Semesterlag (1977:480) innehåller regler som till vissa delar är dispositiva, t.ex. förläggning av huvudsemestern, semesterlöneprocenten. I kollektivavtalsförhandlingar kan man alltså bestämma t.ex. andra sätt att beräkna semesterlönen, men man får aldrig försämra för den anställde. Lagen anger minimikrav.
Inom många avtalsområden, framför allt på arbetarområdet, använder man lagstiftningens regler när det gäller semester. Underlaget utgörs alltså av den utbetalda lönen under intjänandeåret.
Inom handelns avtalsområde räknar man med 13 % semesterlön, inom hotell- och restaurangområdet räknar man med 12,72 %. Man kan alltså inom kollektivavtalsområdena förhandla fram andra procentsatser än lagens 12 %. Procentsatsen får dock inte sänkas i förhållande till lagstiftningen.
Semesterrätt
Semesterrätten är i avtalen, liksom i semesterlagen, 25 dagar. Inom tjänstemannaområdet har man ytterligare semesterrätt nämligen 28 och 30 dagar.
28 dagars semesterrätt får en anställd när han och arbetsgivaren kommer överens om att han ska komma litet före arbetstidens början för att öppna arbetet, och stanna kvar efter arbetstidens slut för att avsluta och stänga. Den extra tiden ska uppgå till minst 12 minuter i genomsnitt och inte kompenseras i lönen.
Om den anställde avstår från övertidsersättning kompenseras han med fem extra semesterdagar och får då totalt 30 dagars semesterrätt.
Intjänandeår - semesterår
I de flesta kollektivavtal är intjänandeåret lika lagen, d.v.s. 1 april - 31 mars. Semesteråret är det påföljande året 1 april - 31 mars. Antalet anställningsdagar under intjänandeåret är det som avgör hur många betalda semesterdagar den anställde får.
Formeln för att räkna ut antalet betalda semesterdagar är:
Har den anställde inte varit anställd hela året eller haft frånvaro som inte är semestergrundande, kommer antalet anställningsdagar under intjänandeåret att minska och antalet betalda semesterdagar att reduceras.
Semesterlön
Inom tjänstemannaområdet men också för månadsavlönade arbetare är underlaget för semesterlönen den aktuella månadslönen i stället för årslönen. Man tillämpar s.k. sammalönsprincip.
Det som är väsentligt när det gäller utbetalning av semesterlön är hur många betalda semesterdagar den anställde har tjänat in. Till skillnad mot lagstiftningen, där också lönen under intjänandeåret har betydelse, är det den aktuella månadslönen vid semestertillfället som utgör semesterlön.
Eftersom semesterlönen uträknad enligt lagstiftningen ger en något högre semesterlön än den vanliga lönen, måste också en månadsavlönad få litet mer än bara månadslönen. Detta sker genom att man för varje betald semesterdag betalar ut ett semestertillägg som beräknas med 0,8 % på den aktuella månadslönen.
Semesterlön utgörs av den aktuella månadslönen och det betyder att en del av månadslönen vid semestertillfället utgör semesterlön. För varje semesterdag är 4,6 % av aktuell månadslön semesterlön.
Exempel
Oskar är tjänsteman och har 23 500 kronor i månadslön. Han har tjänat in 25 betalda semesterdagar. Han tar 10 dagar semester i juli.
Hans lön blir då:
Frånvaroavdraget i ovanstående exempel är inte nödvändigt att göra. Fördelen kan vara att man i bokföringsunderlaget från lönesystemet, får ett avdrag från kontot bruttolön och en debitering av kontot lön för ej arbetad tid. Om företaget inte redovisar på det sättet, räcker det med att betala ut semestertillägget.
En annan fördel kan vara att göra den anställde uppmärksam på att en del av månadslönen faktiskt utgör semesterlön, inte bara semestertillägget.
Semesterersättning
Semesterlönen och semestertillägget blir tillsammans semesterersättning. Uttryckt i procent blir semesterersättningen 5,4 % av den aktuella månadslönen.
När en anställd slutar sin anställning ska den semester som tjänats in, men inte tagits ut, betalas ut i pengar. Den anställde ska få betalt för både semesterlön och semestertillägg, d.v.s. semesterersättning.
Vid slutlönetillfället måste man också räkna ut hur många semesterdagar den anställde har tjänat in under intjänandeåret. En slutlön kan alltså innehålla semesterersättning för sparad semester, för kvarvarande semester samt för intjänad semester.
Exempel
Martin slutar sin anställning den 30 juni 2019. Hans månadslön när anställningen upphör är 25 350 kronor. Han har när han slutar fem sparade dagar från tidigare år. Han fick den 1 april 2019 25 nya intjänade semesterdagar av vilka han tagit ut tio. Under perioden 1 april 2018 - 30 juni 2019 tjänar han in ytterligare semesterdagar enligt formeln:
Slutlönen betalas normalt ut månaden efter det att anställningen har upphört, i det här fallet i juli. Varje dag är värd 5,4 % beräknat på månadslönen.
25 350 × 5,4 × 27 = 36 960,30 kronor.
Total semesterersättning blir 36 960,30 kronor.
Kommentar
Hos vissa arbetsgivare betalas alla semestertillägg ut vid ett tillfälle, t.ex. före semestermånaden. Orsaken kan vara att man tycker att den anställde ska få litet extra pengar inför semestern. Det här beslutas lokalt och regleras i allmänhet inte i kollektivavtal.
För den som hanterar företagets löner är det viktigt att tänka på om semestertillägget har betalats ut eller inte. I de fall man har gjort det kan det vid slutlönetillfället bli så att för sparade dagar och kvarvarande dagar av årets semester har semestertillägget redan betalats ut. Semesterdagen är då värd 4,6 %. De intjänade dagarna, där semestertillägget inte har betalats ut, är värda 5,4 %.
Det gäller att föra noggranna anteckningar om man går från ett utbetalningssätt till ett annat.
Semesterlönegrundande frånvaro
Huvudregeln är att man tjänar in semesterlön när man arbetar och uppbär lön. Det finns dock vissa frånvaroorsaker som grundar för semesterlön. I semesterlagen finns angivet vid vilka tillfällen frånvaro grundar för semester:
Egen sjukdom | 180 kalenderdagar under insjuknandeåret samt 180 dagar ytterligare ett år |
Föräldraledighet | 120 dagar per förälder då föräldern uppbär föräldrapenning, 180 dagar för ensam vårdnadshavare |
Vård av sjukt barn | De dagar då tillfällig föräldrapenning betalas ut, dock högst 120 dagar, 180 dagar för ensam vårdnadshavare |
Graviditetspenning | 50 dagar då graviditetspenning betalas ut av Försäkringskassan |
Närståendevård | 45 dagar då närståendepenning betalas ut av Försäkringskassan |
Repetitionsövning | 60 dagar per intjänandeår |
Studieledighet | 180 dagar per intjänandeår om utbildningen avser facklig verksamhet eller för ersättningsberättigande teckenspråksutbildning för föräldrar |
Studieledighet | enligt lagen om ledighet för utbildning i svenska för invandrare |
Exempel
Pelle blir sjukskriven den 2 april. Han får då semesterlönegrundande tid i 180 dagar första året, samt 180 dagar under det påföljande året. Den semestergrundande tiden upphör efter ett helt intjänandeår.
I de avtal där man använder sammalönsprincip kommer semesterlönegrundande frånvaro inte att påverka lönen. I stället kommer den tid som är semesterlönegrundande att ingå i antalet anställningsdagar vid uträkning av antal betalda semesterdagar. De dagar som inte är semesterlönegrundande kommer att reducera antalet anställningsdagar och därmed också antalet betalda semesterdagar.
Exempel
Olle har under intjänandeåret varit 100 % sjuk under tiden 1 augusti - 31 mars, 243 dagar. Av dessa dagar är 180 semestergrundande medan 63 dagar inte är semestergrundande.
Under det första året han är sjuk, insjuknandeåret, tjänar han in 21 betalda semesterdagar.
Om Olle fortsätter att vara sjuk 100 % även under året därpå gäller att 180 kalenderdagar är semesterlönegrundande även under det året. Under 180 dagar tjänar han in 13 betalda semesterdagar. Efter det andra årets sjukdom har han ingen semestergrundande tid kvar.
Skulle han komma tillbaka och arbeta i 14 dagar i följd och sedan blir sjuk igen, får vi ett nytt insjuknandeår och ytterligare 180 sjukdagar blir semesterlönegrundande.
Förskottssemester
Om företaget följer semesterlagen eller kollektivavtalens regler om intjänandeår och semesterår får en nyanställd inte någon betald semester under det första anställningsåret. För att ge den anställde möjlighet till en tids betald ledighet tillämpar många företag s.k. förskottssemester. Detta innebär att den anställde får behålla sin månadslön även under semestern det första anställningsåret.
Man avgör på företaget om och i så fall hur många semesterdagar som ska utges i förskott. Man behöver alltså inte ge hela semesterrätten utan kan begränsa antalet semesterdagar i förskott.
Värdet på den semester som utges i förskott utgör en skuld som den anställde har till företaget. Om anställningen upphör inom fem år, är den anställde återbetalningsskyldig för förskottssemesterskulden.
I avtalen är man mer generös med att räkna längden på anställningstiden. Här räknar man fem år från anställningens början medan man i lagen räknar fem år från det att den första förskottssemestern togs ut.
Exempel
Joakim börjar sin anställning den 1 maj. I juli får han 15 dagar semester, som egentligen är obetald, och får behålla sin månadslön under ledigheten. Han har 23 800 kronor i månadslön.
Värdet på semesterdagen är det värde man anger semesterlönen i den betalda semestern, 4,6 %. I det här fallet blir det totala värdet på förskottssemestern:
23 800 × 4,6 % = 1 094,80 × 15 = 16 422
Förskottssemesterskulden blir 16 422 kronor. Hur många dagar förskottssemester han fått spelar ingen roll, det är värdet i kronor som utgör skulden. Skulden ligger kvar i fem år. Den skrivs inte upp och skrivs heller inte ner under de fem åren.
Förskottssemester kan också bli aktuellt andra anställningsåret. I Joakims exempel kommer han t.o.m. 31 mars att tjäna in:
Han tjänar in 23 betalda semesterdagar och har också rätt till 2 obetalda dagar. De obetalda dagarna kan företaget välja att betala ut som förskottssemester, d.v.s. han får behålla sin lön under dessa två dagars ledighet.
Vid förskottsutbetalning av semester brukar inte semestertillägget betalas ut. Detta för att begränsa skuldens storlek.
Enligt såväl semesterlag som avtal får inte förskottssemestern dras från annat än intjänad semesterersättning. Man bör därför skriva ett avtal med den anställde före uttaget av förskottssemestern.
Avtalet kan lyda så här:
Om den anställde blir uppsagd på grund av arbetsbrist eller slutar på grund av sjukdom, behöver han inte betala tillbaka skulden. Om företaget däremot går i konkurs, vilket i sig också är en arbetsbristsituation, är den anställde återbetalningsskyldig för förskottssemesterskulden.
Ändrad sysselsättningsgrad
Om en anställd under intjänandeåret ändrar sin sysselsättningsgrad kommer detta att påverka semesterlönen vid semestertillfället.
Många gånger är det också så att den anställde ändrar sysselsättningsgrad flera gånger under intjänandeåret. I de fallen måste man räkna ut en genomsnittlig sysselsättningsgrad.
Exempel
Ordinarie arbetstid på företaget är 40 timmar per vecka. Maria har under intjänandeåret arbetat följande tider:
Vid semestertillfället arbetar Maria 90 % och har 19 800 kronor i månadslön för 90 % arbetstid. Om Maria då får behålla sin 90 %-iga månadslön under semesterdagarna får hon för hög semesterlön eftersom semestern är intjänad på 71,8 %. Den nuvarande månadslönen måste då proportioneras till den sysselsättningsgrad som gällde under intjänandeåret.
Semesterlön och semestertillägg ska räknas på den aktuella månadslönen vid semestertillfället. Därför räknar man om den aktuella månadslönen till den sysselsättningsgrad som gällde under intjänandeåret.
19 800/90 = 220 = lön för 1 %
220 × den genomsnittliga sysselsättningsgraden 71,8 = 15 796 kronor i omräknad lön.
I juli ska Maria ta ut 20 semesterdagar. Hennes månadslön blir då:
Kommentar
Som framgår av exemplet kan lönen bli lägre under semestern då den anställde har haft en lägre sysselsättningsgrad under intjänandeåret än under semesteråret. I det motsatta fallet, när sysselsättningsgraden varit högre under intjänandeåret, kan lönen bli väsentligt högre än vanligt.
Sparad semester
I kollektivavtalen för främst tjänstemän finns möjlighet att spara fler dagar än vad som anges i semesterlagen. Den anställde får spara betalda dagar över 20. Det betyder att man kan spara 5, 8 eller 10 dagar om den anställde har en högre semesterrätt än 25 dagar.
Det här innebär att antalet sparade dagar kan bli mycket högt. I många avtal har man därför kommit överens om ett maximerat antal sparade dagar, t.ex. 40.
Semesterlön för en sparad semesterdag räknas på samma sätt som vid ordinarie semester, d.v.s. den anställde får behålla sin aktuella månadslön och får semestertillägg med 0,8 % för varje sparad dag. Kontrollera dock om semestertillägg betalats ut tidigare för den sparade dagen.
Om den anställde har annan sysselsättningsgrad vid uttaget av den sparade semesterdagen måste månadslönen räknas om. Se exempel under ändrad sysselsättningsgrad.
I den anställdes personregister ska man kunna se vilket år semestern sparades och vilken sysselsättningsgrad som gällde då den sparade dagen tjänades in. Vilken lön den anställde hade vid det tillfället spelar ingen roll. Underlaget är alltid den aktuella månadslönen vid semestertillfället. Har den anställde ändrat sysselsättningsgrad ska den aktuella månadslönen räknas om till den sysselsättningsgrad som gällde när den sparade semestern tjänades in.
Exempel
I en anställds personregister bör det se ut så här:
År 5 | 3 dagar | 75 % |
År 4 | 1 dag | 75 % |
År 3 | 5 dagar | 100 % |
År 2 | 0 dagar | 100 % |
År 1 | 2 dagar | 90 % |
År 5 är den äldsta semestern.
Kommentar
På många företag kan man se att det tillåts ett högre sparande än vad lagen anger. Det kan vara ganska många dagar, 50-60 dagar sparad semester är inte ovanligt.
De här sparade dagarna utgör en skuld, som arbetsgivaren har till den anställde, dels om han slutar sin anställning men också den anställdes rätt att förlägga sparad semester i anslutning till ordinarie semester. Värdet på sparad semester ökar också i takt med löneutvecklingen på grund av att sparad semester är värdesäkrad.
Det finns alltså all anledning att se över hur mycket sparad semester som finns på företaget och vidta åtgärder så att den sparade semestern är inom de värden som lagen tillåter.
Semesterskuld
Värdet av den intjänade, kvarvarande och sparade semestern utgör en skuld som arbetsgivaren har till den anställde. Semesterskulden förändras vartefter de anställda tar ut semester och vartefter semester tjänas in.
Värdet på semesterskulden läggs in i företagets balansräkning. Förändringen av semesterskulden stäms av och bokförs i företagets resultaträkning. Många företag gör den avstämningen varje månad medan många företag stämmer av semesterskulden en gång om året.
Semesterskulden blir snabbt mycket stor och det finns en fördel att, även om man inte bokför förändringen varje månad, ta ut en semesterskuld ur lönesystemet varje månad.
Exempel
Semesterskuldlista per den 31 augusti
Förskottssemesterskuld som de anställda har till arbetsgivaren minskar arbetsgivarens totala semesterskuld. Man måste då vara uppmärksam på att efter fem år, när skulden försvinner för den anställde, kommer semesterskulden för arbetgivaren att snabbt öka i storlek.
Deltidssjukskrivning
När en anställd är sjukskriven på deltid blir semesterberäkningen litet speciell.
Enligt semesterlagen kommer sysselsättningsgraden för den anställde att minska när de 180 semesterlönegrundande dagarna har gått.
Exempel
100 % sysselsättningsgrad i anställningen, 50 % sjukskriven
Under de 180 semesterlönegrundande dagarna tjänar den anställde in semester på 100 % sysselsättningsgrad. Under resterande dagar under intjänandeåret är intjänandet av semestern på 50 % alltså endast den tid den anställde tjänstgör.
I kollektivavtal för tjänstemän är reglerna mer generösa.
Exempel
100% sysselsättningsgrad i anställningen, 50 % sjukskriven
Den anställde tjänstemannen fortsätter alltså att tjäna in semester på 100 % även efter de 180 dagarna.
Sammanfallande intjänande- och semesterår
Under senare år har det blivit vanligt att man tillämpar sammanfallande intjänande- och semesterår. Detta innebär att den anställde kan ta ut betald semester samma år som den tjänats in.
Den 1 januari läggs så många dagar ut som motsvarar semesterrätten. Dagarna är betalda men har ännu inte tjänats in. Under året sker intjänande enligt samma formel som semesterlagen anger. Först den 31 december har all semester tjänats in.
Exempel
Johan anställs den 1 januari 2019. Han får då 25 betalda semesterdagar att använda under året. I juli tar han ut 20 betalda semesterdagar.
Johan får alltså ett negativt saldo av semesterdagar när han haft sin huvudsemester i juli. Om hans anställning fortsätter året ut har han tjänat in alla semesterdagar och har inte längre någon skuld till arbetsgivaren. Det här är inte en förskottssemesterskuld i semesterlagens mening utan man brukar kalla den här typen av uttag à conto semester. Skulden kommer att uppstå varje år på samma sätt oavsett hur lång tid Johan är anställd.
Kommentar
Tillämpar man sammanfallande semester i företaget är det viktigt att det framgår av anställningsavtalet. Det är också mycket viktigt med information till den som administrerar företagets löner. Det kan gälla någon som slutar sin anställning och har tagit ut för mycket semester. Om det finns en skuld vid anställningens upphörande får denna dras mot intjänad lön.
När en anställd ska vara tjänstledig på grund av studier, föräldraskap eller annan längre ledighet är det också viktigt med information till lönekontoret. Finns det en skuld vid tjänstledighetens början, är det viktigt att reglera den innan ledigheten börjar. Är ledigheten semesterlönegrundande kan man avvakta med regleringen av skulden.
När någon börjar sin anställning senare under året, läggs så många betalda dagar ut, som den anställde hinner tjäna in till årets slut. Resten av semesterrätten utgörs av obetalda semesterdagar.
Korttidsanställning
I de fall en anställning avser att vara kortare tid än tre månader räknar man inte semester i lediga dagar. Man brukar i de fallen betala ut semesterersättningen vid anställningens upphörande eller vid varje lönetillfälle. Man ska dock inte låta semesterersättningen ingå i den vanliga lönen, utan redovisa semesterersättningen separat.
Exempel
Anton arbetar extra hos blomsterhandlare ”Knopp & Blom” under sommarlovet.
Han får 65 kronor per timme plus semestersättning i lön. Semesterersättningen inom handelns avtalsområde är 13 %. Antons lönespecifikation ska då se ut så här:
Semesterersättningen beror på vilket avtal arbetsgivaren är bunden av. Den lägsta semesterersättning som kan användas är dock 12 % på den intjänade lönen i anställningen. Det är den semesterlöneprocent som semesterlagen anger.
Bokföring
Semesterlön och semesterersättning bokförs som vanliga löner på lämpligt lönekonto i kontogrupp 70 eller 72, t.ex. 7082 Semesterlöner till kollektivanställda respektive 7285 Semesterlöner tjänstemän. Semesterersättning som utbetalas direkt vid lönetillfället ingår inte i företagets semesterskuld och kan bokföras på respektive lönekonto 7010 Löner till kollektivanställda eller 7210 Löner till tjänstemän.
Förändring av semesterskuld vid intjänande eller utbetalning bokförs 7090 Förändring av semesterskuld kollektivanställda respektive 7290 Förändring av semesterskuld tjänstemän.
Beskattning
För den anställde
Semesterlön och semestertillägg är kontant bruttolön och preliminärskatt beräknas enligt den anställdes skattetabell. Om företaget betalar ut fler än 20 semestertillägg vid ett och samma tillfälle räknas detta som ett engångsbelopp och beskattas enligt engångsskattetabell. Även semesterersättning som utbetalas vid anställningens upphörande utgör ett engångsbelopp som ska beskattas enligt engångsskattetabell.
För företaget
Semesterlön, semestertillägg och semesterersättning är kontant bruttolön som ska vara underlag för beräkning av arbetsgivaravgifter.