Semester enligt semesterlagen

Semesterledighet

En anställd har alltid rätt till semesterledighet. I lagen anges 25 dagar ledighet under semesteråret. Ledigheten behöver inte tjänas in. Om anställningen påbörjas efter den 31 augusti har den anställde rätt till fem dagars semesterledighet. Man utgår i dessa fall ifrån att den anställde haft sin huvudsemester hos sin tidigare arbetsgivare.

Semesteråret är i semesterlagen den 1 april - 31 mars, s.k. brutet semesterår. I kollektivavtal har man inom vissa områden förhandlat om andra tider för semesteråret, t.ex. kalenderår.

Exempel

En person börjar sin anställning den 16 juli. Under det pågående semesteråret 1 april - 31 mars har hen rätt att ta ut 25 lediga dagar. Den här ledigheten är obetald eftersom den anställde inte har hunnit tjäna in någon semesterlön. Därför har hen också rätt att avstå från ledigheten. Det här gäller även om arbetsgivaren tillämpar semesterstängning.

Enligt semesterlagen har en anställd rätt till fyra veckor sammanhängande ledighet under perioden juni - augusti, s.k. huvudsemester. I enskilt avtal eller kollektivavtal kan man dock förhandla om annan förläggning av huvudsemestern.

Arbetsgivaren ska förhandla med arbetstagarna om förläggningen av huvudsemestern. Om det inte finns någon facklig organisation på företaget ska arbetsgivaren förhandla med den enskilde arbetstagaren om förläggningen av semestern. Om man inte kommer överens är det arbetsgivaren som avgör och ska senast två månader före semesterledighetens början, informera den anställde.

Semesterledighet får inte förläggas till uppsägningstid. Om uppsägning skett på grund av arbetsbrist har en anställd rätt att begära att utlagd semesterledighet, som infaller under uppsägningstiden, ska återgå. Om däremot den anställde själv sagt upp sig kan han inte kräva att utlagd semester, som sammanfaller med uppsägningstiden, ska återgå. Om den anställde har rätt till längre uppsägningstid än sex månader får dock arbetsgivaren lägga ut semesterledighet under uppsägningstiden.

Om en anställd blir sjuk under semesterledigheten har hen rätt att slippa räkna sjukdagarna som semesterdagar. Detta förutsätter att den anställde snarast meddelar arbetsgivaren att hen är sjuk. Anmälan ska helst ske direkt då hen blir sjuk, men allra senast när den anställde kommer tillbaka efter semesterledigheten.

Antal betalda semesterdagar

Enligt semesterlagen har alla rätt till 25 dagar semesterledighet. Hur många av de 25 dagarna som är betalda beror på den anställdes närvaro under intjänandeåret. Har hen varit anställd under hela året har hen också tjänat in 25 betalda semesterdagar.

Om den anställde inte varit anställd hela året eller har haft frånvaro som inte är semestergrundande, kommer antalet betalda semesterdagar att reduceras.

Antalet betalda semesterdagar räknas ut så här:

Antal betalda semesterdagar avrundas alltid uppåt vid brutet tal.

Semesterlön

En anställd har rätt till lön under semesterledigheten om hen har tjänat in semesterlön. Semesterlagen anger att semesterlön tjänas in under det man kallar intjänandeår. Intjänandeåret löper 1 april - 31 mars året före semesteråret.

Sammalöneregel

Från den 1 april 2010 är huvudregeln för semesterlön den s.k. sammalöneregeln. Denna innebär att en anställd som har fast lön, t.ex. fast månadslön eller veckolön behåller den lönen under de betalda semesterdagarna. Dessutom betalas för varje dag ett semestertillägg på lägst 0,43 % av aktuell månadslön eller 1,82 % av veckolönen.

Semesterlönen utgörs alltså av den aktuella månadslönen vilket innebär att en del av månadslönen vid semestertillfället utgör semesterlön. Semesterlönen för varje semesterdag motsvaras av 4,6 % av aktuell månadslön.

Exempel

Morgan har 29 500 kronor i fast månadslön. Han har tjänat in 25 betalda semesterdagar och i juli tar han ut 10 semesterdagar.

Frånvaroavdraget och semesterlönen i ovanstående exempel är inte nödvändigt att göra eftersom de tar ut varandra. Fördelen kan vara att man i bokföringsunderlaget från lönesystemet får ett avdrag från kontot bruttolön och en debitering av kontot för ej arbetad tid. Om företaget inte redovisar på det sättet räcker det med att betala ut semestertillägget.

En annan fördel kan vara att göra den anställde uppmärksam på att en del av månadslönen utgör semesterlön, d.v.s. att det inte bara är semestertillägget som utgör semesterersättningen.

Procentregeln

Sammalöneregeln är huvudregeln i semesterlagen men i vissa fall går det inte att tillämpa den och då ska arbetsgivaren i stället använda den s.k. procentregeln vilket innebär att semesterlönen ska motsvara 12 % av den lön som man haft under intjänandeåret. Semesterlön ska beräknas enligt procentregeln för anställda som har

• lön som inte är bestämd per vecka eller månad

• lön som består av en fast och en rörlig del och den rörliga delen kan uppskattas till mer än 10 % av den sammanlagda lönen under semesteråret

• en sysselsättningsgrad som varierat under intjänandeåret

• ändrat sysselsättningsgrad mellan intjänandeår och semestertillfället

• varit frånvarande under intjänandeåret av skäl som inte är semesterlönegrundande

Enligt procentregeln beräknas semesterlönen som 12 % på utbetald bruttolön under intjänandeåret. I semesterlöneunderlaget räknas all utbetald lön in, d.v.s. månadslön, timlön, övertidsersättningar, ob-tillägg m.m.

Eventuellt utbetald semesterlön för ordinarie eller sparad semester ingår däremot inte i semesterlöneunderlaget. Inte heller förmånsvärde för bil och bostad eller kostnadsersättningar som betalas ut för t. ex. telefon och resor ska ingå i semesterlöneunderlaget.

Den intjänade totala semesterlönen fördelas på antalet intjänade semesterdagar och utbetalas i samband med att semesterdagarna nyttjas för ledighet.

Exempel

Karl som i exemplet ovan började sin anställning den 16 juli har fått 175 000 kronor i utbetald bruttolön under intjänandeåret 1 april 2017 - 31 mars 2018. Semesterlönen enligt procentregeln blir då:

12 % × 175 000 = 21 000 kronor

Karl hade tjänat in 18 betalda semesterdagar och den totala semesterlönen fördelas därmed på dessa 18 dagar:

21 000 / 18 = 1 167 kronor per betald semesterdag

Om en anställd ändrar sysselsättningsgrad under semesteråret kan både sammalöneregel och procentregel bli aktuella.

Exempel

I samband med semesteromställningen i april får den anställde 25 betalda semesterdagar då hen varit anställd under hela det föregående intjänandeåret. Den anställde i fråga har jobbat heltid och har 25 000 kronor i månadslön. Under föregående semesterår har hen tagit ut 20 dagar betald semester och semesterlönen för dessa dagar motsvarar 25 150 kronor.

Den anställde tar 15 dagar betald semester i juli. Vid det tillfället arbetar hen fortfarande heltid och har 25 000 kronor i fast månadslön. Vid utbetalningstillfället kommer lönen att se ut så här:

Den 1 september ändrar den anställde sysselsättningsgraden till 75 procent och i december tar den anställde ut fem dagar semester. I december arbetar hen fortfarande 75 % och eftersom sysselsättningsgraden ändrats under semesteråret jämfört med vad som gällde under intjänandeåret måste nu istället procentregeln användas. Den anställde hade tjänat in 25 betalda semesterdagar. Semesterlönen för dessa dagar beräknas med procentregeln enligt följande:

Total bruttolön under intjänandeåret: (25000 kr x 12 månader) - 25 150 kr (semesterlön under föregående semesterår) = 274 850 kronor

Semesterlön: 274 850 x 12 % = 32 982 kr / 25 semesterdagar = 1 319,28 kr per dag

Lönen vid det utbetalningstillfället ser då ut så här:

Semesterlönegrundande frånvaro

Huvudregeln är att man tjänar in semesterlön när man arbetar och uppbär lön. Det finns dock vissa frånvaroorsaker som grundar för semesterlön. I semesterlagen finns angivet de frånvaroorsaker som grundar för semesterlön:

När en anställd är borta av ovanstående orsaker gör arbetsgivaren helt löneavdrag och lönen kommer därför inte att vara med i semesterlöneunderlaget. Därför måste den lön den anställde hade kunnat tjäna under ledigheten beräknas och läggas till semesterlöneunderlaget innan semesterlön beräknas. Lön beräknas för semesterlönegrundande dagar som det avdrag som gjorts för frånvaron.

Sparad semester

I semesterlagen anges att en anställd har rätt att spara semester till kommande år. De dagar som får sparas är de betalda dagar som överstiger 20. Fyra veckor semesterledighet (20 dagar) ska alltså tas ut under semesteråret och det är arbetsgivaren som är ansvarig för att se till att så sker.

Enligt lagen får alltså fem dagar sparas och de får sparas i maximalt fem år. Lagen tillåter vid speciella skäl ett sjätte år. En anställd som vill spara semester måste anmäla detta till arbetsgivaren. Samma gäller också om den anställde vill ta ut sparad semester i anslutning till ordinarie semester. Vill den anställde ta ut minst fem sparade dagar har han rätt att ta ut dessa och hela den ordinarie semesterledigheten i en följd. Detta ska meddelas i samband med att årets semester bestäms.

En anställd som vill ta ut sparad semester vid ett tillfälle som inte är i anslutning till ordinarie semester, ska meddela detta två månader i förväg.

En anställd får inte spara semester samma år som sparad semester tagits ut.

Semesterlön för sparad semesterdag

Semesterlön för en sparad semesterdag ska beräknas som om den sparade dagen är intjänad året före uttagsåret. Den anställde får då vid uttag av en sparad semesterdag vid sammalöneregeln behålla sin månadslön och därutöver få ett semestertillägg på 0,43 %. Om procentregeln är aktuell får den anställde samma semesterlön för sin sparade semesterdag som för den ordinarie semestern.

Det här innebär också att arbetsgivaren i fortsättningen inte ska behöva hålla reda på vilket år semesterdagen sparades eller till vilken sysselsättningsgrad.

Observera att kollektivavtal på förbundsnivå kan ha andra regler gällande detta.

Utbetalning av semesterdagar

En anställd som avslutar sin anställning och då har kvar intjänade semesterdagar som inte har nyttjats i ledighet ska få dessa semesterdagar utbetalda i samband med slutlönen.

Då en anställd varit frånvarande, t.ex. sjuk- eller föräldraledig, och inte haft möjlighet att ta ut sina betalda semesterdagar, kan dessa betalas ut i pengar. Dock finns det i semesterlagen en regel som säger att endast de semesterdagar som, tillsammans med den intjänade semestern, överstiger 25 dagar, får betalas ut.

Exempel

En anställd får 25 betalda semesterdagar den 1 april 2023. Hen tar ut 10 dagar semester i slutet av juni. Den 5 juli bli hen sjuk och är sedan sjukskriven resten av intjänandeåret.

Den 31 mars 2024 har den anställde 15 semesterdagar kvar av ordinarie semester. Hen har också tjänat in 19 semesterdagar under intjänandeåret. Totalt har hen (15 + 19) 34 semesterdagar den 31 mars.

De dagar som då får betalas ut är 34 - 25 = 9 dagar. Resterande 25 dagar överförs till den anställdes semestersaldo och kan utnyttjas när hen kommer tillbaka och börjar arbeta igen.

Semesterlön för korttidsanställda

Även korttidsanställda har samma rätt till semesterledighet och semesterlön som övriga anställda. Semesterlön beräknas enligt procentregeln och betalas ut i samband med semesterledigheten. Dock finns det en möjlighet för arbetsgivaren att avtala om att semesterersättningen betalas direkt vid lönetillfället men det gäller bara om anställningen ska pågå högst tre månader. Semesterersättningen ska heller aldrig vid något tillfälle inkluderas i lönen utan ska redovisas separat.

För den anställde

Semesterlön och semestertillägg är kontant bruttolön och preliminärskatt beräknas enligt den anställdes skattetabell. Om företaget betalar ut fler än 20 semestertillägg vid ett och samma tillfälle räknas detta som ett engångsbelopp och beskattas enligt engångsskattetabell. Även semesterersättning som utbetalas vid anställningens upphörande utgör ett engångsbelopp som ska beskattas enligt engångsskattetabell.

För företaget

Semesterlön, semestertillägg och semesterersättning är kontant bruttolön som ska vara underlag för beräkning av arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt.