När man startar ett företag är det vanligt att man är ensam eller ett par delägare. Det dröjer kanske innan man anställer personal. Så länge man är ensam eller bara ett par stycken kommer man i allmänhet överens med ett handslag om löner, arbetstider och andra villkor.
Om företaget går bra kanske det blir aktuellt att anställa personal. Företagaren får nu arbetsgivaransvar med allt vad det innebär. Fortfarande tar man kanske lätt på regler på arbetsplatsen, det mesta ordnar sig genom ett handslag.
Om företaget fortsätter att gå bra måste man kanske anställa ytterligare personal och för varje anställd ökar behovet av enhetliga regler. Även om företaget är bundet av kollektivavtal eller inte är det nu bra att skriva ner de regler som gäller just den här arbetsplatsen.
En personalhandbok låter väldigt pretentiöst. Många ser framför sig en flera hundra sidor tjock pärm med olika regelverk. Det blir lätt att man låter bli och löser problemen och frågorna vartefter de uppstår. Arbetar man med lönerna i ett sådant företag blir lönearbetet ett arbete på slak lina. Man hoppas att de anställda inte blir sjuka, föräldralediga eller börjar arbeta intermittent deltid utan arbetar full tid och inte ställer till några problem.
När man börjar med en personalhandbok är det bra att tänka igenom vad man vill informera om. Följande är ett antal förslag på vad som kan tas med i en personalhandbok. Allt behöver inte göras på en gång utan börja med det viktigaste och låt personalhandboken växa med tiden.
Företaget
Man kan börja med att informera om företagets historia. För de anställda är det också viktigt att veta vad företaget har för övergripande affärsidé. Vilka mål har man för avsikt att nå och inom vilka tidsramar. Vad förväntar man sig av de anställda och vilka egenskaper är viktiga när man arbetar på just det här företaget.
Anställningsvillkor
Ett anställningsavtal är oftast individuellt utformat. Men det kanske finns vissa gemensamma villkor för alla anställda.
Arbetstid
Vilken är den ordinarie arbetstiden på företaget? På många företag har man fri arbetstid, frihet under ansvar är en vanlig definition. Även om det är så, är det bra att man har en ordinarie arbetstid från vilken man utgår vid sjukfrånvaro, övertid m.m. Tyvärr är det också vanligt att vissa anställda missbrukar det fria systemet och vid sådana diskussioner är det bra att hänvisa till den ordinarie arbetstiden.
Arbetstiden kan också vara längre på vintern och kortare på sommaren. Det är viktigt att informera om den kortare arbetstiden är inarbetad eller inte. Det har också betydelse vid beräkning av övertid.
Flextid
Det finns inga kollektiva regler för hur ett flextidssystem ska läggas upp utan det är det enskilda företaget som bestämmer hur flextiden ska vara. Därför är det viktigt att i personalhandboken informera om reglerna för flextid.
Löneperiod och avräkningsperiod
Informera om hur avdrag och tillägg påverkar lönen. För anställda med fast månadslön är det vanligt att månadslönen avser den månad den betalas ut i, löneperioden, medan avdrag och tillägg avser månaden före, avräkningsperiod.
Om även lönen betalas i efterskott, kommer den anställde att arbeta en månad innan första lönen betalas ut.
Löneutbetalningsdatum
När betalas lönen ut till de anställda? Vanligt är den 25:e i månaden, men även andra datum förekommer. Den anställde har dock rätt att få sin lön till sitt bankkonto senast tre bankdagar för den sista i månaden.
För att lönen ska kunna betalas ut på rätt dag måste den anställde lämna information om sådant som påverkar lönen i rätt tid. Informera om när reseräkningar, tidkort, avvikelserapporter måste lämnas.
Attest
Ibland kan det vara bra att ha information i personalhandboken om vem som attesterar vad på företaget. Det kan t.ex. gälla reseräkningar m.m.
Sjukdom
När en anställd blir sjuk ska han snarast meddela sig med arbetsgivaren. I personalhandboken informerar man om till vem den anställde ska ringa och sjukanmäla sig. Ska den anställde ringa till sin närmaste chef, till växeln eller till löneadministratören? Ange gärna telefonnummer till respektive person.
I personalhandboken kan man också redogöra för hur länge arbetsgivaren kommer att betala sjuklön och när Försäkringskassan börjar betala sjukpenning. Det är arbetsgivarens ansvar att anmäla fortsatt sjukdom till Försäkringskassan.
Läkarintyg ska enligt sjuklönelagen lämnas till arbetsgivaren den åttonde kalenderdagen av en sjukperiod.
Arbetsgivaren är inte skyldig att betala sjuklön för tid före sjukanmälan eller om den anställde inte lämnar läkarintyg.
Om den anställde ska lämna sjukförsäkran efter sjukperiodens slut är det bra att informera om det i en personalhandbok. Har företaget sådana bestämmelser kanske man också har bestämt att sjuklön betalas ut först när försäkran har avlämnats. Fram till dess gör arbetsgivaren tjänstledighetsavdrag.
Semester
För de flesta anställda är semester och semesterbestämmelser mycket viktiga. Att få veta hur många semesterdagar man kan ta ut under sommaren eller hur många dagar man kan spara till nästkommande år är alltid av stort intresse.
I personalhandboken är det därför bra att informera om hur semestern beräknas.
Exempel
Alla anställda har rätt till fem veckor semesterledighet, att lön under ledigheten betalas ut om den tjänats in. Semesterlönen tjänas in under perioden 1 april - 31 mars och betalas ut undersemesterledigheten under 1 april - 31 mars året efter.
Eller att semesterlön tjänas in samma år som den kan tas ut. Den 1 januari får de anställda 25 betalda semesterdagar i förskott som tjänas in under året. Den anställde får alltså semesterlön under första anställningsåret.
Förskottssemester och förskottssemesterskuld är också viktigt att informera om. Hur ska eventuell förskottssemesterskuld regleras om anställningen upphör.
Företaget kan följa regler i kollektivavtal eller lagstiftning eller ha sina egna bestämmelser. Det viktiga är att villkoren inte får försämras jämfört med lag och avtal.
Regler för sparade dagar kan vara förvirrande. För att slippa diskussioner är det bra att redogöra för vilka dagar som får sparas och hur länge semesterdagar får sparas.
Tjänstledighet
Det finns många olika regler för ledighet. De vanligaste är kanske semesterledighet och föräldraledighet. Men enligt lagstiftning kan den anställde t.ex. vara ledig för studier eller för att starta eget företag. I personalhandboken behöver man bara skriva att företaget följer gällande lagstiftning vad gäller ledighetsregler och att den anställde får information vid förfrågan. Till vem den anställde ska vända sig är också bra information.
Permission
Är företaget bundet vid kollektivavtal finns regler för permission i avtalet. Det kan röra sig om egen 50-årsdag, eget bröllop eller nära anhörigs frånfälle. Företaget kan ju dessutom ha egna regler om permission, t.ex. läkarbesök, flyttning eller julklappsinköp.
Första hjälpen
På lämpliga ställen i företagets lokaler ska en första-hjälpen-utrustning finnas tillgänglig. I personalhandboken kan man informera om var någonstans det finns sådan utrustning. I de här sammanhangen kan man också tala om vem som är skyddsombud på företaget och dennes telefonnummer.
Företagshälsovård
Om företaget är knutet till en företagshälsovård kan man berätta om vilka tjänster som kan erhållas därifrån. Informera om eventuella vaccinationer eller undersökningar som är möjliga för de anställda.
Motion och hälsovård
Subventionerar företaget enklare motion såsom Friskis och Svettis eller träning på gym? Då är det bra att informera hur och hur mycket företaget betalar. Informera också om företaget betalar läkarvård och medicin.
Milersättning
Hur mycket betalar företaget till en anställd som kör med privat bil i tjänsten? Hur ska redovisning ske och när betalas milersättningen ut?
Traktamente
När en anställd är på tjänsteresa kan företaget betala ut traktamente för att täcka de merkostnader som kan uppstå. Informera om hur stort traktamente företaget betalar. Informera också om att traktamentet ska reduceras om den anställde fått måltider betalda. Det är också viktigt att informera om att det är den anställdes skyldighet att ge arbetsgivaren information om eventuella bjudluncher eller middagar.
Utlägg
En anställd som har lagt ut pengar för arbetsgivarens räkning t.ex. under en tjänsteresa, vill ha ersättning för detta. För att ersättning ska betalas ut informera om att ett kvitto som visar var och när och av vem varan eller tjänsten har inköpts ska lämnas. Av kvittot ska också framgå momsens storlek.
Terminalglasögon
Arbetsgivaren kan ersätta kostnader för införskaffande av terminalglasögon. Detta är skattefritt om kostnaden är inom vissa ramar. Informera i personalhandboken hur den anställde ska gå till väga för att skaffa terminalglasögon.
Lunchkuponger
Om arbetsgivaren subventionerar de anställdas luncher genom lunchkuponger eller Rikskort är det viktigt att informera om hur mycket arbetsgivaren betalar och hur mycket den anställde får betala från sin nettolön.
Hemdator
Erbjuder företaget sina anställda en ”hemdator” är det viktigt att noggrant informera om villkoren runt detta. De viktigaste punkterna kan tas upp i personalhandboken, t.ex. hur lång avtalstiden är, vad som gäller vid löneberäkningen. Räknas övertid, mertid, semester m.m. från lönen före eller efter datoravdrag. Vad händer med hemdatorn om innehavaren blir sjuk eller föräldraledig?
Föreningar
Finns på företaget olika föreningar som de anställda kan vara med i t.ex. konstförening eller idrottsförening? Hur stor är avgiften och kan den dras direkt från lönen?
Personalfester
Har företaget några speciella fester för de anställda som regelbundet återkommer t.ex. julfest? Informera om detta.
Kontakter
Presentera de viktigaste medarbetarna, t.ex. löneadministratören och tala om till vem den anställde kan vända sig med olika frågor. Det här kanske inte är något problem på ett litet företag men så snart företaget växer kan det vara viktig information. Det är också viktigt att informera om vem som är skyddsombud och hur denne kan nås.
Mobiltelefoner
Informera om hur företagets mobiltelefoner ska hanteras vad gäller privata samtal. Ska ett prefix användas när den anställde ringer privatsamtal eller får man ha en egen telefon för sådant.
De flesta rubrikerna ovan återfinns som sökord i Rätt Lön och där ges mer detaljerad information.