Lag
En anställd som använder sin privata bil i tjänsten har rätt till kostnadsersättning för eventuell tjänstekörning. Beroende på hur mycket bilen används i tjänsten kan också resorna till och från arbetet vara avdragsgilla i den anställdes inkomstdeklaration. Regler för detta finns i inkomstskattelag (1999:1229).
Som huvudregel får resor till och från arbetet dras av i inkomstdeklarationen, om den anställde har en tidsvinst på sammanlagt minst två timmar per dag. Tidsjämförelsen ska göras mot resa med allmänna transportmedel.
Resor till och från arbetet får också dras av i inkomstdeklarationen om bilen behövs i tjänsten minst 160 dagar per kalenderår. Om den privata bilen behövs i tjänsten minst 60 dagar per kalenderår får avdrag göras för de dagar då bilen faktiskt har använts. Att bilen används i tjänsten beaktas dock bara om körsträckan uppgår till minst 300 mil per år.
Avdraget i inkomstdeklarationen är f.n. 25 kronor per mil. Avdrag får också göras för väg-, bro och färjeavgifter.
För att styrka att den privata bilen faktiskt används i tjänsten måste den anställde föra en körjournal.
När en anställd kör med sin privata bil för arbetsgivarens räkning, s.k. tjänstekörning kan arbetsgivaren betala ut en skattefri kostnadsersättning för tjänstekörningen. Likaså kan en förmånsbilsinnehavare som betalar bensinen till förmånsbilen själv få kostnadsersättning för tjänstekörning med förmånsbilen.
Milersättning för privatbil
Skattefri milersättning för privat bil i tjänsten är f.n. 25 kronor. Milersättningen avser att täcka kostnader för bensin, slitage, underhåll, service m.m. Däremot kan kostnader för parkering betalas utöver schablonen.
Den anställde ska lämna en körjournal till arbetsgivaren där körsträcka och orsak till tjänstekörningen framgår.
Betalar arbetsgivaren högre ersättning än 25 kronor ska den delen som överstiger behandlas som kontant lön.
Exempel
Petter har kört med sin privata bil i tjänsten och lämnat en körjournal till sin arbetsgivare där det framgår att han kört 30 mil i tjänsten. Arbetsgivaren betalar 30 kronor per mil i milersättning.
Petters löneberäkning blir då:
Naturligtvis kan milersättningen också redovisas per kilometer à 2,50 kronor skattefritt och 0,50 kronor skattepliktigt i exemplet ovan.
Milersättning för tjänstebil
En anställd som har förmånsbil måste betala bensinen själv för sin privatkörning. Antingen genom att han påförs en drivmedelsförmån eller att bensinen betalas med privata pengar.
En anställd som själv står för sin bensinkostnad kan, på samma sätt som en anställd med en privatägd bil, få kostnadsersättning för tjänstekörningen.
Den anställde ska lämna en körjournal till arbetsgivaren där det framgår körsträcka och orsak till tjänstekörningen.
Den skattefria milersättningen för körning med förmånsbil i tjänsten är f.n. 12 kronor per mil förutom för förmånsbilar som drivs helt med el där ersättningen är 9,50 kronor per mil. Betalar arbetsgivaren mer än 12 kronor respektive 9,50 kronor betraktas den överskjutande delen som kontant bruttolön.
Exempel
Johan har lämnat en körjournal till sin arbetsgivare där det framgår att han kört 25 mil i tjänsten med sin förmånsbil. Arbetsgivaren betalar 20 kronor i milersättning.
Johans löneberäkning blir då:
Naturligtvis kan milersättningen redovisas i kilometer, d.v.s. 1,20 kronor skattefritt respektive 0,80 kronor skattepliktigt per kilometer.
Kommentar
Den skattefria milersättningen redovisas inte med belopp, utan endast med ett kryss i rutan för utbetald milersättning i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Den del av milersättningen som utbetalas över den skattefria milersättningen redovisas som kontant bruttolön.
Den skattepliktiga milersättningen ska också ingå i underlag för beräkning av arbetsgivaravgiften och redovisas under utbetald bruttolön.
Bokföring
Bilersättning, som betalas ut till anställd, som använder sin egen bil i tjänsten, debiteras konto 7331 Skattefria bilersättningar. Om högre ersättning än skattefri schablon betalas ut debiteras överstigande del konto 7332 Skattepliktiga bilersättningar.