Lag
Företagets representation kan vara extern eller intern. Med extern representation avses sådan representation som vänder sig externt till företagets affärskontakter. Intern representation vänder sig företagets anställda och i vissa fall deras anhöriga. Reglerna för företagets representation finns i inkomstskattelag (1999:1229).
Representationskostnader i form av kostnader för måltider och aktiviteter kan under vissa förutsättningar vara avdragsgilla för företaget vilket självklart är en viktigt aspekt att beakta. Ur ett arbetsgivar- och lönehanteringsperspektiv finns dock en annan viktigt aspekt att hålla koll på och det är om de måltider som tillhandahålls i samband med representationen utgör skattepliktiga förmåner eller inte för de anställda och det är det som i huvudsak redovisas nedan. För mer utförlig information om avdragsrätten och belopp i samband med representation hänvisas till Rätt Skatt och Rätt Moms.
Som huvudregel kan man säga att om förutsättningarna för extern eller intern representation är uppfyllda så är måltiderna och aktiviteterna som tillhandahålls skattefria för de anställda som deltar.
Extern representation
Ett representationstillfälle kan utgöras av affärsförhandlingar, kundpresentationer, att företaget firar jubileum och så vidare. En förutsättning för att extern representationen ska vara avdragsgill för företaget är att den har omedelbart samband med företagets verksamhet och för detta finns det tre krav som måste vara uppfyllda:
Personsamband, det vill säga representationen riktas till personer som har direkt anknytning till affärskontakten.
Ortssamband, det vill säga representationen hålls på en ort som är i anslutning till där affärskontakten har hållits och som är naturlig i förhållande till de som deltar.
Tidssamband, det vill säga att representationen tidsmässigt äger rum i anslutning till affärskontakten.
Eftersom representationen ska ha omedelbart samband med verksamheten är det viktigt att man noggrant dokumenterar namn, företag och funktion på samtliga deltagare samt vilket syfte representationen har.
Intern representation
Representation som vänder sig till de anställda benämns intern representation. Det kan handla om personalfester eller informationsmöten för att informera de anställda om företagets ekonomiska ställning med mera.
Avdrag för representationskostnader medges för högst två personalfester per år men det är däremot möjligt för arbetsgivaren att anordna ytterligare personalfester där måltiderna är skattefria för den anställde men då inte avdragsgilla för företaget. Viktigt är dock att dessa personalfester inte anordnas för ofta och att måltiderna anordnas gemensamt för de som deltar.
Interna kurser eller konferenser räknas inte som intern representation. När företaget bjuder på måltider i samband med en kurs eller konferens är hela kostnaden avdragsgill under förutsättning att arbetsgivaren uppfyller villkoren för konferenser och kurser. De anställda förmånsbeskattas inte för sådana måltider.
Lyxbetonad representation
Om arbetsgivaren bjuder på resor och måltider som av Skatteverket anses vara för lyxbetonade, till exempel jaktresor, speciella lyxbetonade arrangemang under resan eller konferensen, är kostnaden för detta inte avdragsgillt. Det kan också vid intern representation bli fråga om förmånsbeskattning för den anställde.
Bokföring
Externa representationsutgifter som är avdragsgilla debiteras konto 6071 Representation avdragsgill, medan ej avdragsgilla representationsutgifter debiteras konto 6072 Representation, ej avdragsgill.
Interna representationsutgifter som är avdragsgilla debiteras konto 7631 Personalrepresentation avdragsgill, medan ej avdragsgilla representationsutgifter debiteras konto 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill.