Många företag har ett tidredovisningssystem där de anställda med hjälp av magnetkort eller koder har registrerat närvaro och frånvaro, kanske också övertid och arbetad obekväm arbetstid.
I de fallen förs redovisad tid över i lönesystemet och genererar lönearter för frånvaro och tillägg. Då har löneadministratören en mer kontrollerande roll. Det gäller här att bedöma rimligheten i registreringarna. Man bör låta ansvarig chef kontrollera och attestera registreringarna innan de förs över i lönesystemet.
Om företaget inte har något tidredovisningssystem kan man använda någon typ av tidrapport, som den anställde själv fyller i. Den anställde anger bara eventuell frånvaro och orsaken till frånvaron för varje månad, s.k. avvikelserapportering.
Även arbetad övertid och arbetad obekväm arbetstid kan anges på tidrapporten.
Kommentar
För att underlätta för löneadministratören kan löneartsnumret för de olika lönetransaktionerna fyllas i på tidrapporten. Det gör också att risken för felregistreringar minskar.
Det är idag vanligt att tidrapportering sker via registrering i den anställdes egen dator. Där kan då den anställde registrera eventuellt arbetad övertid, sjukfrånvaro, semesterledighet m.m. Registreringarna överförs sedan digitalt till attestberättigad och till slut för överföring till lönesystemet.
För att ytterligare underlätta lönearbetet är det viktigt att man upprättar ordentliga rutiner för inlämning av attesterad tidrapport. Man kan gärna göra en tidplan för hela året då underlag till lönen i form av tidrapporter, reseräkningar m.m. ska vara inlämnade till lönekontoret.
