lönen kommer ju p.g.a. tjänstledighetsavdrag att bli lägre och därmed blir även arbetsgivarens premie lägre.

ITP 2

Avanmäl anställda som är lediga till 100 %, detta görs enklast via Internetkontoret men kan också göras på en blankett.

För anställda som är tjänstlediga mindre än 100 % anmäler man in en ny årslön som motsvarar den aktuella tjänstgöringsgraden.

För både ITP1 och ITP2 gäller att den som är tjänstledig ska gruppanmälas till TGL. Detta gäller dock inte om tjänstledigheten är på grund av studier.

Föräldraledighet och vård av barn

ITP1

När anställda med ITP1 blir föräldralediga behöver du inte anmäla in detta utan du fortsätter att rapportera in den utbetalda lönen. Eftersom att den utbetalda lönen minskar pga föräldraledigheten så minskar även arbetsgivarens premier. Tänk på att eventuell föräldralön inte ska tas med i den lön som rapporteras in.

Om en anställd med ITP1 är frånvarande på grund av vård av sjukt barn så behöver du inte heller göra något eftersom att den utbetalda lönen även i detta fall minskar.

ITP2

Om en anställd som omfattas av ITP2 är föräldraledig är rekommendationen från Svenskt Näringsliv och PTK att arbetsgivaren fortsätter att betala in premier under de första 11 månaderna av ledigheten. Efter det avanmäls den anställde och inga premier betalas förrän den anställde är tillbaka i tjänst igen. Om man väljer att inte följa rekommendationen så rapporteras den anställde som föräldraledig hos Collectum. Enklaste sättet att göra det på är via Internetkontoret men det går även att göra på en blankett. Glöm inte att påanmäla den anställde när hen är tillbaka i tjänst igen.

Vid vård av barn betalar arbetsgivaren samma premie som om den anställde vore i tjänst och man behöver inte anmäla något till Collectum.

Sjukdom

ITP1

Sjukdag 1-14 - utbetald sjuklön minus karensavdraget inkluderas i summan för den utbetalda bruttolönen

Sjukdag 15-90 - endast utbetald bruttolön enligt tjänstgöringsgrad rapporteras in. Vid sjukskrivning till 100 % betalas ingen lön och därmed blir även arbetsgivarens premie noll kronor. Observera att eventuell kollektivavtalad sjuklön inte ska rapporteras in!

Från sjukdag 91 - om den anställde är sjukskriven på minst 25 % ska en sjukanmälan göras i Internetkontoret eller på en blankett. Utbetald bruttolön enligt tjänstgöringsgrad rapporteras in och arbetsgivarens premie blir därmed lägre.

Den anställde får tillgodoräkna sig ungefär samma premie som när hen är frisk eftersom att det ingår en s.k. premiebefrielseförsäkring i ITP som betalar den del av premien som motsvarar sjukskrivningsgraden. När den anställde är åter i tjänst ska hen friskanmälas.

ITP2

Sjukdag 2-90 - arbetsgivaren fortsätter att betala samma premie som om den anställde vore frisk.

Från sjukdag 91 - om den anställde är sjukskriven på minst 25 % ska en sjukanmälan göras i Internetkontoret eller på en blankett. Det är Alecta som administrerar sjukanmälningen och beslutar om sjukpension och om så blir fallet så blir arbetsgivaren helt premiebefriad fr.o.m. månaden efter den 91:a sjukdagen. Detta gäller även vid deltidssjukskrivning och premierna betalas istället via den s.k. premiebefrielseförsäkringen. Den anställde tillgodoräknas alltså samma premie som om hen varit frisk.

TGL - tjänstegrupplivförsäkring

TGL ska tecknas för alla tjänstemän över 18 år som jobbar mer än 8 timmar per vecka i genomsnitt. TGL är en försäkring som betalar ut ett skattefritt engångsbelopp till efterlevande om en anställd skulle avlida före pensioneringen. Beloppets storlek beror på vid vilken ålder den anställde avlider, maximalt belopp är sex inkomstbasbelopp.

Det är i första hand make/maka/registrerad partner som får beloppet, i andra hand barn/barnbarn och i tredje hand föräldrar. Om den anställde skriver ett särskilt förmånstagarförordnande kan även TGL betalas ut till sambo men observera att det alltså inte sker med automatik.

Löneväxling

Löneväxling innebär att den anställde avstår ett visst belopp av sin bruttolön för att istället få en annan förmån, exempelvis extra tjänstepension. Som alltid bör man vara medveten om att löneväxling kan påverka andra ersättningar som beräknas med bruttolönen som grund, exempelvis sjukpenninggrundande inkomst (SIG).

I pensionssammanhang är det viktigt att känna till att sjukpension alltid beräknas på bruttolönen efter löneväxling och sjukpensionen kan därför bli lägre vid längre sjukfrånvaro. Om lönen efter löneväxlingen blir lägre än en årslön motsvarande 8,07 inkomstbasbelopp så minskar även intjänandet till den allmänna pensionen.

Löneväxling och rapportering av pensionsgrundande lön

ITP1

Det är alltid den faktiskt utbetalda bruttolönen som ska rapporteras in, dvs lönen efter löneväxlingen.

ITP2

Inom ITP2 så finns en möjlighet för arbetsgivaren att kompensera den anställde för premiebortfallet som blir följden av löneväxlingen genom att rapportera in dubbla löner, dvs lönen både före och efter löneväxlingen. Sjukpension beräknas alltid på lönen efter löneväxling men ålders- och familjepensionen kan i detta fall fortfarande beräknas på den högre lönen.

Tiotaggare

En anställd som har en årslön på minst 10 inkomstbasbelopp kallas ibland för tiotaggare. Om den anställde tillhör ITP1 så gäller alltid premiebestämd ålderspension enligt reglerna för ITP1. Om den anställde istället tillhör ITP2 så finns det, utöver det ordinarie alternativet att låta hela lönen hanteras enligt ITP2-reglerna precis som för övriga anställda som tillhör ITP2, en möjlighet att göra olika val.

Ett alternativ är att ersätta ålders- och familjepensionen över 7,5 inkomstbasbelopp med alternativ ITP i ett försäkringsbolag utanför ITP-planen eller via ITPK. Sjukpension, ålderspension upp till 7,5 inkomstbasbelopp och ITPK fortsätter att hanteras enligt de vanliga ITP2-reglerna.

Ett annat alternativ är att flytta över den anställde till ITP1. Den anställde hanteras då som övriga anställda som tillhör ITP1.

För att kunna välja någon av del alternativa lösningarna krävs en överenskommelse mellan arbetsgivaren och den anställde men även en separat anmälan till Collectum.

Avtalspension SAF-LO för privatanställda arbetare

Avtalspension SAF-LO omfattar ålderspension, premiebefrielse samt möjlighet att välja efterlevandeskydd. Premiebefrielsen gäller vid sjukdom, föräldraledighet och för tid med graviditetspenning. Pensionspremierna betalas in från den månad som den anställde fyller 25 år till och med den månad som den anställde fyller 65 år. Om den anställde fortsätter arbeta kan man avtala om fortsatt inbetalning till avtalspensionen. Detta måste anmälas till Fora.

Premierna som arbetsgivaren betalar grundar sig på den under året utbetalda bruttolönen. För lönedelar upp till 7,5 inkomstbasbelopp betalar arbetsgivaren 4,5 % i premie och för lönedelar över 7,5 inkomstbasbelopp betalar arbetsgivaren 30 % i premie.

Fora är valcentral för detta avtal och det är viktigt att alla nyanställda som har fyllt 25 år rapporteras in löpande under året så att Fora kan skicka ut valpaket till dem. Den anställde väljer själv sparform och försäkringsbolag och om återbetalningsskydd och familjeskydd ska ingå. Den som inte gör något aktivt val placeras i traditionell försäkring hos AMF utan återbetalningsskydd eller familjeskydd.

Från och med 1 januari 2024 ska arbetsgivaren månatligen rapportera in totalsumman av den utbetalda bruttolönen för respektive anställd. Tidigare rapporterades totalt utbetald bruttolön för föregående kalenderår in som en klumpsumma till Fora i januari året efter utbetalningsåret.

Följande ska tas med i lönesummorna:

• Ackordsersättning

• Avgångsvederlag - den del som betraktas som lön

• Beredskapsersättning

• Bonus

• Dricks

• Gratifikation i form av kontantersättning

• Jourtid

• Lönegaranti

• Obekväm arbetstid

• Permitteringslön

• Provision

• Resor (fria resor till och från arbetet)

• Restidsersättning

• Semesterlön, semesterersättning

• Sjuklön

• Skifttillägg

• Tantiem (andel i vinst)

• Utbetald bruttolön

• Vikariatsersättning

• Övertidsersättning

Ta inte med följande i lönesummorna:

• Arvoden

• Avgångsvederlag - den del som betraktas som skadestånd

• Bidrag till resekostnader

• Bilersättning

• Bilförmån

• Garageförmån

• Gratifikation i form av aktier och obligationer

• Kostnadsersättning

• Optioner

• Premier för Livsarbetstidspension (LP)

• Skattepliktiga och ej skattepliktiga traktamenten

• Subventionerad kost

• Vinstandel och vinstdelning

• Värdet av fri kost och logi

Undantag från rapportering av vissa anställda

Vissa anställda är undantagna från rapporteringen eller ska hanteras på ett visst sätt:

• Lönesummor för anställda som fyllt 65 år ska endast rapporteras in om det finns en särskild överenskommelse om att den anställde ska fortsätta omfattas av avtalet även efter 65-årsdagen.

• VD ska rapporteras in som tjänsteman. Som VD räknas en VD i ett aktiebolag samt i en ekonomisk förening med minst 200 anställda.

• Företagare ska inte tas med i lönerapporteringen och som företagare räknas:

• Aktiebolag:

• ägare som antingen själv eller tillsammans med make/maka/registrerad partner, förälder eller barn, äger 33,33 % eller mer av aktierna i företaget,

• företagarens i företaget verksamma make/maka/registrerad partner.

• Handelsbolag:

• Delägare,

• delägares make/maka/registrerad partner.

• Kommanditbolag:

• Komplementärer,

• komplementärers make/maka/registrerad partner.

• Övriga bolagsformer:

• samtliga ägare.

Det är viktigt att rapportera in lönesummorna i tid (senast den sista i månaden efter att de betalats ut) så att Fora kan beräkna premierna och förmedla dem till de pensionsförvaltare som de anställda valt. Om lönerapporteringen görs för sent tar Fora ut en förseningsavgift om 300 kronor samt ett premietillägg som tillfaller den anställde.

Det enklaste sättet att administrera inrapporteringen till Fora är att använda Fora:s e-tjänster som finns på ”Mina sidor”. För att kunna använda ”Mina sidor” måste företaget registrera en huvudadministratör som sedan kan registrera ytterligare administratörer. Anmälan till huvudadministratör görs genom att fylla i och skicka in en blankett som finns på www.fora.se Det finns också möjlighet att ladda upp och signera blanketten digitalt.

Många lönesystem har funktionalitet för att man ska kunna skapa filer för rapportering av lönesummor samt nyanställda och slutade. Kontrollera om ditt lönesystem har denna funktionalitet då det är ett effektivt sätt att hantera inrapporteringen.

Tjänstledighet, föräldraledighet och sjukdom

Om en anställd är tjänstledig, föräldraledig eller sjuk behöver du som arbetsgivare inte göra något särskilt. Den utbetalda bruttolönen under året kommer att minska för dessa anställda och därmed kommer arbetsgivarens premier också att bli lägre.

Däremot ska en anställd som blir sjuk eller som går på föräldraledighet anmäla detta till AFA-Försäkringarna. Dels kan dessa försäkringar ge utfyllnad av sjuklönen vid sjukdom och föräldrapenningtillägg vid föräldraledighet, dels innehåller försäkringarna en s.k. premiebefrielseförsäkring som gör att försäkringen övertar inbetalningen av pensionspremier från arbetsgivaren under sjukskrivningen eller föräldraledigheten.

AFA-försäkringarna är alltså en del av pensionsavtalet SAF-LO och mer information om dessa finns på www.afaforsakring.se