Lag
Enklare förmåner av mindre värde kan undantas från huvudregeln att allt som arbetsgivaren tillhandahåller är skattepliktig förmån. Man brukar benämna de här förmånerna personalvårdsförmåner. Av namnet förstås att de främst är till för att höja trivseln på arbetsplatsen. Regler för personalvårdsförmåner finns i inkomstskattelag (1999:1229).
För att personalvårdsförmånen ska vara skattefri förutsätts att erbjudandet riktar sig till hela personalen på företaget. Förmånen ska heller inte kunna bytas mot kontanter.
Förmånen får heller inte vara ersättning för utfört arbete. I de fallen blir det en skattepliktig förmån som ska ingå i beräkningsunderlaget för preliminärskatt och arbetsgivaravgifter.
Skattefria personalvårdsförmåner kan vara kaffe, te eller andra förfriskningar. Fruktkorgen som många företag abonnerar på, är också ett exempel på en skattefri personalvårdsförmån.
En enklare blombukett vid anställds födelsedag eller annan högtidsdag kan också betraktas som en skattefri personalvårdsförmån.
Det är vanligt att anställda som arbetar övertid får enklare förtäring, en smörgås och dricka av något slag, efter att ha arbetat en viss tid. Den här typen av måltid är i de här fallen skattefri och betraktas som skattefri personalvårdsförmån. Bjuder däremot arbetsgivaren på en komplett måltid uppstår en skattepliktig kostförmån.
Bokföring
Företagets utgift för personalvårdsförmånen debiteras konto 7699 Övriga personalkostnader eller på aktuellt utgiftskonto.
Kostnader som inte är avdragsgilla för personalvårdsförmåner debiteras konto 6992 Övriga externa kostnader, ej avdragsgilla.
Beskattning
En skattefri förmån ska naturligtvis inte vara underlag för beräkning av preliminärskatt eller arbetsgivaravgifter.