I samband med en tjänsteresa kan arbetsgivaren betala ut ett förskott för att täcka de eventuella merkostnader en anställd kan få i samband med tjänsteresan. Det kan avse att täcka kostnader för t.ex. logi, representation eller taxiresor.
När resan avslutats ska den anställde lämna en reseräkning, d.v.s. en specifikation av de kostnader han haft i samband med tjänsteresan.
Beskattning
Om reseräkningen visar att den anställde inte haft kostnader som motsvarar reseförskottet, görs ett avdrag på den anställdes nettolön för det belopp som inte motsvarar kostnaderna. Görs inte det avdraget betraktas resterande reseförskott som en kontant bruttolön och ska vara underlag för preliminärskatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Kostnadsersättning som avser avdragsgilla kostnader i företaget, är skattefria för den anställde. Har däremot den anställde tagit upp kostnader, som egentligen är privata, t.ex. kostnad för en videofilm på hotellrummet, är detta en skattepliktig ersättning och ska vara underlag för beräkning av preliminärskatt och arbetsgivaravgifter.
Bokföring
Det belopp som betalas ut som reseförskott debiteras konto 1611, Reseförskott.
När reseförskottet redovisas genom lämnad reseräkning krediteras kontot och aktuellt utgiftskonto debiteras.